La gestion de projet a captivé notre vie professionnelle de telle manière qu'elle est maintenant devenue une norme dans chaque entreprise et bureau / organisation. Cette phase consistant à mener systématiquement votre travail et à organiser les éléments d'un projet pour atteindre un but ou un objectif commun de l'entreprise a été le moteur de projets réussis et de changements et de systèmes de gestion du changement innovants et à la pointe de la technologie. Avec les techniques de gestion de projet, les approches de gestion de projet ont évolué, et ces approches ont continué d'évoluer et de se développer pour les aspects en constante évolution des entreprises mondiales.
Alors que l'industrialisation augmentait de façon exponentielle, il y a eu une fracture dans la façon dont nous considérions les approches de gestion de projet et comment cela affecterait l'entreprise. Le travail devait être plus rapide, meilleur et plus précis que jamais. C'est ce qui nous est apparu comme le nouveau côté de la gestion de projet. Les anciennes approches, ou les systèmes plus anciens, ont été appelés gestion de projet traditionnelle et la nouvelle approche dynamique et plus intuitive est devenue connue sous le nom de gestion de projet dynamique.
Dans cet article, nous verrons comment nous pouvons différencier ces deux phases de la gestion de projet et comment nous pouvons vous aider à décider laquelle de ces approches est nécessaire à votre entreprise pour fonctionner comme une machine bien huilée. Nous opposerons la gestion de projet traditionnelle à la gestion de projet dynamique sur la base de 6 points individuels et nous verrons comment ils s'en sortent dans ces conditions.
Gestion de projet traditionnelle
Lorsque nous parlons de gestion traditionnelle, nous examinons une forme très confinée et rigide d'une approche de gestion de projet. Cette approche a été le début de la gestion de projet sur la planète Terre et a supposé que la portée et les objectifs du projet sont restés constants tout au long du cycle de vie du projet. L'initiation et la planification ont ensuite été conçues selon ce processus de réflexion. Des attributions ont été faites et le produit a été envisagé dans une configuration bidimensionnelle sans aucune variation ni même la possibilité d'une variation envisagée.
Comme il ne restait absolument aucune marge pour tenir compte des écarts et des modifications des plans et calendriers des projets, les marges de réussite étaient sombres et peu encourageantes. La gestion traditionnelle du projet identifierait les délais et les ressources en supposant que rien ne changera pendant le projet et que le plan sera respecté en tout temps. Le cycle de vie du projet ressemblait à ceci:
- Lancement du projet
- Planification du projet
- L'exécution du projet
- Suivi et contrôle du projet
- Clôture du projet
Le cycle de vie du projet serait suivi dans un ordre séquentiel et une étape en suivrait une autre, c'est-à-dire qu'une fois la planification du projet terminée, le projet entier passerait à l'exécution du projet.
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Changements dans le plan
Comme mentionné ci-dessus, la gestion de projet traditionnelle a une vision très rigide de tout l'espace de gestion de projet que nous créons pour mener un changement ou un mouvement vers un objectif fixé. En supposant que tout restera tel quel, il n'y a aucune flexibilité dans le plan qui est rédigé après le lancement du projet.
Avec moins de place pour tout changement, même un léger changement auquel le projet est confronté dans la phase d'exécution ou dans la phase de conception du plan lui-même, il sera nécessaire que le chef de projet remodèle l'intégralité du plan en tenant compte du changement qui s'est produit.
Comme nous savons maintenant que dans le fonctionnement d'un projet, il y a une possibilité de nombreux changements. La refonte et la refonte de l'ensemble du plan ne seraient pas évolutives et coûteraient du temps à l'organisation, aux ressources, à l'inflation du budget et aux efforts.
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Rôles et responsabilités
Dans la gestion de projet traditionnelle, nous recherchons une figure centrale qui s'occupe de l'ensemble du fonctionnement du projet. Cette personne est le chef de projet (PM). Le PM passe en revue toutes les étapes du projet et est responsable de son bon fonctionnement.
Avec le dynamisme offert par le projet, la responsabilité de la mise à jour du plan incombe également au PM, surchargeant ainsi une seule personne de la tâche de diriger et de mettre le projet sur les rails. Cela peut être une tâche assez difficile à gérer.
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Productivité et performance
L'accent est mis sur le respect du calendrier et des délais, car il impose désormais une punition sévère au Premier ministre s'il y a même un léger changement dans le plan de projet. Cette affection unilatérale pour les calendriers de projet perturbe le flux de travail du projet et le travail prend du retard de toute façon.
Sans penser au travail réel qui a lieu, il y a également eu de nombreux cas où la qualité a été compromise dans le but de respecter les délais. Il y avait toujours une impasse quand il s'agissait de délais et pas un instant pour respirer et réfléchir au travail des membres de l'équipe de projet.
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Gestion des risques
Bien que la majeure partie de la concentration de l'équipe et du chef de projet soit dans les délais, avec une attention insuffisante à la gestion des risques et à l'anticipation des risques, l'équipe réagirait au risque plutôt que d'y répondre.
Quand il y a une réaction aux risques, vous savez que vous ne faites pas attention aux risques du tout, car vous supposez que le changement n'aura pas lieu et que le projet se déroulera selon les délais. Mais, avec la lutte contre les incendies qui se déroule pendant le projet, vous êtes obligé d'aller hors piste et ensuite, le cycle de reformulation du plan recommence.
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Priorisation du travail
La priorisation du travail peut être sérieusement affectée pendant les procédures du projet, et avec le cadre de la gestion de projet traditionnelle, où l'autorité est centralisée, il est possible que les membres de l'équipe ne soient pas conscients de la bonne priorité du travail. Cela peut les amener à travailler sur les mauvaises choses au mauvais moment.
Le chef de projet est normalement trop embourbé par les plans et les changements qui se produisent et l'équipe se retrouve sans organisme de priorisation pour l'aider à effectuer le travail selon les besoins.
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Délais
Avec des délais faibles, la gestion de projet traditionnelle était à son extrémité la plus vulnérable et c'est maintenant que nous savons pourquoi cette configuration rudimentaire des processus n'était qu'un prédécesseur de la forme dynamique de gestion de projet.
Il y a beaucoup d'influence externe sur les délais et les délais en ce qui concerne la gestion de projet traditionnelle. Les clients et les clients dictant les délais, il n'y a pas de consultation pratique sur l'estimation du travail et le temps nécessaire pour ce travail.
Gestion dynamique de projet
Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, l'environnement créé par la gestion de projet dynamique répond à toutes les préoccupations soulevées par l'ancien environnement. La nature dynamique des projets est parfaitement gérée par ce type de gestion de projet car elle fournit un cadre flexible qui englobe les saisons en constante évolution des plans et objectifs du projet. L'approche utilisée ici, dans un environnement de gestion de projet dynamique, consiste à diviser le projet en unités autonomes qui ne sont pas liées à de nombreux facteurs dépendants.
En ce qui concerne un projet de développement logiciel, vous avez des exigences variées qui sont extrêmement volatiles et sont sujettes à des changements massifs ou mineurs à chaque étape. Généralement, ces plans sont basés sur des hypothèses qui peuvent ou non se conformer aux événements réels au sein du projet. Il est très difficile de suivre l'approche de gestion de projet traditionnelle dans de tels scénarios et, par conséquent, les experts en gestion de projet ont trouvé la nécessité d'une approche nouvelle et flexible.
La gestion de projet dynamique ou la gestion de projet Agile se sont avérées être juste l'approche nécessaire pour briser le jinx dans les projets infructueux, ce qui était dû à la rigidité de l'approche de gestion de projet traditionnelle. Étant hautement itérative pour une approche de gestion de projet, la gestion de projet dynamique a suivi la voie incrémentale. Avec toutes les bonnes choses, il y a des aspects du projet qui doivent être soigneusement examinés pour lancer la balle. Elles sont:
- La valeur rendue par le projet doit être claire
- Il devrait y avoir une participation active des clients pour vérifier le déroulement du projet
- La documentation visuelle et graphique doit être autorisée et encouragée
- La collaboration en équipe doit être la figure faisant autorité dans l'exécution du projet
Les cycles de développement sont des blocs de construction qui permettent une évaluation constante du projet et le cadre permet une rétroaction et une amélioration constantes sur place. Avec une amélioration continue comme colonne vertébrale, une gestion de projet dynamique est certainement la voie à suivre. La planification devient plus agile et se déroule avec beaucoup de considération et d'anticipation à bord.
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Changements dans le plan
Les dernières technologies prenant le pas sur l'approche de gestion de projet dynamique, les PM s'appuient sur des outils logiciels de gestion de projet pour les accompagner dans les différents changements de plans et les différentes introductions dans les phases de conception et d'exécution du projet. Ces outils se conforment à l'approche de gestion de projet dynamique de manière à pousser très peu de stress sur le PM lorsqu'il s'agit de changements dans le plan.
Ces outils permettent aux GP d'incorporer automatiquement les changements dans le plan, car il existe déjà les diverses situations envisagées et les plans d'urgence convenus pour tout changement qui pourrait survenir. L'outil prend immédiatement le changement et remanie le plan de manière à ne pas déplacer le plan entier mais à s'adapter à l'anomalie qui a frappé.
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Rôles et responsabilités
Avec l'accommodation automatique des changements dans le plan de projet, les membres de l'équipe n'ont pas besoin de compter sur une seule autorité centralisée pour obtenir leurs commandes et travailler pour la journée. Les membres de l'équipe peuvent eux-mêmes aider à planifier et à hiérarchiser la journée au fil du travail.
Une gestion de projet dynamique ne serait possible que si les mains qui ont contribué au projet sont extrêmement compétentes et peuvent travailler avec brio en équipe. La collaboration d'équipe est extrêmement importante dans un espace de gestion de projet dynamique et elle constitue un élément clé qui conduit ce cadre dynamique à de meilleures chances de réussite.
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Productivité et performance
Le plan et les délais du plan sont désormais tous automatiquement gérés par l'outil de gestion de projet et n'ont pas besoin d'avoir des yeux dédiés pour les suivre. Avec cela, l'équipe et le PM peuvent se concentrer uniquement sur le travail à réaliser et les itérations à gérer. Plus de temps permet plus de créativité et d'innovation et aide les membres de l'équipe à toujours penser hors de la boîte à tout obstacle rencontré en cours de route.
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Gestion des risques
Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, où il y avait plus de réaction aux risques rencontrés, dans la gestion de projet dynamique, vous cherchez des moyens de répondre aux risques qui se sont présentés à vous. Pendant la phase de planification du projet, la gestion des risques est effectuée et les risques sont anticipés et prévus. Une fois ces prévisions effectuées, des plans d'action ont également été désignés pour chaque risque, ce qui était prévu. Ces plans d'action sont incorporés dans le plan de projet, et s'il devait y avoir des risques rencontrés, une méthode proactive ira déjà comme déployée.
Si les risques sont évités, le projet et les membres de son équipe peuvent utiliser le temps restant comme une opportunité pour faire avancer le calendrier du projet.
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Priorisation du travail
Ici, tout le monde dans l'équipe de projet sait ce qui doit être fait et les priorités sont déjà triées. Avec la transparence du système et la clarté du processus de priorisation, la gestion dynamique de projet prend en charge les changements de plans ou de priorité de tâche. Ceux-ci se reflètent immédiatement dans les plans de projet.
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Délais
Avec une planification fiable et une approche flexible, le calendrier et la date de fin ou les dates d'étape du projet ne sont pas figés au début du projet, mais évoluent plutôt au fur et à mesure que le projet évolue avec le temps. Si la gestion dynamique du projet est menée efficacement, il y a de grandes chances de réussite et d'économies en termes de budget, de temps et d'efforts.
Cela impliquerait qu'avec un plan évolutif, vos délais seront toujours précis et la date de fin de votre projet sera basée sur des prévisions réelles plutôt que sur des prévisions faites tôt dans le temps.
Conclusion
La gestion de projet traditionnelle a été le tout début de la gestion de projet et sa contribution à la façon dont nous gérons les projets de nos jours sera toujours applaudie. Non pas que cet article fasse de la gestion de projet traditionnelle une approche de gestion de projet obsolète, il oppose plutôt le traditionnel à la nouvelle dynamique de l'âge. La gestion de projet traditionnelle est encore utilisée dans certaines industries qui ont des délais fixes pour tout et pour le traitement linéaire du travail.
La comparaison place sûrement et évidemment la gestion de projet dynamique en tête dans cette course et avec les temps changeant et se réformant continuellement dans le secteur industriel, nous améliorerons sûrement ce que nous faisons et progresserons encore plus pour l'humanité.
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