Communication efficace - La communication dans les projets informatiques constitue le pont pivot entre les idées et leurs mises en œuvre. Mais, la communication peut bientôt se transformer en une mauvaise communication en quelques secondes. Une communication efficace semble être le besoin de l'heure pour le chef de projet informatique qui veut plutôt bien faire les choses quand il s'agit de comment, quand, pourquoi et où de la communication. L'avancement du projet dépend définitivement de la façon dont la communication du projet se déroule car ce n'est que par la communication que vous pouvez relayer les informations d'un point à un autre.
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On peut en dire beaucoup sur la capacité d'un chef de projet informatique à diriger, gérer et coordonner avec succès l'ensemble du parcours du projet à travers le plan de communication ou la stratégie équipée. C'est cette communication qui peut évidemment faire ou défaire ce projet ou mesurer son efficacité à l'échelle de l'entreprise. Pour un projet s'adressant à différentes personnes d'horizons différents, possédant des compétences différentes, plus un plan de communication est fluide, meilleur est le projet et sa réussite. Considérez-le comme une colle ou un adhésif qui maintient ensemble les différents aspects des phases du projet; plus comme une fondation que comme des barrières de communication.
La communication doit être gérée de manière appropriée afin de maximiser le potentiel du plan de projet défini. Avez-vous déjà entendu parler des différences entre les parties prenantes qui ont conduit à de graves altercations et à la dissolution de projets? La plupart de ces cas et scénarios surviennent, le principal coupable étant une mauvaise communication. Maintenant, c'est quelque chose que vous ne voudriez pas pour votre équipe et votre projet en tant que chef de projet.
Avec la mondialisation, il y a des projets qui s'étendent à l'étranger et ont besoin d'un mécanisme et d'un plan solides pour toutes leurs communications, qui doivent être si rapides et puissants qu'il n'y a pas de fossés entre les deux. Alors, voici une friandise à tous ceux qui veulent faire une marque et réussir en tant que communicateur efficace sur le front de la gestion de projet.
Oui, nous avons besoin d'une communication efficace au sein des projets informatiques!
Il y a toujours une tâche qui arrête tout le processus de votre projet et nécessite que vous trouviez du temps et de l'espace pour remettre le projet sur les rails. Mais, si ce scénario particulier n'est pas pensé plus tôt ou s'il est pensé mais pas mentionné aux autres parties prenantes quant à la façon de le gérer, il crée sûrement un autre chahut.
Considérez un projet comme une maison construite à l'aide de cartes à jouer. Un mauvais mouvement ou placement et les briques s'écroulent. Ayez une base solide et ce n'est pas une pente raide de votre revers. Et, de toute évidence, ce fondement est la communication.
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C'est grâce à la communication que votre planification est meilleure, que la collecte de vos exigences est meilleure, que votre mise en œuvre est meilleure et que votre projet progresse en douceur.
La communication semble être l'un des facteurs les plus sous-estimés de la gestion et de la planification de projet et est souvent laissée de côté pour être traitée à la dernière étape. Cela empile le travail et avec un swoosh! il ne peut obtenir absolument aucun résultat de votre travail acharné et de votre résilience. C'est quelque chose que j'ai traité et je parle d'une expérience personnelle.
J'ai réalisé l'importance d'un plan de communication efficace dès le début d'un projet jusqu'à sa fin.
Avantages d'une communication efficace
Des compétences de communication efficaces peuvent vous faire économiser, ainsi qu'à votre entreprise, le temps, l'argent et les efforts investis dans le projet que vous entreprenez.
Triangle de gestion de projet
Ces trois aspects du triangle de gestion de projet sont les contraintes qui déterminent la réussite d'un projet. Tous ces éléments sont essentiels et doivent être correctement équilibrés. Lorsqu'elles sont déplacées, chaque contrainte affecte et influence les deux autres facteurs.
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Lorsque la portée est augmentée, il en va de même pour le temps et les coûts prévus pour le projet. Si le temps est concis et serré, il limite la portée du projet mais augmente le coût rendu. Et enfin, si le budget est serré, le coût se relâche et la portée est réduite.
Avec ces changements qui se produisent constamment à chaque étape du projet, une communication efficace peut être les points qui joignent les contraintes pour donner l'équilibre souhaité.
Suivi des étapes
Vous êtes celui qui dirige le projet de face, mais vous ne pouvez pas tout à fait avoir une idée complète de ce qui se passe avec votre projet, car les descriptions mentionnées dans le système de suivi des problèmes sont tout simplement trompeuses et ne vous permettent pas de prendre des décisions. Semble familier?
Voici où une communication commerciale efficace vient sauver la situation et vous aide à garder un œil sur ce qui doit être fait.
Votre e-mail est censé féliciter votre équipe d'avoir atteint un jalon important, mais il semble que votre e-mail ne soit pas important par la ligne d'objet qui apparaît dans la boîte de réception de tout le monde. Vous n'avez nulle part où aller, mais tournez-vous vers une communication efficace.
Modes pour faciliter une communication efficace
- Outils et systèmes
- Réunions
Cette liste n'est pas élaborée, mais celles-ci constituent l'essentiel des conseils de communication efficaces: la simplicité.
E-mail - Il s'agit d'un moyen principal de communication interne et externe. Depuis l'aube d'Internet, les e-mails se sont continuellement développés et évolués pour rester fidèles à la communication efficace de toute transaction.
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Mais, avec toute la pompe et le défilé, beaucoup ne savent toujours pas comment l'utilisation de base du courrier électronique peut entraîner l'avancement de vos projets informatiques. L'objet étant le premier point à discuter; lorsque vous traitez un projet informatique, votre objet doit être:
- Concis et clair
- Bref
- Capable de relayer le but du courrier
- Capable d'identifier le projet
La ligne d'objet est comme votre slogan et peut déterminer si votre équipe va enregistrer ces minutes de lecture du contenu du courrier ou non.
Viennent ensuite les destinataires. Le champ À, Cc, Cci doit porter des identifiants appartenant aux bonnes personnes et ne doit pas être envoyé à une liste de diffusion s'il ne concerne pas tout le monde sur cette liste.
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Enfin, assurez-vous d'avoir tout sur le courrier: transactions et discussions et comptes rendus de réunion. Il doit être officiel et le formulaire de courrier comme cette forme officielle de communication.
Outils et systèmes - Nous les avons utilisés pour le suivi des tâches de projet modernes, les rappels, la collaboration, le partage et toutes les différentes formes de communication. De nos jours, les applications commerciales ont pris beaucoup d'élan et leur intégration avec les clients de messagerie a facilité les choses pour tous les chefs de projet et les membres de l'équipe de projet. Mais, en tant que chefs de projet, vous devez utiliser ces appareils d'outils de communication efficaces afin de pouvoir manœuvrer votre projet plus efficacement.
Les chefs de projet traitant des projets informatiques se noient dans des problèmes qui ne sont pas capturés de manière pratique, ce qui entraîne un retard ou aucune communication des attentes. Bien que vos e-mails soient bien en mesure de vous tenir au courant ou de vous aider à suivre les activités en cours de votre projet, dans le cas de projets plus importants, cela ne semble tout simplement pas faisable. À ces moments, il est important pour un chef de projet d'investir dans de meilleurs outils de gestion de projet qui connectent et fournissent un lien entre les différentes parties prenantes externes et internes impliquées dans votre projet.
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Lors de l'utilisation de tels systèmes, vous devrez garder à l'esprit les aspects suivants:
- Titre - Assurez-vous que ce titre a tout. Le titre doit être aussi descriptif que possible pour toute personne se trouvant dans les limites du projet.
- Catégorie - Marquez et fournissez des catégories à vos tâches qui doivent être entreprises. Fixez des priorités et communiquez quelles tâches doivent être examinées plus attentivement que les autres.
- Problèmes - Assurez-vous de les suivre efficacement afin que votre projet ne bloque pas la prochaine tâche en ligne, et assurez-vous de communiquer suffisamment via le système pour qu'une tâche particulière soit bloquée pour céder la place à une autre tâche plus urgente.
- Description - Soyez aussi descriptif que possible dans votre catégorie de description. Utilisez des liens, des images et des graphiques pour transmettre rapidement une idée ou un message.
- Commentaires - Assurez-vous de commenter tous les développements afin que tous les membres de cette catégorie en soient conscients. Les commentaires devraient même détailler la communication verbale ou la conversation téléphonique de la manière «comme nous en avons discuté…».
Réunions - Ces rassemblements d'intellectuels pour «discuter» et «régler» les problèmes ont un peu de mauvais goût car cela impliquerait de longues heures de confinement dans les salles de réunion et, ce que certains craignent absolument, aucun résultat à la fin de tout cela. De telles réunions sont rencontrées et ont été répandues en raison du fait que la communication efficace sur le lieu de travail n'a pas été rendue.
Prenons par exemple les réunions de mise à jour du statut. Ces réunions ont une foule de gens qui discutent et partagent leur part des tâches terminées et en attente, tour à tour, tandis que les autres attendent normalement leur tour ou sont complètement ennuyés. Cela signifierait que les gens perdent en fait beaucoup de leur temps dans des réunions inutiles et n'utilisent pas complètement le temps qui leur est donné, ce qui entraîne une perte de ressources.
Pour contrer cela, les gourous de la gestion de projet ont conçu un ensemble de réunions différentes, qui en quelque sorte, mettent en œuvre le même objectif d'une réunion sans rien gâcher (temps, argent ou effort). Jetons un œil à ces derniers:
SCRUM - Dans le cadre Agile, les projets sont divisés en parties et chaque partie reçoit un sprint à exécuter, qui dure normalement une semaine ou deux. Pendant ce temps, il n'est pas assez efficace de s'asseoir pour une longue réunion pour obtenir des mises à jour. Par conséquent, le SCRUM, une réunion debout de 10 minutes qui a lieu avec le ScrumMaster conduisant chaque membre de l'équipe à élaborer sur:
- Quelles tâches ont été achevées hier?
- Qu'est-ce qui est prévu pour aujourd'hui?
- Problèmes rencontrés
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Le ScrumMaster communiquerait alors au chef de projet les mises à jour et l'état général du projet. Il s'agit d'une approche efficace et allégée envers tous les processus employés.
Rencontres individuelles - Cette forme de réunion utiliserait le temps du chef d'équipe mais serait néanmoins efficace. Les rencontres individuelles sont efficaces pour les raisons suivantes:
- Programmé régulièrement à une heure fixe
- Durée standard de 30 minutes
- 10 minutes pour qu'ils vous informent de leur point de vue sur l'avancement du projet
- 10 minutes pour vos mises à jour sur eux et leur travail
- 10 minutes pour un plan de développement et des sujets à discuter lors de la prochaine rencontre
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- Se concentrer sur le travail et la performance des membres de l'équipe
- Se débarrasser des ratés comportementaux
- Suivi régulier des plans de développement
- Réalisé en privé
Communication 101
Voici quelques points à retenir de ce que nous avons transmis:
- Gardez votre communication courte et concise, car dans les projets informatiques, nous traitons avec des personnes impliquées dans un travail créatif qui nécessite beaucoup de temps. Par exemple, coder et concevoir.
- La clarté des objectifs et des sujets est nécessaire.
- Chaque minute est importante et le temps doit être utilisé efficacement.
- KISS - Restez simple, idiot.
- Tenez-vous à un vocabulaire commun et évitez d'utiliser des mots longs et fastidieux.
- Gardez tout cela par e-mail. Sujets verbaux ou discutés.
- L'utilisation de graphiques et d'images se présente comme de bons communicateurs visuels.
- Organisez des réunions précises. Avoir un ordre du jour fixe et un procès-verbal de la réunion doit être envoyé après les réunions.
- Utilisez le tableau blanc pour noter les annonces et les tâches car les e-mails peuvent passer inaperçus.
- Impliquez uniquement les personnes dont vous avez besoin dans vos e-mails et réunions. Vous ne voudrez pas perdre le temps des autres.
- Lisez clairement les notifications ou les courriers électroniques qui vous parviennent pour les comprendre.
- Utilisez des systèmes de gestion de projet centrés sur l'équipe et favorisant la collaboration.
- Gardez le contrôle de votre projet et assurez-vous de savoir tout ce qui se passe.
- Les décisions doivent être communiquées clairement et avec des données appropriées et précises.
- Écoutez les membres de votre équipe.
Faire passer le mot
La communication est cet élément clé qui doit être à la base de l'ensemble du cycle de vie du projet. À chaque changement, un plan de communication fixe et approfondi au début du projet peut aider les responsables informatiques à faire ressortir le meilleur des membres de leur équipe, à vaincre les défauts et les déchets et à progresser de manière transparente jusqu'à la fin.
Les membres de votre équipe doivent savoir que vous consacrez beaucoup de temps et d'efforts à vous assurer que la coordination est brillante et qu'ils ne peuvent jamais être perdus dans une mer de mots. Chefs de projet, saisissez ce défi comme une opportunité et vous verrez comment le simple fait de fixer la communication peut faire une énorme différence pour le projet et son déroulement.
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