Nous allons commencer celui-ci avec un fantasme…

Le grand patron vous a convoqué après votre pause déjeuner et vous attendez pour attaquer le prochain défi qu'il vous lance. Préparez-vous là-bas castor avide, coz votre patron rayonne vers vous et dit: «Bonjour ABC, vous avez extrêmement bien réussi à la réunion de l'équipe interne aujourd'hui. Je veux que vous gériez la présentation de l'équipe lors de la prochaine réunion trimestrielle. Et n'hésitez pas à utiliser PowerPoint pendant que vous y êtes. Je veux voir le premier projet la semaine prochaine. Je sais que tu es prêt pour ça. Bonne chance!"

Vous vous tapotez et criez silencieusement: «OUI!» C'est votre grande chance de vous faire remarquer par les supérieurs au-delà de votre équipe. Tu vas le bercer!

Euh, revenons à la réalité!

Savez-vous qu'un nombre étonnamment élevé de personnes se trompent dans leur présentation, en particulier lorsqu'elles utilisent PowerPoint? C'est presque comme s'ils devenaient paresseux ou complaisants, et s'attendent à ce que l'outil fasse tout leur travail. Hah!

Ne fais pas d'erreur; Microsoft PowerPoint est un outil extrêmement polyvalent. Mais sa plus grande force est peut-être de faire ce que vous lui permettez de faire et de sauter ce que vous ne faites pas. C'est à vous d'utiliser le pouvoir entre ses mains pour rendre vos présentations nettes et efficaces. Mais ne vous inquiétez pas. Avec les conseils simples décrits ici, vous saurez quoi modifier dans votre présentation et avec PowerPoint, donc vous sortez gagnant tout le temps!

4 conseils pour faire des présentations Microsoft PowerPoint efficaces:

  1. Restez concentré sur votre message

C'est incroyable combien de personnes commencent à préparer leur présentation avec une course folle dans PowerPoint. Non! Rappelez-vous toujours que vous et le message que vous souhaitez transmettre sont de la plus haute importance, pas votre expertise avec l'outil. Créez d'abord un plan solide de votre belle présentation Powerpoint sur papier, en y ajoutant toutes vos compétences créatives, analytiques et marketing. Une fois que vous êtes raisonnablement clair sur le message que vous souhaitez transmettre à votre public, PowerPoint peut vous aider à modifier le reste.

Comment PowerPoint peut vous aider:

Créez votre premier brouillon sur papier. Combien de diapositives voyez-vous à peu près? Au moins, vous devriez avoir:

  • Une introduction (à vous-même et au sujet).
  • Diapositives qui communiquent le message principal.
  • En-têtes / coupures de section, introduits au plus tard toutes les 6-7 diapositives de message pour retenir l'attention du public
  • Quelques diapositives avec des éléments multimédias comme des images, des graphiques ou de l'audio / vidéo pour briser la monotonie.
  • Une diapositive pour les questions (facultatif).
  • Diapositive de clôture, réitérant le dernier appel à l'action.

Une fois la vue d'ensemble en place, disposez le deuxième brouillon dans PowerPoint en créant une présentation vierge (Fichier-> Nouveau-> Présentation vierge + bouton Créer) et plongez directement dans la vue Trieuse de diapositives (Affichage-> Trieuse de diapositives ). Il s'agit d'une vue assez simple répertoriant les vignettes de toutes les diapositives. Utilisez-le pour créer le nombre de diapositives souhaité comme suit.

  • Cliquez avec le bouton droit n'importe où dans cette vue et sélectionnez Nouvelle diapositive. Cela créera une nouvelle diapositive avec la disposition par défaut. OU,
  • Copiez-collez la diapositive (préconçue) plusieurs fois pour répliquer sa disposition.

Pour chaque diapositive, définissez sa «mise en page» (Accueil-> Mise en page) selon votre conception papier. Cela décide de la composition globale de la diapositive - le nombre d'éléments / sections dans la diapositive, le placement de chaque élément, un titre si nécessaire, etc. PowerPoint est livré avec au moins 9 mises en page intégrées pour répondre à la plupart des besoins. Les mises en page populaires incluent le titre (pour une diapositive d'ouverture spectaculaire), le titre et le contenu (pour les diapositives suivantes) et l'en-tête de section (pour les sauts de section dans votre présentation PowerPoint).

Votre présentation est maintenant prête pour un contenu réel. Vous pouvez vous détendre en sachant que vous pouvez facilement modifier l'un des attributs ci-dessus à tout moment. Mais en décrivant rapidement ce brouillon (les étapes ci-dessus devraient vous prendre moins de 5 minutes), vous passez un minimum de temps à maximiser efficacement votre utilisation de l'outil PowerPoint!

  1. Gardez-le visuellement propre

Cela signifie que votre présentation PowerPoint est agréable à l'œil, de sorte que votre public ne développe pas des yeux endoloris ou ne se sent pas obligé de se détourner à mi-chemin de votre remarquable présentation. Notez les points suivants lorsque vous remplissez vos diapositives de contenu.

Comment PowerPoint peut vous aider:

  • Utilisez un arrière-plan cohérent sur toutes vos diapositives pour un flux visuel fluide. PowerPoint facilite cela à travers Design-> Themes . Sans thème, vous devez modifier manuellement les éléments de conception de chaque diapositive. Mais un thème se présente comme un «modèle de conception» avec des paramètres prédéfinis pour la couleur / formes / graphiques d'arrière-plan, la mise en page, le jeu de polices (pour le titre, le corps du texte, l'en-tête, etc.), les effets et les styles d'arrière-plan. Une fois que vous avez sélectionné un thème sur n'importe quelle diapositive, il affecte toutes les diapositives. Cela inclut toutes les personnalisations que vous apportez au thème d'origine.
  • Choisissez une bonne taille de police pour tout votre texte. Lorsque vous vous tenez devant le podium, une diapositive peut vous sembler claire et claire. Mais quand vous êtes assis à l'arrière, pas tant que ça. Testez donc la taille de votre police à distance (comme utiliser une taille de police de 2 cm pour une distance de 10 pieds, une taille de police de 4 cm pour une distance de 20 pieds, etc.). Une autre recommandation consiste à utiliser des polices Sans Serif (sans boucle) comme Arial, Genève ou Helvetica, sur des polices Serif comme Times New Roman ou Courier. Cela réduit le flou afin que votre texte reste lisible même à distance.
  • Utilisez judicieusement les Bullet Points. Il y en a qui ne jurent que par eux, et certains qui préfèrent les jeter. Si vous choisissez de les utiliser, évitez soigneusement l'habillage du texte avec des phrases générant plusieurs lignes. C'est moins attrayant et plus déroutant. Au lieu de cela, gardez vos phrases courtes et simples pour que le message apparaisse sans fioritures inutiles.

Par exemple,

  • «Créez une présentation PowerPoint visuellement attrayante pour le public, en utilisant un mélange équilibré d'éléments de design et de médias».

Cela peut être raccourci à -

  • "Créer PPT avec attrait visuel".

Remarque: Lorsque vous gardez votre contenu de diapositive délibérément bref, vous ne pourrez pas vous fier à vos diapositives à puce pour vous présenter de manière complaisante. Mais c'est une bonne nouvelle. Une présentation PowerPoint qui peut se dérouler seule sans votre participation demande une présentation-suicide! Au lieu de cela, préparez consciemment le contenu de votre diapositive afin que vous deviez participer de manière proactive pendant la livraison de la présentation et clarifier les détails les plus fins à votre public. VOUS conduisez le spectacle, pas PowerPoint.

Laissez vos graphiques parler plus de mille mots - ce qui signifie qu'ils sont très efficaces pour emballer le punch! La vérité sur les graphiques est que nous les aimons tous: images, cliparts, graphiques, tableaux et leur sort. Ils rendent instantanément votre présentation PowerPoint plus attrayante et moins ennuyeuse. Mais si vous les ajoutez en excès, vous courez le risque de submerger votre audience ou de sous-vendre votre contenu (de message). Choisissez donc le bon équilibre en utilisant des graphiques moins nombreux mais plus significatifs.

Gardez vos graphiques et tableaux propres. Oui, il y a encore ce travail, propre. Vous pouvez pratiquer cela comme suit:

  • Utilisez des étiquettes conviviales pour expliquer les éléments de votre graphique / graphique. Évitez d'utiliser des chiffres, des caractères spéciaux et du jargon technique; il faut déjà plus de cerveaux pour comprendre un graphique ou un graphique qu'une image.
  • Ajoutez du texte supplémentaire pour capturer explicitement les points forts du graphique / graphique, ce qui est évident pour le public. Par exemple, si vous présentez un graphique des ventes à travers les régions, vous voudrez peut-être ajouter du texte pour mettre en évidence la région haut / bas et la comparaison avec l'année dernière. Ces chiffres peuvent être implicitement saisis dans le graphique; mais en ajoutant des libellés de texte qui mettent explicitement en évidence ces informations, vous vous assurez que le public les remarque et les mémorise.

Remarque: Les graphiques analytiques complexes peuvent vous rendre plus intelligent, mais cela laisse votre public se sentir stupide et réduit l'efficacité de votre présentation PowerPoint. Au lieu de cela, gardez vos graphiques et tableaux assez simples afin qu'ils n'aient pas besoin d'un doctorat en statistiques pour les décoder. Les versions récentes de PowerPoint sont préchargées avec au moins onze types de graphiques (comme les graphiques à barres, à colonnes, à secteurs, etc.) qui peuvent être facilement inclus dans votre présentation en quelques clics de souris et insertions de données. Si vous utilisez plus de 5 minutes pour insérer un graphique dans votre présentation PowerPoint, considérez cela comme compliqué et ne mérite pas l'attention de votre public.

Utilisez des couleurs à contraste élevé pour attirer une attention supplémentaire. Avec les thèmes, PowerPoint garantit déjà que les couleurs d'arrière-plan de la diapositive contrastent adéquatement avec les couleurs de texte / ligne pour une visibilité maximale (comme l'utilisation de texte de couleur foncée sur des arrière-plans clairs ou vice versa). Mais dans votre présentation PowerPoint, vous pouvez avoir 1 à 2 diapositives qui méritent une attention supplémentaire, vous devez donc les mettre en surbrillance différemment. Les couleurs à contraste élevé vous permettent de le faire facilement (comme le vert / jaune, le bleu / rouge, le noir / blanc, etc.). Mais utilisez-le judicieusement car trop de contrastes de couleurs peuvent donner mal à la tête à votre public!

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  1. Resserrez votre présentation PowerPoint

D'accord, vous avez présenté vos diapositives et les avez remplies de contenu pertinent. Vous avez également veillé à ce que l'attention du public reste concentrée sur vos diapositives significatives en améliorant leur attrait visuel. Vous êtes prêt à livrer votre fabuleuse présentation PowerPoint. Ou peut-être pas encore.

Une astuce infaillible qui garantit à chaque fois des présentations PowerPoint de meilleure qualité consiste à «resserrer» votre présentation PowerPoint, où chaque diapositive offre un punch énorme.

  • Pouvez-vous réduire le contenu de vos diapositives? Rendre les puces plus courtes et le texte plus intelligent?
  • Pouvez-vous réduire le nombre total de diapositives? Ou remplacer une diapositive ou deux par un graphique convaincant?
  • Pouvez-vous simplifier les animations ou transitions (disponibles via les onglets Animations & Transitions) utilisées après chaque diapositive, afin que la présentation se déroule sans trop de distractions? (Parfois, l'attention du public est détournée vers ces transitions plutôt que vers le contenu réel de la diapositive!)
  • Si vous utilisez des accessoires externes (accessoires en ligne) comme des vidéos d'autres sites à lire pendant la présentation, pouvez-vous les inclure dans votre présentation pour un flux plus fluide? Ici, vous pouvez explorer LiveWeb, un outil d'intégration qui branche des vidéos Web externes dans une présentation sur votre disque dur.
  • Enfin, bénissez votre présentation avec une marque unique - VOUS. Quel tampon de marque classera cette présentation comme la vôtre? Couleurs vives? Contenu simple mais net? Des visuels audacieux? Marquez votre présentation avec la présence de votre marque!

  1. Resserrez votre livraison

C'est le grand jour, et avec les conseils ci-dessus, vous êtes prêt à admirer votre fabuleuse présentation. Enfin presque. Il y a quelques petits conseils que vous devez mettre en pratique, à la dernière minute. Les voici:

  • Respectez le temps. Peu importe à quel point votre préparation de présentation est fantastique, vous éteindrez votre public si vous manquez de temps. Gérez votre temps à bon escient. Commencez, interrompez et terminez au point de l'horloge.
  • Faites une répétition générale avant de présenter à votre public. Cela signifie que vous effectuez une simulation de votre présentation dans la salle où vous la livrerez. Cela vous permet de détecter rapidement les problèmes potentiels (tels que les changements de résolution du projecteur, les différences de couleur, les pannes de disque, etc.) et de les résoudre avant la livraison finale.
  • Si vous présentez depuis votre ordinateur portable, désactivez votre économiseur d'écran. La dernière chose dont vous avez besoin est d'avoir cet économiseur d'écran de feu ardent brûler votre présentation à mi-chemin!

Comment PowerPoint peut vous aider:

Si vous vous connectez à un projecteur,

  • Armez-vous d'un pointeur. C'est plus chic que de marcher vers l'écran pour pointer votre texte avec votre doigt. Et, moins distrayant!
  • Utilisez la «présentation de PowerPoint» de PowerPoint. Cela vous permet de générer votre présentation sur 2 vues:
  • Vue du public, qui joue sur l'écran du projecteur. Cela ne montrera que les principales diapositives de présentation.
  • Votre vue, qui joue sur votre écran d'ordinateur portable / ordinateur. Cela montrera les détails, y compris vos notes, la liste de tri des diapositives (pour passer rapidement sur plusieurs diapositives) et la diapositive principale.
  • Vous pouvez activer la vue du présentateur en cochant le bouton «Diaporama-> Utiliser la vue du présentateur» (disponible dans les versions 2010 et supérieures).

Enfin, connaissez-vous les plus gros goof-up diffuseurs amateurs faire? Ils se présentent au mur, ou à l'écran du projecteur, ou au plateau du podium, ou à leurs chaussures… vous obtenez la dérive! Regardez votre public avec audace dans les yeux et présentez-leur votre contenu en toute confiance. Engagez-les tout au long de la présentation avec des questions, des blagues, des histoires, des anecdotes personnelles, etc. Ceux-ci peuvent ne pas faire partie de votre présentation, mais ils inciteront le public à répondre à votre charisme et à participer davantage à la présentation. Ce n'est qu'alors que vous réussissez à livrer une présentation extrêmement efficace, avec ou sans PowerPoint. Maintenant, vous allez vraiment le faire vibrer!

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