Introduction à la gestion de la planification des projets
La gestion de la planification de projet, couramment utilisée dans la gestion de projet, est définie comme la planification d'un projet entier, y compris les composants minute, de la date de début à la date de fin. Cette méthodologie intègre la planification de la liste des activités, des jalons et des livrables d'un projet. Il s'agit d'une projection systématique de la chronologie composée du jour où le projet est conceptualisé jusqu'au jour où le projet est terminé, et tout le reste.
Un calendrier de projet ne peut être créé que s'il existe une vision claire du projet. Un calendrier peut être scénarisé lorsqu'un projet peut être intégré dans une structure fonctionnelle complexe des divers petits livrables.
Quel est l'objectif d'un calendrier de projet?
L'objectif de tout calendrier de projet est de guider les employés dans la réalisation du projet de manière systématique et organisée grâce à une planification efficace qui optimise le temps disponible. Le calendrier garantit que les employés respectent un calendrier proposé, minimisant les retards.
La planification du projet fait partie de toute planification de projet. Un calendrier de projet explicite aide à diriger les employés tout au long du cycle de vie d'un projet, garantissant ainsi que les employés ne sont pas déviés ou précipités.
Une brève description de la planification du projet
Un projet contient cinq composantes principales, le calendrier du projet étant une partie essentielle de la deuxième composante.
- L'idée: cette première composante conceptualise le projet et discerne dans quelle mesure il peut être mené à bien avec les ressources données.
- Cadrage du plan directeur du projet: ce composant définit et planifie correctement l'ensemble du projet. La planification du projet comprend la liste et le calcul du budget, l'élaboration des calendriers et la liste des ressources nécessaires.
- Le lancement du projet: Le projet est exécuté à cette étape, c'est-à-dire que les employés commencent à travailler sur les tâches assignées.
- La performance du projet: il s'agit de la phase où la progression du projet est comparée aux attentes qui ont été définies.
- La fermeture: Cette simple composante scelle la livraison du projet, poste qui, de nombreuses organisations ont tendance à évaluer les succès et les échecs du projet pour améliorer les projets à venir.
Quelles sont les étapes de l'élaboration du calendrier du projet?
1. Comprendre et rédiger les perspectives du projet
Comme mentionné précédemment, le projet doit avoir une portée pour créer un calendrier de projet. Cela implique les attentes du projet, les résultats proposés et les conditions requises pour mener à bien le projet. En outre, la portée décrit les ressources requises ainsi que les contraintes de temps et de coûts. Cette étape est donc réalisée avec les parties prenantes. Simultanément, il est important de rédiger le projet dans une structure fonctionnelle mettant en évidence toutes les tâches et livrables importants. (Remarque: la structure de répartition répertorie les tâches, à l'exclusion des dates).
2. Le projet est organisé
Une fois les perspectives et la structure de travail, avec les composants intégrés, esquissées, il est possible d'enrôler toutes les missions du projet. Après avoir précisé chaque tâche, il est essentiel de les organiser en priorité, ainsi que le temps estimé nécessaire pour exécuter chaque tâche. Il est également inhérent de cartographier les ressources requises.
3. Cartographier les dépendances
Cela va de pair avec l'organisation des activités du projet. Cette étape clarifie la relation entre chaque activité. Ainsi, il est simple d'identifier l'activité qui précède une activité et l'activité remplaçant une activité. La dépendance peut être classée comme:
- Fin à début: où il est essentiel de terminer une tâche avant de passer à la suivante
- Du début à la fin: où il est essentiel de commencer une tâche avant d'en commencer une autre
- De bout en bout: où il est important de terminer une tâche avant d'en terminer une autre
- Du début à la fin: où il est essentiel de commencer une tâche avant d'en terminer une autre
4. Plan du chemin central
L'achèvement d'une tâche à temps devient impératif lorsque l'intervalle de temps entre sa date d'échéance et la date de début de l'activité suivante est nul. Bref, retarder cette activité retardera l'ensemble du projet. Ainsi, une série de tâches vitales sont tracées afin d'éviter un retard global. Ce plan peut définir la durée de réalisation du projet.
5. Marquez les jalons importants du projet
Les jalons aident à suivre le projet à intervalles définis. Cela aide les employés à adhérer au déroulement du projet. Du point de vue d'un aigle, il montre si le projet est bien dans le temps défini.
Ces points de contrôle sont de deux types - externes et internes. Les jalons externes sont destinés aux sponsors, parties prenantes, clients, etc .; il révèle où le projet est arrivé. Les jalons internes sont définis pour les employés travaillant directement sur le projet; il guide les employés dans le suivi de la progression du projet.
6. Désignation des ressources humaines
Le calendrier du projet reste incomplet sans attribution de tâches aux employés. La règle générale est d'allouer les 3 / 4e de leur temps pour la tâche principale et le quart restant à toutes les tâches secondaires comme les tâches d'assistance ou les tâches administratives.
7. Attribuer une date de début et une date de fin spécifiées
Après avoir compris la durée requise pour chaque tâche, défini les jalons et estimé le temps total nécessaire pour terminer le projet, les dates de début et de fin peuvent être indiquées. La date de début prévue est fixée en fonction des ressources humaines qualifiées. La date de fin prévue peut changer en raison des congés des employés, des jours fériés et d'autres facteurs inattendus.
Quelles sont les techniques courantes pour planifier un projet?
Il existe peu de méthodes populaires que la plupart des PMO choisissent pour développer un calendrier de projet, à savoir la liste des tâches, le diagramme de Gantt, les calendriers, les feuilles de temps intégrées, etc. La plupart des sites Web fournissent un logiciel en ligne gratuit comme «2 plans» qui a un Gantt interactif Graphique permettant de gérer divers composants de planification tels que la disponibilité des employés, les feuilles de temps ou les affectations de tâches.
Voici une brève idée de:
Liste de tâches
Cette méthode documente une liste de tâches pour chaque employé du projet, soit dans un traitement de texte ou une feuille de calcul. Cette méthode simple est idéale pour tout petit projet. Quelques-uns, comme Zoho, peuvent être collaborés avec des sites Web, comme Google+, pour aider les employés à mettre à jour l'état du projet directement dans le document. L'inconvénient, cependant, est qu'une mise à jour manuelle est constamment requise pour suivre l'avancement du projet.
Diagramme de Gantt
Diagramme de Gantt est un diagramme à barres de la séquence d'activités en fonction du temps. Chaque barre représente une tâche avec ses dates de début et de fin, représentant ainsi la durée nécessaire à l'achèvement. Il indique également un chevauchement des activités, des dépendances entre les tâches et le début ainsi que la date d'échéance de l'ensemble du projet. Cet outil est très apprécié par la plupart des PMO en raison de la visualisation qui permet de mieux suivre le projet. Le diagramme de Gantt est un outil efficace pour signaler les mises à jour de statut et estimer le temps nécessaire pour terminer le projet.
Calendriers
Les calendriers peuvent être dupliqués dans de nombreux fichiers avec un nom unique pour chacun. Ainsi, permettant la possibilité de créer un calendrier pour chaque projet enregistrant chaque tâche. De cette façon, un calendrier pour l'ensemble du projet est disponible. Les calendriers peuvent être partagés entre les employés. Les inconvénients des calendriers sont l'impossibilité d'attribuer une tâche à chaque employé et le manque de représentation des dépendances des tâches.
Comment est évalué un calendrier de projet?
Un calendrier de projet est d'une qualité absolue si -
- Il est mis à jour quotidiennement ou hebdomadairement
- La valeur d'estimation à la fin correspond à la valeur de référence
- Si le travail est réparti également entre les employés, garantissant une exécution sans heurts
Un calendrier de projet est extrêmement utile pour une société de logiciels, une entreprise de construction, une organisation de gestion d'événements, des événements scolaires, etc. La plupart des gens ont adopté cette technique dans leur vie quotidienne. Il s'agit d'une méthode d'organisation développée pour faciliter la vie car elle garantit l'efficacité de l'utilisation du temps. Bref, c'est tirer le meilleur parti avec le peu en main.
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Ceci est un guide de la gestion de la planification des projets. Nous discutons ici des étapes et des techniques courantes pour planifier un projet. Vous pouvez également consulter les articles suivants pour en savoir plus -
- Techniques de planification de projet
- Exemple de planification de projet
- Responsabilités du gestionnaire de projet
- Gestion de projet Primavera