«Une description de poste et une spécification de poste bien rédigées peuvent aider à définir le travail d'un employé actuel ou à attirer un nouveau candidat».
Description et spécifications du poste -
Une bonne description de poste et des spécifications de poste sont un élément crucial pour tout poste. Il y a beaucoup de concurrents pour les postes supérieurs et la rédaction d'une description de poste et d'une spécification de poste est une étape importante vers la recherche des bonnes personnes. Comme l'exigence d'employés extrêmement qualifiés s'est améliorée ces dernières années, il sera encore plus important pour les organisations d'exprimer leurs désirs, leurs besoins et leur mode de vie via leurs sites et autres portails d'emploi. Une bonne description de poste et une spécification de poste fonctionnent certainement sur un certain nombre de fonctions importantes:
- Il explique les compétences et les capacités nécessaires pour exécuter le rôle.
- Il explique où le poste convient dans la hiérarchie globale de l'entreprise.
- Il est utilisé comme un outil d'efficacité important.
Une excellente description de poste et spécification de poste commence par une liste des informations essentielles sur le poste - telles que les projets dans lesquels le candidat est engagé, les techniques utilisées pour terminer les projets, l'objectif et les obligations du poste, le lien du travail à d'autres tâches et les informations d'identification requises pour le travail.
Il est également essentiel de rédiger une description de poste et une spécification de poste qui semblent réalistes en les rendant puissantes, efficaces, présentables et légitimes. Une description de travail et des spécifications de travail bien rédigées et réalistes aideront également à obtenir moins de refus.
Caractéristiques d'une bonne description de poste et spécification de poste
Chaque fois qu'il y a une ouverture dans une entreprise ou qu'une exigence est identifiée par l'entreprise, la première chose que l'équipe de recrutement fait est de comprendre efficacement la description de poste et l'importance des spécifications de poste et de créer une description de poste et une spécification de poste en conséquence. La description et la spécification du poste sont importantes car elles sont utilisées par les enquêteurs pour recruter des candidats. Encore une fois, cette description de poste et cette spécification de poste sont envoyées aux candidats, afin qu'ils puissent en comprendre efficacement l'importance. Une description de poste et une spécification de poste bien rédigées aident à accélérer l'embauche et la fermeture de tout poste vacant.
Une bonne description de poste et une spécification de poste fournissent une introduction aux compétences, à la formation et aux qualifications académiques nécessaires pour un poste ouvert. Cela peut inclure toute la documentation requise pour le rôle spécifique. La mise en place de cette description de poste et de ces spécifications donne aux candidats potentiels toutes les informations dont ils ont besoin avant la mise en œuvre. Il aide également un recruteur de description de poste ou un employeur potentiel à passer rapidement en revue les CV pertinents et à rejeter ceux qui ne remplissent pas les conditions.
Avantages de la description et des spécifications du poste
- Les explications de poste contribuent à la croissance de toute organisation. Elles sont en fait le fondement du cadre de l'entreprise.
- Les explications du poste montrent où le membre du personnel correspond. La description de poste et les spécifications du poste garantissent que toutes les personnes que nous recrutons s'alignent sur les buts, la mission, la vision et l'objectif de l'organisation.
- Les explications sur l'emploi aident à établir des objectifs clairs. La description de poste et la spécification de poste sont le premier emplacement à rechercher lorsque les travailleurs ne font pas ce que nous voulons qu'ils fassent. La première étape pour amener les employés à faire ce que nous voulons qu’ils soient est de s’assurer qu’ils connaissent nos attentes - et cela commence par la description de poste.
- Les explications sur l'emploi indiquent aux candidats ce que recherche une entreprise. Cela aide au processus de description de poste et permet également de répondre aux préoccupations de ceux qui ne sont pas choisis.
- Les explications sur l'emploi fournissent le fondement de la rémunération.
Inconvénients de la description de poste
- La description de poste devrait être révisée à chaque fois dans ce milieu de travail en évolution rapide et en constante évolution. La description de poste doit également être révisée régulièrement et est tout aussi importante que le système d'évaluation des performances.
- Les explications sur l'emploi peuvent motiver la réflexion «ce n'est pas mon travail». Ils ont besoin de suffisamment de polyvalence pour que les individus puissent penser «hors des sentiers battus». Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'enregistrer chaque processus de description de poste, les responsabilités importantes (celles qui doivent absolument être accomplies) doivent être impliquées et marquées comme telles.
Applications des descriptions de travail
Les descriptions de travail ont une application dans presque tous les aspects de l'emploi. Les détails de la description de poste sont brièvement mentionnés ci-dessous:
- Les explications sur l'emploi aident à identifier les spécifications et les lacunes de l'emploi ainsi qu'à déterminer les rôles de sureffectif ou inutiles. Ils sont également utiles lorsque des choix de centralisation ou de décentralisation doivent être faits.
- L'embauche, la sélection et le placement des candidats sont plus efficaces car la description de poste fournit les réponses aux spécifications nécessaires pour reconnaître et choisir la meilleure adéquation entre le candidat et le poste.
- Un nouvel employé avec une information précise et bien écrite sur le travail à évaluer a acquis une excellente compréhension du travail et est donc en mesure de mieux comprendre ce que l'organisation et le gestionnaire anticipent. Tous les nouveaux travailleurs devraient considérer les informations sur l'emploi comme un point de départ.
- Les explications du poste permettent de reconnaître les spécifications typiques du poste de description de poste. De bonnes descriptions de poste peuvent expliquer quelles tâches sont vraiment identiques et quelles tâches garantissent des niveaux de rémunération différents.
Qui est responsable de la rédaction des descriptions de travail?
Dans la plupart des organisations, l'employeur potentiel est responsable de la rédaction d'une explication de description de poste en utilisant les RH comme consultant en description de poste. Il peut être demandé au travailleur actuellement en poste d'aider à mettre à niveau les informations sur le travail car ce sont eux qui exécutent le travail et connaissent le mieux le travail. C'est toujours le travail du gestionnaire de confirmer que les informations sur l'emploi montrent parfaitement le travail et ne sont pas trop chères en cours de route. Les RH sont généralement la dernière phase d'une description de poste, car le responsable des ressources humaines décide généralement du lieu et de la structure de rémunération.
9 éléments pour créer une excellente description de poste et spécification de poste
Une description de travail comprend le titre du poste et le nom du département. Le premier passage devrait être un aperçu de ce que le poste requiert. Vous trouverez ci-dessous une liste (généralement à puces) des responsabilités et obligations de description de poste. Chaque responsabilité doit s'inscrire dans un terme simple. Jetons un coup d'œil aux éléments nécessaires pour créer une excellente description de poste.
- Résumé du poste:
Le résumé du travail est un bref résumé de l'objectif, des buts, des buts du travail, etc. La longueur devrait idéalement être d'environ trois ou quatre phrases. Cette zone ne couvre pas les détails des tâches ou de l'expérience. Ces détails sont censés figurer dans les autres parties du document de description de poste.
- Informations générales:
- 2a) Titre et classification: Le titre du poste doit être bref comme développeur Web, analyste de recherche de description de poste, administrateur principal, résident principal, etc.
- 2b) Lieu de travail
- 2c) Responsabilités de gestion ou de reporting: les détails relatifs au reporting de gestion et à tout autre reporting direct doivent être inclus ici.
- Tâches:
Les détails mentionnés ici doivent être brefs. Toutes les explications doivent être limitées à une seule ligne (par exemple: gestion de l'entretien ménager, paiement des factures, orientation des nouveaux employés, envoi de rapports de crédit aux banques, etc.). Toute autre déclaration, qui comporte d'autres obligations (le cas échéant), doit être incluse ici. Nous ne devons pas identifier plus de dix tâches. Chaque tâche doit avoir des mots orientés vers l'action comme organiser, gérer, créer, créer, etc.
4. Compétences
Identifiez les compétences, l'expertise et les connaissances nécessaires pour effectuer la tâche. Décrivez les compétences supplémentaires qui nécessitent une formation, une expertise, une certification, etc. Les compétences et les capacités doivent être répertoriées séparément. Les compétences sont des actions que le demandeur est capable de faire. Les compétences sont les caractéristiques ou les caractéristiques que l'entreprise prévoit que le candidat démontrera dans son rôle. La règle moderne des explications de poste basées sur les compétences signifie qu'un poids supplémentaire est accordé aux capacités comportementales telles que la gestion, l'interaction de groupe, la polyvalence, etc.
Dans la plupart des tâches, il est important d'avoir de bonnes compétences en communication. Peut-être avez-vous besoin de quelqu'un qui a d'excellentes compétences en rédaction si vous envisagez d'embaucher un rédacteur technique de documents de description de travail. Vous pouvez avoir besoin d'une personne ayant une expérience en présentation si vous cherchez quelqu'un pour votre division de formation ou pour quelqu'un pour faire des présentations commerciales. Vous pouvez avoir besoin de quelqu'un qui est un conférencier exceptionnel pour toute exigence dans le domaine des ventes. Ce sont tous les types de capacités de communication qui sont nécessaires pour réaliser les caractéristiques fondamentales du travail. Certains rôles de document de description de poste peuvent nécessiter des compétences en rédaction d'e-mails pour effectuer le travail.
- Expérience
L'expérience appropriée requise pour l'emploi doit être mentionnée ici. Toute documentation professionnelle ou expérience éducative prouvant les besoins en expérience de travail peut également être incluse ici. Les spécifications académiques sont une exigence importante pour tout travail. Si quelqu'un peut réaliser le travail avec de l'expérience mais n'a pas de certification particulière, le document de description de poste doit être personnalisé. Il ne devrait pas y avoir de limite d'âge pour éviter toute forme de discrimination.
- Heures de travail Conditions de voyage, toutes autres conditions météorologiques doivent être incluses.
- La rémunération et les primes et toutes autres incitations peuvent être élaborées pour être utilisées dans les informations sur l'emploi qui sont agressives avec des rôles similaires dans d'autres organisations et permettent des modifications des connaissances et de l'expérience. Cela devrait être modifié au fur et à mesure des besoins pour garder à l'esprit l'échelle salariale.
- Description de l'entreprise
Il est essentiel d'inclure quelques détails sur l'organisation. C'est très important pour faire une bonne première impression.
- Avertissements
Une note essentielle peut généralement être placée à la fin de la description de poste pour offrir une flexibilité supplémentaire ou tout changement dans les responsabilités de la description de poste. Voici un exemple de description de poste:
«Les déclarations ci-dessus visent à illustrer la nature commune du niveau de travail effectué par les personnes affectées à cette classification. Ils ne sont pas destinés à être interprétés comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, fonctions et compétences requises du personnel ainsi classé. "
Les choses à faire et à ne pas faire pour composer des descriptions de poste et des spécifications de poste
À faire:
- Soyez précis: il est préférable d'expliquer les exigences du poste, qui peuvent inclure des détails tels que la réalisation de rondes quotidiennes, le nettoyage et la lubrification des machines, l'organisation des matières premières, etc. N'incluez pas de directives de description de travail ou de processus étape par étape.
- Utilisation d'adjectifs: incluez des adjectifs qui expliquent ou décrivent le travail. Les termes qui peuvent être utilisés ici peuvent être «axés sur les délais», «rapides», «paramètres bruyants», etc. Nous devons nous abstenir d'inclure des explications extrêmement longues. Les adjectifs utilisés doivent être précis et
- À FAIRE - Concentrez-vous sur les informations sur l'emploi et non sur le titulaire. Il est simple de penser à la personne au travail et de discuter de la façon dont elle a été sélectionnée pour effectuer la tâche. Une excellente description de poste se concentre simplement sur les objectifs et les résultats du poste, et non sur la façon dont le poste est géré par la personne qui s'y trouve.
- Les informations sur le travail ne doivent jamais empêcher les gestionnaires de donner des responsabilités supplémentaires non spécifiées dans les informations sur le travail. Cependant, ces obligations supplémentaires ne doivent pas être considérées comme des «fonctions essentielles» de l'emploi.
- Conservez les descriptions de travail actuelles. Le changement se produit. Il n'y a pas beaucoup de tâches qui n'ont pas considérablement changé au cours des dernières années. Si les explications du poste ne sont pas mises à jour, nous aurons alors des malentendus et des difficultés légales. Le moment est venu de les créer - ou de les mettre à niveau si nécessaire -.
Dont's
- Essayez d'éviter les termes soumis à différentes interprétations. Il suffit d'inclure la description du travail et les détails des spécifications du travail sur la façon dont cela est fait actuellement, pas sur la façon dont cela pourrait être fait.
- Évitez la terminologie qui serait douteuse dans une description de poste et une spécification de poste. Par exemple, n'utilisez pas de termes tels que «jeune».
- N'utilisez pas de formulation vague ou générale.
- N'incluez rien d'insultant ou de dérogatoire à l'égard de la personne qui occupait auparavant le poste.
- Ne décrivez aucune tâche à accomplir à l'avenir.
Conseils de rédaction de description de poste et de spécification de poste
Utilisez des illustrations 100% gratuites des descriptions de travail. Tout le monde ne se sent pas en sécurité lors de la rédaction des descriptions de travail. Diverses techniques de description de poste peuvent être utilisées pour simplifier la procédure d'écriture. Il est facilement accessible en ligne sur n'importe quel portail d'emploi bien connu. Il faut couper et insérer des éléments et des zones de tâches comparables que vous voyez sur les forums de travail, puis modifier les détails particuliers pour répondre à vos besoins.
Une fois que les détails de la description de travail sont conçus, nous devons les revoir. Cela indique-t-il parfaitement quel est le travail? Si c'est le cas, nous avons presque terminé! Nous pouvons maintenant décider du poste et de la structure de rémunération.
La plupart d'entre nous ont des descriptions de travail qui ne nous donnent aucune idée de ce qu'est un emploi. Ce sont des illustrations de descriptions de poste publiées qui ne sont pas utiles. Une description de poste excellente et efficace devrait expliquer clairement et fondamentalement ce qu'est le poste, en profondeur. Il peut être difficile de rédiger une description de poste qui le transmette bien, surtout si nous n'en avons jamais conçu auparavant. Mais, vraiment, étudier comment créer une description de poste est simple une fois que nous avons divisé la procédure en domaines séparés.
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