Le nôtre est l'âge du virtuel et vous n'avez pas besoin de moi pour vous dire que nous vivons tous des vies parallèles en ligne.
Des études montrent que plus de 90% des personnes âgées de 12 à 20 ans, ayant accès à la connectivité Internet, sont connectées 24h / 24 et 7j / 7 et trouvent que communiquer en ligne est plus facile que d'écrire de véritables lettres ou messages.
Les médias sociaux ont accéléré le flux de communication sur Internet comme jamais auparavant. La messagerie instantanée, le clavardage, l'envoi d'e-mails, la publication, le tweet, de nombreuses activités se déroulent en ligne, que nous initions ou auxquelles nous répondons.
Les e-mails ont depuis longtemps pris la place du courrier papier dans notre quotidien. Un ordinateur de bureau / portable, une connectivité Wi-Fi ou un dongle, et vous êtes prêt à partir. Et la vitesse est un atout supplémentaire.
Au cours de la dernière décennie, l'e-mail est devenu le mode préféré de connexion avec des personnes distantes. Pourquoi les distances, certains d'entre nous ont même envoyé des courriels à des personnes vivant dans la maison à côté de nous! Et avant que les applications de messagerie mobile ne prennent le relais, les e-mails étaient le seul moyen de planifier des pique-niques, des réunions, des fêtes ou de partager des photos ou des informations avec nos amis ou notre famille.
La plupart d'entre nous savent comment tirer des courriels amicaux en un clin d'œil et le préfèrent comme l'option la plus rapide et la plus pratique pour écrire des lettres. Et le fait que ces e-mails informels ne respectent aucune règle de grammaire ou de composition n'ajoute à leur popularité dans une large mesure. Vous n'avez pas à passer du temps à réfléchir à la façon de rédiger un courrier à votre gang d'université ou à vos amis du quartier; vous écrivez juste.
Mais les courriels professionnels sont un tout autre jeu de balle. Bien que moins formelles que la note ou la lettre imprimée, celles-ci n'en sont pas moins organisées dans leur ton et leur texture, et suivent les règles de la correction grammaticale.
Avant d'entrer dans les détails de la rédaction d'un format de courrier électronique professionnel efficace, permettez-moi de vous expliquer quelques-uns des objectifs possibles d'une telle communication formelle.
Vous pouvez écrire des e-mails professionnels pour -
- Demander un poste, une bourse ou une subvention
- Demander une permission ou une faveur
- Donner ou demander des informations
- Demander une action sur quelque chose
- Répondre ou reconnaître une communication officielle
- Écrire sur un problème qui vous tient à cœur
- Se plaindre d'un service ou d'un produit
Ce ne sont que des indications; les raisons de la rédaction de courriels officiels peuvent être exhaustives.
Étant donné que toutes ces situations impliquent autorité et fonction, il va sans dire que le ton et la langue doivent être soigneusement contrôlés. En bref, le temps de s'occuper de vos Ps et Qs.
Alors passons aux punaises de laiton. Comment procédez-vous pour structurer et composer un e-mail d'une manière à la fois engageante et efficace? Autrement dit, comment allez-vous faire passer votre message?
Reprenons les sept C de la communication:
- Intégralité: Votre communication doit être complète en donnant les détails requis et en précisant son objectif
- Concision: elle doit être au point, ne pas divaguer inutilement
- Clarté: votre objectif doit apparaître clairement
- Concrétité: le message doit être particulier, avec des faits et des preuves à l'appui
- Cohérence: doit avoir un sens
- Courtoisie: la politesse et la mutualité doivent être gardées à l'esprit
- Exactitude: la communication doit être exempte d'erreurs grammaticales
Donc, en gardant à l'esprit les critères ci-dessus, votre e-mail doit être un document clair, complet et cohérent qui ne devrait pas idéalement nécessiter un courrier de suivi avec explication et instructions.
Plus facile à dire qu'à faire, n'est-ce pas? Combien de fois vous êtes-vous assis pour rédiger ce seul courrier précis et avez-vous trouvé plus tard qu'il était grossier et brusque ou pleurnicher ou inutile? Je suis sûr que nous avons tous été confrontés à ce genre de dilemme: que ce soit pour être net et direct ou pour être poli et détourné.
7 conseils pour perfectionner votre messagerie professionnelle
Commençons donc par les bases.
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Réitérez mentalement le but de votre courrier
Pourquoi écrivez-vous l'e-mail? Que voulez-vous que le récepteur fasse? Si vous êtes clair dans votre esprit quant à la réponse attendue de votre e-mail, vous pouvez composer votre message en gardant cela à l'esprit.
Laissez-moi vous donner un exemple.
Supposons que Dorothy souhaite que son doyen d'université lui donne une recommandation pour une bourse. Son but en écrivant le courriel est de rappeler au doyen sa crédibilité en tant qu'étudiante, sa performance au collège et sa sincérité générale. Maintenant, elle doit déclarer tout cela dans le courrier sans se vanter de se vanter ou sans paraître trop arrogante. Elle doit également demander à son doyen d'écrire la lettre de recommandation dans un délai précis. Le but de son e-mail serait donc:
- a) Indiquer ses titres de compétence en tant qu'étudiante
- b) Informer son doyen de la bourse pour laquelle elle a postulé
- c) Obtenir la recommandation dans telle ou telle date
Une fois qu'elle a clairement dans sa tête ce qu'elle veut, elle peut composer le courrier en conséquence.
Analysez également votre lecteur. Qui est-il / elle? Quelle est la réaction probable du lecteur à la lecture de votre courrier. Cadrez votre courrier en fonction de cette analyse.
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Décider de la ligne d'objet
Disons que vous envoyez une candidature.
«Ouverture d'emploi» ou «stagiaire en marketing» dans la ligne d'objet est trop vague lorsque vous envoyez une demande par courrier électronique. Vous devez indiquer le poste auquel vous postulez, ainsi que la division ou le service ou le lieu de détachement, si ceux-ci ont été spécifiés dans l'annonce de recrutement, dans la ligne d'objet.
Considérez-le comme un synopsis d'une ligne de votre e-mail. Le sujet indique au destinataire quel est votre objectif d'envoyer le courrier. Il demande également des actions spécifiques, telles que:
« Participation au séminaire sur ___________ (sujet) à _________________ (lieu) le __________ (date et heure) »
Ou
« Réparations et maintenance des ordinateurs de bureau - Appel d'offres »
Ces titres dans la ligne d'objet informent le destinataire des détails requis et suivent les règles de clarté et de concision discutées précédemment.
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Salutations et salutations
Rappelez-vous les leçons de politesse et de courtoisie qui nous ont été enseignées au collège? Oui, elles sont pertinentes même maintenant. Une adresse e-mail professionnelle doit toujours commencer par une salutation.
" Cher Monsieur ou Madame (selon le cas) ", ou " Bonjour Mme Merchant (si vous connaissez le nom du destinataire)",
Lorsque nous écrivons un e-mail (courrier informel), nous arrivons directement au point, en évitant d'avoir à utiliser les Ps et les Q avec des amis. Mais les courriels professionnels ne sont pas complets sans une salutation appropriée suivie d'une salutation ou d'une ouverture polie, comme:
" Merci pour votre invitation "
Ou
“ Salutations chaleureuses ”
Ou
" Nous prenons acte de votre plainte et regrettons profondément vos inconvénients "
En plus de briser la glace, pour ainsi dire, une telle ouverture reconnaît également le lecteur du courrier comme une personne importante.
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Composer le courrier
C'est techniquement la partie la plus difficile du travail, car c'est le cœur du problème. Votre e-mail doit suivre les règles de grammaire et avoir une ouverture, un corps et une section de conclusion. La section d'ouverture fait référence à la correspondance ou à l'action précédente, le cas échéant. Il indique également le but de la rédaction du courrier.
N'oubliez pas que les cadres reçoivent du courrier par camion ces jours-ci, et il est impossible de lire tout cela. La plupart des professionnels parcourent l'objet et la section d'ouverture des e-mails, ne méritant un examen supplémentaire que s'ils les trouvent informatifs et pertinents.
N'attendez donc pas le dernier paragraphe pour énoncer votre objectif. Il est probable que le lecteur abandonnera avant d'atteindre cette section. C'est aussi précisément pourquoi, la brièveté et la concision sont si importantes. Les informations générales sont importantes, mais veuillez être brèves. Venez au point dès que vous le pouvez.
Utilisez des puces si votre e-mail contient de nombreuses données ou informations factuelles. Ce sont plus faciles à traverser.
Mettez en surbrillance les zones pertinentes . La lecture de ces sections doit indiquer au lecteur ce que vous voulez.
Ne soyez pas vague. Indiquez clairement ce qui doit être fait. Bien qu'il ne soit pas strictement possible d'énoncer des termes dans les demandes d'emploi ou les demandes de subventions, rappelez au lecteur ce pour quoi vous écrivez.
Votre e-mail doit être bref et complet en même temps. On dirait une grosse commande? Pas du tout.
- Faites simplement une liste des points à inclure dans le courrier.
- Reportez-vous à la liste pour vérifier que vous incluez tous les points.
- Vérifiez la verbosité. Supprimez les informations excédentaires.
- Assurez-vous que l'e-mail ne se trouve pas dans les pages. Si nécessaire, donnez des informations à l'appui dans les pièces jointes (plus à ce sujet plus loin dans ce post)
- Assurez-vous que votre e-mail ne nécessite pas d'être suivi avec des morceaux d'informations dans un courrier ultérieur. Essayez de faire du courrier une correspondance complète en soi.
Assurez-vous toujours d'ouvrir et de fermer le courrier avec courtoisie. Après la conclusion, fermez le courrier avec " Cordialement " ou " Merci et Cordialement ", ou le " Bien à vous ", suivi de votre nom. Si possible, ajoutez votre signature avant votre nom.
Une fois la composition terminée, donnez-vous une tape dans le dos! J
Vous avez terminé la partie difficile. Ce qui reste maintenant, c'est la révision et l'édition, et la fourniture d'informations à l'appui.
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Utilisez un langage poli et soyez au point
Rappelez-vous les «C» de concision et de courtoisie? La communication formelle doit être polie et impersonnelle.
« Nous tenons à vous informer que la dernière date de soumission est le 20 octobre 2015. Veuillez envoyer vos entrées avant cette date. «Cela ne semble-t-il pas poli et clair? Il spécifie également l'action à entreprendre dans le délai spécifié.
Faites un brouillon de votre e-mail et lisez-le en vous mettant à la place du destinataire. Vous paraissez poli et courtois? Donnez-vous tous les détails nécessaires? Votre message est-il pertinent? Semblez-vous sérieux? (Alerte rouge! La désinvolture est acceptable avec des amis, pas dans le scénario professionnel, en particulier lorsque vous écrivez par courrier électronique à une personne que vous ne connaissez pas en tant que personne). Il vaut donc mieux prendre quelques conseils de rédaction d'e-mails avant de commencer à écrire un courrier.
Lisez et révisez votre courrier pour d'éventuelles erreurs de grammaire et d'orthographe et des lacunes dans les informations. Si c'est possible, demandez à une troisième personne de lire et de donner votre avis. Un œil objectif peut souvent indiquer ce que vous, car une partie impliquée ne pouvait pas voir.
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Fournir des copies
Dans le cas où votre e-mail nécessite une coordination ou l'approbation d'autres services ou fonctionnaires, n'oubliez pas de leur marquer une copie (cc). Envoyez-vous également une copie vierge (bcc) pour référence future.
Attention cependant, ne tirez pas de copies à des personnes non apparentées. Cela est plus susceptible de se produire lorsque nous répondons à des e-mails de groupe; nous appuyons souvent sur le bouton «Répondre à tous» au lieu de répondre uniquement à l'expéditeur.
À l'ère de la surcharge d'informations, la dernière chose qu'un professionnel souhaite, c'est une boîte de réception débordante avec de nombreuses copies de courrier non liées qui lui sont marquées. J
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Ajout de pièces jointes
Si vous envoyez une candidature ou un courrier d'information, vous devez joindre le ou les documents pertinents à votre courrier. Un courrier sans la pièce jointe appropriée est comme une enveloppe sans lettre!
Beaucoup de temps est perdu lorsque les courriers sont livrés sans pièces jointes. Le destinataire est soit rebuté par la déchéance, soit doit réécrire en demandant l'envoi des informations nécessaires. L'expéditeur envoie ensuite un autre courrier avec le même.
Alors maintenant, vous êtes tous prêts et vous vous asseyez pour écrire. Laissez-nous réviser le format pour votre référence prête :
- À: Identifiant de messagerie du destinataire
- De: Identifiant de messagerie de l'expéditeur
- Cc: (Copier vers)
- Objet du courrier
- Salutation
- Corps du mémo
- Fermeture
- Signature et / ou nom de l'expéditeur
Il s'agit d'un format approximatif; vous pouvez improviser en vous familiarisant avec le processus.
Avant de terminer, permettez-moi de vous expliquer à nouveau les spécifications:
- Utilisez une ligne d'objet brève et descriptive
- Saluez le destinataire avec «Cher Monsieur / Madame…» ou «Bonjour, ……»
- Soyez précis et précis
- N'utilisez pas un langage informel, soyez formel
- Fermez correctement avec vos initiales / nom / signature
- Copie aux personnes concernées
- Support avec les pièces jointes nécessaires
Alors maintenant que vous avez suffisamment d'entrées, écrivez (ou plutôt cliquez), les gars! ?
Je vous souhaite bonne chance!
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