ERP (Enterprise Resource Planning) - Une organisation grande ou petite est divisée en plusieurs départements en fonction des fonctions. Administration, finance, marketing, vente, service client, relations publiques, inventaire, logistique, production, RH, export sont quelques uns des départements. Dans le processus commercial conventionnel, chaque département fonctionnait comme des compartiments étanches à l'eau avec peu d'interaction entre eux en temps réel. Chaque information ou donnée doit être récupérée auprès du service concerné par téléphone, e-mail ou messagerie. En plus d'être longue et lourde, elle entraînera également une duplication des données.
Avec l'introduction de la planification des ressources d'entreprise (ERP), les processus métier sont devenus plus faciles, permettant l'intégration de diverses fonctions au sein de l'organisation et la disponibilité des données en temps réel, ce qui permet une prise de décision rapide.
La planification des ressources d'entreprise n'est pas un logiciel simple mais une architecture logicielle massive qui intègre tous les services de l'organisation et les aide à communiquer entre eux.
Comment cela aidera-t-il votre ERP d'entreprise (planification des ressources d'entreprise)
Voici les fonctionnalités de l'ERP qui aident les entreprises à améliorer sa productivité:
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Ce sont des systèmes centralisés et non décentralisés
Dans l'administration et la planification gouvernementales, la décentralisation peut être bonne dans certaines situations où il devrait y avoir des informations sur les besoins et les exigences au niveau local du panchayat. En affaires, si le flux d'informations est décentralisé, les décideurs n'auront aucune idée de la situation dans son ensemble à un moment donné. Il y aura un décalage dans le temps - récupérer des informations par e-mail, lettres ou téléphone. Dans une industrie compétitive, cela peut avoir un impact sur les perspectives de croissance des entreprises car elles ne peuvent pas répondre rapidement aux conditions changeantes du marché et à la demande des consommateurs.
Voyons ce qui se passe dans un système décentralisé: lorsque le service commercial reçoit une grosse commande client, il vérifie auprès du service des stocks la disponibilité du produit. S'il n'est pas disponible, ils doivent s'adresser au service de production pour en produire plus. L'équipe de production doit entrer en contact avec l'inventaire pour connaître le stock de produits semi-finis et stocker les matières premières. Ils peuvent avoir à commander de nouveaux lots de matières premières. Et s'ils n'ont pas consulté le service des finances avant de passer la commande, les paiements aux fournisseurs peuvent être retardés. À ce moment, le consommateur est peut-être parti et est allé chez le concurrent. Cela entraîne une énorme perte d'activité, de part de marché et de valeur de marque.
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Ils partagent une base de données centrale
Dans une organisation, il existe plusieurs types de données, les données des consommateurs, les données des employés, les données de production, les données d'inventaire, les données financières. Toutes les entreprises utilisent des bases de données pour créer, stocker et gérer des données. Les systèmes ERP avancés tels que SAP peuvent fonctionner avec n'importe quelle base de données, n'importe quelle plate-forme et avec n'importe quel système d'exploitation. Certaines bases de données sont interdépendantes, par exemple. les données sur les employés sont partagées par les ressources humaines, les finances et l'administration, mais dans les systèmes ERP, chaque division ne tient pas de liste des employés mais la récupère auprès du service des ressources humaines. Par conséquent, la duplication des données est évitée. De même, la base de données consommateurs est partagée par la finance, les ventes et la distribution, le marketing et les relations publiques. Mais il n'y a pas de duplication des données car tous les départements récupèrent les données du serveur central ou de la base de données. La base de données centrale permet d'économiser sur les coûts de maintenance de la base de données.
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Il est convivial et implique l'ensemble des parties prenantes
La planification des ressources d'entreprise n'est pas un système sophistiqué destiné uniquement aux programmeurs, aux gestionnaires, aux décideurs ou aux techniciens d'une organisation. Le système reconnaît l'importance des employés les plus jeunes et ils ont un rôle en tant qu'utilisateurs finaux. Ce sont les gens qui saisissent des données, par exemple. dans le service des ventes, le vendeur saisit les données client telles que le nom, l'identifiant de l'e-mail, l'âge, l'adresse, le numéro de mobile et les détails d'achat pour créer la commande client et ensuite la facture. L'entreprise a également besoin de l'aide de consultants fonctionnels qui comprennent les différents processus commerciaux d'une organisation - tels que les finances, les ressources humaines, la comptabilité, l'inventaire… ..et d'aider au développement de modules. Ils définissent les exigences, les paramètres et ce que tous les types de données, le type d'autorisations nécessaires. La configuration du codage et du backend est effectuée par des consultants techniques experts en BASIS, ABAP et HANA.
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La planification des ressources d'entreprise est personnalisable et adaptable
Le système ERP n'est pas une solution logicielle qui permet à l'organisation d'adapter ses processus commerciaux pour confirmer à son système, mais le système ERP peut être personnalisé en fonction des besoins de l'entreprise, quels que soient les systèmes d'exploitation et les systèmes de base de données utilisés. Les solutions ERP ne sont pas destinées uniquement aux grandes organisations. Il est désormais également disponible pour les petites et moyennes entreprises. De plus, les systèmes ERP peuvent être mis en œuvre de manière modulaire, ce qui signifie que les coûts initiaux énormes n'ont pas à être engagés par une organisation si elle a des contraintes financières.
L'implémentation est au cœur des solutions ERP et le succès réside dans la compréhension des processus métier qui sont généralement effectués par des consultants fonctionnels disponibles en interne ou externalisés. Lorsque les exigences de l'entreprise, du logiciel, de l'intégration des serveurs ne correspondent pas, on dit qu'il y a des lacunes dans la mise en œuvre qui sont comblées par les consultants techniques spécialisés en BASIS ou ABAP.
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L'ERP profite du cloud et de la mobilité
De nombreuses entreprises trouvent que la mise en œuvre de l'ERP sur site est coûteuse, ce qui prend plus de place et s'intègre dans l'organisation. Heureusement, il existe des fournisseurs de services cloud qui permettent le stockage complet ou partiel des données, des logiciels et de la plate-forme pour les exécuter. Cela permet aux entreprises qui ont des données critiques qui doivent être sécurisées d'être conservées sur leurs propres serveurs tout en effectuant un travail plus générique sur la plate-forme cloud. Les systèmes ERP sont également déployables sur le mobile, afin que les vendeurs, les responsables marketing puissent mettre à jour les informations en temps réel permettant une réponse plus rapide des décideurs au siège de l'entreprise.
Avec le cloud a émergé le logiciel en tant que service (SaaS), le service en tant que plate-forme (PaaS) et plusieurs packages de paiement à l'utilisation, ce qui a considérablement réduit le temps de mise en œuvre requis dans les modèles traditionnels sur site et considérablement réduit les coûts de mise en œuvre de l'ERP.
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Toutes les parties prenantes ressentent la différence avec l'ERP
L'utilisation des systèmes ERP profite non seulement aux employés et à l'organisation, mais aussi aux consommateurs. De nos jours, les organisations apprécient la fidélité de leurs clients et le plus souvent, elles n'ont qu'à indiquer leur numéro de mobile pour obtenir un bonus de fidélité, être facturées plus rapidement au magasin de détail et rester informé des remises et des offres de l'entreprise.
C'est une situation gagnant-gagnant pour le client et pour l'entreprise. Ceux qui ne nécessitent pas de facture imprimée reçoivent une facture électronique en temps réel grâce aux systèmes ERP. Un client de banque reçoit de l'argent à tout moment de la journée ou peut déposer de l'argent aux distributeurs automatiques de billets (CDM) 24/7 grâce à l'ERP. Dans un hôpital dirigé par un ERP, vous n'avez pas besoin d'avoir à chaque fois vos dossiers précédents avec vous, car ils sont tous enregistrés dans la base de données des patients.
Lors d'une visite de suivi, il suffit d'avoir la carte d'identité ou le numéro d'hôpital. La fiche de cas s'ouvre dans le terminal du médecin juste avant d'entrer dans la salle de consultation et les radiographies ou les rapports sanguins ultérieurs sont également mis à jour bientôt dans la base de données des patients. Une fois le diagnostic terminé, le patient n'a qu'à se rendre à la pharmacie et à répéter le numéro de l'hôpital pour obtenir les médicaments prescrits.
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Intégration avec la gestion de la relation client
L'avantage organisationnel distinct de l'ERP réside dans une compréhension complète du client dès le moment où il / elle est une perspective pour le client, après-vente, rétroaction, habitudes d'achat, achats répétés. Si CRM et ERP sont intégrés, un client qui appelle le centre d'appels pour suivre une commande obtiendra les informations souhaitées à portée de main. Ils auront accès à l'inventaire, aux détails d'expédition et à la date de livraison probable.
Remarque: Devenez un consultant CRM experten savoir plus sur la façon dont les gens agissent et se comportent. Sachez répondre aux besoins des clients. Gagnez entre 30 000 $ et 80 000 $.
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ERP améliore l'efficacité entre les départements
À mesure que l'ERP intègre chaque service dans une base de données centrale, les finances, le marketing, la fabrication et le contrôle des stocks s'améliorent. Les données proviennent des ventes, des finances et de diverses unités commerciales avec différents ensembles de chiffres, ERP les intègre, donnant un instantané au PDG pour évaluation. Des formats et des procédures de rapport peuvent être personnalisés pour chaque organisation, ce qui permet la collaboration et la discussion entre les départements. Les processus de fabrication peuvent être rationalisés à l'aide des fonctionnalités d'automatisation de l'ERP, le contrôle des stocks est meilleur grâce au système centralisé et le client est pris en charge tout au long du cycle de vie du produit - qu'il s'agisse de cinq ou sept ans.
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Il profite à la fois aux start-ups et aux entreprises traditionnelles
De nombreuses grandes entreprises qui exploitaient des systèmes et des bases de données hérités incapables de communiquer entre elles ont lentement commencé à migrer vers la plate-forme ERP dans les années 1990 et 2000, le processus se poursuit toujours. Étant donné que les systèmes ERP avancés sont tous indépendants de la plate-forme, du système d'exploitation et des bases de données, même la base de données des systèmes hérités peut être intégrée à l'ERP.
Pour les start-ups, elles ont l'avantage de commencer avec des implémentations ERP plus petites qui peuvent être étendues à mesure que l'organisation se développe.
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ERP est connu pour donner un retour sur investissement positif en un an
La mise en œuvre de l'ERP peut prendre de un à trois ans dans un scénario conventionnel, mais avec l'informatique en nuage, le délai a diminué. Selon les enquêtes, les entreprises qui se concentraient sur le retour sur investissement (ROI) au début de la mise en œuvre de l'ERP pourraient voir des résultats significatifs se produire après un an. Cela pourrait prendre la forme de réductions de coûts, d’améliorations de la qualité, de la satisfaction des clients, d’une diminution du nombre d’employés, d’un redéploiement et d’une meilleure part de marché.
Outre les systèmes ERP propriétaires tels que SAP, Oracle et Microsoft, quelques plates-formes open source sont apparues, ce qui permet aux fournisseurs de solutions de travailler plus facilement et à moindre coût. Odoo, ERP Next, Dolibarr et Opentaps sont les pacakges open source populaires. Ce sont des applications Web qui peuvent être téléchargées, installées et utilisées par les entreprises. Ils effectuent la plupart des activités d'un ERP conventionnel, notamment les fonctions de facturation, d'inventaire, de comptabilité, de fabrication, d'achat et de gestion de projet.
Conclusion
Certaines entreprises comme Nestlé avaient une mauvaise expérience dans la mise en œuvre du logiciel SAP ERP mais cela ne diminue pas la valeur de l'ERP dans l'industrie, selon les analystes. Le problème de la mise en œuvre de Nestlé était centré sur le passage d'un système hautement décentralisé à un ERP centralisé dont les parties prenantes n'étaient pas correctement informées et impliquées dans les procédures.
De plus, il y avait une précipitation pour achever le processus avant la date limite de l'an 2000 et cela a causé des problèmes avec l'intégration des modules. Tout comme la mise en œuvre d'un ERP présente des avantages, un système ERP défectueux peut entraîner des coûts irrécupérables, une perturbation des fonctions commerciales existantes et une perte de confiance des employés.
Cependant, les systèmes ERP sont sécurisés garantissant la confidentialité des données, empêchant l'utilisation ou le partage non autorisé des données au sein de l'entreprise et à l'extérieur. Il peut être intégré à la division e-commerce de l'entreprise. Même les entreprises de commerce électronique en mode pur doivent avoir des systèmes ERP robustes à l'arrière pour fournir un bon service client et optimiser la production, la commercialisation et la livraison des marchandises.
À moins que les employés soient correctement informés et formés sur l'utilisation des systèmes ERP, les processus de mise en œuvre peuvent ne pas être fluides.
De nombreuses entreprises implémentées dans l'ERP recherchent des personnes qualifiées dans les logiciels ERP au niveau d'entrée, mais peu d'entre elles sont disponibles. Le fossé des connaissances est comblé avec l'introduction de programmes de formation en ligne par des entreprises telles que SAP, qui aident à la fois les étudiants et les professionnels de l'industrie à apprendre et à acquérir des compétences ERP.
Les coûts de fonctionnement peuvent être réduits par des coûts initiaux élevés qui pourraient être un frein à la mise en œuvre de l'ERP, selon les analystes. Le système est robuste pour faire face à toutes les menaces internes, mais la plupart des systèmes sont vulnérables aux attaques externes compromettant les données des clients.
Pourtant, les avantages l'emportent sur les inconvénients, en particulier dans une opération concurrentielle et multi-sites dans laquelle la plupart des entreprises sont impliquées. Il convient également pour s'occuper de la conformité fiscale et de déclaration des différents régulateurs. Il peut gérer plusieurs devises, symboles et systèmes de paiement en ligne hors ligne.
Le marché mondial des logiciels ERP devrait croître à un taux de croissance annuel composé de 7, 2% par rapport à 2014-2020, la taille du marché devant atteindre 41, 69 milliards de dollars. L'ERP est entré dans presque tous les secteurs industriels avec plus d'activités dans l'aérospatiale et la défense. Les implémentations ERP sur site continueraient d'avoir plus de parts de marché par rapport aux applications basées sur le cloud. L'industrie est devenue flexible avec des fournisseurs fournissant des implémentations SaaS et sur site selon les exigences ou les demandes de l'industrie. De plus, les fournisseurs d'ERP s'adaptent à la demande d'une plus grande intégration avec les plates-formes de médias sociaux et apportent les changements appropriés dans les interfaces.
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