Proposition de projet vs charte de projet - Dans cet article, j'espère résumer le cadre de documentation d'un projet et l'importance de connaître la différence entre les nombreux documents qui entrent et sortent du projet, parmi les membres de l'équipe ou les parties prenantes.

Comme le titre l'indique, cet article vise à dissiper l'obscurité loin des documents individuels, une charte de projet et une proposition de projet. Bien que très similaires, ces deux documents cruciaux occupent des positions très différentes au sein d'un projet et ses procédures et leurs finalités sont également diverses.

Aventurons-nous dans le monde de la gestion de projet impressionnante et créons des procédures systématiques pour assurer le bon fonctionnement vers la réalisation des buts et objectifs du projet de l'entreprise.

Proposition de projet vs infographie de la charte de projet

Documents pour les projets

Un projet bien documenté est un projet qui a été systématiquement conduit et orienté dans la direction où il était censé se diriger, en vue d'atteindre les buts et objectifs de l'entreprise.

S'il existe des documentations spécialement conçues pour le projet, il devient très facile pour la direction de manœuvrer le projet et de vérifier et comparer les procédures avec précision.

Aux fins de cette gestion des tâches et même pour suivre le projet, une fois le changement mis en œuvre, les documents sont utiles pour pouvoir les transformer en lignes directrices ou en études de cas. Il y a essentiellement 9 documents importants qui doivent être utilisés dans un projet. Ils sont les suivants:

  1. La proposition de projet - Le coup d'envoi du projet est la proposition de projet, qui est complète et convaincante, les détails de ce document justifient l'investissement nécessaire pour poursuivre le projet.
  2. La charte de projet - C'est le mandat qui transforme l'idée en véritable travail par le chef de projet.
  3. Le plan de gestion de projet - Il couvre tous les détails nécessaires sur l'ensemble du projet, ce qui permet au chef de projet de parcourir plus facilement les étapes et les plans.
  4. Journal des actions - Cela ressemble à une liste de tâches pour tous les membres de l'équipe pour leurs différentes tâches à des jours spécifiés.
  5. Registre des risques - Similaire au journal des actions, il s'agit d'un compteur de risques, répertoriant tous les risques auxquels le projet est soumis.
  6. Rapports d'état - Il s'agit d'une collection de rapports qui vous indiquent exactement où se trouve le projet au moment actuel et combien il en reste pour atteindre l'objectif du projet.
  7. Budget - Un document de chiffres qui contient tous les comptes du budget prévu pour le projet. Sur le plan financier, ce document rassemble tous les chiffres importants.
  8. L'examen des leçons apprises - Les leçons apprises en temps utile du projet peuvent être enrôlées ici afin que ces leçons puissent être mises en œuvre à d'autres étapes du projet ou d'autres projets au sein de l'organisation.

But du document pour les projets

Nous détestons toujours documenter tout ce que nous faisons parce que c'est juste tellement de texte à écrire, à couvrir et à lire. Cela nous oblige à entreprendre et à gérer des projets qui se présentent à nous.

Avec autant de texte et d'analyse, des tableaux et des graphiques faisant le tour, la maintenance des documents a résolu ce problème et il est aussi facile pour les chefs de projet de maintenir la capacité de trace du projet.

Les chefs de projet expérimentés s'assurent que leurs projets ont des modèles standard maintenus en place pour le stockage de leurs documents. Les modèles de projet réussis peuvent être réutilisés occasionnellement sur une base de projet à projet.

Avec les modèles, les gestionnaires peuvent très bien se concentrer sur leur responsabilité principale de gérer l'ensemble du projet plutôt que de se livrer à des formalités administratives lourdes et à l'accumulation et à la séparation des données.

À chacune des étapes suivantes, vous pouvez trouver la documentation en tant que partie pivot d'un projet qui va de pair avec l'élément de communication d'un projet:

  1. Initiation - rapport de faisabilité, proposition de projet, charte de projet
  2. Planification - spécification des exigences, document de conception, plan de gestion de projet
  3. Exécution - journal des actions, journal des problèmes, rapports d'état
  4. Contrôle - document de test, gestion du changement
  5. Clôture - document technique, document de fonction, examen des enseignements tirés, document de transfert

Avec toutes les bases claires et l'objectif de la documentation devant vous, vous pouvez maintenant entrer dans les détails qui nous disent exactement ce qu'est une charte de projet et une proposition de projet et ce qui les distingue.

Qu'est-ce qu'une charte de projet?

Une charte de projet, connue sous le nom de document de définition de projet ou de référence pour un document d'autorité, est une déclaration qui énonce clairement la portée, les buts, les objectifs et les équipes impliquées dans le projet.

Tout en définissant les objectifs du projet, une charte de projet fournit les fonctions principales suivantes:

  • Une démarcation préliminaire des rôles et responsabilités que chacun joue au cours du déroulement d'un projet
  • Identification des principaux intervenants ou propriétaires de projets et sponsors de projets
  • Décrire les tâches et les rôles assumés par un chef de projet

Une charte de projet est la plupart du temps un court document utilisé dans le but de référencer les tâches qui doivent être marquées pour différents rôles dans les domaines du projet. Ce sont des extraits de documents détaillés, tels que la proposition de projet. Il est dûment considéré comme une meilleure pratique standard de l'industrie.

Outre la délimitation des rôles et responsabilités d'un projet individuel, une charte de projet est un document de référence aux fins suivantes:

  • Objectif ou raisons de la réalisation du projet
  • Problème à résoudre
  • Objectifs que le projet vise à atteindre
  • Contraintes du projet
  • Voies et moyens de parvenir à la solution
  • Identités de l'équipe et des parties prenantes du projet
  • Éléments entrant dans le champ et hors champ
  • Estimation des risques sur le projet
  • Avantages que le projet apportera
  • Aperçu de haut niveau du budget

Ces finalités sont des éléments détaillés de la charte de projet et peuvent comporter tout ou partie de ces éléments. La charte du projet reste le document principal et central tout au long du cycle de vie du projet et investit un certain niveau de levier et de pouvoir au chef de projet, qui est le propriétaire de ce document.

Une charte de projet change rarement et doit être révisée à intervalles fréquents par le chef de projet, afin de savoir si l'objectif est respecté et s'il y a un écart actuel par rapport au plan.

La charte de projet est rédigée après l'approbation de la proposition de projet et juste avant la définition de la portée du projet. Il suit l'ordre naturel des approbations et la hiérarchie des approbations budgétaires.

Une charte de projet efficace est celle qui tient sur une page de la taille A3, pour la faisabilité et la compréhension et la traçabilité faciles. D'autres chartes de projet peuvent également être rédigées sur des documents de traitement de texte.

Donc, si vous avez besoin de savoir à quoi ressemblerait le projet d'un niveau élevé ou d'une vue aérienne, vous pouvez consulter une charte de projet.

Qu'est-ce qu'une proposition de projet?

Une proposition technique ou une proposition de projet est un document très convaincant qui vise à convaincre un groupe de parties prenantes, de cadres supérieurs et d'investisseurs de la probabilité que le projet résout le problème posé.

Il s'agit là encore d'un document simple mais détaillé qui contient les objectifs suivants:

  • Identifie le travail à effectuer
  • Explique la cause du projet et ce qu'il vise à résoudre
  • Convainc et convainc les lecteurs que l'équipe est prête et prête pour le projet et est capable de le mener à bien
  • Explique le plan de gestion et à quel point il est sophistiqué
  • Assure au panel la disponibilité des ressources employées pour mener à bien le projet dans les limites du budget et du temps alloué

Astuce # 1 : Afin de faire tout cela et de pouvoir mettre votre point de vue devant le panel, il est nécessaire de s'assurer que la proposition obtient un 10 sur 10 en ce qui concerne son apparence.

Les professionnels du panel doivent être amenés à croire que le projet est nécessaire et ont besoin d'une raison suffisante pour y mettre leur argent. Un ton professionnel doit être maintenu à tout moment et le document doit être facilement accessible.

Astuce # 2 : En dehors de l'apparence, le deuxième élément le plus important d'une proposition de projet est son idée. Une proposition forte est systématiquement détaillée et dispose d'un plan d'action clair que le projet supervisera.

Plus votre proposition est solide d'un point de vue technique, mieux c'est pour l'organisation. La sauvegarde des données et du contenu avec des faits et des chiffres peut aider à élever votre proposition.

Le projet doit être aligné sur les objectifs fixés par l'organisation afin de se conformer pleinement à ses besoins. Résoudre un problème hors de la direction de l'entreprise, peut être complètement inutile.

Que devez-vous inclure dans une proposition de projet

Contrairement à la charte de projet, qui est principalement un extrait de la proposition de projet ou de l'énoncé des travaux, une proposition de projet est un document très détaillé, laissant de côté la verbosité. Le format se compose normalement d'une mise en page et d'une typographie, ce qui implique.

La mise en page d'un point de vue doit inclure l'utilisation d'illustrations graphiques. Il peut s'agir de l'un des éléments suivants:

  • Graphiques
  • Graphiques
  • Photographies
  • Dessins
  • Diagrammes

Ces illustrations sont en fait des faits et des chiffres rassemblés d'une manière beaucoup plus compilée et facile à comprendre. La description de chaque illustration doit être sous-jacente et doit saisir les nuances importantes que les graphiques représentent. Cela facilitera la lecture et devrait encourager le panel à croire que le projet est après tout très bien pensé.

L'utilisation de tableaux peut également améliorer la lisibilité et la clarté du texte et orienter le lecteur vers une décision éclairée et claire, rapidement.

La typographie comprendrait des en-têtes ordonnés et devrait maintenir un bon flux vers le contenu. Un contenu mal placé ne servira pas l'objectif du projet et pourrait entraîner le rejet ou la refonte de la proposition de projet.

Différence entre une charte de projet et une proposition de projet (300)

Une fois que la proposition de projet est approuvée et approuvée, le projet est déclaré officiel et peut être commencé immédiatement, ou comme prescrit dans la proposition. C'est alors que le chef de projet est officié et que la charte du projet est rédigée.

Le tableau suivant répertorie les rôles de la charte de projet par rapport à ceux d'une proposition de projet. Notez que cette liste n'est pas exhaustive et peut contenir de nombreuses autres propriétés à partir des explications données ci-dessus:

Points à retenir

  • La documentation est un aspect clé de tout projet, qu'il soit technique ou dans toute autre industrie, et doit être respectée à des fins d'administration et de statut du projet.
  • Chaque phase ou étape du projet comporte au moins une documentation en cours de réalisation.
  • Des gestionnaires efficaces et expérimentés gardent avec eux des modèles à utiliser dans différents projets. Les modèles d'un projet réussi peuvent être utilisés dans un projet en cours pour augmenter l'efficacité et la confiance perçue dans les processus.
  • Il existe, en effet, 9 documents de projet essentiels qui doivent faire partie d'un projet pour son bon fonctionnement et sa traçabilité.
  • La verbosité doit être limitée dans les documents de projet car ils doivent être directionnels et principalement utilisés dans le but de mettre à jour ou d'enregistrer des événements et des résultats.
  • La charte de projet et la proposition de projet sont des documents distinctifs utilisés dans le cycle de vie d'un projet et doivent faire partie d'un projet. Ils entrent dans la catégorie principale des documents.
  • Une charte de projet ne peut être sanctionnée avant l'approbation de la proposition de projet.
  • La budgétisation doit faire partie des deux documents car c'est le facteur clé de l'idée de l'entreprise envers le projet.

J'espère que vous êtes maintenant tous opérationnels grâce à vos connaissances sur les documents et, en particulier, à l'utilisation d'une charte de projet et d'une proposition de projet. Continuez à regarder à travers cet espace pour plus d'informations sur la gestion de projet et la productivité.

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