Documentation du projet
La documentation du projet n'est pas seulement une simple corvée mais elle peut être considérée comme un ensemble de compétences essentielles à notre époque. Du collège aux professionnels, travaillant sur des projets dans une partie essentielle de sa routine de travail quotidienne, il devient donc impératif de comprendre comment documenter, sauvegarder et préserver son projet pour preuve de vérification et référence future. Dès le niveau de l'école, si les individus pensent que cette compétence simple mais efficace de documentation et de gestion de projet, cela peut ajouter beaucoup d'efficacité et de productivité dans leur travail professionnel.
Dans une perspective macro, la documentation du projet fait partie intégrante de la gestion de projet. Il peut y avoir différents types de projets dans différents volets sur lesquels les individus travaillent, la documentation peut être d'un immense avantage et d'une grande valeur pour le gestionnaire de projet car:
- Il peut voir si toutes les exigences du projet ont été remplies, sinon, ce qui doit être fait.
- En cas de problème, il peut remonter à la source du problème et travailler à apporter des solutions spécifiques.
- Il peut tenir un individu responsable du travail qu'il a fait, le chef de projet peut le retracer à l'analyste qui a travaillé sur le projet en termes de travail que l'analyste a fait et quand a-t-il été fait.
- Il fournit et sert de preuve que ledit projet a bien été mis au point.
- En cas de conflits et de litiges, les documents relatifs à un projet peuvent être consultés à nouveau et peuvent également être utilisés pour attribuer la propriété du projet à son propriétaire légitime.
- En passant simplement par le gestionnaire de documents, vous pouvez connaître l'état du projet et son délai de réalisation est estimé.
- Enfin, il est important que le projet soit organisé correctement, facile à lire et adéquat.
Idéalement, les chefs de projet suivent des modèles standardisés qui ont été utilisés dans le passé pour la documentation; ces modèles sont des projets réussis réalisés par l'entreprise dans le passé. Les plans de projet, les analyses de rentabilisation, l'état du projet et les exigences sont souvent réutilisés des projets passés qui ont été un succès car cela aide le chef de projet à se concentrer sur ses compétences, son efficacité et sa productivité et à réduire la paperasse excédentaire qui devient difficile à suivre et à gérer .
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes clés du cycle de vie d'un projet et de la façon dont chaque étape génère des documents de projet essentiels qui peuvent être utilisés pour la vérification, les références futures et la vérification. 
- Rapport de faisabilité - Avant la mise en œuvre du projet, il subit de nombreux tests en termes de faisabilité de l'exécution de ce projet et de sa mise en œuvre. Une étude des tendances et de la culture actuelles du marché ainsi que des coûts-avantages associés au projet est réalisée.
- Charte du projet - Il présente une vue d'ensemble du projet, mentionne les principaux composants et objectifs du projet et sert de référence. Il aide le gestionnaire à suivre les objectifs clés à maintes reprises.
- Spécification des exigences - Il mentionne toutes les exigences nécessaires pour exécuter le projet, la main-d'œuvre, les ressources financières, les ressources technologiques, les matières premières, les compétences spécifiques, les autorisations, les règles et règlements, les approbations à diverses étapes du projet.
- Document de conception - Il définit la structure de conception du projet, il est conçu de manière à être facilement compris par un étranger lorsqu'il voit le projet. Il présente l'architecture du projet.
- Plan de travail / estimation - Il établit le calendrier pour les différentes composantes du projet, lesdites composantes doivent se terminer dans les délais indiqués. Les progrès réels sont toujours comparés à ces délais.
- Matrice de traçabilité - Elle permet de retracer la responsabilité d'un analyste travaillant sur des composants spécifiques du projet et qui contacter en cas de problème.
- Suivi des problèmes - Il maintient une liste de tous les problèmes, il stocke également les problèmes et leurs solutions qui se sont produits dans le passé afin qu'en cas de nouveau problème, la solution soit facilement disponible
- Document de gestion des changements - Il capture les progrès réels et toutes les modifications apportées au projet
- Document de test - Il enregistre tous les tests effectués et leurs réponses.
- Document technique - Il énonce toutes les exigences techniques en termes de technologie, de conception et de spécifications.
- Document fonctionnel - Il se concentre sur la façon d'exécuter diverses fonctions et directives à suivre lors de leur exécution.
- Manuel de l'utilisateur - Aperçu de tous les processus, règles et réglementations. Comme une procédure d'exploitation standard.
- Plan de transition / déploiement - Il indique comment le projet sera mené de la planche à dessin à l'exécution. Il couvre toutes les étapes de la mise en œuvre du projet.
- Transfert / clôture du projet - Le projet est terminé et les documents sont enregistrés pour référence future.
Les points mentionnés ci-dessus étaient les domaines clés et les sources de documentation du projet à différentes étapes du cycle de vie d'un projet. Hormis la liste ci-dessus, il existe certains documents de projet communs qui se posent dans les projets quotidiens menés au niveau individuel ou au niveau de l'entreprise.
- Calendrier du projet - Mentionne le calendrier, les ressources et les coûts du projet.
- Gestion des risques - Il mentionne tous les risques qui pourraient survenir dans le projet, vous pouvez les classer et allouer les ressources en conséquence.
- Journaux des problèmes - Mentionne tous les problèmes opérationnels qui surviennent et leurs solutions.
- Budget du projet - Document le plus important, mentionne le coût total et le rendement attendu du budget.
- Rapport d'état - Il mentionne l'état d'achèvement et les jalons et les prochains jalons.
- Rapports d'assurance qualité - Les rapports d'assurance qualité sont importants car vous passez en revue tous les critères de base avant la mise en œuvre.
Il est donc clair que les documents de projet sont d'une importance capitale pour la réussite d'un projet. Les documents de projet doivent être clairs, simples, pertinents et à la hauteur. Chaque projet est la différence en termes de taille, de portée, de livrables et de cycle de vie. Ces documents de projet doivent être appropriés pour le projet en question.
Les documents de projet devraient faciliter la vie du chef de projet et de toutes les personnes impliquées. Il doit indiquer clairement toutes les exigences, les risques et les ressources afin que toutes les parties prenantes soient sur la même page.
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