Introduction à la planification et à l'ordonnancement de projets
La « planification et l'ordonnancement de projets», bien que distincts, sont les deux faces d'une même médaille dans la gestion de projet. Fondamentalement, la «planification de projet» consiste à choisir et à concevoir des politiques et des méthodologies efficaces pour atteindre les objectifs du projet. Alors que la «planification du projet» est une procédure d'attribution des tâches pour les terminer en allouant les ressources appropriées dans un budget et un calendrier estimés.
La base de la planification du projet est l'ensemble du projet. Il est peu probable que la planification du projet se concentre uniquement sur les tâches liées au projet, les dates de début / fin du projet et les dépendances du projet. Ainsi, un «plan de projet» est un document complet qui contient les objectifs, la portée, les coûts, les risques et le calendrier du projet. Et un calendrier de projet comprend les dates estimées et les tâches séquentielles du projet à exécuter.
Planification du projet
La phase de planification du projet concerne:
- Développer un projet pour le préparer à l'investissement
- Détermine les emplois / tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet
Étapes de la planification du projet
Les étapes de planification du projet sont répertoriées ci-dessous:
- Identifier les principaux sponsors et parties prenantes du projet, afin de déterminer la base de la portée, du budget et du calendrier d'exécution du projet.
- Lors de l'enrôlement des exigences des parties prenantes, hiérarchisation / définition des objectifs du projet.
- Identifier les livrables du projet nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
- Création du calendrier du projet.
- Identifier les risques du projet, le cas échéant, et élaborer des plans d'atténuation appropriés.
- Communiquer et présenter le plan de projet aux parties prenantes.
Avantages de la planification de projet
- Route-Map: Le plan du projet offre une route qui donne une direction au projet du début à la fin.
- Documentation des exigences des clients: Un plan de projet bien articulé permet d'enregistrer les exigences des clients sous une forme documentée. Cela fournit une direction précise au lieu de s'appuyer sur des hypothèses, qui pourraient être incorrectes et entraîner des erreurs de projet.
- Autonomie des tâches: la planification permet d'assigner des tâches à des membres spécifiques de l'équipe et donne de l'autonomie. L'équipe ressent un sentiment de responsabilité et d'appropriation du succès ou de l'échec d'un projet. Par conséquent, il les exhorte à mieux travailler ou les encourage à apporter des résultats incohérents.
- Estimation des ressources: La planification est vitale car en quelque sorte, elle nous permet d'estimer les ressources, les coûts et le temps. Il évalue les retards si plusieurs membres travaillent sur différents projets à la fois.
- Plan d'atténuation: Le plan de projet permet de prévoir les risques, le cas échéant, et de planifier les stratégies d'atténuation en conséquence.
- Identification des capacités des employés: La phase de planification permet d'identifier les employés possédant certaines compétences ou compétences. Et au fur et à mesure que les tâches sont assignées, les membres de l'équipe sont formés sur des compétences manquantes ou améliorés sur ceux qu'ils possèdent.
- Forces et lacunes des projets précédents: Les plans de projet aident également à analyser et à améliorer les enseignements des projets précédents ou à en tirer des enseignements et à faciliter la prise de décision.
Planification du projet
La phase de planification du projet fait référence à:
- Estimation des ressources humaines et matérielles nécessaires à chaque étape du projet; et le temps de calcul approximatif pour accomplir chacune de ces tâches.
- Indique la date de début et de fin de chaque tâche de projet et la connectivité logique entre les différentes tâches / activités du projet.
Étapes de la planification du projet
Les étapes de planification du projet sont décrites ci-dessous:
- En fonction de la portée du projet, concevoir et développer le TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identifiez les tâches liées au projet.
- Identifier les ressources humaines et matérielles nécessaires
- Évaluez le temps approximatif requis pour chaque tâche
- Allocation des ressources
- Analyser le calendrier détaillé
- Surveiller et régir le calendrier
Avantages de la planification du projet
- Réduit le délai d'exécution: le calendrier du projet donne un aperçu des tâches à exécuter en priorité ou simultanément avec d'autres tâches. Cela permet aux membres de l'équipe d'en être informés et évite tout retard ou report de tâches, réduisant ainsi le délai de livraison.
- Réduction des coûts: il permet de contrôler les ressources en évitant le chevauchement des tâches. Elle conduit également à une utilisation efficace des ressources et restitue les ressources non consommées dans le temps, réduisant ainsi les coûts.
- Facilite la productivité: lors de l'évaluation de la connectivité logique entre les tâches, les ressources qui ne sont pas utilisées de manière optimale peuvent être affectées à des tâches supplémentaires, améliorant ainsi la productivité.
- Prévoir les problèmes à l'avance: Un calendrier de projet précis permet de prévoir à l'avance tous les problèmes liés à la sous-utilisation ou à la surutilisation des ressources et garantit une consommation optimale de celles-ci.
- Fixe un objectif: Un calendrier de projet nous permet de fixer des objectifs, à court terme ou à long terme, en fournissant une direction et une vision lors de l'exécution du projet. Cela permet également à tous les membres d'une équipe de connaître les directives et les méthodes pour atteindre ces objectifs. Sans calendrier, le projet serait vaguement défini. Ainsi, ce qui rend la gestion et l'organisation des tâches fastidieuses afin de l'exécuter avec succès.
- Mises à jour et alertes de progression actuelles: Le calendrier du projet est un croquis qui laisse la place au projet. Un projet peut passer par certains défis, mais s'il n'y a pas de feuille de route, comment un projet se déplacerait-il dans la bonne direction? Dans un tel cas, un calendrier de projet aide à évaluer à quel point un projet a été hors-piste et comment le mettre dans la bonne direction.
Conclusion
Il est évident que la «planification et l'ordonnancement des projets» vont de pair et sont des éléments essentiels de la gestion de projet. En un mot, la «planification de projet» est un processus élaboré qui comprend tous les détails du projet, de sa création à son achèvement. Et «Calendrier du projet» est le tracker qui surveille les séquences et la durée des tâches liées au projet.
Un calendrier de projet informe / alerte l'équipe de projet de tout retard ou si le projet n'est pas une direction incorrecte. Il s'agit d'un document vivant qui nécessite une mise à jour et un enregistrement périodiques. Les outils et techniques déployés pour la planification de projet sont respectivement «Structure de répartition des tâches», «Étendue des travaux» et «Méthode du chemin critique», abrégés en «TBS», «SOP» et «CPM». Le calendrier du projet utilise des outils logiciels et des méthodes telles que «PERT» (technique d'évaluation des programmes), des diagrammes de Gantt, des diagrammes de Pareto et d'autres illustrations de réseautage.
Un projet est incomplet et ne peut être un succès sans un plan de projet bien développé et un calendrier de projet précis. Pour atteindre les jalons du projet, planifiez-le et planifiez-le!
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