Introduction aux activités de gestion du temps
«Soit vous courez le jour, soit le jour vous court» dit un dicton. Cela est vrai pour la plupart d'entre nous qui ont une relation quelque peu volatile avec le temps.
Nous pensons souvent que vingt-quatre heures ne suffisent pas en une journée. «Tant de choses à faire et si peu de temps», se plaint notre animal de compagnie. La plupart d'entre nous ont du mal à s'intégrer dans notre travail dans les délais qui nous sont impartis et finissent par se plaindre que même après avoir fait de notre mieux, nous manquons encore de temps. La gestion efficace du temps est une compétence qui doit être acquise par une pratique prudente et continue. Le secret de la réussite professionnelle de la plupart des gens réside dans le fait qu'ils ont appris des activités efficaces de gestion du temps.
10 activités de productivité et de gestion du temps impressionnantes
Au moment où vous entendez parler d'activités de gestion du temps, qu'est-ce qui vous vient à l'esprit? Laisse-moi deviner. Vous pensez que l'un des éléments suivants:
- Je sais tout sur les activités de gestion du temps. Personne n'a besoin de me dire comment mieux utiliser mon temps.
- Oh, je suis désespéré à gérer mon temps. Rien ne peut vraiment m'aider à faire mieux.
Si vous avez coché a), laissez-moi vous dire que le meilleur des gestionnaires tombe souvent dans des pièges à temps qui réduisent la productivité et rongent leur horaire chargé. Par exemple, un courrier urgent arrive et vous vous précipitez pour y répondre. Votre travail en cours reste juste cela … en cours. Ou une assignation urgente vient du patron, et vous laissez tout pour y assister. Ou certains collègues commencent à discuter d'un sujet juteux et vous êtes aspiré dans la conversation, et avant de le savoir, il est temps de soumettre votre travail et vous êtes loin derrière. Ne pensez-vous donc pas que vous avez tout à gagner des conseils sur les activités de gestion du temps?
Et si vous êtes du genre qui a coché b), il y a encore de l'espoir pour vous. Tout n'est pas perdu. Le temps est une ressource qui semble toujours rare pour votre type, mais ce n'est pas toujours votre faute. Soit vous êtes surchargé de travail, soit vous n'êtes tout simplement pas assez bien organisé. Quoi qu'il en soit, vous pouvez très certainement bénéficier de quelques conseils opportuns sur la gestion efficace du temps.
Le temps est une ressource qui est généralement très demandée et, par conséquent, très rare. La plupart d'entre nous courons constamment contre le temps ou essayent de remplir autant de choses que possible en aussi peu de temps. Paradoxalement, certains d’entre nous essayent de combler le temps, car nous n’avons pas grand-chose à faire. Pour ces personnes, sans emploi significatif, la journée semble s'allonger indéfiniment.
Quelle que soit notre relation avec cette précieuse ressource, elle n'est jamais idéale. Avez-vous déjà rencontré une personne qui a dit: «Je gère bien mon temps? Chaque moment est bien utilisé. »? Je suppose que non. Même les PDG et dirigeants les plus performants sont devenus agités en essayant de gérer leur temps efficacement.
L'une des raisons pour lesquelles le temps est une ressource si précieuse et très demandée est qu'elle ne peut pas être reconstituée. Une fois parti, il est parti pour toujours. Aucun effort ou argent ne ramènera du temps perdu.
Des activités de gestion du temps appropriées aident à améliorer la qualité globale de notre vie, en plus de nous donner une meilleure satisfaction au travail et un meilleur rendement au travail. Notre vie professionnelle devient plus efficace et nous pouvons profiter davantage de nos loisirs si nous pouvons gérer le temps. Voyons comment nous pouvons utiliser cette ressource de manière optimale sur le lieu de travail pour augmenter notre productivité et notre satisfaction.
1. Tous les travaux qui viennent à votre table ne sont pas aussi importants.
Vous devez savoir ce qui est prioritaire. Demande toi:
- Qu'est-ce que je dois faire?
- Quand est-ce que je le fais?
- Dans quelle mesure le fais-je?
Tous les documents ou courriers signalés comme urgents n'ont pas besoin d'être lus ici et là, ce qui perturbe votre flux de travail. Vous devez prioriser votre travail par ordre d'importance et d'urgence. Ou vous risquez de vous approprier la priorité de quelqu'un d'autre.
Si vous avez plusieurs tâches importantes en attente, planifiez comment vous allez les terminer. Décidez de la séquence des tâches. Ne laissez pas les perturbations ou les interruptions vous égarer. Gardez votre emploi du temps devant vous, avec une liste de tâches à faire. Cochez les éléments au fur et à mesure qu'ils sont terminés. La priorisation vous aide à vous concentrer sur les choses importantes d'abord, puis à gérer les questions de routine.
2. Planifiez votre journée
Atteignez le bureau ou votre lieu de travail avant l'heure spécifiée, un peu en avance sur les autres. Asseyez-vous calmement et planifiez votre journée à l'avance. Les organisateurs numériques peuvent vous aider à planifier des tâches et vous les rappeler. Réservez du temps pour rencontrer des clients internes et externes, et un temps pour interagir avec vos collègues et les membres de votre équipe. Bien sûr, votre horaire ne se déroulera pas exactement comme vous le planifiez, alors prenez en compte les variations mineures.
3. Essayez de terminer le travail dans un laps de temps défini
Les activités de gestion du temps aident vos tâches professionnelles et respectent les plans de temps. Ne surchargez pas votre journée de travail et ne ramenez pas de travail à la maison. Essayez de terminer les choses dans les heures de travail spécifiées. Tâches de groupe qui se chevauchent. Par exemple, si vous allez rencontrer un client, utilisez le temps d'attente pour remplir les formats de routine. Faites vos réservations de billets en ligne tout en payant vos factures. Si une réunion est prévue, gardez-la concentrée sur l'ordre du jour et notez les points discutés. Lorsque les gens vous voient respecter des horaires, ils ont également tendance à respecter votre temps.
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4. Limitez le multitâche
Oui, le multitâche semble très bien sur papier, en réalité, il vous donne plus d'anxiété et de brûlures d'estomac que de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Vous pensez que vous vous occupez de dix choses à la fois, mais en fait, vous laissez toutes les tâches à différents stades d'achèvement. Le rapport de marché est incomplet, votre client attend, votre collègue demande votre réponse et votre patron veut que le dossier sur lequel vous avez promis de terminer le travail. Vous avez commencé à travailler sur tous ces éléments, mais vous êtes rapidement dépassé et complètement confus. Terminer les tâches une par une donne un sentiment de satisfaction et de contrôle.
5. Déléguer du travail
Vous n'avez pas besoin de tout faire vous-même. Les tâches mineures peuvent être déléguées au personnel subalterne. Demandez à l'opérateur téléphonique de téléphoner à froid pour vous. Obtenez un péon pour superviser les travaux d'impression et de photocopie. Le travail de bureau de routine comme l'envoi postal, le suivi, etc. peut être délégué à des assistants. Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes et les plus importantes. Assurez-vous cependant que les délégués vous font part de leurs progrès. Sinon, vous aurez un problème de réparation plus important qui a été mal fait.
6. Faites d'abord les tâches désagréables
Aucun de nous ne veut vraiment faire ce que nous n'aimons pas, mais le travail doit être fait. Passez du temps le matin à planifier comment et quand vous vous attaquerez aux tâches désagréables. Si vous avez évité de rencontrer un client grincheux, planifiez-le pendant un certain temps dans la journée et finissez-en. Ce rapport fastidieux qui vous a été attribué? Commencez à travailler dessus et évitez-le. Le travail inachevé a tendance à occuper l'espace dans votre esprit. Plus vous tergiversez, plus ces tâches deviennent lourdes et plus vous vous sentez réticent à les entreprendre. Ne remettez pas ces tâches à plus tard. Abordez-les un par un.
7. Ne vérifiez pas vos messages et e-mails tout au long de la journée
Réservez un temps pour les vérifier et gardez vos notifications éteintes pour le reste de la journée. Ne vérifiez pas votre e-mail de temps en temps. Vérifier les e-mails et y répondre ronge une grande partie de notre temps de travail, alors ne le faites qu'à l'heure prévue, et non pendant les heures de travail restantes. Cela vous distrait et avant que vous ne le sachiez, vous passerez toute la journée à répondre et à répondre aux courriers et SMS non urgents.
8. Réservez un bloc de temps pour la paperasse et les lettres
Au lieu de lire des choses au fur et à mesure qu'ils se retrouvent dans votre bac, gardez-vous un temps, de préférence l'après-midi pour faire votre lecture. La période après l'heure du déjeuner est lâche, lisez votre courrier et vos lettres à ce moment-là. Utilisez ce temps pour rédiger des mémos ou des lettres. À l'exception du courrier très urgent auquel il faut répondre immédiatement, tout peut attendre jusqu'à l'après-midi. Écrivez votre correspondance à un moment où vous n'êtes pas pressé par d'autres travaux ou appels téléphoniques urgents.
9. Apprenez à dire non
C'est une tactique importante que nous devons tous adopter. Nous devrions pouvoir dire non aux demandes déraisonnables concernant notre temps. La plupart des gens suivent une pratique ad hoc de faire des demandes et des demandes pour faire le travail. Expliquez clairement que votre temps est précieux et que les gens doivent le respecter. Dites non aux personnes qui viennent à vous avec des demandes imprévues. Lorsque vous êtes occupé par une affectation, indiquez clairement que vous ne subirez aucun changement soudain dans votre horaire. La principale raison pour laquelle nous nous sentons toujours à court de temps est que nous passons la majeure partie de celui-ci à effectuer des travaux que nous n'avions pas planifiés ou planifiés plus tôt. Apprenez à refuser les gens poliment.
10. Demander l'aide de collègues de soutien dans le processus de gestion du temps
Demandez à un collègue utile de vous aider à respecter votre horaire de travail. Il / elle peut vous rappeler lorsque vous sortez de la piste et aider avec certaines de vos charges de travail lorsque les choses deviennent insupportables. Le soutien de collègues nous incite souvent à nous en tenir à nos plans de processus de gestion du temps.
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Maintenant que vous avez une idée des étapes à suivre pour le processus de gestion du temps, répondez à ce quiz pour voir si vous êtes capable de suivre les pointeurs.
- J'arrive sur mon lieu de travail 10 minutes avant l'heure.
Oui / pas encore
Si votre réponse ne l'est pas encore, alors accrochez-vous. Vous avez besoin de ce temps supplémentaire pour planifier votre journée et recueillir vos idées. Cela en vaut la peine, croyez-moi.
- Je fais d'abord les tâches les plus importantes.
Toujours parfois
Si vous ne faites pas le travail important avant qu'il ne devienne urgent, vous serez bientôt à bout de souffle avec des tâches urgentes exigeant toutes votre attention. Et votre patron veut le rapport, comme hier!
- Mon horaire quotidien m'aide à planifier et à exécuter des tâches
Oui, parfois
Pourtant, vous n'avez pas pris l'habitude d'écrire des tâches quotidiennes dans une liste? Vous continuerez à travailler au hasard et à répondre aux demandes au fur et à mesure qu'elles viendront sans aucun sens de la priorité.
- Je lis mon courrier et mes textes au fur et à mesure.
Oui / Parfois / Non
De quoi avons-nous discuté de la vérification répétée des messages et des e-mails? Veuillez le faire l'après-midi ou tôt le matin avant que les choses ne commencent. Et rappelez-vous, pas de Whatsapp ou Facebook pendant les heures de bureau, s'il vous plaît.
- Il y a certaines choses que je remets à plus tard
Oui Non
Donc, vous tergiversez toujours et retardez le travail désagréable? Grandissez et affrontez d'abord les choses difficiles.
- Je refuse parfois mes collègues lorsqu'ils me demandent du travail.
Oui Non
Si vous avez appris à dire non, excellent. Si vous ne l'avez pas fait, préparez-vous à répondre aux demandes de dernière minute indésirables de votre temps.
- J'ai éliminé des tâches inutiles ou délégué celles-ci
Oui Non
Tu fais toujours ton froid? Déléguez ou soyez surchargé de choses répétitives et non créatives pendant que les choses importantes continuent d'attendre.
- Je termine un travail à la fois avant de passer au suivant
Parfois / Non
Vous faites donc vingt choses simultanément? Étant donné que vous êtes un multitâche, combien de tâches avez-vous déjà terminées? Il n'y a aucune chance. Concentrez-vous sur une chose à la fois.
Créer une relation rentable avec le temps demande du temps et une pratique constante. Le processus de gestion du temps nécessite une prise de conscience de nous-mêmes et de nos habitudes quotidiennes et des actions qui conduisent à une perte de temps. Si nous pouvons consciemment revoir notre style de vie et nos habitudes, nous pouvons détecter et éliminer un certain nombre d'activités qui font perdre du temps.
Alors, prenez le temps de votre ami et allié. Établissez une relation enrichissante avec cette ressource et améliorez la production et la qualité de votre travail. Cela nécessite un peu d'autodiscipline et de contrôle. Bientôt, vous vous retrouverez à courir avec l'aide d'activités de gestion du temps dans le temps et à fournir un meilleur travail que vos homologues. Bonne chance!
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