introduction
Dans cet article, nous allons voir un aperçu du plan de projet par rapport au plan de gestion de projet. Nous avons toujours su, et assez souvent ri pour nous-mêmes, que la différence entre un plan de projet et un plan de gestion de projet est simplement que la partie «gestion» vient en être! Mais, pour en venir à des affaires sérieuses, ce que nous ne réalisons pas vraiment, c'est qu'un plan de projet diffère à bien des égards d'un plan de gestion de projet et cet article va vous guider à travers le déversement des haricots de manière très systématique et étape par étape. manière.
Bienvenue dans le monde des projets et de la gestion de projets!
La planification est toujours considérée comme l'étape la plus importante du cycle de vie d'un projet et en grande partie le prédécesseur de tout ce qui se passe dans un projet jusqu'à son achèvement. La phase de planification doit être prise très au sérieux par la direction, le chef de projet et l'équipe impliquée dans le projet. C'est cette étape qui donne les plans et ces plans sont des descriptions approfondies de ce qui doit être fait et où, et se présentent sous toutes les formes et tous les formats, répondant à différents besoins.
Pourquoi le projet a-t-il besoin de plans?
Que vous ayez un petit projet ou une entreprise à grande échelle, il est important de savoir que chaque projet ne peut pas simplement se poursuivre avec plusieurs personnes travaillant aussi aléatoirement que le travail continue. Il est important de comprendre que chaque projet a besoin d'un plan. Mais pourquoi?
Un plan est presque comme une carte. Un document d'orientation qui peut conduire le projet vers l'objectif vers lequel il est censé se diriger. Le plan garantit également que l'élan est maintenu lors de l'exécution d'un plan. Parallèlement à cela, le plan conserve son statut et enrôle également les tâches qui permettront au projet de se terminer avec succès.
Avec des jalons et une bonne répartition des rôles et des responsabilités, avec des calendriers, un plan est un document sain et très bien pensé à travers un document qui couvre une procédure étape par étape d'une séquence d'actions pour atteindre un objectif déclaré. Lorsque la planification est effectuée de manière systématique et précise, l'exécution devient plus facile. Sans un plan complet et complet, il est difficile d'obtenir une exécution aussi fluide que vous le souhaiteriez. Ainsi, cela vous coûtera des efforts supplémentaires et retardera et utilisera plus de ressources que prévu. Pour que vous puissiez mettre en œuvre un plan, il est essentiel de savoir ce qu'un plan peut faire pour vous. Voici quatre points qui éclaireront les avantages de la planification et d'avoir un plan complet à portée de main:
1. Amélioration de la communication et de la réponse des clients
Normalement désigné comme le plan de communication, un plan peut vous garder en contact constant avec vos clients et améliorer et entretenir des relations avec eux. De cette façon, vous pouvez être assuré que les transactions se déroulent de manière méthodique et de la meilleure façon possible. Avec une meilleure communication, il est possible de comprendre correctement les besoins et les souhaits des clients. Cela renforcera les plans mis de l'avant et l'exécution sera proche de la perfection.
2. Accroître la transparence de notre propre travail
Avec un plan en place, vous pouvez savoir ce qui doit être fait et la séquence des étapes menant à l'achèvement d'une tâche particulière. De cette façon, même votre client saura comment le processus se déroule et pourra se faire une idée claire de ce que font les membres de l'équipe.
3. Devenir plus organisé et efficace
Un plan clair est comme une liste de tâches à suivre et à rester organisé. Cela doublera votre productivité et vous donnera les résultats souhaités. Un projet organisé est sûrement un projet réussi.
4. L'accent est mis sur l'objectif du projet
Avec les détails, viennent les possibilités de s'égarer et de s'éloigner des buts et objectifs du projet. Avec l'écart, les coûts augmentent et les ressources devraient faire des heures supplémentaires. Un plan peut vous garder sur la bonne voie et vous garder aligné sur ce que vous voulez réaliser avec un écart minimum ou nul. Cela permettra au projet de ne jamais perdre de temps et d'argent.
Infographie du plan de projet et du plan de gestion de projet
Vous trouverez ci-dessous les meilleures comparaisons entre le plan de projet et le plan de gestion de projet.
Approches du cadre:
Les plans peuvent suivre l'une des deux approches suivantes pour obtenir les résultats souhaités:
- Approche logique
- Approche d'élaboration du plan de projet
Approche logique:
L'approche logique repose sur le chef de projet créant une matrice de 4 colonnes et un nombre égal de lignes. Ces lignes auraient l'objectif de développement, l'objectif à court terme, les extrants, ainsi que les intrants qui doivent être fournis pour obtenir les extrants nécessaires. Alors que l'en-tête de colonne aurait des résumés, des indicateurs vérifiables, des facteurs externes contribuant au plan du projet et les différents moyens de vérification.
Approche d'élaboration du plan de projet:
Cette approche comprendrait la préparation d'un plan de projet et d'un plan de gestion de projet pour enrôler les différentes étapes du projet et les différentes activités qui seront menées afin d'atteindre les résultats nécessaires. Les plans du projet comprendraient les nécessités de base, telles que l'objectif du projet, la description, l'analyse, les ressources nécessaires, etc.
Maintenant, nous allons approfondir cette approche de développement de plan de projet dans cet article. Nous verrons ce que cette approche développe, le plan de projet et le plan de gestion de projet, et ce qui distingue ces deux documents. Restez à l'écoute pour plus!
Qu'est-ce qu'un plan de projet?
Le corpus de connaissances en gestion de projet définit un plan de projet comme étant…
«… Un document officiel et approuvé utilisé pour guider à la fois l'exécution et le contrôle du projet. Les principales utilisations du plan de projet sont de documenter les hypothèses et les décisions de planification, de faciliter la communication entre les parties prenantes et de documenter la portée, les coûts et le calendrier approuvés. Un plan de projet peut être résumé ou détaillé. »
Attendu que, PRINCE2 définit un plan de projet comme:
«… Un énoncé indiquant comment et quand les objectifs d'un projet doivent être atteints, en montrant les principaux produits, jalons, activités et ressources nécessaires au projet.»
Le but d'un plan de projet est d'être en mesure de définir correctement et avec précision les jalons à atteindre par l'équipe sur le projet afin de faciliter et de livrer la portée prévue du projet. Un plan de projet de n'importe quel niveau devrait être en mesure de répondre aux quatre questions fondamentales posées par son projet. Ils sont les suivants:
- Quelle? - Quels sont les résultats / livrables souhaités pour le projet? Quel travail doit être effectué pour atteindre ces résultats?
- Pourquoi? - Pourquoi le projet est-il repris? Qu'est-ce qu'il essaie de résoudre?
- Qui? - Quels sont les membres de l'équipe travaillant sur le projet? Que fait chaque membre pendant le projet?
- Comment? - Comment le projet sera-t-il manœuvré? Quelles sont les activités qui feront partie du projet? Vont-ils mener le projet à bonne fin?
Vous remarquerez que le plan de projet sonne et ressemble à une charte de projet, mais ce qui le différencie de ce document est son objectif . Alors que la charte du projet énonce fermement le contenu sur papier, un plan est élaboré pour donner vie à l'exécution.
Un plan de projet engloberait tous les détails d'un projet. Elle ne se limite pas uniquement à la gestion de projet ou à la clientèle tierce répondant aux objectifs. Un plan de projet mettant l'accent sur la séquence exacte de tout ce qui va se passer dans un projet. Il encourage une vision détaillée de la cartographie d'une progression pas à pas vers l'achèvement du projet ou, en d'autres termes, l'atteinte de son objectif et de sa vision, comme indiqué dans la charte du projet. Une vue détaillée comprendrait un aperçu complet de l'exécution de chaque tâche pour atteindre les jalons, la gestion des sous-tâches individuelles et des activités / événements, et le contrôle de la situation et, plus important encore, la qualité du processus et de ses résultats.
Le plus souvent présenté comme le plan de construction, un plan de projet englobe généralement les sujets suivants en temps voulu:
- Gestion du périmètre
- Gestion de la qualité
- Gestion financière
- Gestion du planning
- La gestion des ressources
- Plan de communication
- Gestion du changement
Qu'est-ce qu'un plan de gestion de projet?
Un plan de gestion de projet, contrairement au plan de projet, peut être défini par le seul document utilisé pour décrire l'approche de gestion de projet ou le système de gestion de projet utilisé dans la mise en œuvre du plan de projet, par l'équipe de projet. Cela signifierait que pour un projet particulier, toutes les contributions de la gestion de projet aux différentes étapes du projet seraient détaillées dans ce document, sur la base du plan de projet, qui a été rédigé sur la base de la charte du projet.
De nombreux experts trouvent une ligne fine entre ces deux documents et certains ne trouvent aucune ligne du tout et utilisent les deux termes pour les plans de manière interchangeable. À partir de la 3 e édition de PMBOK, le terme a été normalisé en «Plan de gestion de projet» par souci de clarté, mais de nombreuses organisations sont restées à présenter les deux documents comme des entités distinctes, selon des formats différents et à des fins différentes.
Un plan de gestion de projet peut également être décrit comme une entité logique composée de nombreux plans de gestion pour que les tâches et les activités du projet fonctionnent comme prévu. Ces plans de gestion ne se limitent pas aux 10 domaines de connaissances indiqués dans PMBOK. Ce plan prend les meilleures pratiques, qui peuvent être mises en œuvre pour un scénario particulier, et les prévoit pour la bonne exécution de cette tâche. Cela garantit le point culminant de la tâche de la meilleure façon possible.
Selon l'échelle du projet, ce plan peut être découpé et divisé en plans individuels ou peut être mis sur un seul document par souci de concision.
Les plans de gestion de projet cherchent toujours à répondre à la question «comment» plutôt que «quoi» et «pourquoi». Avec cette caractéristique, les plans de gestion de projet indiquent aux équipes comment «mener» et traiter un scénario particulier, en utilisant quel outil ou approche de gestion. Cela renforce la position du chef de projet et de son équipe, leur donnant un sens de l'orientation et de la référence.
En ce qui concerne les sujets couverts par un plan de gestion de projet, cela ressemble beaucoup aux sujets couverts par un plan de projet, y compris la gestion de la portée, la gestion de la qualité, jusqu'à la gestion des achats. Un plan de gestion de projet est adopté et mis en œuvre bien avant le début de l'exécution du projet, garantissant la prise en compte de toutes les pratiques et le respect des meilleures pratiques de gestion de projet.
Vous pouvez considérer un plan de gestion de projet comme une sorte de guide pour vous aider à mettre en œuvre le plan présenté devant vous, pour atteindre la portée et l'objectif du projet.
Différences clés entre le plan de projet et le plan de gestion de projet
Maintenant que nous avons défini et compris les deux termes et les plans différents, mais similaires, d'un projet, plongeons-nous dans leur apprentissage par leurs différences marquées qui les distinguent. Distinguer un plan de projet et un plan de gestion de projet.
| Plan de projet | Plan de gestion de projet |
| Plan de vue de niveau supérieur | Plan de vue de niveau inférieur |
| Plan détaillé sur le début du projet jusqu'à sa fin | Plan très détaillé sur la façon de démarrer le projet et de suivre chaque mouvement jusqu'à sa fin |
| Ce plan traite et répond à la question principale: | Ce plan traite et répond à la question principale: comment |
| Un document visionnaire qui trace le projet par étapes vers la vision ou l'objectif | Un document d'exécution qui trace les activités du projet et les outils et techniques qui seront utilisés pour atteindre la vision / l'objectif énoncé dans le plan de projet |
| Donne au chef de projet la vision de ce que seront les étapes et les étapes du projet | Donne au chef de projet le plan définitif et développe un système pour exécuter la vision du plan de projet |
Du point de vue de l'examen PMP, vous devrez brouiller les lignes entre un plan de gestion de projet et un plan de projet et sauter dans le train en marche des deux documents étant les mêmes. PMBOK 3 e édition ne les considère pas comme des documents distincts, les associe plutôt sous le nom de «Plan de gestion de projet» comme indiqué précédemment dans cet article. J'ai écrit ce blog dans la perspective qu'il soit une bonne lecture et une bonne source de connaissances pour les personnes qui ont ou trouveront ces termes utilisés séparément et de manière indépendante dans leur organisation.
Conclusion
Un plan de projet et un plan de gestion de projet sont tous deux des documents essentiels utilisés dans le cycle de vie d'un projet, et vous garantissent un bon fonctionnement de votre projet à tout moment. Être en mesure de contrôler pleinement votre projet signifierait que votre planification a été faite avec un dévouement sincère et une organisation rigoureuse. La planification, lorsqu'elle est effectuée de manière satisfaisante, représente 80% du travail, ce qui est une victoire certaine pour vous en tant que chef de projet.