Un e-mail est un moyen de communication entre deux personnes supplémentaires pour l'échange d'informations ou de réflexions. Il s'agit d'une plate-forme de communication douce où les gens interagissent sur un sujet, notifient un événement ou tout autre objectif. Les e-mails sont rédigés dans des langages de communication afin que la ou les personnes puissent comprendre l'intention. Le problème fondamental des e-mails est que le contenu peut être trompeur en raison de l'absence de ton et d'émotions dans le format écrit et que le lecteur peut mal interpréter le sens réel que l'écrivain souhaite exprimer.
Caractéristiques des e-mails impolis
Les fonctionnalités qui décrivent qu'un e-mail est impoli sont répertoriées ci-dessous.
- Un langage abusif ou un contenu désobligeant utilisé pour manquer de respect envers le lecteur, qui est clairement déductible, est le signe d'un courriel grossier. Le langage grossier utilisé d'une manière grossière pour montrer le manque de respect, le harcèlement ou la menace est passible de poursuites judiciaires.
- L'utilisation de majuscules ou de majuscules signifiant que l'écrivain vous crie est également une manière irrespectueuse de communiquer.
- Laisser les courtoisies à la poubelle et ne pas les utiliser pendant l'écriture est également le signe d'un e-mail grossier et communicatif. L'email sans la partie bonjour ou salut semble être une demande ou une commande et signifie l'ignorance ou la domination. Si le courrier fait partie d'un sujet en cours, les salutations et les courtoisies peuvent être ignorées, ce qui ne confère aucun type de manque de professionnalisme.
- Le contenu des courriels qui vous dit des mots méchants et dit quoi que ce soit avec un moyen de référence grossier donnant des fouilles personnelles n'est pas un bon morceau de courrier à louer.
- L'utilisation inutile de points d'exclamation et de points d'interrogation est souvent considérée comme un comportement grossier dans le monde éthique de la rédaction d'e-mails, sauf si vous communiquez avec vos amis et souhaitez exprimer vos sentiments accrus. L'importance accordée à l'utilisation des points d'interrogation et d'exclamation doit être jugée en conséquence en fonction de la situation.
- Copier le matériel d'un plus gros poisson et vous l'envoyer pour déduire que le travail ou quelque chose doit être fait par commande avec un ton autoritaire est également impoli.
Envoi d'e-mails impolis
De la liste ci-dessus des indications d'un e-mail grossier, vous pouvez comprendre les caractéristiques de base d'un e-mail qui pourraient nuire au sentiment du lecteur. Il s'agit d'une erreur courante commise par presque tous les rédacteurs d'e-mails. Peu importe à quel point un écrivain est maniéré et sophistiqué, parfois en raison de circonstances où il ou elle pourrait se livrer au format grossier sans le vouloir. Pendant que nous conversons avec quelqu'un, nous avons le don de nos expressions et du ton de la voix qui exprime la moitié de l'intention. Nos gestes et notre expression faciale décident de l'humeur de la conversation, mais dans le cas des e-mails, le vide d'expression ne peut être rempli que par le choix de bons mots correspondant à l'intention.
Dans une conversation par e-mail, essayez de trouver le bon ton selon le sujet de communication en vous mettant à la place du lecteur. Cette étape aide beaucoup à comprendre le public et, par conséquent, la rédaction d'un e-mail est également bénéfique. Le courrier électronique est conçu pour des interactions faciles et permet d'économiser beaucoup de temps précieux. Mais la hâte et une mauvaise interprétation peuvent transformer la bénédiction en une conversation désordonnée et des frictions indésirables. Les erreurs doivent être identifiées et corrigées afin de composer un e-mail correct qui soit correctement compris par la personne à l'autre bout.
5 types de courriels grossiers
La liste des 5 erreurs cachées qui transforme la situation en une erreur vous aidera à identifier les problèmes qui rendent les e-mails impolis et non professionnels.
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Facteur de copie carbone (CC)
Lorsque vous envoyez un e-mail et une personne CC, ils voient l’e-mail comme faisant partie de la chaîne des destinataires. Mais Carbon Copying tout le temps est une chose ennuyeuse parmi les lecteurs. Toujours ajouter les destinataires sans raison afin de les informer du courrier ne reflète pas non plus les bonnes manières. Parfois, il devient très irritant pour les lecteurs de trouver leur nom joint à un courrier, sauf si cela est très important.
D'un autre côté, lorsqu'un courrier est envoyé à un groupe de destinataires à des fins de communication, répondre à tous les destinataires par inadvertance avec des «remerciements» ou tout autre accusé de réception du courrier peut sembler très peu professionnel. Obtenir un autre e-mail dans la même chaîne juste pour un geste de confirmation est très irritant pour les employés qui en reçoivent des dizaines dans le processus de travail.
L'astuce pour éviter cette habitude irritante est de traiter le processus d'e-mailing comme une conversation en personne. Pensez à l'exigence des e-mails et préparez le script de conversation où vous constaterez facilement que les simples e-mails de reconnaissance ne sont pas obligatoires ou requis qui déclenchent la gêne chez les lecteurs occupés. L'envoi d'un e-mail grossier fait perdre du temps au lecteur et la productivité de l'équipe diminue. Brisez l'habitude de tout répondre dans une chaîne de courrier et laissez tout le monde garder sa tranquillité d'esprit.
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Trop court pour comprendre
Comment vous sentez-vous lorsque vous élaborez un fait à quelqu'un et après l'achèvement, il ou elle répond avec un petit signe de tête ou juste une posture? Ce comportement est très irritant. Le même cas vaut également pour la rédaction de l'e-mail. Si l'expéditeur a fait un bon effort pour vous faire comprendre les faits avec une description appropriée et détaillée, une courte réponse comme «merci», «noté» ou «compris» est très irritante. L'expéditeur pense que tous les efforts vont en vain en raison de la réponse sans valeur. Vous n'avez pas le pouvoir d'exprimer vos sentiments concernant le sujet, donc les petites réponses semblent très grossières et irrespectueuses bien que vous l'ayez exprimé avec des sentiments appropriés de votre côté. Votre intention doit refléter correctement dans votre réponse pour que l'expéditeur reçoive le message que vous avez accusé réception du courrier et que vous êtes obligé pour l'acte. Les réponses apathiques ne sont pas intentionnelles mais le lecteur pourrait avoir une mauvaise image qui n'est pas saine pour les objectifs futurs.
La meilleure façon d'éviter une telle tension sur le lieu de travail est de communiquer de manière plus humaine. Écrire «J'ai reçu le message et je pourrai y répondre correctement le lendemain» est bien mieux que d'écrire «J'ai compris». Il offre un meilleur aspect de la prise en charge de l'expéditeur et de la valorisation de l'e-mail auquel il a consacré du temps. Le message simple devient plus acceptable lorsqu'un peu plus de temps est investi pour répondre.
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La balise ASAP ou URGENT
Le sujet d'un e-mail est destiné à éclairer l'intention de l'article complet. C'est court et pertinent. Mais parfois, lorsque vous mettez la balise d'urgence ou de hâte, l'intégralité du courrier électronique devient un point d'insistance grossière pour le lecteur. Le fait de l'urgence ou de l'urgence ne peut pas être traité par e-mail car ils sont destinés à la recherche de loisirs. Si le problème est urgent, il est préférable de communiquer par téléphone. Vous pouvez simplement appeler la personne et résoudre le problème immédiatement plutôt que d'attendre sa réponse de l'autre côté. L'étiquette d'urgence dans la ligne d'objet donne un ton négatif et grossier au lecteur.
Il existe deux façons d'éviter la tension du tag «urgent» chez le sujet. Si le problème peut être communiqué de manière détendue et que le message électronique vise à informer le lecteur, supprimez le slogan urgent ou le format ASAP du sujet. Laissez-le comprendre et réagir de la même manière. Mais si le problème est urgent, contactez-le via un meilleur support pour une réaction instantanée et résolvez-le. Si l'affaire ne peut être communiquée que par courrier, vous devez avoir la capacité de préparer une ligne d'objet solide qui mettra l'accent sur l'urgence de l'affaire sans utiliser le contenu grossier. Sur le lieu de travail, tous les employés consultent fréquemment leurs e-mails afin que la possibilité de réponse instantanée soit toujours là. Laissez le lecteur comprendre l'urgence et réagissez en conséquence. La ligne d'objet fera le travail lorsqu'elle est définie sur le bon ton. Attirer leur attention via une bonne ligne d'objet est la bonne façon de résoudre le problème. Ajoutez des lignes qui indiquent le temps de réponse requis par les personnes concernées et le lecteur réagira de même.
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Le ton humiliant
Les e-mails sont destinés à la communication qui est destinée au développement dans un sens positif. Les courriels qui sont envoyés pour informer les employés ou les collègues de leurs procédures de travail indiquant les défauts tout le temps peuvent donner un ton grossier. C'est une manière de critiquer et comme nous le savons tous, la critique peut être positive et constructive. Les courriels qui visent à signaler les torts dégradent l'enthousiasme de l'employé. Une fois que la confiance est en baisse, la qualité du travail se dégrade également. La négativité doit être évitée dans les courriels pour maintenir la main-d'œuvre dédiée et stimulée. D'autre part, mettre en évidence les erreurs et les rectifications est également important pour l'avenir d'une entreprise.
Le même bruit réside dans la communication par e-mail. Vous ne pouvez pas montrer vos expressions ou votre ton dans l'intention, il est donc tout à fait évident que critiquer les e-mails peut frapper directement dans la zone de sentiment du lecteur. L'utilisation de mots négatifs donne un mauvais ton à l'e-mail et peut facilement démotiver le lecteur. Si vous avez l'intention d'exprimer des opinions négatives sur les performances de quelqu'un, formulez-les de manière à ce qu'elles donnent un ton critique constructif. Évitez d'utiliser des mots qui ajoutent un impact négatif et laissez-vous tenter par des mots positifs qui donnent le sens négatif, mais de manière encourageante. Notifier les mauvais résultats d'une personne n'est pas une promenade de gâteau. Vous devez comprendre le sentiment derrière le degré de diligence de la personne. Donnez votre ton dans le courrier à cet égard et composez un bon morceau. Si la situation est si mauvaise, il est préférable de gérer le processus personnellement plutôt que d'envoyer un e-mail désobligeant. Si le courrier électronique est la seule option, écrivez la pièce de manière conversationnelle où la personne peut comprendre l'intention réelle derrière elle et peut facilement absorber la critique.
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L'approche robotique
L'utilisation du courrier électronique comme moyen de communication est très courante sur le lieu de travail. Mais parfois, en raison de la lourde charge de travail et des activités, nous oublions d'ajouter des connotations. L'absence de «s'il vous plaît», de «remerciements» et de «salutations» est très courante dans les courriels qui reflètent une approche robotique du travail. Ce n'est pas une règle d'avoir ces mots obligatoires dans l'e-mail, mais leur présence reflète de simples émotions humaines. Le lecteur pourrait vous considérer comme inhumain si vous sautez dedans et giflez un fichier dans leur visage et quittez la pièce. L'approche semble faire partie d'une chaîne de montage.
L'envoi de courriers inhumains, c'est comme entrer dans un bureau ou une cabine et remettre un rapport à compléter sans même échanger un seul mot de reconnaissance. C'est assez grossier. Ajoutez quelques secondes dans votre composition pour incorporer des mots qui reflètent la partie humaine de l'expéditeur. Ce n'est pas que vous devez demander comment il va ou vous renseigner sur les membres de la famille pour faire vos preuves en tant que bienfaiteur, mais un simple bonjour et d'autres mots de reconnaissance apportent une touche douce à l'approche. Évitez également les mots stricts qui pourraient ne faire de vous qu'une partie mécanique de l'équipe. Donnez le ton d'une manière plus douce et humaine afin que le destinataire puisse correspondre à vos intentions et agir de même.
En un mot
La vie consiste à simplifier le chemin. Chaque étape est liée à la communication. Une simple erreur ou ignorance ruine tout le processus. Écrire un e-mail de manière sensible profite au processus de liaison et de développement sous tous ses aspects. Donnez le ton de la manière dont vous comptez le dire au récepteur et communiquez en conséquence en évitant les malentendus. Laissez le lecteur percevoir correctement votre message.