Aperçu du plan de gestion des communications
Le plan de gestion de la communication fait partie intégrante du plan de gestion de projet où le processus de collecte, de génération, d'enregistrement et de circulation des informations requises par les parties prenantes est planifié et communiqué de manière structurée.
La majorité des problèmes / contraintes qui surviennent et ne sont pas résolus dans un projet est due à un manque de communication. Il existe un besoin d'une manière structurée ou d'une méthode de communication pour le chef de projet. Le plan de gestion de la communication est l'élément clé lors de la préparation d'un plan de gestion de projet / d'une charte de projet.
Au début du projet, la méthode de communication ou le plan de gestion de la communication doivent être clairement définis pour éviter toute forme d'obstacles. Le plan de gestion de la communication aide à établir le flux d'informations dans un projet. Divers intervenants sont présents dans le projet, à savoir. Gestion, chef de projet, membres de l'équipe interfonctionnelle, fournisseurs, agences externes, etc.
Pour réussir un projet, une communication efficace est très essentielle et donc la nécessité d'un plan de gestion de la communication. Dans le cas d'un projet résidentiel, un chef de projet peut générer un plan de communication avec les parties prenantes pour informer les différentes parties prenantes du projet et les aborder là où leur intervention est requise.
Liste du plan de gestion des communications
Certains plans de gestion de la communication avec leurs différents types sont donnés ci-dessous.
1) Réunions de projet -
Il existe différents types de plan de gestion de la communication pour les différentes parties prenantes du projet, tels que:
- Réunion d'examen du projet (pour la haute direction)
- Réunion de coordination de projet (pour les équipes interfonctionnelles)
- Réunion d'examen des fournisseurs (pour les fournisseurs)
- Réunion d'examen du projet:
Pour communiquer et fournir des informations à la direction, les «réunions de revue de projet» peuvent servir de plan de communication pour les informer sur divers aspects des projets tels que l'avancement du projet, la phase de conception du projet, la nomination des contractants, les questions de liaison, le local problèmes, facteurs externes, etc. Cela servira de système d'information qui les tiendra au courant du projet et leur permettra d'intervenir si nécessaire.
- Réunion de coordination du projet:
Pour communiquer et fournir des informations à l'équipe interfonctionnelle, des «réunions de coordination de projet» peuvent être organisées et les problèmes / contraintes du projet peuvent être présentés aux membres de l'équipe en fonction de leur expertise fonctionnelle. Par exemple, pour atteindre un objectif fixé par la direction et en fonction des conditions du site, un changement de conception est nécessaire, alors ces réunions pourraient servir de plate-forme pour leur communiquer des informations et en même temps, une solution pourrait leur être fournie. À la fin de ces réunions, un procès-verbal doit être préparé et doit être diffusé afin que toutes les parties prenantes soient informées du changement.
- Réunion d'examen des fournisseurs:
Pour communiquer et fournir des informations aux fournisseurs, des «réunions d'examen des fournisseurs» doivent être organisées sur une base hebdomadaire ou bimensuelle en fonction des exigences du projet. Lors de cette réunion, le fournisseur peut fournir des graphiques de progression, une analyse des tendances, des prévisions / projections pour les activités d'équilibre afin de communiquer au chef de projet leur portée de travail.
Afin d'éviter l'agitation et d'assurer une bonne communication, toutes les réunions mentionnées ci-dessus doivent avoir un ordre du jour bien défini. La fréquence doit également être prédéterminée. Le nombre de participants doit être précis et doit avoir les bons membres. Les ordres du jour doivent être annoncés bien à l'avance afin que les participants soient préparés pour la réunion. Tout écart par rapport aux points de l'ordre du jour ne doit pas être pris en compte. Le chef de projet sera le conducteur de la réunion pour éviter les écarts.
En plus des méthodes formelles ci-dessus, des méthodes parfois informelles de communication en face à face ou de communication téléphonique aident également à résoudre les problèmes d'un projet.
En dehors de ce qui précède, le plan de gestion de la communication doit être mis à jour au fur et à mesure des besoins en fonction des exigences du projet.
2) Rapports sur le rendement -
Il existe des rapports de performance pour chaque projet où les informations / données doivent être enregistrées pour la communication avec les parties prenantes.
Les différents types de rapports de performance sont les suivants:
- Rapport de situation
- Rapport d'étape
- Rapport de tendance
- Rapport de prévision (ou) de projection
- Rapport d'écart
- Rapport sur la valeur acquise
- Document d'apprentissage du projet
a) Rapport de situation:
- Ces rapports présentent les performances actuelles du projet par rapport à la référence précédente.
- Les délais de diffusion de ces rapports doivent être quotidiens / hebdomadaires.
b) Rapport d'étape:
- Ce rapport décrit le travail total accompli dans un laps de temps particulier.
- Il existe différents types de rapports dans cette catégorie en fonction de l'intervalle de diffusion.
| S.No. | Type de rapport d'étape | La description | Délais de diffusion | Présenté à |
| 1 | DPR | Rapport d'étape quotidien | du quotidien | Client et équipe interne |
| 2 | WPR | Rapport d'étape hebdomadaire | Hebdomadaire | Client, Management intermédiaire |
| 3 | MPR | Rapport d'étape mensuel | Mensuel | Client, Top management |
c) Rapport sur les tendances:
- Le rapport sur les tendances doit indiquer la tendance à la hausse ou à la baisse du projet en fonction de l'avancement
- Il s'agit d'un rapport de direction typique qui est diffusé / discuté sur une base mensuelle.
d) Rapport de prévision (ou) de projection:
- Une progression / performance prévue ou future attendue du projet est rapportée sur la base du scénario actuel du projet.
- Une prévision préliminaire est révisée selon les exigences et doit être soumise / distribuée chaque fois que requis par le client / la direction.
e) Rapport sur les écarts:
- Ce rapport compare les progrès réels au niveau de référence et les écarts encourus en termes de coûts et de temps sont représentés.
- Ce rapport est généralement diffusé avec le rapport sur les tendances, c'est-à-dire sur une base mensuelle.
f) Rapport sur la valeur acquise:
- Ce rapport comprend des mesures de portée, de coût et de calendrier afin d'évaluer la performance du projet. Qui sera diffusé sur une base mensuelle.
g) Document d'apprentissage du projet:
- En ce qui concerne tous les rapports de performance, un document d'apprentissage global du projet est préparé, qui sera utile pour accéder au projet et aidera également à élaborer les suggestions pour les futurs projets.
3) Escalade -
Chaque fois que des problèmes ou des complications surviennent dans les communications du projet, il devient nécessaire de transmettre le problème à la direction si une résolution ne peut être obtenue / effectuée au sein de l'équipe de projet interne.
En ce qui concerne la gravité du problème, l'autorité de décision et le délai doivent changer comme suit:
| Priorité | Gravité | Autorité de décision | Le délai de résolution (jours ouvrables) |
| 1 | Impact majeur sur le projet c'est-à-dire qui peut avoir un impact significatif sur le temps et les coûts. | Haut niveau de gestion | Dans la demi-journée |
| 2 | L'impact moyen qui peut affecter le coût ou le calendrier | Niveau supérieur de gestion et de gestion intermédiaire | Dans 1 jour |
| 3 | L'impact mineur qui peut retarder les délais | Niveau de gestion intermédiaire | En 2 jours |
| 4 | Aucun impact sur le projet, mais il existe une meilleure alternative | Niveau de gestion intermédiaire et chef de projet | Les travaux doivent être en cours, des solutions alternatives doivent être élaborées et soumises à l'approbation du comité de gestion du changement. |
Articles recommandés
Cela a été un guide pour le plan de gestion de la communication. Nous discutons ici de la liste des plans de gestion de la communication avec leurs différents types. Vous pouvez également consulter nos autres articles suggérés pour en savoir plus -
- Plan de projet Microsoft
- Concepts de gestion de la qualité totale
- Chef de projet Soft Skills
- Parties prenantes du projet
- Étude de cas en gestion de projet