Client non technique: j'ai lu la documentation du projet, mais je n'ai pas compris les différents aspects des spécifications du logiciel à utiliser. J'aimerais avoir des explications supplémentaires à leur sujet.

Gestionnaire de projet: Bien sûr. Nous pouvons discuter de ces points et ensuite nous pouvons avancer.

Client non technique: Ici, il est mentionné, dans l'un des articles que je parcourais sur Internet, que l'outil logiciel pourra prendre en charge 10 membres du projet, mais vous n'en avez alloué que 5 et si nous avions 10 à bord, le travail se ferait plus rapidement, je pense.

Gestionnaire de projet: Oui, c'est vrai. Les 10 Go peuvent prendre en charge 10 membres du projet, mais nous avons fait un investissement de 5 Go de stockage pour 5 utilisateurs et cela réduit le coût exact; nous ne manquons à aucun moment. Nous exigerons que le projet se tienne sur cette chronologie afin que nous puissions router dans un système de rétroaction complet à 360 degrés dans le backend pour que l'entreprise tienne la sienne. De plus, nous travaillons sur la fonctionnalité de recherche et de correspondance qui pourrait de toute façon maintenir le projet pendant longtemps. Nous doublerons l'investissement dans ce cas et continuerons de précipiter le projet. Pas de qualité.

Client non technique: je n'ai pas bien compris ce dernier morceau et il n'y en a aucune mention dans la documentation que vous m'avez envoyée. Pouvez-vous clarifier?

Chef de projet: Monsieur, c'est sûrement clairement mentionné dans l'addendum qui vous a été transmis avec le plan. Avez-vous réussi à passer par là?

Client non technique: Oh! Non, je ne l'ai pas traversé. La première page elle-même m'a fait penser à la langue comme grecque. Il contient trop de termes que je ne peux pas comprendre. Pouvons-nous planifier une réunion pour parcourir toute la documentation?

Chef de projet: Bien sûr! Faites-moi savoir quand vous pourrez en faire notre site.

Le pont manquant entre les gestionnaires de projets techniques et les clients non techniques

Comme le montre clairement la conversation entre un client non technique et un chef de projet, il y aura toujours un grand pourcentage de déconnexion entre les chefs de projet techniquement solides, qui roulent en dialecte technique toute la journée, et leurs clients non techniques, qui ont besoin de leurs services mais ne connaissent pas aussi bien l'ensemble du système technologique.

Avec des clients qui participent activement aux projets auxquels ils sont parties prenantes, il peut être un peu plus épuisant pour un chef de projet de maintenir le pont entre une personne qui en sait beaucoup sur le travail qui est effectué afin de répondre aux besoins des personne qui sait peu de choses sur le travail de fond.

Les chefs de projet et les experts techniques sont normalement des personnes qui auraient des détails sur le produit et le processus dans un jargon qui pourrait ne pas être compréhensible pour une personne qui n'a pas goûté à ce domaine. En tant que chefs de projet, la responsabilité de maintenir un lien de communication efficace entre nous et les clients non techniques occupe une position très importante dans le grand schéma des choses. Nous aurons besoin de la contribution de nos clients jusqu'à la clôture du projet.

Mais, nous ne pouvons pas tout garder devant eux et leur demander de déchiffrer les termes techniques mentionnés dans la documentation du projet et les directives du projet ou même les présentations que nous mettons en place. Nous devrons tourner et tourner et leur apporter une vision du monde du produit ou du service que nous créons ou améliorons à travers le projet. Combler cet écart technique et non technique est extrêmement important, et nous examinerons 8 façons différentes de présenter votre travail afin de créer une image mentale du produit.

8 façons de communiquer efficacement avec des clients non techniques

Vous trouverez ci-dessous des moyens sûrs de traverser cette ligne de communication avec vos clients non techniques. Ces trucs et astuces vous donneront une grande liberté pour réaliser ce que vous pensez être la chose la plus difficile à faire. Levez-vous et discutez avec vos clients non techniques et faites une différence dans la façon dont ils voient le projet et comment ils y contribuent.

  1. Découvrez le monde de vos clients et mettez vos pieds à leur place

Explorez les antécédents de votre client non technique et l'industrie dans laquelle ils viennent. Assurez-vous que vous connaissez suffisamment leur statut professionnel afin de comprendre le niveau de communication que vous pouvez leur rendre. Aussi, comprenez le niveau de technicité dont ils sont conscients et marchez sur les mêmes lignes lorsque vous communiquez avec eux.

Ces personnes ne seront pas toujours complètement perdues lorsqu'elles font partie du projet, mais en tant que fer de lance du projet, il est de votre responsabilité de garder à l'esprit tous les niveaux de confort de chaque partie prenante et membre de l'équipe lors de la gestion et du travail du projet. .

Pensez de leur point de vue et marchez un mile dans leur peau, vous comprendrez alors comment ils voient les termes techniques et vous pourrez en conséquence modifier vos niveaux de présentation et votre jargon technologique en fonction de cette étude et de cette recherche. Consacrez-vous à faire du bon travail en communiquant avec ces personnes. Et, un aspect important - restez humble.

  1. N'oubliez pas qu'il s'agit de personnes et de leurs actions, pas de codes et de technologies

Si vous êtes un amateur de technologie, cela ne signifie pas que tout le monde vous voit lorsque vous affichez le jargon technique que vous portez. En tant que chef de projet, tout en parlant à un client non technique, assurez-vous de vous concentrer sur les personnes (votre équipe et vos clients) et les tâches qu'ils effectuent pour le projet. Informez vos clients de leurs progrès et de la manière dont ils ont contribué à atteindre cette étape importante du projet.

Parler des lignes de code et des problèmes de boucle de code qui se sont produits ne vous sera pas vraiment bénéfique et enverra vos clients non techniques dans une ambiance de frénésie.

Essayez d'utiliser des termes auxquels ils peuvent se rapporter, tels que «l'utilisateur devra ensuite appuyer sur ce bouton pour accéder à ces pages pour terminer la transaction…» au lieu de «le système lancera l'action de soumission et affichera la notification de transaction terminée pendant que l'action obtient terminé… »De cette façon, vous pouvez frapper au cœur de ce qu'ils veulent réaliser avec ce projet et leur permettre de comprendre que vous et votre équipe avez bien compris.

  1. Restez simple, idiot

BAISER et dire, disent-ils. En tant que chef de projet traitant avec des clients externes non techniques, vous devez vous assurer que la communication avec vos clients est complète, concise et plus que jamais simple. Utilisez un anglais simple pour leur faire passer votre message. Vous avez étudié leurs antécédents et vous savez à quoi ils réagissent avec ferveur. Donc, votre prochaine étape est de garder toute communication avec eux aussi simple que possible et de la mettre à niveau uniquement sur la base de ce que vous avez acquis grâce à la vérification des antécédents professionnels.

Ne les submergez pas avec le jargon que vous pourriez utiliser avec les membres de votre équipe ou les parties prenantes internes et soyez honnête avec eux à propos de chaque procédure qui a lieu.

Une communication efficace est la voie à suivre. Imaginez une situation où vous consultez un médecin et il vous explique votre maladie d'une manière qui vous laisse confus et hors de propos. L'impuissance que vous ressentez est exactement ce que vit votre client. Donc, règle générale, KISS (restez simple, idiot).

  1. Discutez des résultats qu'ils obtiendront

Lorsque vous communiquez avec vos clients non techniques, assurez-vous de leur expliquer le «pourquoi» et le «quoi» faites-vous des aspects du projet plutôt que «comment» vous faites exactement cela. Lorsque les clients non techniques examinent les avantages et les fonctionnalités qu'ils vont retirer du projet, ils répondent mieux que lorsque vous expliquez les détails complexes de la façon dont votre équipe met tout cela ensemble.

Montrez-leur les avantages que les résultats leur procureront. Montrez-leur qu'à chaque étape franchie par le projet et l'équipe de projet, ils se rapprocheront de l'objectif qu'ils se sont fixés. Assurez-vous qu'ils réalisent que ces tâches se traduiront par l'objectif fixé et que ces tâches, une fois terminées avec efficacité, s'avéreront ajouter plus d'avantages que prévu.

Dans cet esprit, je suis sûr que même vous, en tant que chef de projet, rechercherez les avantages supplémentaires qui peuvent découler de ce projet unique.

  1. Utiliser des exemples

L'analogie et l'utilisation d'exemples peuvent être vos meilleurs amis à ces moments-là. Ces exercices vous aideront même à amener votre côté créatif au travail. Tournez et transformez votre chemin en utilisant des exemples de la vie quotidienne pour faire valoir votre point de vue. De cette façon, vous pourrez mieux relier les informations à leur niveau d'expertise. Avec plus de relativité et un effort conscient de votre part, vous pourrez également les gagner avec votre camarade. La relativité s'accompagne de fiabilité et de cela, la confiance dans le travail que vous effectuez et la communication que vous rendez à vos clients non techniques.

L'utilisation d'exemples peut même vous aider à simplifier le projet pour vous-même et les membres de votre équipe et vous permettra de considérer le projet du point de vue d'un profane. Cela augmentera vos chances dans un projet complet qui s'adresse vraiment aux clients et au grand public.

  1. Ne sous-estimez pas ou ne surestimez pas leur niveau d'expertise en matière de projets

Bien que ces clients non techniques soient souvent peu familiarisés avec la technicité du sujet, en particulier lors de la création d'outils et d'applications logicielles, ils ont surtout une bonne base de connaissances bien équilibrée en matière de projets et de processus. Ils comprennent les processus et la façon dont ces processus peuvent en fin de compte permettre au processus de développement de logiciels d'être mené avec facilité.

Vous pouvez sûrement les avoir à bord pour aider activement l'équipe à gérer le projet. Il existe de nombreux types de clients avec lesquels nous, chefs de projet, devons traiter. Ne les pensez pas tous comme un, mais comprenez plutôt bien chaque client, ses forces et ses faiblesses et comment vous pouvez exploiter ses forces et minimiser ses faiblesses. Analysez tout cela et ne commettez jamais l'erreur de sous-estimer ou de surestimer ces personnes.

  1. Donnez-leur une classe 101

Prenez note de tous les termes que vous utiliserez dans vos présentations et vos dialogues avec les clients non techniques. Faites de la liste un forum de définition et notez les définitions en anglais simple afin que vous puissiez les remettre à vos clients non techniques et qu'ils puissent comprendre ce que vous voulez dire lorsque vous les utilisez. Vous pouvez éviter les expressions vides qu'ils auront sur leurs visages lorsque vous définissez ces termes lors de vos réunions et éviterez également la perte de temps due aux explications sur ces termes particuliers.

Avec cet exercice, je suis sûr que vos clients non techniques auront également l'occasion d'apprendre quelque chose de nouveau et leur permettront d'être enthousiastes à propos de la réunion et des présentations. Cette activité peut les préparer à de nombreuses autres réunions et discussions que vous prévoyez d'organiser et leur permettra également d'apporter une contribution fructueuse. N'est-ce pas ce que tu veux?

  1. Demandez-leur toujours s'ils saisissent ce que vous leur dites.

Arrêtez votre présentation pendant un moment et posez quelques questions à vos clients non techniques:

  • Es-tu avec moi?
  • Est-ce que quelque chose n'est pas clair pour vous?
  • Avez-vous besoin de moi pour répéter quelque chose?
  • Avez-vous des préoccupations ou des doutes dans votre esprit concernant ce concept?
  • Avez-vous besoin d'aide pour quoi que ce soit?
  • Êtes-vous à l'aise avec la vitesse de la présentation?

Ces questions peuvent être rassurantes et peuvent leur montrer que vous avez besoin de leur présence et de leur participation active et que vous avez besoin qu’elles comprennent tout ce qui se passe. Cela leur donne également la possibilité de poser des questions triviales qui, une fois répondues, peuvent faire une différence dans leur compréhension.

Cela suggérera également que vous êtes heureux de répondre à presque toutes les questions qu'ils vous posent, et cela les aidera à développer la confiance nécessaire pour accepter qu'ils n'ont pas compris un terme ou un concept particulier. Avec ce coup de pouce, ils se lèveront pour clarifier leurs doutes. Votre projet en bénéficie alors car ils peuvent alors y penser de leur point de vue et vous offrir une toute nouvelle perspective à laquelle réfléchir.

Article recommandé

  • Dette et capitaux propres
  • Guide des responsabilités du gestionnaire de projet

Catégorie:

Développement de l'entrepreneuriat