L'externalisation est devenue une technique simple et rentable, largement utilisée dans le monde de la numérisation d'aujourd'hui. Les pays développés préfèrent externaliser leurs processus commerciaux aux pays en développement comme l'Inde. Avant d'aller plus loin, nous devons d'abord savoir ce que signifie exactement l'externalisation. L'externalisation est un processus au cours duquel les entreprises et l'organisation confient le travail à un fournisseur extérieur. Tout processus de travail qui peut être géré à l'extérieur de l'organisation peut être externalisé. Ce processus est également appelé externalisation offshore. L'externalisation offshore permet à l'organisation d'obtenir des services de haute qualité à un faible coût opérationnel.

Il existe trois grandes catégories d'externalisation offshore:

  • Business Process Outsourcing BPO: il s'occupe de l' externalisation du back office et du front office.
  • Externalisation des infrastructures et des technologies: elle traite des services de réseautage et de technologie.
  • Externalisation de logiciels: elle traite du développement de services logiciels.

L'externalisation peut être effectuée pour des processus tels que le support client, la gestion des stocks, la paie, etc. De nombreux centres d'appels externalisent également leur travail. L'externalisation du travail est également effectuée pour l'écriture de contenu, la saisie de données, les services d'édition, le travail de dactylographie, les services de manipulation d'images, les services de transcription et de conversion de données.

L'Inde est le premier pays à fournir des services d'externalisation offshore efficaces à ses clients; il fournit des services d'externalisation dans presque tous les domaines de l'externalisation. Outre l'Inde, d'autres pays qui travaillent efficacement dans le domaine des services d'externalisation offshore sont la Chine, la Russie, l'Égypte, etc.

Pourquoi et quand avons-nous besoin d'externalisation?

L'externalisation de ses fonctions et activités commerciales aide à bien se concentrer sur ses fonctions principales et aide à contrôler les coûts. Tout en travaillant si les questions suivantes vous viennent à l'esprit, vous devriez alors sous-traiter votre travail:

  • Travaillons-nous au meilleur coût possible?
  • Les ressources disponibles sont-elles utilisées de manière optimale?
  • Si les ressources actuellement disponibles sont capables de soutenir les nouvelles technologies et de lutter contre la concurrence sur le marché?
  • Existe-t-il un autre moyen efficace de gérer ces processus de manière plus professionnelle et plus rapide?
  • L'équipe organisationnelle possède-t-elle l'expertise professionnelle pour fournir un travail efficace?
  • Comment réduire les coûts de recrutement et de formation?

Avantages de l'externalisation

Pourquoi l'externalisation est-elle devenue un outil si populaire pour diverses entreprises à travers le monde? Il en est ainsi parce qu'il comporte un certain nombre d'avantages. Ces avantages sont énumérés ci-dessous:

  • Rentable : L'avantage le plus important est que l'externalisation du travail permet de faire le travail à un coût très bas et d'une manière beaucoup plus efficace. Il existe une grande différence dans la structure des salaires des pays développés occidentaux et des entreprises en développement. Le type de travail qui se fait en Occident à un prix très élevé, peut être obtenu à un prix beaucoup moins cher dans les pays en développement comme l'Inde, la différence varie jusqu'à 60%.

  • Efficacité de niveau supérieur : l'externalisation du travail ne réduit pas seulement l'efficacité et la qualité du travail. L'externalisation est effectuée auprès de personnes ou d'organisations qui possèdent une meilleure connaissance du travail et une vaste expérience dans ce domaine. Ce facteur élève automatiquement le niveau du travail, et cela peut être fait de manière rapide et efficace.
  • Économies sur l'investissement : il n'est pas nécessaire de dépenser plus pour développer les infrastructures. Lorsque le travail est externalisé, le partenaire qui reprend le travail sous-traité, apporte les changements d'infrastructure nécessaires, conformément aux exigences du travail.
  • Réduction des coûts de formation et de recrutement : lorsqu'un type particulier de travail est externalisé, l'entreprise ou l'organisation n'a pas besoin d'embaucher des personnes qualifiées pour cela. Il ne sera également pas nécessaire d'organiser des programmes de formation pour les mêmes. Le travail sera confié à des personnes déjà expertes dans ce métier. Cela apportera également efficacité et qualité dans le travail.
  • Travail 24 heures sur 24 : l'externalisation a un grand avantage de fuseau horaire. Il y aura une différence dans le temps de son pays et le pays où le travail est externalisé. Par exemple, si un pays américain attribue du travail à un pays indien, l'intervalle de temps est de douze heures. On peut assigner le travail et se détendre, car le travail sera fait au moment où on se réveille le lendemain matin. Le travail se poursuivra donc 24h / 24; ce système est également bénéfique pour les jours de congé.
  • Des résultats plus rapides : comme tout faire soi-même, réduit l'efficacité de l'organisation, car beaucoup de choses nécessitent de l'attention. Mais lorsque l'externalisation de ses fonctions ou de son travail, cela devient facile, car une partie de la charge est partagée par le partenaire externalisé. Cela permet un développement rapide et rapide des idées en concepts et contribue également à une livraison plus rapide des produits, des idées et des concepts sur le marché concurrentiel.
  • Surmonte les fluctuations de la main-d'œuvre : il y a souvent des fluctuations de la main-d'œuvre, lorsque les travailleurs sont moins disponibles pour travailler sur une affectation; cela se produit surtout pendant les saisons de vacances et les fêtes. L'externalisation du travail permet de contrôler ce problème, car la main-d'œuvre sera disponible 24 heures sur 24 pour travailler sur les affectations.
  • Tap Talent : Dans les pays développés, il y a pénurie de travailleurs qualifiés spécifiques, soit il y a pénurie, soit ils sont disponibles à un coût très élevé. Par conséquent, l'externalisation du travail dans les pays en développement permet l'accès à un grand nombre de personnes qualifiées qui sont efficaces et maîtrisent l'anglais, elles sont disponibles pour travailler à un coût de main-d'œuvre très faible.
  • Gestion des risques : Un avantage caché de l'externalisation est que si une entreprise rencontre par hasard des problèmes dus à des calamités naturelles, une crise technique ou des fluctuations du marché. Ensuite, les partenaires externalisés offshore peuvent continuer à travailler sur leurs missions. Cela est particulièrement bénéfique pour ramener l'entreprise sur la bonne voie.

Bien que l'externalisation soit devenue l'un des principaux mantras des hommes d'affaires dans le monde et soit appréciée pour ses nombreux avantages; il est essentiel que l'on soit prudent dans l'externalisation de son travail. Les éléments suivants doivent être gardés à l'esprit lors de l'externalisation de tout type de travail:

  • Politique de sécurité : si l'on souhaite sous-traiter son travail et ses fonctions à d'autres partenaires. Ensuite, il faut avoir une politique de sécurité solide et rationnelle pour la sauvegarde. Les politiques de sécurité doivent prendre en charge la classification des données, qui peut faire la différence entre les données sensibles et communes. Les autorités et les gestionnaires de l'organisation devraient élaborer des politiques claires pour établir des lignes directrices et des normes pour le processus de travail et la sécurité des données.
  • Sélection du partenaire d'externalisation : La sélection du bon partenaire d'externalisation ou du bon fournisseur est très importante. Le partenaire auquel vous souhaitez sous-traiter vos données doit vous être fidèle. Il doit respecter strictement toutes les politiques et directives de sécurité de l'organisation. Il doit s'assurer qu'il n'y aura pas de fuite de données et copier de leur côté.

  • Protection des données : avant d'externaliser le travail à un fournisseur, il convient de développer des moyens et des techniques pour surveiller la base de données. Il doit également utiliser une application qui protégerait les données contre toute falsification. Des dispositifs tels qu'un pare-feu doivent être utilisés pour empêcher l'exploitation et l'abus de données vulnérables sensibles. Assurez-vous également que le fournisseur auquel vous sous-traitez le travail possède également de tels logiciels et applications de sécurité pour éviter toute utilisation abusive de la base de données.
  • Formation: Avant d'externaliser le travail, assurez-vous que les personnes qui travailleront pour vous du côté du fournisseur connaissent et connaissent les techniques et les applications concernant la protection et le traitement des données sensibles. Assurez-vous également qu'une formation régulière et une mise à niveau des compétences sont effectuées à l'égard de ces employés de temps à autre. Il est essentiel que l'équipe du fournisseur qui va travailler pour vous soit mise à jour avec les derniers outils de sécurité et de confidentialité, pour sécuriser les données de votre organisation.
  • Suivi : Avant d'externaliser des données à votre partenaire d'externalisation, développez des stratégies et des méthodes de suivi régulier pour l'organisation partenaire et ses employés. Rappelez-vous également que ne leur donnez jamais accès à toutes les données en même temps, cela devrait être un processus étape par étape et doit être surveillé très attentivement pour toute fuite, falsification; et efficacité et qualité des données.
  • Audits de sécurité : il est très important de réaliser régulièrement des audits de sécurité des données. Les audits mettront en lumière les lacunes et les problèmes liés à la sécurité des données. Il identifiera également les bases de données vulnérables, les applications susceptibles d'entraver l'organisation dans son ensemble. Cela aidera également à identifier les appareils qui menacent la sécurité de la base de données. Des audits de sécurité réguliers aideront à élaborer des mesures et des directives de sécurité plus efficaces.
  • Technologie de prévention : avant d'externaliser tout travail vers les partenaires, découvrez quel type de technologie de prévention qu'ils utilisent, pour contrôler le flux de données, quelles stratégies sont utilisées pour empêcher les fuites et les falsifications de données, etc. Assurez-vous également que les employés respectent toutes les directives et politiques définies par votre organisation partenaire. Découvrez quelles technologies et quel type de technologies ils utilisent pour empêcher les données sensibles d'être envoyées par e-mail ou copiées via des appareils tels que des banques d'alimentation, des clés USB, etc.

Les stratégies suivantes assureront le développement d'une relation durable avec les partenaires d'externalisation:

  • Des responsabilités stratégiques devraient être assumées. L'organisation doit discuter des problèmes opérationnels avec son fournisseur, afin d'assurer un fonctionnement facile et fluide du travail. À cette fin, une personne spécifique devrait être désignée pour s'occuper de cet aspect.
  • Des réunions régulières devraient être organisées entre les deux parties pour éliminer les lacunes et les problèmes qui entravent l'efficacité du travail.
  • Il faut utiliser la technologie moderne comme le courrier électronique, Internet, etc. pour la communication et la gestion.
  • Il doit s'assurer que chaque employé de l'organisation et de l'organisation partenaire connaît et comprend très bien son rôle et sa responsabilité. Ils doivent également être conscients de la façon dont leur performance affectera le succès global de l'organisation.
  • L'organisation qui sous-traite le travail devrait développer des stratégies et des moyens de motiver les employés de l'organisation partenaire, et devrait également les récompenser pour leurs performances et leur soutien exceptionnels.
  • L'agence d'externalisation et ses partenaires doivent avoir une vision claire de la manière dont ils géreront le changement. Comment et que feront-ils pour s'adapter au changement, qui jouera quel rôle dans ce processus.
  • Et la chose la plus importante est que l'organisation doit gérer avec soin et entretenir une relation cordiale et durable avec ses partenaires / fournisseurs. Cela peut se faire en appréciant et en respectant les contributions apportées par les partenaires au développement global de l'organisation.

L'externalisation est également connue sous le nom d'externalisation offshore. Il s'agit d'un processus dans lequel une entreprise cède une partie de son travail ou de ses fonctions à une organisation ou un partenaire distinct. L'externalisation est très appréciée car elle réduit le fardeau de la société d'externalisation dans une certaine mesure, et ils peuvent se concentrer et se concentrer sur leurs fonctions principales. Il permet également à l'entreprise d'obtenir des services efficaces à faible coût. L'externalisation réduit également les coûts de recrutement, de formation et de développement des infrastructures. Il permet à l'entreprise de faire appel à des experts hautement expérimentés et formés pour exécuter leur travail sous une forme plus efficace et plus rapide.

Bien que l'externalisation du travail présente de nombreux avantages, il faut être prudent lors de l'externalisation de son travail. Des mesures doivent être prises pour sélectionner le bon fournisseur, des stratégies doivent être développées pour sécuriser la base de données de l'organisation et pour vérifier tout type de falsification ou de fuite de données. Des stratégies sont également nécessaires pour surveiller le processus de flux de données et les employés des fournisseurs. Il est également important de maintenir une bonne relation durable avec les partenaires.

Cela peut être fait par l'organisation de réunions régulières; pour discuter des problèmes opérationnels et du développement de stratégies de gestion. L'entreprise doit développer des moyens de motiver et de récompenser les fournisseurs et leurs employés pour leurs performances et leur soutien positifs. Il devrait se concentrer sur le maintien d'une relation durable avec leurs clients. On pense que l'externalisation offshore est un aspect important qui détermine le succès de toute entreprise sur le marché mondial.

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