Créer un diagramme de Gantt efficace pour un projet -
La gestion de projet est un processus compliqué et implique souvent de jongler avec plusieurs tâches à la fois. Cela est vrai pour toutes sortes de projets, qu'il s'agisse de gérer une maison, un projet de développement logiciel particulièrement difficile ou un entrepreneur civil.
Lorsqu'il y a une ou deux tâches, il est facile pour un chef de projet de se rappeler ce qui doit être fait quand et comment. Mais que se passe-t-il s'il existe plusieurs volets d'activités, dont certains sont interconnectés? Comment peut-on suivre toutes les tâches pour s'assurer que le projet est terminé, bien terminé et bien terminé à temps?
Voici où le diagramme de Gantt entre en scène. Ils sont une représentation visuelle des tâches d'un projet. Le diagramme de Gantt a ses origines en 1896, lorsqu'un ingénieur polonais, Karol Adamiecki, a utilisé un diagramme similaire pour représenter les calendriers de production. Il l'a appelé l'harmonogramme et, puisqu'il a été publié en polonais et en russe, il est resté largement inconnu. Simultanément, un Américain appelé Henry Gantt a conçu un graphique similaire, et c'est son nom que le graphique porte maintenant.
Le graphique a été largement utilisé en ingénierie de production. Bientôt, avec l'avènement des ordinateurs, c'est devenu une méthode de planification de projet courante et pratique. Avec les applications Web, le diagramme de Gantt a gagné en popularité et est désormais une caractéristique commune à la plupart des projets. Maintenant, cependant, avec les méthodologies Agile, la popularité du diagramme de Gantt est faible. Il a cependant tenté d'évoluer avec le temps.
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt en gestion de projet?
Tout d'abord: qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt en gestion de projet? En termes simples, un diagramme de Gantt est une représentation graphique à barres du calendrier d'un projet.
En règle générale, les lignes comprennent différentes tâches d'un projet, souvent en descendant jusqu'aux tâches individuelles, la chronologie formant les colonnes du graphique.
Avec les programmes qui créent un diagramme de Gantt pour un projet, vous pouvez voir où se situe le projet un jour donné. Le diagramme de Gantt d'un projet montre qui est responsable de chaque tâche, ainsi que les dépendances entre les tâches.
Voici un diagramme de Gantt typique pour un projet:
Le graphique montre clairement, d'une manière facile à comprendre, où en est le projet aujourd'hui. Le tableau est extrêmement utile dans les présentations à la direction, ainsi qu'aux clients, qui peuvent souhaiter une évaluation rapide des tâches en cours.
Dépendances dans le diagramme de Gantt pour un projet
L'une des principales raisons pour lesquelles les calendriers des projets tournent mal est la mauvaise reconnaissance des dépendances. Disons que vous avez un projet qui nécessite trois parcours de travail distincts. Tous ces éléments doivent converger pour que le projet puisse avancer. Même si l'un des chemins de travail est retardé, l'ensemble du calendrier du projet s'effondre. Avec un diagramme de Gantt, cette dépendance est identifiée dès la phase de planification, visuellement, de sorte que tout retard sera signalé instantanément, pour indiquer les retards possibles. En tant que chef de projet, vous pouvez alors immédiatement déployer des ressources pour vous assurer que le retard cause un minimum de dommages.
Il existe plusieurs types de dépendances dans un projet. Tous ces éléments peuvent être indiqués sur un diagramme de Gantt.
- Terminer pour commencer (FS): dans ce type de dépendance, la tâche A doit être terminée avant que la tâche B puisse commencer. Un exemple: supposons que vous travaillez sur un projet de conception Web. Ce n'est qu'après que les clients ont approuvé les images à utiliser sur le site Web qu'un travail Photoshop sur les photos peut avoir lieu.
- Start to Start (SS): dans ce type de dépendance, la tâche A doit être démarrée pour que la tâche B commence. Un exemple simple serait dans le domaine de l'écriture. Un écrivain doit avoir commencé à écrire un roman avant de commencer à en éditer certaines parties.
- Fin à fin (FF): dans ce type de dépendance, la tâche A doit être terminée avant que la tâche B puisse être terminée. Disons que vous travaillez sur une brochure. La tâche de «création de texte» doit être terminée avant la fin de la tâche de «conception de la brochure». Cependant, la conception peut commencer avant la fin du texte, comme cela se fait souvent, en utilisant du texte factice. \
- Du début à la fin (SF): dans cette dépendance rare, la tâche A doit démarrer avant que la tâche B puisse se terminer. Cela pourrait être appliqué à un nouveau poste à pourvoir. Il peut être essentiel que l'employé sortant forme le nouvel employé afin que l'employé qui quitte l'organisation ne puisse le faire qu'après l'entrée en fonction du nouveau. Il faut noter qu'il ne s'agit pas à proprement parler d'une approche professionnelle.
Dans le développement de logiciels, Microsoft recommande que le schéma Terminer le début soit utilisé le plus souvent. Cela décourage également l'utilisation de l'algorithme du début à la fin, car cela pourrait signifier un retard sans fin et des références circulaires possibles dans un flux de travail. Cependant, pour les déploiements juste à temps, la dépendance du début à la fin peut être utilisée.
Étapes pour créer un diagramme de Gantt efficace pour un projet:
Le processus de création d'un diagramme de Gantt pour un projet est assez intuitif. Cependant, pour une meilleure utilisation, vous devez également planifier le graphique.
Bien que vous puissiez préparer le graphique sur papier ou sur un ordinateur, cela facilitera la tâche si vous disposez d'un modèle de diagramme de Gantt dans lequel vous pouvez connecter des informations. La plupart des outils de collaboration Web incluent des modèles de diagramme de Gantt. Il existe également de nombreux modèles disponibles pour la même chose pour Microsoft Excel.
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Faites une liste complète des tâches
Cette étape consiste à décomposer le projet en ses composants de diagrammes de Gantt. Si l'on peut le décomposer en une structure hiérarchique avec des groupes de tâches, sous lesquels les tâches sont présentées plus en détail, cela fonctionnera mieux.
Par exemple, considérons la tâche de créer un nouveau site Web
Certaines des étapes générales sont les suivantes:
- La revue
- Portée
- Conception
- Contenu
- Codage
- Essai
- Implémentation et maintenance
Sous chacune de ces étapes, il y aura des tâches supplémentaires. Il est préférable de percer le plus profondément possible afin que les tâches soient clairement définies.
Par exemple, en tenant compte de la phase de contenu, les sous-tâches impliquées peuvent être:
- Collation et révision d'un texte
- Assemblage et révision des éléments graphiques
- Création / réécriture de texte
- Création d'éléments graphiques (peut inclure une séance photo, etc.)
- L'édition d'image
- Édition de texte
- Finalisation du contenu
Ou toute autre étape pouvant être pertinente pour votre projet.
De même, toutes les tâches, aussi banales soient-elles, doivent être répertoriées.
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Lister les dépendances des tâches
Les dépendances de tâches doivent être répertoriées. Une simple feuille Excel, ou même un tableau Word, suffirait.
Quelles sont les étapes qui dépendent des autres?
Dans notre exemple, la modification du contenu ne peut commencer qu'après l'évaluation du contenu existant et la création d'un nouveau contenu, si nécessaire. Le photoshopping ne peut être effectué qu'après avoir pris des photos.
Il est important de noter les dépendances afin que la planification des diagrammes de Gantt devienne plus facile et plus stricte.
Cela dépend également de votre organisation. Si les équipes sont plus petites et les ressources limitées, il peut être judicieux de tracer d'abord vos ressources, puis de les chronologiser. Si la vôtre est une énorme entreprise avec un large pool de ressources, il peut être judicieux de créer d'abord la chronologie.
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Créer la chronologie du projet
Pour les managers qui aiment descendre et se salir plus tôt, c'est la partie la plus charnue du diagramme de Gantt.
Une fois les tâches prêtes, la chronologie est créée. Facteur en week-end et jours fériés.
Sur des logiciels tels que SmartDraw, le diagramme de Gantt pour un projet est créé juste après avoir entré des données sur un écran convivial. Mais avec d'autres logiciels ou modèles Excel, vous devrez peut-être saisir des valeurs dans la feuille de calcul des diagrammes de Gantt elle-même.
Le diagramme de Gantt étant un outil permettant de visualiser le plan, la disponibilité de logiciels spécialisés ne devrait pas avoir autant d'importance.
Les délais dépendent du client et, si le client a des contraintes de temps définies, assurez-vous de bien diviser le temps entre les tâches.
Cette chronologie est appelée à changer et n'est probablement pas définitive, mais essayez de la rendre aussi proche de la finale que possible.
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Attribuer chaque tâche à un groupe ou à une personne
En tant que chef de projet, vous devrez trouver la meilleure façon de faire fonctionner cela. Évaluez votre équipe. Déterminez qui travaillera le mieux pour quelle tâche. La présentation du projet sur une chronologie approximative dans un cahier ou un logiciel vous aidera également à vous assurer que les ressources ne sont pas doublées, nécessaires à deux endroits à la fois.
Cela peut prendre un certain temps, mais c'est une partie importante qui doit être corrigée.
Certaines des questions qui pourraient vous aider à identifier les personnes appropriées sont les suivantes:
- Cette ressource sera-t-elle bonne dans un rôle orienté client?
- Cette ressource pourra-t-elle se coordonner et travailler avec les autres?
- Cette ressource pourra-t-elle rapidement renverser la vapeur?
- Cette ressource est-elle meilleure pour le multitâche ou pour effectuer une tâche en profondeur?
- À partir de quand cette ressource est-elle disponible? Selon que votre projet est critique en termes de ressources ou de temps, les tâches seront allouées.
À ce stade, il faut également clarifier plusieurs choses au sein de votre organisation:
- Qui approuve le design? Sur le texte? Sur les budgets?
- Il est essentiel de veiller à ce que la personne chargée de signer les choses dispose d'une marge de manœuvre appropriée. Si le directeur de contenu, en charge de tout le contenu, part pour un voyage prévu à l'étranger, assurez-vous que cela est pris en compte dans la chronologie.
Cela nécessitera une certaine coordination avec les RH et d'autres chefs de projet, et l'embrassera.
Maintenant, vous pouvez allouer des ressources ou des groupes individuels à des tâches, qui ont déjà été planifiées et mappées pour les dépendances.
Donc ça devrait être ça, non? Il reste une dernière étape cruciale.
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Partager et affiner
Une fois que tout semble verrouillé, partagez le tableau avec les principales parties prenantes. C'est une bonne pratique de partager le tableau avec toute votre équipe pour vous assurer que vous n'avez rien manqué d'important.
Il est prêt à être partagé avec le client et après approbation, votre diagramme de Gantt pour un projet est prêt à l'emploi!
Limites du diagramme de Gantt pour un projet
Le mot à la mode dans la gestion de projet logiciel est Agile. Les méthodologies agiles sont partout et leur adoption augmente de jour en jour.
Un diagramme de Gantt traditionnel pour un projet a une portée très limitée pour les projets logiciels modernes, car l'accent est mis sur l'adaptabilité. Le diagramme de Gantt planifie la totalité de l'avance, et si (plutôt, quand) les horaires changent, ils deviennent très difficiles à gérer. Et le temps mieux utilisé est utilisé pour mettre à jour le diagramme de Gantt.
Les projets agiles peuvent utiliser des sprints courts (dans le cas de Scrum) ou travailler d'abord sur le travail le plus urgent (comme dans Kanban), préparer un diagramme de Gantt pendant des semaines ne sera tout simplement pas possible. Dans d'autres méthodologies de projet réactives telles que Extreme Programming, ce sera simplement une perte de temps, car les parties planifiables du graphique sont très courtes.
Les chefs de projet logiciels ont rapporté un certain succès dans l'utilisation d'un diagramme de Gantt pour un projet afin de garder une trace des sprints individuels. D'autres font caca l'idée, disant qu'un diagramme de Gantt pour un projet basé sur le modèle de gestion de projet Waterfall.
Les diagrammes de Gantt ont également la réputation d'essayer d'afficher trop d'informations. Les barres, avec des couleurs variées pour indiquer différentes ressources et dépendances, peuvent être très déroutantes pour des projets complexes.
Cependant, le diagramme de Gantt est toujours un outil de planification populaire dans plusieurs secteurs. En fait, ils jouent un rôle énorme dans des projets plus axés sur les processus tels que le développement de sites Web.
Alternatives au diagramme de Gantt pour un projet
Le diagramme de Gantt est essentiellement un diagramme à barres des planifications de tâches. Tout morceau de papier, y compris une liste de tâches détaillée, peut atteindre le même objectif.
Voici quelques alternatives au diagramme de Gantt pour un projet:
- Une liste détaillée des tâches à accomplir
- Un tableau blanc, permettant de suivre la progression de chaque histoire / sprint, dans le cas de projets Agile
- Un tableau Kanban: un tableau simple à trois colonnes - à faire, à faire et à faire, dans sa forme la plus simple
- D'autres outils créés spécifiquement pour les projets Agile, comme Sandglaz
Les diagrammes de Gantt ont parcouru un long chemin, ayant servi les industries manufacturières et de services. Ils ont rendu les processus beaucoup plus transparents et se sont adaptés du mieux qu'ils pouvaient à l'industrie logicielle la plus exigeante.
Bien que leur popularité ait sans aucun doute considérablement diminué, ils restent le premier rendez-vous des chefs de projet dans le monde au début d'un projet.
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Cela a été un guide sur la façon de créer un diagramme de Gantt pour un projet. Ici, nous avons discuté des étapes pour créer un diagramme de Gantt pour un projet d'une manière efficace. Vous pouvez également consulter les articles suivants pour en savoir plus -
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