Introduction à la communication en gestion de projet
Avant de porter une combinaison et de commencer à décrire l'importance de la communication dans le projet, nous devons avoir une compréhension claire de la «gestion de projet». La gestion de projet est la discipline qui consiste à utiliser des procédures, des politiques et des principes pour mener à bien un projet de la conception à l'achèvement. De plus, c'est l'algorithme de planification, d'organisation et de contrôle des ressources de l'entreprise pour faire avancer certaines tâches / activités vers l'accomplissement.
Définition de la gestion de projet
Wikipédia définit la gestion de projet comme «la discipline consistant à initier, planifier, exécuter, contrôler et clôturer le travail d'une équipe pour atteindre un objectif spécifique et répondre à des critères de réussite spécifiques».
Généralement, nous associons ce terme de «gestion de projet» aux industries comme la construction, les technologies de l'information, l'ingénierie, les soins de santé qui ont un ensemble complexe de composants à organiser d'une certaine manière pour atteindre l'objectif dans un laps de temps. Bien que chaque industrie encadre les méthodologies de projet en fonction de ses besoins, la responsabilité du chef de projet est presque la même, y compris la détermination de la tâche, l'achèvement et également le contrôle de la qualité du produit terminé.
Phases de communication en gestion de projet
De la conceptualisation à l'achèvement, cinq phases ont été utilisées pour obtenir un résultat articulé réussi.
1. Initiation : cette phase détermine le début du projet. Une fois que le chef de projet obtient l'approbation, il ou elle commence la documentation de la description du concept qui comprend l'objectif basé sur l'objectif du projet et son résultat souhaité avec le calcul des risques.
2. Planification: dans cette phase, le chef de projet verbalise la stratégie pour atteindre l'objectif avec le strict respect du calendrier. Il ou elle peut choisir les membres de l'équipe et vérifier les tâches / activités, leur répartition entre les membres de l'équipe avec des jalons donnés et des paramètres clés de réussite. L'établissement d'un horaire de travail et d'une ligne de communication est également envisagé au cours de cette phase.
3. Exécution: Le chef de projet met en œuvre les ressources pour produire le résultat souhaité comme indiqué dans le plan de projet.
4. Contrôle: dans cette phase, le chef de projet surveille le travail d'équipe pour aligner la performance projetée telle que déterminée lors de la phase de planification.
5. Clôture: Au stade final, le chef de projet livre le résultat final à ses supérieurs et facilite la tâche administrative s'il en reste.
Communication efficace en gestion de projet
Pour atteindre l'objectif avec succès, une communication efficace est le facteur clé que le chef de projet doit garder à l'esprit depuis le début de l'élaboration d'une stratégie. C'est pourquoi nous pouvons dire qu'une communication efficace et effective est l'élément vital de tout type de gestion de projet. De nombreux projets échouent en raison de l'inefficacité ou du manque de communication. Selon le rapport du PMI (Project Management Institute), un chef de projet devrait consacrer 90% de son temps à communiquer avec les parties prenantes et les membres de l'équipe. Un leadership efficace dépend d'une communication claire sur l'objectif, la performance, la responsabilité, la réalisation, les défis ainsi que les commentaires des clients avec les membres de l'équipe qui appartiennent généralement à un groupe diversifié de personnes. La communication régulière de l'état d'avancement et du statut du projet aux parties prenantes est la partie décisive d'un leadership efficace du projet. Ainsi, une bonne gestion de la communication, composée de trois processus, atténue le risque d'échec dans une certaine mesure. Ce sont quelques-unes des communications efficaces dans la gestion de projet.
- Plan de communication
- Gérer la communication
- Surveiller la communication
Plan de communication
La première étape du plan de communication consiste à déterminer l'analyse des besoins de communication. Il y a tellement d'informations concernant le projet, mais quelles informations doivent être envoyées à qui «il est important de décider. Le plan de communication doit être suffisamment détaillé qui couvre tous les facteurs, y compris l'audience (membres de l'équipe, parties prenantes, client), l'objectif, le canal (le moyen de communication tel que verbal, écrit), etc.
Gérer la communication du projet
Il incombe au chef de projet de mettre en œuvre le plan de communication. Ceci comprend -
- Collecte et analyse de données.
- Distribution et transmission de messages.
- Stockage de tous rapports, fichiers ou documents de communication.
- Récupération de toute communication stockée.
- Élimination de tout ancien rapport de communication ou clôture de projet ou date fixe.
Surveiller le plan de communication
Le chef de projet doit suivre et contrôler le plan de gestion de la communication tout au long de son cycle de vie.
Dans le contexte de la communication de projet, c'est «l'échange de connaissances, de compétences et d'expérience». Il existe trois domaines de communication cruciaux qui accordent beaucoup d'importance à la réussite de tout projet. Elles sont -
- Échange interne d'informations.
- Échange d'informations et rapport avec les parties prenantes du projet.
- Marketing de projet
Il est important que le chef de projet conçoive la stratégie de communication à la demande du projet. Les méthodes de communication qui suivraient sont la décision sérieuse du chef de projet. Bien que les méthodologies, actives ou passives, puissent être différenciées en fonction de la structure organisationnelle et des normes de l'industrie. Ce sont des méthodes de communication efficaces qu'un chef de projet peut adapter pour communiquer efficacement et délibérément avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.
Méthodes de communication efficace
Communiquer efficacement aide à développer un environnement positif, trouvons quelques méthodes de communication efficaces.
1. Communication active ou synchrone
Si tous les membres ou parties participent à l'échange d'informations en même temps, la communication est appelée communication synchrone.
une. Live Meeting - Rejoindre tous les membres de l'équipe au même endroit.
b. Vidéoconférence - Vidéoconférence en direct.
c. Conférence téléphonique - Un appel téléphonique auquel participent deux personnes ou plus.
ré. Appel audio - Comme une conférence téléphonique, mais elle est effectuée en ligne en utilisant un logiciel comme Skype.
e. Conférence assistée par ordinateur - Conférence audio avec une connexion d'ordinateurs où une feuille de calcul ou un document est affiché et peut être modifié par les deux parties.
F. IM (Instant Messaging) - Échange de messages vocaux ou de texte à l'aide de fenêtres contextuelles comme Google Hangout.
g. SMS - Échange de messages via des téléphones portables ou un assistant numérique personnel.
2. Communication passive ou asynchrone
De nombreux types de communication dans la gestion de projet ne nécessitent pas la présence de tous les membres de l'équipe ou des parties au même endroit. Ce type de communication est appelé communication asynchrone. Il comprend:
une. Courriel - Le courrier électronique est largement utilisé pour coordonner le projet et communiquer entre les membres de l'équipe.
b. Télécopieur - Le télécopieur est largement utilisé dans le monde entier comme processus fiable de transmission de documents.
c. Blogs - Certains chefs de projet écrivent des blogs de leurs expériences des différents défis auxquels ils ont été confrontés pendant l'exécution du projet. Ces blogs peuvent être utiles pour le futur processus décisionnel.
Avec l'avancement des technologies modernes, il devient possible de rassembler tous les membres de l'équipe de n'importe où dans le monde.
Le chef de projet peut choisir n'importe quel canal de communication avec les membres de l'équipe ou les parties prenantes, mais la communication devient efficace par la réalisation de ce qui est communiqué avec un retour d'information efficace obtenu de la part des différentes parties prenantes. L'écoute active, de solides compétences en présentation, en résolution de conflits, etc. sont les caractéristiques des compétences de base d'un chef de projet réussi.
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