NON - 2 syllabes anglaises extrêmement simples, et pourtant, il n'y a rien de simple!
Ce mot est peut-être le mot le plus conflictuel du dictionnaire anglais. Pensez-y - nous nous sentons tous obligés de l'utiliser à un moment donné de notre vie, mais nous détestons universellement être à la réception, surtout au travail. Au moment où vous utilisez ce mot redouté au travail, vous êtes considéré comme un imbécile, un fainéant, un lanceur de colère ou même un sport gâté. Mais là encore, si ce mot ne résonnait jamais dans votre dictionnaire verbal, vous deviendriez un paillasson permettant aux autres de vous rouler au travail. Vous voyez, en conflit!
Dans cet article, nous vous montrons comment réaliser l'impossible - comment dire «non» au travail sans sonner comme un imbécile. Avec ces astuces puissantes, vous verrez que c'est effectivement possible!
Soyons clairs ici: un «presque oui» n'est pas un «oui». Au lieu de cela, c'est comme un «Donnez-moi le temps d'y penser», vous offrant du temps pour en savoir plus sur l'engagement demandé.
Vous voyez, personne n'aime une personne qui refuse sans raison. Nous ne disons pas que vous devez accepter chaque demande qui vous parvient. Mais nous disons que si vous commencez votre réponse par un «non» direct, vous développerez rapidement la réputation douteuse d'être un imbécile. Au lieu de cela, lancez des mots comme «sûr», «certainement», «possible», «je peux», etc. pour désarmer l'autre partie.
- Cela semble possible.
- Je suis sûr que je peux faire quelque chose pour toi.
- Je reviendrai certainement vers vous.
Aucune de ces phrases n'indique un engagement ferme. Pourtant, ils sont susceptibles de recevoir une meilleure réponse qu'un refus direct. Le quasi-oui vous permet de découvrir à quel point cette demande est déraisonnable, avant de prendre une décision justifiée de la refuser.
C'est souvent un sentiment incompris, nous allons donc passer un peu de temps ici.
Contrairement à la sympathie, l'empathie vous permet de reconnaître la position de l'autre personne et de vous soucier suffisamment pour bien aider. Une attitude d'empathie vous permet également de recevoir chaque demande avec clarté. Vous ne doutez pas que l'autre personne soit là pour vous rendre les choses difficiles. Au lieu de cela, vous savez que la demande est authentique et par conséquent y répondez de manière rationnelle.
Par exemple, considérez qu'un nouvel employé s'approche de vous - la réceptionniste en chef - et vous demande si vous pouvez l'aider à retrouver son identifiant manquant. Vous sentez qu'il est inquiet et vous savez que cela peut être résolu par un appel lourd et productif au service client / sécurité.
- Sans empathie, vous vous concentrez sur la grande quantité de travail qui vous attend. Vous décrochez le numéro du service client et reprenez votre travail. Bien que cette réponse puisse sembler raisonnable, elle peut également sembler carrément désagréable. (Le gars est nouveau donc il mérite probablement une pause).
- Avec empathie, vous prenez une courte pause pour rassurer le débutant que ce n'est pas grave. Vous appelez également le service client vous-même et guidez le débutant vers le bon opérateur. Cela devrait vous prendre moins de 5 minutes, mais peut vous faire admirer à vie.
Voici un autre exemple: considérez qu'un employé s'est approché de vous - le représentant comptable - et a demandé un état de salaire détaillé (par mois) pour planifier son impôt. Et il le fait lorsque vous êtes submergé de travaux de fin d'année.
- Sans empathie, vous vous concentrez sur la grande quantité de travail qui vous attend. Vous lui demandez de venir retarder par inadvertance ses plans d'économie d'impôt.
- Avec empathie, vous comprenez son besoin de planification fiscale. Vous souhaitez aider, mais partager avec lui les tâches hautement prioritaires qui attendent sur votre bureau. La déclaration détaillée qu'il souhaite prendra plus de temps et devrait donc être reléguée à plus tard. Mais peut-être pouvez-vous l'aider en retirant rapidement les chiffres pertinents de son salaire total, afin qu'il puisse faire des progrès en attendant le rapport détaillé? Il y a de fortes chances qu'il réagisse positivement à cela.
Voyez-vous la différence?
Encore une fois, ce n'est pas comme si vous conveniez de l'engagement qui vous parviendrait. Mais avec empathie,
- Vous prenez le temps d'écouter sans résistance.
- Vous envoyez des vibrations d'être un être juste, accessible et de soutien (ce que vous êtes certainement) .
- Vous invitez également l'autre personne à répondre de la même manière.
D'accord, vous êtes donc submergé de travail et trouvez une autre demande venant à votre rencontre. Vous vous sentez empathique envers l'autre, mais il n'y a absolument aucun moyen d'en prendre plus. Ou du moins vous le pensez.
Nous interprétons souvent mal les demandes externes car nous supposons qu'elles impliquent plus de travail pour nous . Mais ce n'est pas toujours vrai. Vous pouvez rencontrer une tâche ou une demande qui a été spécialement conçue pour vous faciliter la tâche - peut-être peut-elle rationaliser un processus lourd, ou vous aider à faire les choses plus facilement et plus rapidement, ou même (haleter) réduire votre charge de travail.
Avec plus d'entreprises se concentrant sur le paradigme «moins c'est plus» (moins d'efforts pour plus de productivité, moins de données pour plus d'informations sur l'impact, etc.), cela s'est déjà produit. Alors, creusez plus profondément pour savoir exactement ce que la demande supplémentaire implique pour vous, avant de transformer cela presque oui en un non attrayant.
Vous seriez étonné de la quantité de problèmes de communication des entreprises. (Vous dites to-ham-to et l'autre dit to-may-to, tous deux faisant référence à l'humble tomate!) Donc, paraphrasez toujours la demande que vous recevez pour que l'autre partie comprenne ce que vous comprenez.
Ici, cela permet également de paraphraser votre demande lorsque vous la décomposez en tâches réalisables.
Cela aide avec 2 choses:
- Vous planifiez la demande dans votre tête en supposant que vous le ferez. (C'est une pensée positive pour vous!)
- L'autre personne prend conscience des efforts nécessaires pour répondre à la demande.
Souvent, c'est le point où l'autre comprend l'effort déraisonnable impliqué, et soit simplifie sa demande, soit la retire complètement. Résultat final: vous avez atteint ce que vous vouliez sans utiliser ce mot redoutable de 2 syllabes. Agréable!
Laissez-nous vous rassurer ici - il ne s'agit pas de passer la balle. Mais il s'agit d'utiliser la bonne attitude pour rediriger une demande vers la bonne personne.
Nous sommes souvent ennuyés par des demandes mal acheminées. En fait, ceux-ci forment le fléau de l'existence des entreprises, car dire «non» ici peut vous présenter comme un fainéant insensible. Mais que se passe-t-il si vous redirigez une demande avec l'intention de faire avancer les choses?
Par exemple, considérez cette situation inhabituelle: vous avez été le représentant unanime du service de comptabilité et toutes les demandes des employés sont dirigées vers vous. Mais comme vous êtes submergé de travaux de fin d'année, vous envisagez d'en rediriger une partie vers votre collègue, Macy.
Donc,
- Vous informez Macy dès le départ afin qu'elle soit à l'aise de partager le travail.
- Lorsque vous recevez une nouvelle demande, vous prenez une minute pour l'examiner avant de prendre une note utile à Macy sur la nature de la demande. (Exemple: imprimer le relevé de salaire détaillé de l'employé ABC à partir de la feuille de travail XYZ).
- Vous mettez également à jour l'initiateur d'origine à ce sujet et lui demandez en outre de passer le mot sur la nouvelle propriété: Macy est le nouveau point de contact pour les demandes comptables. Cependant, vous restez disponible pour aider.
C'est bien mieux qu'un brusque «Non. Demandez à Macy. Je ne fais plus ça. »
Ceci est rapide: disons que vous trouvez une véritable demande venant à votre rencontre, et vous êtes convaincu que vous êtes en effet la bonne personne pour y travailler. Mais, vous n'avez tout simplement pas de temps dans le présent. Envisagez de différer la demande plutôt que de répondre par un non.
La capacité à prendre des responsabilités est un gros atout au travail. Donc, si vous sentez l'importance d'une demande tout en notant qu'elle n'est pas nécessairement urgente, parlez au demandeur de «retarder» la demande. Cela peut vous faire gagner des points brownie surprenants SI l'autre sent votre véritable engagement à reprendre le travail plus tard.
Oui, nous atteignons finalement ce «non» direct que vous devez simplement utiliser, afin de rester empathique.
Un «non» direct est la seule réponse à toutes ces (NON) «encore une fois» fois où vous devenez le gars de l'automne pour la gaffe d'un autre. L'astuce consiste à les différencier des situations de quasi-oui.
- C'est alors que ce collègue demande votre aide pour la présentation mensuelle pour la quatrième fois consécutive.
- Ou votre coéquipier oublie d'informer le client sur la hausse des tarifs, encore une fois. Et demande vos compétences interpersonnelles supérieures pour lisser les choses, encore une fois.
- Ou lorsque votre patron attribue ce travail ingrat que personne d'autre ne veut, promettant que ce sera différent le mois prochain, encore une fois.
Vous obtenez la dérive.
Ici, cela aide à adoucir votre réponse avec gentillesse, même si vous prenez soin de montrer comment votre réponse en renforcera une autre. Faites l'effort de faire savoir à l'autre que vous refusez non pas parce que vous êtes un imbécile insensible, mais parce que:
- Vous avez des priorités plus urgentes au travail. (Si possible, clarifiez-les explicitement afin qu'il n'y ait plus de place pour le doute.)
- Vous êtes engagé dans l'apprentissage d'un autre. Vous avez plus que fait votre part, et il est temps que l'autre rattrape votre retard.
C'est également le type de réponse à utiliser lorsque vous ne voulez pas éviter une opportunité future. Par exemple, supposons qu'un collègue vous invite à un brunch le week-end, et bien que vous ayez envie d'y aller, vous avez des engagements en suspens à prendre en charge. Vous souhaitez également laisser de la place pour de futures invitations. Encore une fois, pimentez votre «non» avec gentillesse tout en clarifiant explicitement la raison de votre refus. Cela garantira que votre relation reste cordiale tout en vous donnant la latitude de sortir des engagements inattendus.
Très bien, nous avons donc pris grand soin des conseils (1) à (7) pour vous assurer que votre réponse est tout sauf celle d'un imbécile. MAIS - il y aura des situations où vous devrez littéralement mettre votre pied vers le bas lorsque vous accordez un «NON» poli mais ferme. Ceci est essentiel lorsque vous souhaitez définir des limites fortes .
- Un client ou un collègue vous invite à socialiser en dehors du travail, ce qui est contraire à la politique de l'entreprise.
- Un coéquipier attend constamment que vous repreniez sa portion de travail lorsqu'il se relâche.
- Vous recevez toutes sortes de demandes sociales / personnelles / culturelles / financières / professionnelles qui sont clairement importunes et en dehors de votre zone de confort.
- Vous traitez avec une personne réputée insensible ou désagréable.
Il n'y a pas d'adoucissement de cette réponse. Vous voulez que la personne reçoive le message, même si cela semble dur à ce moment-là. Comprenez ici que vous n'êtes pas un con et que vous avez le droit de refuser sans culpabilité ni excuses. Selon la situation, vous pouvez être enclin à partager en plus la raison de votre refus.
Comme vous pouvez le voir, ce post vous apprend à dire subtilement «Non», tout en disant «Oui» . Cependant, il y aura des moments où votre réponse ne sera rien d'autre qu'un simple «Oh oui». Pour vérifier si c'est l'un de ces moments, découvrez qui fait cette demande folle, déraisonnable, chronophage et non pas votre travail.
S'il y a une demande venant de VOTRE meilleur gars au travail (et par cela, nous entendons cette personne qui signe votre chèque de paie, le chèque de paie de votre patron et le chèque de paie de son patron), vous êtes mieux vaut se mettre au courant dès maintenant, sans poser de questions.
Mais il y a de bonnes nouvelles. C'est aussi le genre de demandes qui seront soutenues par votre patron, et peut-être même son patron. (Souvenez-vous de ces chèques de paie!) Alors, n'hésitez pas à solliciter leur part d'aide pour accomplir ces tâches extrêmement prioritaires. Cela peut inclure la redéfinition des priorités des tâches en attente avec votre patron, l'obtention de son aide pour obtenir des informations rapidement ou même l'embauche d'un «assistant» pour accélérer les choses.
Le dernier mot…
Comme tout professionnel chevronné vous le dira, les relations d'entreprise prospèrent lorsque vous êtes en mesure de communiquer efficacement un «non» harmonieux, même lorsque vous dites «oui», ou vice versa. Ne vous contentez pas de céder à votre instinct immédiat pour sortir d'une tâche. Lorsqu'il est utilisé correctement, votre «non» peut être utilisé pour étendre votre vaisseau de mentorat avec un junior, étendre votre association avec un coéquipier ou renforcer votre partenariat avec un client. Faites l'effort d'utiliser ces conseils pour construire des partenariats prospères et mutuellement enrichissants (pas de simples associations).