Processus de planification stratégique - La gestion stratégique est un processus de planification régulière et continue, de direction et d'analyse de toutes les actions nécessaires qui aident une organisation à atteindre ses buts et objectifs.
Selon Sharplin, «la gestion stratégique est définie comme la formulation et la mise en œuvre de plans et la réalisation d'activités relatives aux questions qui sont d'une importance vitale, omniprésente ou contagieuse pour l'organisation totale».
La stratégie est un cadre de plans ou de méthodes qui aident et organisent la réalisation de l'objectif principal. Il s'agit d'un plan d'actions conçu pour atteindre des objectifs plus petits, conduisant ainsi à l'objectif principal de l'entreprise. À l'origine, le mot stratégie est dérivé du mot grec, «strategos» qui signifie navire général.
La planification stratégique est un processus d'examen et de planification qui est entrepris pour prendre des décisions réfléchies sur l'avenir d'une organisation afin d'assurer son succès. La stratégie est un cadre de plans ou de méthodes qui aident et organisent la réalisation de l'objectif principal. Il s'agit d'un plan d'actions conçu pour atteindre des objectifs plus petits, conduisant ainsi à l'objectif principal de l'entreprise. À l'origine, le mot stratégie est dérivé du mot grec, «strategos» qui signifie navire général.
Le processus de planification stratégique implique de définir correctement la mission de l'entreprise et d'évaluer sa position actuelle et son statut concurrentiel. Le processus de planification stratégique nécessite un plan bien structuré sur la façon d'allouer de manière optimale le temps, le capital humain et les ressources financières. En suivant un processus de planification stratégique, les organisations peuvent améliorer les résultats de leur entreprise et éviter de prendre des risques inattendus en raison d'un manque de prévoyance et d'approche futuriste.
Il existe différentes approches et étapes d'action pour la planification stratégique. L'un d'eux a été résumé ci-dessous. Il s'agit d'une tentative conjointe entre le Conseil et le personnel, qui peut être réalisée en formant un comité spécial de planification stratégique composé de membres du Conseil et du personnel et en déléguant un équilibre approprié d'autorité et de responsabilité pour l'effort. Une partie peut être effectuée par le comité, tandis que des retraites de planification du conseil d'administration et du personnel seront probablement nécessaires, à chaque étape du processus de planification. Les principales étapes ont été décrites ci-dessous:
Décider d'un processus de planification stratégique commun
- Comprendre ce qu'est le processus de planification stratégique et comment il se fait, son importance pour l'organisation, en vue de fournir une vision commune, avec des objectifs et des stratégies convenus, et quelles mesures peuvent être prises pour établir et mettre en œuvre un plan stratégique;
- Examiner tous les coûts impliqués dans la planification stratégique, en termes de ressources humaines, de temps et d'autres ressources - nécessaires pour développer un plan efficace; en cas d'instabilité organisationnelle ou de crise financière ou de toute autre situation de ce type, il ne serait pas facile ni judicieux de s'engager dans un processus de planification stratégique tant que les problèmes et besoins actuels n'auront pas été correctement pris en compte;
- Convenez d'une procédure commune et définissez les responsabilités à tous les niveaux du processus de planification stratégique, en consacrant du temps approprié à la planification des réunions avec le Conseil et l'ensemble du personnel. Le temps peut varier de quelques heures à quelques jours, selon les membres et la planification.
Il est souhaitable de créer un comité ou un groupe de travail pour la planification stratégique. Le groupe de coordination ou le comité affecté au processus de planification stratégique doit être composé de membres du conseil d'administration, de cadres supérieurs et intermédiaires, d'un représentant du personnel de soutien / technique, d'un membre représentant les parties prenantes et peut-être d'anciens dirigeants de l'organisation.
- Il est important d'allouer suffisamment de temps au processus de planification stratégique.
- Il est essentiel de déléguer les responsabilités quotidiennes moindres du personnel et des membres du conseil d'administration qui sont les principaux participants à l'élaboration du plan stratégique.
Évaluer et évaluer l'environnement
Cette évaluation couvre à la fois un environnement externe - recherche et correction des opportunités et des menaces - et un environnement interne - analyse des forces et des faiblesses de l'organisation. Ce processus est connu sous le nom d '«analyse SWOT» qui signifie: forces, faiblesses, opportunités et menaces.
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Environnement externe
Tenez compte des facteurs politiques, économiques, sociaux et technologiques et de leur impact sur votre organisation. Cela comprend les changements démographiques, les tendances économiques et politiques et les effets des lois nouvelles ou changeantes qui affectent le fonctionnement de l'organisation, les valeurs sociales, les communications et d'autres facteurs technologiques.
- Réfléchissez bien à votre public cible immédiat ou à votre région pour connaître son statut et ses modèles de demande.
- Déterminer les opportunités et les défis possibles liés aux ressources et au financement.
- Identifier les alliés et concurrents actuels et potentiels, y compris les organisations avec le public cible ou les sources de financement.
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Environnement interne
Cela comprend les composants suivants.
Évaluer la performance organisationnelle actuelle en termes de:
- Intrants - ressources humaines et financières,
- Processus - méthodes et stratégies qui fonctionnent, et
- Résultats - résultat final.
- Identifier les facteurs de succès favorables et défavorables affectant l'organisation. Comprendre les facteurs nécessaires au succès continu de l'organisation. Le Conseil et le personnel peuvent fournir des informations et des connaissances utiles à ce processus.
- Revoir les valeurs organisationnelles et les principes de fonctionnement tels qu'ils définissent l'organisation. Il existe des organisations qui suivent les valeurs et principes écrits guidant leur processus de prise de décision et les activités connexes.
Le comité chargé d'assister l'analyse environnementale peut contacter les membres externes de l'entreprise tels que les fournisseurs, les parties prenantes, etc. pour obtenir une vue externe et le personnel peut fournir une évaluation interne. Le résultat de l'analyse de l'environnement devrait être une analyse des forces et des faiblesses de l'organisation ainsi que des opportunités et menaces externes. Enregistrée ou documentée, l'évaluation nécessite un examen approfondi et une discussion par le comité. La réunion du processus de planification stratégique commence par une présentation de ces résultats de l'évaluation environnementale. Dans la plupart des cas, ces résultats sont présentés au Conseil avant le début des réunions de planification.
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Déterminer les questions et problèmes importants qui doivent être traités dans le cadre de l'effort de planification stratégique
En cas de divergence sur les problèmes de l'organisation, il est possible de passer immédiatement à l'objectif principal puis aux objectifs. S'il n'y a pas du tout d'accord sur les orientations générales et les objectifs organisationnels, il devient nécessaire de trouver les priorités des problèmes et d'apprendre les choix critiques. Cela peut se faire de plusieurs manières. Par exemple:
- Le comité de planification devrait déterminer les problèmes stratégiques à partir de l'évaluation environnementale, les individus identifiant les problèmes et indiquant pourquoi chacun d'eux est stratégique, y compris les avantages et les inconvénients de les résoudre et de ne pas les résoudre.
Quelle que soit la méthode utilisée, la discussion devrait parvenir à un certain niveau d'accord sur les questions ou les choix qui doivent être pris en compte et les décisions prises dans le cadre du processus de planification stratégique.
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Définir ou revoir les valeurs, la vision sociale et la mission
Assurez-vous qu'il existe un accord sur les raisons de l'existence de l'organisation, les objectifs qu'elle cherche à atteindre et à qui elle sert. Commencez votre processus de planification stratégique en convenant:
- Valeurs profondément ancrées ou principes fondamentaux qui guident l'organisation et partagés par le conseil d'administration et le personnel, difficiles à modifier.
- Vision pour la communauté qui est considérée comme votre reflet de ce que serait la communauté, si vos valeurs étaient partagées et mises en pratique par tous.
- Mission ou objectif de l'existence de votre organisation.
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Faire une vision partagée pour l'organisation
Il est important de se concentrer et de convenir de la vision de l'organisation sur trois à cinq ans ou à la fin de la période couverte par le plan stratégique.
La vision décrit l'organisation et:
- -son mix de programmes,
- Ressources (humaines et financières)
- Réputation à l'intérieur et à l'extérieur,
- Réalisations clés et développement, et
- Relations avec les intervenants et le gouvernement;
- Sa zone cible, sa population cible,
- Budget et financement de sources publiques et privées,
- Conseil et personnel, taille et composition,
- Domaines, bureaux et emplacements du programme.
L'élaboration d'une vision commune se fait mieux avec la participation et la coercition du conseil d'administration et du personnel.
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Développer une série d'objectifs qui définissent l'organisation répondant à sa mission
De courtes étapes de la vision aux objectifs - l'énoncé qui décrit la vision sont essentiellement des missions. Il est extrêmement important de diviser la vision en une série d'objectifs majeurs de l'organisation, sous forme de déclarations de situation qui décrivent l'organisation.
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Concéder les principales stratégies pour atteindre les objectifs et résoudre les principaux problèmes identifiés par SWOT
L'accent devrait être mis sur les stratégies générales, qui devraient être liées à des objectifs spécifiques. Le processus nécessite de savoir «où vous êtes?», «Où vous voulez être?» Et «comment y accéder?» Pour l'organisation. Le conseil d'administration fournit un plan directeur, tandis que le personnel ou le comité de planification procède à l'analyse détaillée. Quelle que soit l'approche spécifique utilisée, les critères particuliers d'évaluation et de sélection des stratégies doivent être approuvés. Par la suite, le comité de planification doit toujours considérer les raisons de déléguer correctement les responsabilités pour leur mise en œuvre.
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Concevoir un plan d'action qui marque les buts et identifie les objectifs et les plans de travail sur une base annuelle
Après avoir développé les parties à plus long terme d'un plan stratégique, il est maintenant temps d'assurer un plan de travail spécifique, de commencer la mise en œuvre. La planification stratégique décrit que les stratégies doivent présenter les conditions actuelles dans l'environnement interne de l'organisation. Il devient donc difficile d'élaborer des plans annuels particuliers, sauf pour la première ou peut-être la deuxième année couverte par l'objectif stratégique. Cependant, des plans d'action annuels sont nécessaires. Les objectifs annuels du programme doivent être temporels et mesurables, car ils montrent les progrès réalisés par l'organisation selon les plans élaborés. Cela donne également une idée si le processus de planification stratégique a été fait et mis en œuvre de la bonne manière ou non. Le plan annuel peut être inclus dans le plan stratégique.
L'élaboration d'objectifs et de plans de travail annuels nécessite l'apport régulier du Conseil et du personnel, dans lequel le personnel adopte les buts et objectifs liés au programme, et le Conseil élabore des buts et objectifs liés à la gouvernance, une fois que le Conseil a défini des buts organisationnels.
Le conseil d'administration doit approuver le plan d'action afin que le personnel puisse élaborer le plan écrit. L'expertise du personnel réside dans la mise en œuvre de plans et de stratégies fondés sur les politiques fixées par le Conseil.
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Sceller la stratégie finale planifiée qui résume les décisions et les conséquences du processus de planification stratégique
Aucun format défini n'est requis; cependant, il est important de s'assurer d'inclure les résultats de chaque étape majeure.
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Intégrer des processus de surveillance et de modification des stratégies en fonction des changements de l'environnement externe
L'évolution vers les buts et l'utilisation des stratégies doit être contrôlée régulièrement, les stratégies étant réévaluées et les objectifs annuels améliorés chaque année, en fonction des progrès accomplis, des obstacles supprimés et de l'environnement en constante évolution. Avant des changements inattendus à l'avance, tels que des fonctionnaires nommés favorables, le développement de l'économie, des changements dans les priorités des financiers locaux ou des modèles de demande changeants de la population cible.
- Définissez les objectifs au début de chaque année.
- Suivez les progrès réalisés.
- Utilisez le plan comme une boussole, mais pas un plan d'action inflexible.
Le conseil d'administration joue un rôle essentiel dans l'examen des progrès et le changement des stratégies au besoin; le personnel génère la documentation et les informations nécessaires pour cet examen, ainsi que d'effectuer une évaluation en temps opportun et de faire des rapports au Conseil.
Les étapes ci-dessus ne sont qu'une des approches vers l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan stratégique. La planification stratégique est un effort conjoint du Conseil et du personnel. Les principales sessions de planification fonctionnent mieux lorsqu'elles sont assistées par une personne extérieure à l'organisation qui connaît bien l'organisation, comme un ancien membre principal ou quelqu'un d'une organisation communautaire, une personne formée aux activités de groupe et expérimentée en planification stratégique, dirigée vers assurer une discussion complète des problèmes, mais aussi orienté vers les tâches et qui peut faire avancer le processus. Ensemble, ces facteurs servent de guide à la planification stratégique.
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