Règles d'étiquette par courriel

Même à l'ère des technologies de l'information et des communications électroniques rapides, chaque individu est censé suivre certains codes et éthiques lorsqu'il interagit avec l'ordinateur ou tout autre gadget. La même règle d'étiquette électronique s'applique à tous, que vous soyez un professionnel, des règles d'étiquette électronique pour un entrepreneur ou un étudiant. En fait, il existe différentes sources de communication électronique telles qu'un courrier électronique, Facebook, Twitter, Skype et bien plus encore. Au-delà de tout doute, les règles d'étiquette des e-mails sur le lieu de travail sont considérées comme l'un des moyens de communication les plus courants et les plus efficaces. Aujourd'hui, les règles d'étiquette des e-mails sur le lieu de travail ne se limitent pas à l'envoi d'un élément important du message, mais sa circonférence s'est étendue à une frontière beaucoup plus large. En fait, selon l'enquête, le nombre d'utilisateurs d'ID de messagerie augmente régulièrement avec le nombre croissant d'utilisateurs d'Internet.

Mais ces derniers temps, malheureusement, les règles d'étiquette de l'e-mail pour les entreprises entrent dans la zone de menace avec l'utilisation d'un langage sale. En outre, il y a eu un certain nombre de cas où ils ont complètement mal interprété en raison d'un énorme fossé de communication. De plus, il est suggéré à juste titre de ne pas envoyer d'e-mail lorsque vous êtes ennuyé ou avez développé des sentiments négatifs envers quelqu'un. Cela peut compliquer davantage les problèmes s'ils ne sont pas triés dans le temps ou si l'e-mail n'est pas envoyé correctement. Cela crée finalement un impact négatif et montre que vous n'êtes pas professionnel.

Règles de base importantes relatives à l'étiquette électronique

Voici quelques-unes des règles d'étiquette électronique que les individus négligent souvent ou ne respectent généralement pas-

Règles d'étiquette par courriel # 1. Toutes en majuscules

Chaque fois que vous rédigez un e-mail, formel ou informel, vous devez savoir que votre verrouillage des majuscules n'est pas activé. D'une manière générale, il ne semble pas bon de composer un corps de courrier électronique composé de toutes les lettres majuscules. En termes professionnels, cette erreur est généralement connue sous le nom de «cris». De plus, l'écriture devient presque illisible. Cependant, si vous voulez vraiment essayer quelque chose de nouveau et opter pour un nouveau style de police, vous pouvez utiliser tous les mots en minuscules. En fait, ce style devient populaire de nos jours. Mais la bonne approche de la rédaction d'un courrier consiste à taper les informations normalement sans utiliser trop de styles de police. Vous pouvez mettre en évidence / mettre en gras ou souligner la partie importante de votre message.

Règles d'étiquette par courriel # 2. Envoi d'un e-mail sans relecture

Une autre erreur que les gens font généralement est d'envoyer l'e-mail sans lire ce qu'ils ont réellement composé. Vous avez peut-être tapé un courrier électronique très important très soigneusement, mais vous devez prendre l'habitude de relire le contenu avant de cliquer sur le bouton «envoyer». Votre courrier peut contenir des fautes d'orthographe ou de grammaire qui entraîneront une mauvaise impression. Ne soyez pas bâclé lors de l'écriture même s'il ne s'agit pas d'un message officiel. La relecture ou l'édition devient d'autant plus importante si votre mail a une option de correction automatique. La relecture s'assurera que vous avez mentionné tous les points essentiels dans votre courrier et que vous n'avez pas oublié de joindre tout document nécessaire le cas échéant.

Règles d'étiquette par courriel # 3. Erreur concernant les transferts

Vous serez un peu surpris de le savoir mais le fait demeure que les gens ne suivent pas les coutumes même lorsqu'ils transfèrent un e-mail à quelqu'un. En fait, les «attaquants» sont généralement classés en trois catégories:

  • Faux e-mails contenant de fausses promesses

En tant que tel, vous pourriez avoir rencontré de nombreux faux e-mails contenant de fausses promesses. Par exemple, il peut vous demander de transmettre des informations à de nombreuses personnes prétendant qu'il vous offrirait une récompense en espèces d'un certain montant à la fin de cette tâche. Attention à ces e-mails!

  • Courriels comprenant des images et des faits amusants

Il existe de nombreux e-mails contenant des images mignonnes d'animaux, de bébés ou de tout autre objet intéressant et l'expéditeur vous demande de les transmettre à plus de personnes. En outre, il peut également contenir des faits et des informations intéressants sur toute question. Cependant, soyez très prudent avant les règles d'étiquette de l'e-mail sur le lieu de travail pour lesquelles le transmettre à quelqu'un.

  • Courriels indésirables ou spam

Ceux-ci sont généralement envoyés par les pirates pour cibler les victimes. Ils envoient les e-mails en masse à un grand nombre de personnes au nom des dieux et des déesses. Par exemple, vous pourriez recevoir un courrier d'une source inconnue qui vous demande de le transmettre au nom d'un Dieu hindou ou de Jésus-Christ.

Vous devez être très alerte et conscient lors de la lutte contre ce type de faux e-mails. Vous devez suivre les instructions simples données ci-dessous-

  • Veuillez ne pas transmettre de courrier indésirable ou de spam, même par erreur
  • Si vous êtes enchanté par l'image, la vidéo ou le contenu de l'e-mail et que vous souhaitez vraiment le transmettre, n'oubliez pas de l'envoyer uniquement sur une note personnelle.
  • Vous pouvez vérifier où se trouve un e-mail sur les sites Web de surveillance tels que Snopes.com.
  • Ne continuez pas à transmettre des e-mails à toutes les personnes disponibles dans votre carnet d'adresses.

Règles d'étiquette par courriel # 4. Exagérer le contenu ou raccourcir sa durée

Certaines personnes ont l'habitude d'exagérer ou d'élaborer inutilement un point pendant qu'elles rédigent des règles d'étiquette électronique sur le lieu de travail. Veuillez vous éloigner de telles pratiques car elles ne sont pas toutes agréables aux yeux. Évitez d'utiliser de longues phrases; au lieu de cela, écrivez au point et dans de courts paragraphes. L'utilisation de puces et de chiffres est toujours encourageante car elle peut être facilement comprise. Vous pouvez mettre en gras ou utiliser l'italique pour mettre en évidence les aspects importants.

D'un autre côté, cela ne signifie pas que vous pouvez choisir le chemin le plus court pour transmettre votre message. Ceci est plus applicable et important, surtout lorsque vous répondez à une étiquette électronique. Ne répondez pas seulement avec un seul mot. En fait, cette règle d'étiquette électronique pour les affaires est souvent violée si la personne doit répondre par l'affirmative ou la négative. L'e-mail devient assez brutal et semble maladroit. Maintenant, pourquoi est-il important de suivre ce modèle? La réponse est que chaque e-mail a un certain ton et doit être strictement suivi lors de l'écriture. Répondez donc en écrivant une phrase complète.

Règles d'étiquette par courriel # 5. Adoptez une approche compliquée lors de la composition

Eh bien, cela est vrai dans de nombreux contextes. Souvent, les gens ne font pas attention au ton ou à la langue lorsqu'ils rédigent un e-mail. Le résultat; ils finissent par écrire dans une langue très compliquée et assez difficile à comprendre. L'utilisation de mots percutants doit certainement être évitée. Votre approche devrait plutôt être simple. La langue doit être placide et accessible à tous. Cependant, ce faisant, vous devez garder à l'esprit à qui vous adressez-vous par la poste. Composez vos faits de manière organisée. Soyez prudent lorsque vous utilisez des signes de ponctuation appropriés.

Règles d'étiquette par courriel # 6. Adopter une approche informelle totale

Maintenant, c'est quelque chose qui a été trouvé dans plusieurs règles d'étiquette de courrier électronique sur le lieu de travail. Parfois, les individus deviennent trop informels dans leur approche qui commence alors à refléter dans le ton du message. Eh bien, cela dépend en grande partie du type de relation entre l'expéditeur et le destinataire. Cependant, quel que soit le cas, l'essentiel est que vous devez garder un œil sur le niveau d'informalité, sauf si vous vous adressez à quelqu'un de très spécial. Vous devez être prudent lorsque vous utilisez des polices de fantaisie, des textes en couleur et une langue raccourcie SMS comme «u» pour vous ou «ur» ou votre etc.

Règles d'étiquette par courriel # 7. Envoi ou réponse à des e-mails de groupe

Plusieurs fois, vous devez envoyer des e-mails de groupe. Ici aussi, vous devez être judicieux dans votre approche afin de ne pas atterrir dans une zone en difficulté. Assurez-vous toujours que vous utilisez l'option de champ BCC lorsque vous envoyez le message en masse à de nombreuses personnes. L'avantage est que vous pouvez masquer les adresses e-mail des autres personnes à qui vous envoyez. Toute personne ne pourra pas savoir combien de personnes ont reçu le même courrier. Cette pratique est généralement adoptée par les entreprises lorsqu'elles appellent plusieurs candidats pour un entretien.

De la même manière, si vous répondez à un e-mail de groupe, vous pouvez éviter de divulguer les adresses e-mail d'autres personnes. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le champ CC. Cependant, soyez très sûr et prudent avant d'utiliser cet outil.

Règles d'étiquette par courriel # 8. Fusion de professionnels et personnels

La plupart des règles de travail en matière d'étiquette de courrier électronique pour les professionnels ont deux e-mails distincts: l'un est personnel, tandis que l'autre est celui de l'entreprise qui ne contient que des messages officiels. Cependant, certaines personnes utilisent leur identifiant de messagerie de bureau pour envoyer le message personnel à leurs amis ou parents. Ceci n'est en aucun cas acceptable et constitue une violation complète des règles d'étiquette électronique sur le lieu de travail et du code de conduite. Même si vous souhaitez partager une vidéo intéressante, une blague ou toute autre information sur la note personnelle avec vos collègues de bureau, utilisez toujours votre adresse e-mail personnelle. De nombreuses règles d'étiquette électronique pour les entreprises sont très strictes sur cette note et toute violation sur ce front peut entraîner une pénalisation de l'individu. De plus, assurez-vous de ne pas envoyer d'e-mails NSW (Not Safe for Work) à partir de l'ID de l'entreprise. L'envoi de vidéos ou de contenus répréhensibles peut entraîner l'expulsion de l'employé.

Règles d'étiquette par courriel # 9. Envoi des «rappels doux»

Si vous l'avez bien remarqué, une expression très populaire est en fait à la mode dans le monde du courrier électronique, connue sous le nom de «Gentle Reminder». Ce terme est couramment utilisé, en particulier dans la ligne d'objet de l'e-mail. Comme son nom l'indique, l'expéditeur rappelle en fait au destinataire quelque chose comme le paiement des autres droits de paiement, etc. Mais parfois, le message est en fait mal interprété. De nombreuses règles d'étiquette électronique pour les entreprises ont considéré cela comme une infraction, car il leur est rappelé quelque chose. Donc, même si vous devez envoyer un rappel à quelqu'un, restez prudent quant à la langue et au ton.

Règles d'étiquette par courriel # 10. Envoi de méga fichiers

Il est intéressant de noter que les gens enfreignent non seulement les règles d'étiquette du courrier électronique sur le lieu de travail lorsqu'ils composent le contenu de leur message, mais même lorsqu'ils joignent un document à l'appui de leur rédaction. Oui, cela peut sembler absurde, mais joindre tout document ou fichier de 10 Mo ou plus est considéré comme une violation de conduite. En tant que tels, les serveurs ne peuvent pas supporter la pression d'un document aussi volumineux. Ces pièces jointes sous quelque forme que ce soit sont difficiles à envoyer et peuvent créer un gâchis dans la boîte de réception du reçu. Cependant, si vous devez envoyer un fichier de grande taille, mieux vaut opter pour des services en ligne tels que Dropbox, Hightail ou DropSend.

Règles d'étiquette par courriel # 11. Écrire une ligne d'objet incomplète

Que vous le croyiez ou non, mais la ligne d'objet est considérée comme l'une des parties les plus cruciales de tout e-mail. Le destinataire du courrier remarquera d'abord la ligne d'objet du courrier car c'est ainsi qu'elle est visible dans sa boîte de réception. C'est à ce sujet que votre destinataire saura de quoi il s'agit. Par conséquent, il est important d'écrire un sujet complet et significatif, puis de venir au reste du corps. La ligne d'objet inappropriée montre votre intérêt à transmettre le message au destinataire.

Règles d'étiquette par courriel # 12. Début et signature de l'e-mail

Le début de l'e-mail reflète beaucoup le ton et la langue du reste du corps. Seulement en écrivant bonjour ou un simple bonjour sonne un peu absurde. Si vous connaissez le nom de la personne, vous pouvez lui parler par son nom et si ce n'est pas simplement écrire un Cher Monsieur ou Madame. Si vous vous adressez à votre aîné, vous ne pouvez pas commencer par Bonjour monsieur. Si vous êtes à une personne lui demandant de se présenter à une entrevue, vous pouvez soit le recommander par son nom, soit simplement écrire «Cher candidat».

De même, lorsque vous fermez le courrier, n'écrivez pas les remerciements inutilement, sauf si vous demandez à la personne de vous rendre service. En fait, «Regards» est un mot plus approprié et plus approprié, pour résumer, toute la discussion du courrier.

Règles d'étiquette par courriel # 13. Prendre son propre temps pour répondre

C'est une mauvaise habitude à développer spécifiquement si vous êtes associé au monde professionnel. Il y a des gens qui prennent le luxe de répondre à des courriels leur demandant des informations même lorsqu'ils connaissent la réponse. Ils répondent simplement au bon moment ou lorsqu'ils reçoivent un e-mail de rappel. Bien sûr, vous devez traiter les e-mails sur la base de leur mérite, mais au moins répondre en retour concernant le sujet ou le problème.

Conclusion des règles d'étiquette électronique:

Il est important d'éviter les pratiques dans lesquelles vous enfreignez les règles d'étiquette électronique pour les entreprises. Vous devez suivre le code de conduite correctement tout en composant une étiquette de courrier électronique sur le lieu de travail qui reflète votre authenticité et votre sincérité.

Cours connexes

À travers ce post, nous discuterons de certaines des règles d'étiquette électronique que les individus négligent souvent ou ne respectent généralement pas. Ici, nous avons discuté des importantes règles de base de l'étiquette électronique dans le lieu de travail.

  1. Bases de la formation sur l'étiquette électronique
  2. Formation en marketing par courriel
  3. CRT: 05 - Étiquette de courriel

Catégorie:

Développement de l'entrepreneuriat