Qu'est-ce que les applications Visual Basic (macros VBA)

VBA est un langage de programmation développé par Microsoft pour être utilisé pour le package Microsoft Office tel que Word, Access, Excel et autres. Il est utilisé pour personnaliser les applications pour répondre aux besoins de l'entreprise. C'est un outil puissant et pratique pour effectuer une opération à plusieurs reprises et aide également à analyser les données. VBA est utilisé pour accéder aux fonctions des applications et les contrôle dans certaines autres applications. Les rapports et analyses financiers sont effectués de manière efficace et efficiente à l'aide des macros VBA.

VBA dans Excel est utilisé pour générer, formater et imprimer des rapports à l'aide de représentations graphiques comme des graphiques. Les rapports sont générés facilement et c'est simple à l'aide des macros VBA. Les rapports sont générés à l'aide de diverses options selon les besoins de la direction.

Utilisation de macros VBA dans Excel pour la génération de rapports

Pour utiliser VBA dans Excel, vous devez vous assurer que l'onglet Développeur est présent dans l'onglet Menu.

Si l'option développeur n'est pas disponible dans l'onglet Menu, accédez à Bouton Office à Options Excel à Cliquez sur la case à cocher Afficher l'onglet développeur et cliquez sur OK.

Après avoir rendu cette option disponible, vous pouvez commencer à utiliser Visual Basic. Sous l'onglet Développeur, cliquez sur l'option Visual Basic

Cliquez sur Insérer un menu à l'option Formulaire utilisateur

Sélectionnez l'option Étiquette dans la boîte à outils

Cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette et vous obtiendrez la boîte de dialogue Propriétés où vous pouvez entrer une légende pour l'étiquette.

Sélectionnez maintenant l'icône Zone de texte dans la boîte à outils et conservez-la à côté de la zone Étiquette. Et puis cliquez avec le bouton droit sur la zone de texte et dans le menu contextuel Propriétés, entrez un nom pour la zone de texte dans la propriété Nom.

Répétez les étapes pour ajouter autant d'étiquettes et de zone de texte que vous souhaitez entrer dans la zone Formulaire utilisateur.

Sélectionnez maintenant l'option Bouton de commande dans la boîte à outils et placez-la dans le formulaire. Cliquez avec le bouton droit et, dans les propriétés, ouvrez la commande souhaitée dans la propriété Captions.

Une fois toutes les données de l'interface utilisateur entrées, vous devez maintenant saisir le code pour générer le rapport. Pour ouvrir la fenêtre de code, double-cliquez sur le bouton de commande qui est placé dans le formulaire.

Avant d'insérer le code, vous devez définir une référence qui vous aidera à accéder à la base de données VB. Pour sélectionner des références Menu Outils à Références

Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le type de bibliothèque que vous souhaitez utiliser. Dans cette image, la case à cocher Bibliothèque Microsoft ActiveX Data Objects 2.6 est activée.

Dans la fenêtre de code, entrez le code utilisé pour exécuter la commande. Le code est placé entre «Private Sub CommandButton1_Click ()» et End Sub.

Vous pouvez également ajouter des fonctions dans la fenêtre de code qui est utilisée pour générer le rapport.

Une fois le code entré, vous devez créer des macros pour les données. Accédez à l'onglet Développeur à Macros pour utiliser le menu Macros.

Entrez un nom de macro pour le rapport et cliquez sur le bouton Créer.

Entrez un code pour le formulaire entre l'option Sub et End Sub

Une fois toutes ces étapes terminées, vous êtes prêt à exécuter le rapport.

Pour exécuter le rapport, suivez les étapes ci-dessous:

Cliquez sur le menu Macros sous l'onglet Développeur

Sélectionnez le nom de la macro dans la liste et cliquez sur le bouton Exécuter

Entrez les détails nécessaires pour générer le rapport.

Enfin, le rapport est généré selon vos besoins.

Comprendre les variables, les conditions et les boucles dans VBA

Voyons d'abord ce que signifient les trois termes dans VBA

Variable - C'est une petite partie de la mémoire du système qui est utilisée pour stocker les données

Condition - C'est une vérification logique que l'ordinateur effectue pour tester quelque chose

Boucle - C'est un ensemble d'instructions à suivre un nombre de fois particulier

Nous allons maintenant voir comment utiliser ces trois éléments en VBA

Création de variables dans les macros VBA

Si vous souhaitez utiliser une variable dans les macros VBA, vous devez d'abord les créer. DIM est l'instruction qui est utilisée pour créer n'importe quelle variable.

Voici quelques exemples de variables créées

  • Dim someNumber As Integer - Cela vous indique que vous allez utiliser une variable Number pour stocker uniquement les valeurs Integer. Ceci est utilisé dans VBA comme someNumber = 7, cela signifie qu'il stocke 7 dans la variable someNumber
  • Dim myList (1 To 10) As String - Cette ligne signifie que vous souhaitez utiliser une liste de valeurs sous forme de chaîne (texte). Et la taille de la liste est limitée à 10. Ceci est utilisé comme myList (5) = 792, ce qui signifie qu'il définit la valeur du 5ème élément du tableau myList sur 792.
  • Dim otherNumber As Double
  • Dim anotherList () comme variante
  • Dim someText As String
  • Dim myCells As Range
  • Dim myChart As Chart
  • Dim aCondition As Boolean

Utilisation de conditions dans les macros VBA

Tout en informatique implique des conditions de prise de décision et de test. Il y a beaucoup de déclarations pour tester les conditions. Peu sont expliqués ci-dessous pour votre compréhension

Instruction If Then

L'utilisation de l'instruction If est vraiment facile dans les macros VBA. Voici un exemple pour tester la condition d'achat

Si notre achat 6000 alors

'instructions spéciales pour gérer trop ou trop peu d'achats

fin si

Sinon, déclaration

Une instruction Else est utilisée lorsqu'une condition If échoue.

Si notre achat 6000 alors

'instructions spéciales pour gérer trop ou trop peu d'achats

Autre

'Notez les achats et continuez

fin si

Utilisation de boucles dans les macros VBA

Il existe plusieurs façons d'écrire des boucles dans VBA. Ici, nous avons mentionné le type de boucle le plus simple pour une compréhension facile

Pour boucle

For Loop est utilisé pour répéter un ensemble d'instructions un certain nombre de fois

Pour storeNumber = 20 à 50

'appeler le magasin

demander le chiffre de vente

faire quelque chose si nécessaire

'Raccrocher

Numéro de magasin suivant

Pour chaque boucle

Ce type de boucle est utilisé pour exécuter les mêmes instructions pour chacun des éléments d'une liste.

Pour chaque cellule de la plage («B1: B10»)

cell.value = cell.value + 2

Cellule suivante

Raccourcis

Il existe quelques raccourcis importants que vous devez connaître lors de l'utilisation de VBA dans Excel

  • ALT + F11 - Pour afficher l'éditeur VBA, également appelé VBE
  • ALT + F8 - Pour afficher toutes les macros
  • ALT + Q: pour fermer l'éditeur VBA et revenir à Excel
  • F5: pour exécuter une macro
  • F2: Afficher le navigateur d'objets
  • F7: Afficher l'éditeur de code
  • CTRL + G: ouvrir la fenêtre immédiate
  • F1: Afficher l'aide

ToolPak d'analyse

Analysis ToolPak est un programme complémentaire qui est un programme intégré par défaut dans Microsoft Excel. Il s'agit d'un outil d'analyse de données qui aide à l'analyse des données financières, statistiques et d'ingénierie. Vous pouvez toujours économiser votre temps et votre énergie en utilisant Analysis ToolPak.

Il vous suffit de fournir les données pour l'analyse et Analysis ToolPak utilise la fonction macro appropriée et affiche le résultat dans le tableau de sortie. Ils produisent également des graphiques parfois avec les rapports.

Pour charger Analysis ToolPak, suivez ces étapes simples

Accédez à l'onglet Fichier vert et cliquez sur Options

Dans la liste déroulante Gérer, sélectionnez Compléments Excel, puis cliquez sur OK

Dans la boîte de dialogue Compléments, cochez la case Analysis ToolPak et cliquez sur OK.

Si l'option Analysis ToolPak n'est pas disponible, cliquez sur l'option Parcourir. S'il est disponible, cochez la case correspondant à l'option Analysis ToolPak et cliquez sur OK.

Maintenant, dans l'onglet Données, vous pouvez cliquer sur Analyse des données

Enfin, vous pouvez sélectionner une option que vous devez faire dans Excel. Dans l'image ci-dessous, l'histogramme est sélectionné pour créer un histogramme dans Excel pour les données données.

Il existe au total 19 options d'analyse de données disponibles dans Analysis ToolPak. Ils sont listés ci-dessous

  • Anova: facteur unique
  • Anova: deux facteurs avec réplication
  • Anova: deux facteurs sans réplication
  • Corrélation
  • Covariance
  • Statistiques descriptives
  • Lissage exponentiel
  • Échantillon F-Test Two pour variance
  • Analyse de Fourier
  • Histogramme
  • Moyenne mobile
  • Génération de nombres aléatoires
  • Rang et pourcentages
  • Régression
  • Échantillonnage
  • Test t: appariement de deux échantillons pour les moyennes
  • Test t: deux échantillons en supposant des variances égales
  • Test t: deux échantillons en supposant des variances inégales
  • Test Z: deux échantillons pour la moyenne

Peu de ces méthodes d'analyse de données sont expliquées en détail ci-dessous avec des captures d'écran de la même

Statistiques descriptives

Une fois Analysis ToolPak installé, vous obtiendrez la boîte de dialogue Analyse des données où vous avez une liste de choix. Choisissez Statistiques descriptives. Après avoir choisi cette option, vous obtiendrez une boîte de dialogue comme indiqué dans l'image ci-dessous

Dans la boîte de dialogue, vous pouvez entrer les détails comme la plage des données source, où les résultats doivent être affichés et quels résultats doivent être affichés. Ci-dessous la sortie des statistiques descriptives

Un inconvénient majeur de l'utilisation de l'option Statistiques descriptives est qu'elle affiche le résultat sous forme de valeurs et non sous forme de formules. Donc, si des modifications sont apportées aux données source, elles ne seront pas reflétées dans la sortie. Vous devez refaire toute la méthode depuis le début.

Création d'un histogramme

L'histogramme est un ensemble de comptes dans des plages particulières. Les plages sont connues sous le nom de bacs dans l'histogramme. Dans la même boîte de dialogue Analyse des données, sélectionnez l'option Histogramme. Vous obtiendrez une boîte de dialogue comme représenté dans l'image ci-dessous

Vous devez entrer les détails tels que la plage des données source, la plage des désignations de bac et l'endroit où le résultat doit être affiché. Le résultat vous montrera la distribution des données ainsi que les paramètres comme indiqué dans l'image ci-dessous

La boîte de dialogue d'histogramme vous donne également une option pour produire un graphique avec la sortie. Cela vous donnera une compréhension facile.

Moyennes mobiles

Cette option vous aidera à identifier les tendances des données séquentielles. Les données source ici sont basées sur une période et la moyenne est toujours calculée pour un certain nombre de périodes. Ci-dessous, la boîte de dialogue Moyennes mobiles

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez sélectionner la plage des données source, le pas d'intervalle et la plage de sortie. Le pas d'intervalle est le facteur principal des moyennes mobiles car la sortie est basée sur cela. Cela vous donne également la possibilité de créer un graphique dans la sortie, comme indiqué ci-dessous

Sur cette figure, vous pouvez clairement voir que les 6 cellules à partir de D4 ne renvoient aucune valeur car nous avons entré l'étape Intervalle à 7.

Génération avancée de nombres aléatoires

C'est l'une des options de la boîte de dialogue Analyse des données. Une fois sélectionné, vous obtiendrez la boîte de dialogue Génération de nombres aléatoires ci-dessous.

Même Excel a cette option, mais l'option de génération de nombres aléatoires dans Analysis ToolPak est beaucoup plus avancée que celle d'Excel. Ici, vous pouvez avoir plus de contrôle sur

  • Nombre de variables
  • Nombre de nombres aléatoires
  • Vitesse aléatoire

Dans la boîte de dialogue, vous pouvez voir une zone de liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de distribution et les paramètres pour chaque distribution.

Création d'un échantillon aléatoire

L'échantillonnage est l'une des options de la boîte de dialogue Analyse des données. Cliquez sur cette option pour afficher une autre boîte de dialogue, comme illustré dans l'image ci-dessous

L'analyse statistique est principalement effectuée sur un échantillon de la population et non sur l'ensemble de la population. Cette boîte de dialogue vous donne une option pour entrer les données de population source et où les données doivent être placées. Vous pouvez sélectionner la méthode d'échantillonnage. Si vous sélectionnez la méthode périodique, vous pouvez suivre le modèle d'étape. Si vous sélectionnez la méthode Random, vous devez fournir le nombre de valeurs à renvoyer.

Cette méthode est très simple et peut vous aider à générer un échantillon instantanément.

Conclusion

Ainsi, l'utilisation de VBA pour le reporting et l'analyse est une sage décision pour les professionnels comptables et financiers car elle réduit leur temps et leurs efforts. Il fournit également des informations précises sous diverses formes de manière efficace et efficiente.

Cours connexes :-

  1. Cours de base sur les VBA et les macros
  2. Cours avancé sur les VBA et les macros
  3. Formation complète sur les VBA et les macros
  4. Comment utiliser pour chaque boucle dans VBA

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Conseils Excel