Gérer le temps - Nous souhaitons tous avoir plus de temps dans une journée. Une fois que c'est fini et que nous regardons en arrière ce que nous avons accompli, nous nous demandons souvent comment toutes ces 24 heures se sont passées. Et le manque de temps est un problème majeur auquel la plupart d'entre nous sont confrontés. Si vous êtes l'un d'entre eux, la gestion du temps pourrait être un problème. La plupart d'entre nous font face à des craquements de temps dans notre vie. Nous disons souvent des choses comme «Je ne sais pas où trouver du temps» ou «Il n'y a pas assez de temps dans la journée» ou «Je n'ai pas de temps pour moi».

La gestion du temps est une compétence

Nous avons souvent tendance à croire que nous n'avons jamais le temps de terminer notre travail parce que nous sommes ouvertement occupés à répondre aux boules de courbe de la vie. Lorsque nous gérons enfin le temps pour nous extraire du temps, nous sommes frappés par un développement soudain qui requiert une attention immédiate. En fait, même lorsque nous ne sommes confrontés à aucun problème, nous semblons ne pas trouver de temps pour gérer nos tâches quotidiennes.

Alors, comment trouvons-nous gérer le temps pour tout ce que nous faisons?

Tout commence par l'organisation

La gestion du temps n'est pas une magie noire insaisissable que seule une poignée de personnes comprennent. En fait, vous pouvez tous gérer votre temps efficacement tant que nous nous organisons. Sans organisation, il sera difficile d'envisager ce que nous devons accomplir pendant la journée et à quel point toutes ces choses sont importantes pour atteindre nos objectifs à long terme.

Une fois que vous organisez votre temps, vous acquérez non seulement la capacité de gérer vos tâches quotidiennes plus efficacement, mais vous augmentez également la possibilité de consacrer du temps là où il est réellement nécessaire, c'est-à-dire vers les objectifs à long terme que vous avez en tête. Si vous n'avez jamais fixé de tels objectifs par le passé, c'est le moment de commencer. C'est une condition préalable très importante pour une gestion efficace du temps.

Pourquoi est-il important de fixer des objectifs pour gérer le temps?

L'établissement d'objectifs arrive en tête du tableau parmi toutes les stratégies de gestion du temps. Il aide à définir les règles du jeu. Si vous n'êtes pas conscient de ce que vous visez, vous pouvez finir par faire tourner les roues toute la journée et être frustré à plusieurs reprises. Si vous voulez gérer le temps efficacement et réaliser en même temps tous vos rêves et vos espoirs, vous devez vous assurer de la clarté de ce que vous attendez de votre vie.

  1. Gérer le temps - Fixer des objectifs clairs

Peu d'entre nous ont le temps de tout accomplir. Il est donc important de cibler nos priorités. Définissez vos objectifs et passez le plus de temps possible sur des activités qui vous aideront à atteindre ces objectifs.

Attachez la priorité absolue aux activités urgentes et importantes. Demandez-vous si vous devez consacrer du temps à des choses qui peuvent ne pas être importantes mais urgentes. Ces choses peuvent-elles être déléguées à une autre personne? Devriez-vous consacrer du temps à des choses qui ne sont ni urgentes ni importantes?

Élaboration de plans:

Marquez vos plans sur les priorités. Tenez compte de votre façon de travailler. Vous pouvez trouver cela utile lors de la planification de votre première semaine. Ensuite, procédez comme suit pour la journée.

  • Identifiez les tâches qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Allouez du temps en conséquence.
  • Terminez d'abord les petites tâches urgentes.
  • Distribuez le travail s'il y a d'autres personnes qui peuvent le faire, peut-être à moindre coût, efficacement et rapidement.
  • Assurez-vous que les autres savent ce qu'ils doivent accomplir chaque jour.
  • Divisez toutes les tâches principales de la journée en blocs de travail réalisables.
  • Abordez-les un par un.

Fixer des délais:

Fixez des délais réalisables pour toutes les activités. Fixer un délai final comprenant des délais intermédiaires pour les projets à long terme. Prévoyez du temps pour les imprévus. Les projets plus longs nécessitent plus de temps de contingence.

Déterminez si les délais sont flexibles ou fixes. Ne laissez jamais le travail moins important prendre plus de temps qu'il ne devrait. Si cela ne vaut que 10 minutes, assurez-vous que c'est fait dans ce délai.

Planifiez votre travail afin qu'il corresponde à votre tempérament à divers moments de la semaine ou de la journée. Par exemple, si vous êtes le plus vivant et le plus sortant en fin de matinée, planifiez les appels des clients à ce moment-là.

  1. Gérer le temps - Soyez organisé

S'organiser est la deuxième étape vers une gestion efficace du temps. Vous devez vous organiser si vous voulez gérer correctement votre temps.

Mais comment pouvez-vous faire cela?

Tout d'abord, vous devez définir vos objectifs. Si vous ne l'avez pas encore fait, arrêtez de lire plus loin et revenez pour fixer vos objectifs.

Une fois les objectifs fixés, vous devez les organiser. Quels sont vos objectifs à court et à long terme? Divisez les objectifs à long terme en étapes. De cette façon, vous aurez un objectif pour chaque jour, semaine et mois. Une fois que vous savez ce que vous devez accomplir dans un an, vous pouvez facilement décomposer les objectifs.

Vous connaissez vos objectifs une fois que vous avez la liste des objectifs décomposée en jalons. Vous obtiendrez un meilleur sens du but une fois que vous vous réveillerez le matin. Cela vous aidera à vous assurer que vous travaillez un peu tous les jours pour atteindre ces objectifs, quel que soit le montant.

Lorsque les objectifs sont organisés en étapes et que vous avez la liste devant vous, vous ne pouvez pas ignorer les choses qui doivent être faites. Si vous ne voulez pas vous organiser, votre esprit a un moyen plus simple d'éviter les tâches quotidiennes essentielles.

  1. Gérer le temps - Prioriser le temps

Un écrivain vétéran de science-fiction, Stephen D Covey, a publié un livre intitulé «7 Habits of Highly Effective People» en 1994. Dans le livre, il a discuté d'un système de gestion du temps qui a été introduit pour la première fois par l'ancien président américain Dwight D Eisenhower. Le système divise les activités en quatre quadrants qui sont basés sur deux facteurs: l'importance et l'urgence.

En une journée, une tâche peut être classée dans ces quatre quadrants de la manière suivante.

  • Quadrant 1: Crises et urgences, importantes et urgentes
  • Quadrant 2: objectifs à long terme, importants mais pas urgents
  • Quadrant 3: Interruptions, pas importantes mais urgentes
  • Quadrant 4: les distractions, ni importantes ni urgentes

Lorsque vous parcourez la liste de vos tâches et jalons quotidiens, vous pouvez classer les domaines dans lesquels chacun d'entre eux se situe. Passez une semaine à suivre tout ce que vous voulez faire. C'est le meilleur moyen d'instaurer cette méthode. Identifiez les domaines dans lesquels vous passez du temps. Notez-les. Si vous passez 20 minutes à appeler vos agents de recouvrement, notez-le. Si vous passez une heure à l'épicerie, notez cela.

À la fin de chaque jour de la première semaine, notez le quadrant, à côté duquel chacune des tâches est tombée. Combien de temps avez-vous passé à regarder la télévision (quadrant 4), à gérer des crises et des urgences (quadrant1), ou à travailler sur les objectifs à long terme (quadrant 2)? Assurez-vous de noter toutes vos tâches.

À la fin de la première semaine, regardez le temps que vous avez passé dans chacun des quadrants. Votre objectif dans la vie devrait être de passer la plupart du temps dans le deuxième quadrant et le moins de temps dans le quatrième. Alors, combien de temps avez-vous réellement passé dans le deuxième quadrant? Une fois que vous avez terminé l'exercice, prenez votre liste de tâches quotidiennes et notez le quadrant, chacune de vos tâches tombe sous.

Maintenant, si vous avez regardé la télévision pendant trois heures, vous étiez dans le triste quatrième quadrant de ce jour-là. Vous devez passer le moins de temps possible dans ce quadrant, si vous voulez gérer votre temps efficacement. Parfois, nous ne comprenons pas combien de temps nous perdons, à moins que nous examinions attentivement la question.

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  1. Gérer le temps - Détruire la procrastination

C'est l'une des parties les plus difficiles de la gestion du temps. La procrastination soulève souvent sa tête laide. Mais comment l'éviter? Nous pouvons très bien fixer nos objectifs, nous organiser et répartir le temps selon nos priorités. Mais si nous ne suivons pas la liste des choses que nous sommes censés faire tous les jours, nous perdons tout notre temps.

Comment l'éviter?

La procrastination, qui a été qualifiée de tueur silencieux, est peut-être le plus grand moyen de dissuasion pour nos objectifs. Nous disons tous que nous voulons réaliser quelque chose. Mais quand il s'agit de gérer notre temps, avec une certaine efficacité, nous semblons échouer à cet égard. La procrastination émerge de chaque coin.

Mais la seule façon d'éviter la procrastination est de savoir exactement ce qui doit être fait. Une fois que vous aurez défini des objectifs clairs, vous serez organisé et priorisé votre temps, vous serez sur la bonne voie pour éviter toutes les possibilités de procrastination. Si aucune de vos stratégies ne fonctionne, essayez la règle des 15 minutes.

Réglez une minuterie sur votre smartphone ou votre montre. Maintenant, commencez à faire quelque chose que vous retardez depuis seulement 15 minutes. Eh bien, c'est à peu près le temps dont vous avez besoin. Vous réaliserez bientôt la deuxième loi du mouvement de Newton: un objet en mouvement reste en mouvement. Vous continuerez probablement une fois que vous aurez commencé, à moins que quelque chose ou quelqu'un ne vous oblige à arrêter. La partie la plus difficile est de commencer quelque chose en premier lieu.

  1. Gérer le temps - Multitâche

Nous possédons tous des compétences multitâches. Que vous soyez capable de le faire ou non, ce n'est pas important. Si vous pouvez effectuer plusieurs tâches à la fois, c'est parfait. Mais si vous ne l'êtes pas, ne dormez pas dessus. Beaucoup de gens deviennent moins efficaces en essayant d'effectuer plusieurs tâches. Le résultat est le démarrage simultané de plusieurs projets sans qu'aucun d'entre eux ne se termine à cause d'un travail bâclé. Cela cause beaucoup de déception aux gens.

Savoir quand effectuer plusieurs tâches:

Cela ne signifie pas non plus que quiconque peut effectuer plusieurs tâches à la fois doit continuer à le faire tout au long de la journée. S'impliquer constamment dans plusieurs projets en même temps n'est pas toujours une bonne chose à faire. Vous devez savoir quand ne pas effectuer plusieurs tâches. Par exemple, chaque jour au travail, il pourrait y avoir quelques activités typiques de type liste de contrôle qui doivent être accomplies. Dans la plupart des cas, ils sont banals et ennuyeux? Alors que peux-tu faire? Essayez d'en terminer autant dans le moins de temps possible. Mais quand on vous attribue un projet spécial qui doit être terminé dans un délai spécifié et avec la plus haute qualité, consacrez-y le maximum de temps et ne vous concentrez sur aucun autre projet. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur le travail à accomplir. Il est important de savoir quand effectuer plusieurs tâches.

  1. Gérer le temps - réduire les interruptions

Réduisez le nombre d'interruptions dans votre vie. Franchement, vous ne pouvez pas réduire le nombre de choses qui peuvent interrompre votre travail. Mais vous pouvez changer la façon dont vous les traitez habituellement. Que faites-vous lorsque vous travaillez sur quelque chose d'important et que quelqu'un vous propose un travail qui peut être fait plus tard? Dites quelque chose comme: «Bien sûr, nous pouvons le faire. Mais permettez-moi de terminer ce que je fais en ce moment et ensuite nous nous en occuperons.

En même temps, si votre supérieur vous appelle lorsque vous êtes au milieu de quelque chose, alors c'est une interruption qui vaut la peine.

Comment surmonter les pièges typiques?

L'erreur la plus courante dans la gestion du temps est d'essayer de tout faire par vous-même. Déléguez les tâches de routine à vos subordonnés. Si quelqu'un est désireux de faire l'un de vos travaux les moins importants, déléguez-le également. Cela peut être une bonne opportunité de module de formation à la gestion du temps pour eux.

Voici quelques autres points à garder à l'esprit pour surmonter les pièges typiques.

  • Triez régulièrement tous vos projets pour vous assurer qu'ils sont tous en ordre.
  • Abordez tous les grands projets en sections. Vous n'avez pas besoin de tout faire en même temps. C'est une grosse erreur que la plupart des gens font. Déléguez certaines sections si cela est possible.
  • Concentrez-vous pour rester concentré. Vous pouvez garder ce message collé au tableau: "Quelle est la meilleure utilisation de mon temps en ce moment?"

Les derniers mots

Que vous soyez un cadre supérieur, un gestionnaire ou un employé junior, plus de temps dans votre main vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Être organisé, préparé et discipliné vous donnera plus de temps productif pour entreprendre plus de projets.

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