- Communiquer des idées
- Soyez un auditeur actif
- Évitez les perturbations et les questions négatives
- Évitez d'être décontracté
- Ne jamais précipiter la communication
- Soyez personnel
- Suivi après la communication
- Soyez déterminé à comprendre
- Soyez sensible et reconnaissez les différences techniques
- Évitez d'utiliser des phrases / mots mal interprétés
- Prendre des commentaires
«La communication est considérée comme le véritable travail de leadership»
Nitin Nohria
Communiquer des idées - Construire des équipes plus solides est le rêve de tous les dirigeants, en gardant les mêmes idées de communication que la plupart des organisations envisagent aujourd'hui d'adopter des méthodes efficaces pour communiquer des idées. Ce qui compte en fin de compte n'est pas ce que vous dites, mais comment vous le dites. Ainsi, la communication est la caractéristique unique qui permet de séparer un mauvais leader d'un leader efficace dans l'organisation. Ainsi, la clé d'or pour être un leader efficace est la «communication».
Une communication claire et parfaite est nécessaire de l'heure; nous nous souvenons tous très bien que «Titanic» a coulé par manque de communication. S'il y avait eu une communication plus claire, la tragédie aurait pu être évitée et de nombreuses vies auraient été sauvées. De la même manière, la communication joue un rôle très vital dans nos vies et nos affaires. Dans une enquête menée par le magazine CIO, pour répertorier les trois compétences les plus nécessaires aux professionnels, 70 pour cent des lecteurs ont indiqué que la communication était l'une des compétences essentielles.
Alors pourquoi ne pas faire un remue-méninges et mettre à jour nos compétences en communication en suivant les dix méthodes les plus efficaces énumérées ci-dessous pour communiquer des idées dans un environnement commercial. Ce sont des conseils très efficaces qui aident à communiquer non seulement avec le personnel au travail, mais aussi avec les clients, les supérieurs, les collègues ainsi que les subordonnés. Certains des traits de communication efficaces sont partagés ci-dessous qui, lorsqu'ils sont utilisés de manière cohérente, aideront certainement à obtenir de meilleurs résultats de communication.
Communiquer des idées
Avez-vous eu l'impression de parler aux murs tout en interagissant avec quelqu'un au travail? C'est vraiment un sentiment ennuyeux lorsque vous vous faites entendre, mais il n'y a aucun signe d'être entendu de l'auditeur. C'est une suggestion personnelle, évitez d'en faire autant à vos collègues, subordonnés ou supérieurs. La première et principale règle pour de meilleures idées de communication est d'être conscient que vous êtes entendu. Vous pouvez le faire en créant une session interactive et en faisant participer les auditeurs au jeu. Cela contribuera certainement à renforcer vos connaissances personnelles et à créer une bonne impression. Montrer des réactions à tout ce qui est dit par un signe de tête ou en utilisant un «je vois» ou simplement en paraphrasant une phrase donne un impact à ce qui est dit. Une autre bonne action est d'encourager les retours de tous les travailleurs de l'organisation.
Supposons que vous demandiez à votre subordonné «Vous n'avez pas le dossier ou le rapport?» Et la réponse que vous obtenez est «Oui». C'est très déroutant car cela peut signifier Oui, vous avez raison et je n'ai pas le dossier ou le rapport. Ou cela peut aussi signifier oui, j'ai le rapport ou le fichier souhaité.
Cela indique clairement que poser des questions négatives obtiendra généralement des réponses vagues ou peu claires qui entraîneront des confusions. Ainsi, il vaut mieux que vous optiez toujours pour des questions formulées de manière positive (comme «Avez-vous le rapport que j'ai demandé?»). Si besoin est, vous devriez toujours opter pour réaffirmer des questions négatives telles que "Ai-je raison, que vous n'avez pas le dossier ou le rapport?"
Les interruptions entraînent des perturbations, évitez donc simplement les interruptions, principalement lors de la communication d'idées à vos clients. Il a été constaté que les clients se fâchent le plus souvent, si vous les interrompez fréquemment. Si besoin est, coupez la chasse et dites à l'autre personne ce que vous pensez des idées communicantes et de leur importance. De cette façon, l'autre personne a la possibilité de corriger ou de confirmer votre idée et, enfin, cela vous fera gagner beaucoup de temps.
Être décontracté est un non-non strict. En étant informel avec les collègues ou les subordonnés, vous développez certainement de bonnes relations et cela aide à bien faire le travail. Mais il est également très important de fixer la limite de la désinvolture lors de la communication d'idées sur le tas. S'il s'avère être arrogant ou en colère, il peut provoquer une réaction involontaire du côté receveur. Donc, mieux clarifier le langage et en cas de situations comme la colère, respirez profondément et gardez votre sang-froid.
En cas de communication écrite, il est préférable de maintenir le professionnalisme de vos e-mails, lettres, appels téléphoniques ou réunions d'affaires. En étant très décontracté, les bénéficiaires peuvent parfois se sentir mal à l'aise. Il y a un problème majeur avec les médias électroniques comme les courriels et les médias sociaux, qui sont très fréquemment utilisés pour la communication de nos jours. Il est très difficile de déterminer quel ton est utilisé lors de la communication d'idées par leur intermédiaire. Il est donc préférable de communiquer personnellement des idées en planifiant une réunion avec le destinataire ou d'envoyer un message de manière professionnelle.
Ne soyez jamais pressé de rien pendant que vous communiquez; accordez-vous une pause avant de communiquer. Accorder des pauses, bien que courtes, fait vraiment des merveilles, surtout lorsque vous communiquez des idées au personnel ou sur le lieu de travail. Une petite pause suffit, ce qui vous donne un court laps de temps pour réfléchir. Il a été constaté que se précipiter tout en communiquant des idées ne fonctionne jamais, mais plutôt que tout se passe mal. On voit généralement que lorsque nous accélérons les choses, nous oublions quelque chose ou sommes tenus de perdre les informations à communiquer. La même chose se produit en communiquant aussi que l'on oublie peu de choses importantes à communiquer toute l'idée de communication se détraque. Ainsi, tout en communiquant vos idées de manière efficace ne fait que ralentir le rythme et fait toujours attention, car donner du temps supplémentaire fera vraiment une énorme différence dans notre façon de communiquer.
Les communications d'entreprise peuvent parfois être vraiment ennuyeuses en suivant les mêmes normes, alors pourquoi ne pas entamer des conversations organisationnelles. Pensez aux dialogues plutôt qu'aux monologues. Le mantra rend la conversation plus personnelle, plus engageante et plus efficace. Comme le dit l'axiome «les gens se moquent de tout ce que vous savez jusqu'à ce qu'ils sachent combien vous vous souciez.» Selon la théorie classique des affaires, les dirigeants doivent rester à distance. Pour savoir ce qui se passe dans l'esprit des gens, vous devez développer une relation significative avec eux. La meilleure façon d'être personnel lors de la communication est de garder votre ego de côté et de le remplacer par de l'empathie. Les communicateurs empathiques font preuve d'un plus haut niveau de transparence et d'authenticité et contribuent ainsi à en faire de meilleurs communicateurs.
Vous pouvez également ajouter une touche personnelle à la conversation en parlant de quelque chose qui n'est pas lié au travail mais lié à leur vie. Cela aidera à laisser tomber leurs gardes, par exemple, vous pouvez poser des questions sur le match de football des subordonnés le week-end. Mais l'interaction au niveau personnel devrait également se faire dans certaines limites, mais elle contribuera également à instaurer la confiance pour une communication efficace et à long terme.
La plupart du temps, après la conversation de communication, vous supposez que tout a été communiqué comme souhaité. Le message a été reçu comme prévu, mais la plupart du temps, il ne se produit pas de la manière que nous pensons qu'il doit atteindre. Donc, pour nous assurer que le message a été communiqué correctement, nous devons prendre l'habitude de faire des suivis, surtout s'il est lié à quelque chose d'important. Cela aidera à éviter toute confusion dans la compréhension et à améliorer la communication entre l'expéditeur et le destinataire. Le simple fait de supposer que le destinataire a entendu votre message et que le message a été compris tel qu'il était censé être est un non-non strict. Dans le monde de la communication efficace, vous êtes censé faire des suivis aussi évidents que soient les messages. Le suivi aide simplement à rendre la communication meilleure et efficace dans les deux sens, comme vous le souhaitez.
Le concept de viser à analyser et à comprendre découle de l'auteur bien connu Stephen Covey. Ces idées de communication suggèrent que le communicateur doit aussi bien écouter. L'orateur doit plutôt essayer de comprendre également ce qui est véhiculé. En comprenant l'idée de communication, même le message le plus difficile peut être rendu facile. Ainsi, il devient d'autant plus important d'être patient et ouvert d'esprit lors des interactions de communication avec le personnel ou les travailleurs. Généralement, nous n'avons pas l'intention de nous identifier avec ce que la personne essaie de communiquer; nous essayons plutôt de passer à notre point de vue. La prochaine fois, alors que vous communiquez, travaillez à mieux comprendre la partie communication, puis commencez à communiquer. Connaître la valeur et comprendre la communication est vraiment très important avant de la communiquer.
Parfois, les auditeurs ne sont pas très conscients des mises à niveau technologiques, il existe donc de nombreuses possibilités que les clients ne disposent pas des connaissances techniques souhaitées. Par conséquent, il vaut mieux être très prudent dans ce cas et leur expliquer les choses dans un langage plus simple et profane. Par exemple, évitez d'utiliser des acronymes et assurez-vous qu'ils identifient ou comprennent mieux les acronymes. Par exemple, dans le domaine des technologies de l'information, l'acronyme «ASP» peut signifier à la fois «page de serveur actif» ou «fournisseur de services d'application», il est donc préférable de préciser laquelle utilisez-vous lors de la communication. Essayez donc d'éviter les erreurs courantes consistant à faire passer toute la conversation au-dessus de leur tête ou à les faire se sentir rabaissés en raison d'un manque de connaissances techniques.
Une meilleure façon d'expliquer le concept technique est d'utiliser efficacement les analogies. Bien que les analogies aient certaines limites mais, elles sont utiles pour décrire tout concept inconnu ou moins connu. Un exemple d'analogie est de comparer l'idée d'un pare-feu à un caissier de banque dans une banque. Comme lorsque vous visitez une banque, aucun de nous ne va directement au coffre-fort. Nous allons plutôt à la fenêtre du caissier, vérifions nos coordonnées et une fois que notre identité est établie, le caissier obtient l'argent du coffre-fort et nous le donne sur la fenêtre.
Les mauvaises interprétations sont un problème commun lors de la communication, nous disons quelque chose sans mauvaises intentions, mais il est mal jugé par l'autre personne. Nous voulons dire autre chose mais la manière de prononcer conduit à véhiculer autre chose. Comme dans le cas de la langue chinoise, le son typique de «ma» avec un ton plus élevé indique «belle-mère», mais avec un ton descendant et montant signifie un «cheval». Soyez prudent lorsque vous utilisez le mot «vous», car une utilisation excessive de ce mot crée un sentiment de menace ou fait sentir l'auditeur sur la défensive. Par exemple, au lieu de dire «vous devez parler plus fort», il vaut mieux dire «j'ai du mal à entendre». Le mot que vous détenez a une double signification.
Une fois que tout est terminé et enfin terminé, une meilleure méthode pour une communication efficace est de demander aux récepteurs de donner leur avis. Prenez du temps supplémentaire pour parler personnellement avec qui vous communiquez fréquemment. Cela vous aidera à trouver comment vous pouvez vous améliorer et quels aspects vous pouvez améliorer concernant votre style de communication. Les commentaires sont de simples suggestions qui aident à développer une meilleure compréhension avec les collègues, le personnel ou les subordonnés. Les commentaires sont très importants, mais pas faciles à demander.
Réfléchissez donc avant de parler et suivez les choses à faire et à ne pas faire du mantra de la communication pour être un communicateur efficace parmi vos collègues, vos supérieurs et vos subordonnés. Il n'y a aucune clé pour devenir un communicateur efficace, mais en adoptant les conseils énumérés ci-dessus, on peut certainement améliorer et améliorer son style de communication. Faites juste attention à la façon dont les autres communiquent avec vous et à la manière dont vous communiquez avec les autres. En observant pratiquement les moyens de communication, vous pouvez mieux apprendre les styles de communication efficaces. Alors, allez-y et communiquez avec le monde magnifique qui vous entoure et améliorez chaque jour votre style de communication en mettant en œuvre ces conseils sur une communication efficace. La plupart des organisations encouragent également le partage des deux dialogues ainsi que des contributions des employés pour rendre la communication interne au sein des équipes meilleure et efficace, car cela aide finalement l'organisation également.