Créer une base de données à l'aide de Microsoft Access - Microsoft Access est une application logicielle astucieuse fournie avec la suite Microsoft Office Professional. Avec cet outil de base de données simple, nous pouvons certainement apprendre à mieux organiser notre travail et notre vie!

Pourquoi utiliser Microsoft Access?

La plupart des gens nous demandent: «Pourquoi ai-je besoin d'un logiciel de base de données sophistiqué? Excel fonctionne assez bien pour mes besoins variés. »

Voici où nous sommes heureux de vous dire qu'Access n'est pas une base de données «fantaisie». Il est facile, très efficace et peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts répétitifs tout en tirant le meilleur parti de vos données. En fait, vous constaterez que vous pouvez obtenir beaucoup plus de vos données lorsque vous combinez des feuilles Excel avec une base de données Access bien organisée.

Microsoft Access

  • Est un outil de base de données relationnelle . Cela signifie que toutes les données sont organisées en tables (liées). Vous pouvez utiliser l'outil pour budgétiser vos dépenses mensuelles, organiser votre catalogue de bibliothèque ou maintenir un carnet d'adresses élaboré; la clé réside dans la structuration de vos données en tables simples et non redondantes pouvant être liées entre elles.
  • «Se souvient» de vos données. Contrairement à Excel, il fonctionne également comme une banque de mémoire transparente qui stocke et mémorise vos données afin que vous puissiez les récupérer facilement pour une utilisation future. Par exemple, vous pouvez avoir stocké plusieurs feuilles Excel pour les dépenses mensuelles. Mais si vous souhaitez maintenant combiner ces feuilles et les étudier ensemble, vous devrez utiliser des fonctionnalités Excel spéciales (et parfois lourdes) comme les graphiques, les tableaux de bord, etc. Dans Access, cela est transparent.
  • Rend les opérations de données complexes sans effort. Access propose toutes les opérations de base qu'Excel fait, comme le tri, les calculs, les filtres, etc. En outre, il vous permet également de joindre ou d' exclure des données de tableaux (comme joindre des feuilles Excel) en fonction de critères spéciaux. Et la bonne nouvelle est que tout cela se fait sans effort dans Access!

Dans cet article, nous vous guiderons pour créer votre première base de données fonctionnelle en 6 étapes simples.

  1. Organisez vos données dans des tableaux structurés.

Si vous avez l'intention d'utiliser la base de données Access, il est probable que vous ayez déjà une bonne idée des structures de table que vous souhaitez créer. Considérez cela comme une étape préparatoire importante car c'est la structure de vos tables qui décide du succès de votre application Access.

Voici quelques questions qui vous aideront à bien faire les choses:

  • De quel type de données disposez-vous? Dossiers commerciaux, fichiers personnels, données qui soutiennent votre société culturelle? Idéalement, chaque type contiendra sa propre base de données.
  • Qu'est-ce qui est commun aux données dont vous disposez? Pouvez-vous les regrouper dans des tableaux séparés en fonction de ce facteur commun? Par exemple: revenus, dépenses, liste d'adresses, etc.
  • Qu'est-ce qui est unique à travers chaque table? Que pouvez-vous utiliser pour identifier une ligne de données de chaque table? Par exemple: Nom, Id, etc. Ce sera la clé primaire et peut être une ou plusieurs colonnes . (Ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas quelque chose d'unique, car Access peut générer automatiquement une clé primaire.)
  • Quels sont les liens de connexion entre les tables? Ce sont des clés étrangères potentielles (vous en apprendrez plus à ce sujet ci-dessous).

Nous vous suggérons d'avoir une ébauche de la structure de votre table sur papier. Ne vous inquiétez pas de la perfection; vos tables évolueront au fur et à mesure que vous travaillerez avec Access et en maîtriserez le contenu. Une fois que vous êtes prêt, lancez Microsoft Access, choisissez Fichier -> Nouveau -> "Base de données vide" et cliquez sur la touche "Créer" pour démarrer votre première base de données Microsoft Access!

Astuce: choisissez un nom approprié qui reflète le type de votre base de données; cela sonne bien mieux que de simplement l'appeler «Ma première base de données»!

  1. Créer les tables

Une fois que vous avez réussi à lancer et à créer votre première base de données, Access ouvre la vue «Outils de table» pour créer des tables, car en réalité, Access est une question de tables!

Ici, nous allons créer une application budgétaire simple avec 3 tableaux: dépenses régulières, revenu mensuel et dépenses mensuelles. Les colonnes surlignées en bleu sont uniques et peuvent donc être utilisées comme clé primaire. (Notez que lorsque plusieurs colonnes sont surlignées en bleu, la combinaison est unique.)

Pour ajouter le tableau des dépenses régulières, utilisez l'onglet de droite.

  • La première colonne (ID) est générée automatiquement par Access et sert de clé primaire par défaut. (Nous pouvons changer cela plus tard.)
  • Cliquez sur «Cliquez pour ajouter» pour saisir le nom de la colonne suivante. Vous aurez un choix (déroulant) pour le type de colonne. Choisissez Texte et entrez «Nom de la dépense».
  • Cliquez à nouveau pour ajouter la colonne suivante, choisissez Texte et entrez «Type».
  • Cliquez à nouveau pour ajouter la colonne suivante, choisissez Numéro et entrez «Montant».
  • Enfin, enregistrez votre table nouvellement créée (à l'aide de la touche Ctrl + touches «S»). Lorsque vous êtes invité à entrer un nom, tapez «Dépenses régulières».

Et là, fraîchement créé, se trouve votre propre première table Microsoft Access. Hourra!

Dans l'onglet CRÉER, utilisez Créer -> Tableau et suivez les étapes ci-dessus pour créer de la même manière les tableaux «Revenu mensuel» et «Dépenses mensuelles».

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  1. Entrer des données dans des tableaux

Dans cette étape, nous entrerons manuellement les données dans les tableaux. Mais notez qu'Access offre plusieurs autres façons d'importer des données dans des tableaux (à partir d'une feuille Excel, d'un fichier texte, etc.).

Ici, nous devons mentionner que Access l'emporte sur Excel dans la validation des données si les tableaux sont correctement conçus. Pour comprendre la pertinence de la conception des tableaux, nous allons simplement ajouter des données au tableau «Dépenses régulières» et explorer les défis.

Voici les données que nous comptons ajouter à nos tableaux:

La «Vue de feuille de données» est mieux utilisée pour ajouter / supprimer / modifier des données de table et s'ouvre chaque fois que vous double-cliquez sur le nom d'une table dans l'onglet de gauche. Vous pouvez également y accéder à l'aide de l'onglet CONCEPTION -> Affichage -> Mode Création. Une fois dans cette vue, choisissez le tableau avec lequel vous allez travailler («Dépenses régulières») dans l'onglet de gauche. Dans l'onglet de droite,

  • Cliquez sur la deuxième colonne (nom de la dépense) et tapez «Loyer».
  • Cliquez sur la troisième colonne (Type) et tapez "Fixe".
  • Cliquez sur la quatrième colonne (Montant) et tapez «2000».
  • Vous avez terminé la première ligne. Répétez l'opération pour les lignes restantes.
  • Répétez la même chose pour le tableau «Revenu» et «Dépenses mensuelles».

Avez-vous remarqué comment Access trie automatiquement les données par ordre croissant de montant? Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le champ Montant et modifier l'ordre de tri.

Comme vous êtes sûr de l'avoir observé, Access génère automatiquement un numéro unique pour la première colonne (ID), car cela le traite comme la clé primaire par défaut. Il s'agit de la colonne généralement utilisée pour récupérer des lignes de données uniques de la table.

Mais cette valeur peut être difficile à retenir pour nous car elle n'a aucun rapport avec nos données . De plus, nous avons déjà identifié nos clés primaires uniques et devons les intégrer dans la conception de la table. L'étape suivante vous montrera comment reconcevoir la table pour y remédier.

  1. (Re) Concevez vos tables

Une fois que vous avez créé vos tables, nous parions que vous êtes curieux de voir si elles se sont bien passées. En fait, il est important de le faire afin que vous puissiez inclure des règles supplémentaires pour la validation et l'exactitude des données. Vous pouvez le vérifier dans le «Design View».

La vue de conception d'accès plus flexible est facilement accessible à l'aide de l'onglet CONCEPTION -> Vue -> Vue de conception. (Alternativement, vous pouvez cliquer sur le nom de la table dans l'onglet de gauche et choisir «Design View».)

Si vous explorez le tableau «Dépenses régulières» (capture d'écran ci-dessus), vous êtes sûr de détecter certaines incohérences. Corrigeons ceci comme suit:

  • Par défaut, la colonne ID générée automatiquement est définie comme la clé primaire, et donc la petite icône de clé à sa gauche. Nous changeons cela en mettant en surbrillance (un seul clic) la colonne Nom de la dépense et en choisissant l'icône de clé «principale» dans l'onglet supérieur. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom de la colonne et choisir «Clé primaire»). L'icône de clé changera en conséquence.
  • Nous n'avons plus besoin de la colonne ID. Donc, faites un clic droit dessus et choisissez "Supprimer les lignes". Cela supprimera automatiquement cette colonne (et toutes les valeurs précédemment insérées pour elle) de ce tableau.
  • La colonne Montant est définie sur le type de données Nombre. Remplacez-le par Devise.

Maintenant, notre table est belle. Vous pouvez également modifier les 2 autres tables en mode Création, pour modifier leur clé primaire, définir le type de données de devise et ajouter des données supplémentaires dans toutes les tables afin que nous puissions jouer avec elle en étapes successives.

  1. Définir les relations entre les tables

Chaque fois que vous souhaitez simplement «visualiser» les données de votre table, la vue Fiche technique peut être utilisée. Mais nous pensons que vous souhaitez voir les résultats combinés de toutes vos tables. Cela peut être lourd à faire dans Excel, mais sans effort dans Access. La clé réside dans la définition des relations entre les tables.

Les relations définissent comment nos tables sont «connectées» les unes aux autres. Ces liens de connexion sont appelés «clés étrangères» dans le jargon de la base de données.

Pour définir les relations de table dans Access, accédez à l'onglet OUTILS DE LA BASE DE DONNÉES et cliquez sur Relations. Vous verrez une boîte de dialogue qui répertorie toutes les tables. Double-cliquez sur chaque table jusqu'à ce qu'elles apparaissent dans la vue des relations en arrière-plan. Si un tableau apparaît plusieurs fois, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le tableau supplémentaire et sélectionner «Masquer le tableau».

Une fois que les 3 tableaux sont visibles, vous pouvez les déplacer sur l'écran à votre guise.

Mais en ce moment, il n'y a rien de spécial dans cette vue. Nos tables sont simplement répertoriées, déconnectées . Pour changer cela, cliquez sur le champ DÉPENSES RÉGULIÈRES. Nom de la dépense et faites-le glisser vers le champ DÉPENSES MENSUELLES. Une boîte de dialogue devrait s'ouvrir comme suit:

Ce que nous faisons ici est de créer une relation un-à-plusieurs entre la table Nom des dépenses des dépenses régulières et la table Nom des dépenses des dépenses mensuelles.

Dépenses régulières.Nom des dépenses -> Dépenses mensuelles.Nom des dépenses

Clé primaire -> Clé étrangère

Un -> Plusieurs

Pour ça,

  • «Appliquer l'intégrité référentielle» doit être coché. Cela garantira que toutes les valeurs ajoutées dans les dépenses mensuelles seront vérifiées par rapport aux valeurs du tableau des dépenses régulières avant l'ajout.
  • Décochez les onglets pour "Mettre à jour / supprimer les champs associés en cascade" . Cela mettra en cascade toutes les mises à jour / suppressions dans la table de clé primaire (dans notre cas, les dépenses régulières). Donc, si le montant est mis à jour pour une dépense particulière, il sera mis en cascade dans toutes les tables associées. De même avec la suppression. Nous décochons délibérément ceci afin que nous puissions déceler tout décalage ultérieurement. Enfin, cliquez sur Créer.
  • De même, créez une relation entre le nom du mois des dépenses mensuelles et le nom du mois du revenu mensuel. Décochez l'option «Appliquer l'intégrité référentielle» ici.

La vue des relations doit automatiquement refléter cela comme suit:

Vous avez défini votre première relation de table et êtes prêt à tirer le meilleur parti de vos données!

  1. Recherchez et affichez les données de vos tables

Il s'agit peut-être de la partie la plus importante et la plus utile de l'utilisation d'Access sur Excel. Vous voyez, nous avons créé nos tableaux avec la bonne conception, ajouté des données et défini des relations. La prochaine étape importante consiste à rassembler tout cela et à voir à quoi ressemblent nos données combinées. Et cela se fait via une QUERY.

Ici, nous allons créer une requête simple pour capturer tout décalage dans les dépenses «fixes».

Vous pouvez créer une requête à l'aide de l'onglet CRÉER -> Assistant Requête, le moyen le plus simple de créer une requête de base. Vous serez invité à:

  • Tapez (Assistant de requête simple).
  • Noms et champs de table. Choisissez le nom, le type et le montant des dépenses dans les dépenses régulières et le mois et le montant dans les dépenses mensuelles.
  • Détail ou résumé. Choisissez Détaillé.
  • Tapez «Rapport de non-concordance des dépenses fixes» lorsque l'assistant vous demande un nom et cliquez sur Terminer pour générer la requête de rapport.

La requête générée devrait ressembler à ceci (sans les reflets rouges):

Mais comme vous pouvez le voir, cette requête affiche tous les enregistrements de dépenses, et pas seulement ceux qui ne correspondent pas (comme indiqué en rouge). Nous pouvons résoudre ce problème en utilisant la conception de requête (cliquez avec le bouton droit sur le nom de la requête dans l'onglet de gauche et sélectionnez «Vue de conception»).

Nous utiliserons cette vue pour ajouter 2 critères

  1. Sous Dépenses régulières.Type, ajoutez la valeur «Fixe» sous Critères (inclure des guillemets simples). Cela limite les enregistrements de données récupérés pour avoir le type = Fixed.
  2. Sous n'importe lequel des montants, ajoutez les critères spéciaux pour vérifier une non-concordance: «(dépenses régulières). Montant (dépenses mensuelles). Montant» (sans guillemets). Le signe signifie «différent de»). Cela ne ramassera que les enregistrements incompatibles.

Ensemble, ces critères récupèreront les enregistrements de dépenses fixes incompatibles.

Le résultat final devrait ressembler à ceci:

Et c'est bien le résultat final que nous souhaitons. Toutes nos félicitations!!

La note finale

Dans ce didacticiel de base, vous avez été exposé à une grande variété de fonctionnalités Microsoft Access, des tables aux relations en passant par les requêtes. Nous vous recommandons de vous baser sur les tables et requêtes répertoriées ici pour tenter des opérations plus complexes.

Voici quelques suggestions de pratique supplémentaire:

  • Importation de la date dans des tableaux à partir d'une feuille Excel ou de fichiers texte séparés par des virgules (également appelés fichiers csv).
  • Ajout de critères de validation pour les tables à l'aide de la vue de conception. Par exemple, essayez de restreindre les valeurs des dépenses régulières. Saisissez uniquement des valeurs «fixes» ou «variables».
  • Découvrez les tableaux «normalisés» et leur impact sur vos données. Reconcevoir et créer les exemples partagés ici en tant que tableaux normalisés.
  • Utilisez le Concepteur de requêtes à partir de zéro pour créer un rapport récapitulatif contenant le total des revenus, des dépenses et du solde chaque mois pour l'année.

Bien que vos premiers rendez-vous avec Microsoft Access puissent inclure une courbe d'apprentissage abrupte, nous pouvons garantir les récompenses que vos efforts apporteront. Microsoft Access est un outil de base de données léger qui vous permet d'exploiter davantage vos données avec un minimum d'effort. Alors continuez et bon accès !!

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