Gestion des parties prenantes du projet -
Une partie de notre définition d'animaux sociaux vient du fait que le progrès de notre civilisation et de notre société dépend de nos interactions les uns avec les autres. Nous communiquons les uns avec les autres à travers un support linguistique appelé langage et cela forme le pont entre la compréhension et la réponse à différentes situations et scénarios.
Même en ce qui concerne notre lieu de travail, nous sommes tenus de le faire et notre éthique de travail dicte que nous restons dans une relation cordiale et positive avec les personnes avec lesquelles nous interagissons afin de prendre une longueur d'avance dans la réalisation du but et de l'objectif communs de l'entreprise.
Dans le monde de la gestion de projet, un chef de projet se trouve être la seule personne qui gère et gère un projet et les personnes impliquées dans ce projet. Ainsi, il devient un facteur essentiel pour que cette personne puisse établir un lien fort avec chaque partie prenante par la communication. Cet article abordera cette question qui vient de vous venir à l'esprit, comment construire exactement une relation positive avec toutes les parties prenantes clés du projet.
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes du projet?
Les parties prenantes sont les personnes impliquées dans le projet et engagées directement ou indirectement dans les procédures du projet. La gestion de ces parties prenantes du projet peut être divisée en deux catégories principales:
- Gestion des parties prenantes externes du projet: ces parties prenantes externes peuvent affecter ou être affectées par la façon dont le projet se déroule, mais elles ne sont pas directement engagées dans l'entreprise au sein de l'organisation. Il s'agit notamment des communautés, des médias, du grand public, d'autres groupes publics, etc.
- Gestion interne des parties prenantes du projet : ces parties prenantes sont directement engagées dans les transactions entreprises par l'entreprise et à un moment ou à un autre sont en possession ou associées au produit ou service (ou à une partie du produit ou service) rendu par l'organisation. La gestion de ces parties prenantes du projet comprend les employés, les clients, les fournisseurs, les fournisseurs, les actionnaires, etc.
La gestion des parties prenantes du projet qui vous entoure peut être décrite comme deux groupes: l'un directement impliqué dans le projet et est présent au comité de pilotage du projet et l'autre qui ne sont pas des décideurs clés mais doivent être alertés sur l'avancement de le projet et la façon dont il se déroule conformément au plan de projet d'entreprise initial présenté. Examinons de plus près la gestion de ces parties prenantes du projet et comment leur implication façonne le flux du projet.
Pour le bon fonctionnement du projet, au fil des années, il est devenu indispensable qu'une ligne de communication dédiée soit mise en place par le chef de projet avec les parties prenantes tant internes qu'externes. Cette ligne de communication a conduit à de nombreux succès, et le fait de ne pas communiquer avec ces parties prenantes clés du projet en temps opportun et avec précision a conduit à l'échec du projet lui-même.
Toutes les parties prenantes sont des acteurs clés de ce jeu et devraient bénéficier du même niveau de priorité.
Types de gestion des parties prenantes du projet
Étant donné que nous avons maintenant classé la gestion des parties prenantes du projet en parties prenantes internes et externes de l'organisation, nous pouvons approfondir les types de gestion des parties prenantes du projet qui existent en fonction de leur niveau d'implication directement ou indirectement dans le projet.
- Les personnes qui influencent positivement l'ensemble du projet mais qui ne sont pas directement impliquées dans le fonctionnement du projet et du plan de projet. Ces types de gestion des parties prenantes du projet comprennent les cadres supérieurs et supérieurs, les fournisseurs et le ministère des Finances de l'organisation
- Les personnes qui sont affectées par l'une des actions entreprises dans le cadre d'une organisation. Ils sont directement touchés et jouent également un rôle dans la mise en œuvre des changements adoptés. Ils incluent les employés et les clients.
- Les personnes intéressées par le succès de l'organisation, notamment en termes de retours et de revenus générés par les bénéfices. Ces parties prenantes clés du projet influencent ces programmes de changement et les produits et services de l'organisation dans une certaine mesure en sachant les avantages que les activités entraînent. Ces parties prenantes clés du projet comprennent des individus qui possèdent des actions dans l'entreprise.
En tant que chef de projet, votre responsabilité sera de relier les points et de communiquer efficacement avec tous ces types de parties prenantes clés du projet afin de créer une cohésion au sein du projet et de réussir avec lui. Cette communication efficace garantira que votre projet se déroule sur la bonne voie tout au long de son cycle de vie et que tout le monde sur le projet est constamment informé de son évolution.
Que veulent savoir ces parties prenantes du projet?
C'est une question que tous les chefs de projet devraient se poser et y trouver des réponses satisfaisantes. Il est important de savoir ce que ces gestionnaires de projet doivent savoir à tout moment. Qu'ils travaillent directement sur le projecteur veulent seulement connaître l'état et la progression du projet, en tant que bon chef de projet, il est important que vous compreniez correctement ce qu'ils veulent savoir et que vous prépariez en conséquence votre plan de communication pour répondre aux besoins des principales parties prenantes du projet.
- Les parties prenantes clés du projet veulent savoir ce qu'elles en retirent - Les gens ont toujours hâte de rester motivés une fois qu'ils savent ce qu'ils en retirent. Une fois que les avantages de leur implication et du projet, dans l'ensemble, leur sont connus, c'est comme un coup de pouce supplémentaire pour qu'ils acquièrent un plus grand sens des responsabilités envers le projet et contribuent en conséquence.
- Les parties prenantes clés du projet veulent savoir ce qu'il en est pour l'organisation - Les gens aimeraient en savoir plus sur la situation dans son ensemble et attendre avec intérêt les avantages que l'organisation recevra. Après tout, si l'entreprise progresse, gonfle ainsi ses opportunités dans le plus grand enjeu.
- Les parties prenantes clés du projet veulent vous faire confiance - Une ligne de communication constante entre vous et la gestion des parties prenantes du projet peut être un excellent facteur pour inspirer confiance dans la relation. Les parties prenantes doivent savoir qu'elles peuvent compter sur vous pour le travail qu'elles vous ont confié. Le confort est très important.
- Les parties prenantes clés du projet veulent savoir que vous êtes engagé - La communication est un excellent moyen de montrer votre dévouement et votre engagement envers le projet que vous dirigez. Une fois que la direction des parties prenantes de votre projet saura que vous êtes engagé, elle pourra déjà considérer le projet comme un grand succès et être assuré que vos yeux vigilants guideront et progresseront de manière cohérente avec le cycle de vie du projet.
- Les intervenants clés du projet veulent voir que vous êtes capable - lorsque vous communiquez efficacement l'avancement du projet ou d'une tâche à accomplir; il montre une grande partie de votre capacité et de votre calibre aux parties prenantes clés de votre projet et aux membres de l'équipe. Le fait que vous soyez capable de diriger le projet peut avoir un effet important et profond sur la façon dont ces gestionnaires de parties prenantes du projet eux-mêmes contribuent au projet et rendent leur engagement.
Définir une relation positive
Si nous voulons maintenir une relation positive avec ces parties prenantes clés du projet qui sont une partie très cruciale et éminente de nos projets, il est préférable pour nous de comprendre et de définir clairement ce que signifie une relation positive. Et, non, rester positif ne fait pas partie de la liste de gestion des parties prenantes du projet. Plongeons donc tête première et définissons ce que signifie une relation positive pour nous. Les caractéristiques suivantes, à mon avis, décrivent et définissent parfaitement une relation positive nécessaire pendant que vous travaillez sur votre projet:
- Confiance - Que ce soit votre relation personnelle ou professionnelle, la confiance est un facteur clé qui peut être le point tournant pour que vous ayez une relation réussie et appréciée avec vos parties prenantes. La confiance peut être un lien puissant, réunissant l'équipe de projet et les principales parties prenantes du projet pour des environnements de travail et de communication plus efficients et efficaces. Avec la confiance vient le fait que vous pouvez apporter vos idées à la table sans être gêné par quoi que ce soit.
- Communication ouverte et efficace - Dans un scénario de bureau, vous êtes continuellement en mode de communication, que ce soit par e-mails ou messages instantanés ou par une simple conversation en face à face. Plus la communication vous permettra d'acquérir plus de relations, mais une communication meilleure et plus efficace, plus la relation serait positive.
- Permettre la diversité - La positivité dans les relations peut amener les gens à accepter la variation et la diversité provoquées par d'autres personnes. Ils peuvent proposer différentes opinions, pensées et idées. Avec leurs perspectives variées, votre projet peut en bénéficier beaucoup et vous tirerez parti d'une relation positive.
- Préoccupation et respect mutuels - Travailler en équipe et en groupe peut être très difficile. Vous pouvez rencontrer des personnes difficiles à côtoyer mais ayant une vue d'ensemble de l'organisation à l'esprit et sur la base de cela mettre en place une préoccupation mutuelle et un respect mutuel et au sein d'un projet, les parties prenantes peuvent permettre l'innovation et le bon fonctionnement du projet au sein de l'équipe.
- Pleine conscience - Être attentif à vos actions et à vos paroles peut vous placer parmi les principales parties prenantes de votre projet en tant qu'individu responsable et responsable avec lequel vous pouvez vous mêler. Cela peut renforcer votre position en tant que chef de projet et vous aider à faire avancer les choses. La conscience de soi peut vous éviter des vibrations négatives autour de vous sur votre lieu de travail.
Conseils pour engager positivement la gestion des parties prenantes de votre projet
- Envisagez non seulement de bâtir une relation positive avec la gestion des parties prenantes de votre projet, mais attendez-vous également à une relation solide qui durera à travers des points de décision clés. Faites un effort pour les impliquer constamment dans la stratégie et l'approche adoptée.
- Partagez votre vision et vous reprenez le projet et le but qu'il compte atteindre.
- Recevez des conseils constants et l'aide de personnes qui sont déjà du bon côté en ce qui concerne le projet et toutes ses tâches.
- Fixez un calendrier de réunion régulier pour rencontrer directement vos différents types de gestion des parties prenantes du projet et investissez du temps dans la consultation et la mise en avant de vos parties prenantes clés du projet, en vue de les amener à regarder la vue d'ensemble et à comprendre tout ce que le projet signifie.
- Préparez un plan de communication et obtenez un accord avec toutes les parties prenantes clés du projet.
- La communication doit être simple mais efficace.
- Pour renforcer leur confiance en vous, montrez-lui l'approche structurée du plan de projet dès le début du projet.
- Communiquez les risques et les problèmes et ne créez pas soudainement une situation de surprise ou de tension. Cela menacera leur participation au projet et vous empêchera de prendre les devants avec confiance.
Utiliser un plan de communication
Vous avez maintenant entendu parler du plan de communication à quelques reprises dans cet article. Alors que certains peuvent tout savoir et certains l'ont entendu pour la toute première fois. Donnant l'avantage aux jeunes chefs de projet en herbe, vous allez maintenant recevoir une brève leçon sur ce qu'est un plan de communication et comment vous y prendre.
Qu'est-ce qu'un plan de communication?
Un plan de communication, en termes simples, facilite une communication efficace et effective entre vous, en tant que chef de projet, et les différentes parties prenantes avec lesquelles vous aurez affaire tout au long du projet. Ce plan sera un guide complet vous guidant à travers toutes les communications qui auront lieu et à quelle fréquence.
Lors de l'établissement du plan de communication, vous devrez prendre l'adhésion de:
- Commanditaire de projet
- Gestion des parties prenantes du projet
Éléments d'un plan de communication
Pour qu'un plan de communication efficace et réussi prenne racine, vous devrez prendre les 4 éléments suivants du plan:
- Objectifs de communication
- Méthode et fréquence de communication
- Type de parties prenantes (public cible)
- Éléments clés utilisés dans la communication
Élaboration d'un plan de communication
Cette tâche peut être facilement menée à condition que vous ayez toute la stratégie de communication en place et claire dans votre esprit. Une fois que vous savez et réalisez ce qui doit être fait, dit et mis en œuvre, vous pouvez être sûr d'élaborer un plan de communication qui n'échouera pas. Le tableau suivant présente des stratégies idéales et recommandées à entreprendre pour sculpter et sculpter soigneusement un bon plan de communication afin de construire une relation positive avec la gestion des parties prenantes de votre projet.
| Points de focalisation | Des questions |
| Objectifs de communication | Que souhaitez-vous réaliser avec votre plan de communication pour votre projet?
Ces objectifs sont-ils alignés sur les objectifs de votre projet? |
| Public cible | Qui a besoin de ce type de communication?
Qu'y a-t-il pour eux? |
| Mode de communication | Quel est votre public cible à l'aise comme mode de communication? |
| Une fréquence de communication | À quelle fréquence souhaitez-vous que vos parties prenantes soient mises à jour? |
| But de la communication avec différents types de parties prenantes | Pourquoi voulez-vous communiquer cette information à ce type de partie prenante? |
| Éléments clés de la communication | Que voulez-vous précisément qu'ils sachent?
Que voulez-vous en tant que chef de projet leur transmettre? |
| Maître de la communication | À qui s'adresse la communication que vous avez planifiée?
Quel membre de l'équipe est suffisamment responsable pour rendre une telle communication? Les différentes parties prenantes ont-elles besoin de différents communicateurs? |
| Sources d'information | Quelle est votre source d'information pour pouvoir communiquer?
Quelles données et informations utiliserez-vous? Quel est le besoin de cette information particulière pour cette partie prenante particulière? |
| Mesures de succès | Comment puis-je savoir que mon plan de communication fonctionne?
Que considère-t-il comme un plan de communication réussi? Dois-je organiser une réunion d'évaluation du plan de communication? |
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Cela a été un guide pour une ligne de communication constante entre vous et la gestion des parties prenantes du projet peut être un excellent facteur pour inspirer confiance dans la relation. Il s'agit du lien externe suivant lié aux parties prenantes du projet.
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