PMO - Ordre ou chaos? La plupart d'entre nous préféreraient un peu des deux, mais la commande dans la plupart des cas peut être une aubaine pour tout projet. Avec de nombreuses entités qui se réunissent, il y a également une chance d'une ruée qui pourrait ne pas être la meilleure façon pour vous de mener vos affaires ou de gérer vos projets.
Dans une organisation, il existe de nombreux projets en cours qui profitent à un mode de vie. Ces projets sont nés d'un besoin qui se pose et il est de la responsabilité des chefs de programme et chefs de projet d'être organisés de manière à résoudre les problèmes à résoudre avec facilité et simplicité, pour que chacun en profite.
Les projets sont un sous-ensemble d'un programme, et avec plusieurs projets se déroulant à différents moments, successivement, tous dans le but de rapprocher le programme des buts et objectifs de progrès de l'entreprise. Pour faire face à toutes ces choses qui se produisent à des moments simultanés ou à des moments différents, les chefs de projet et les responsables de programme doivent être prudents et organiser un PMO ou un bureau de gestion de projet. Ce PMO sera l'organisme organisateur qui aide dans chaque projet entrepris et chaque programme traité. Dans cet article, nous allons apprendre tout ce que vous devez savoir sur un PMO.
Qu'est-ce qu'un PMO?
Un PMO ( Project Management Office ) peut être parfaitement décrit comme une entité centralisée au sein d'une organisation particulière qui est responsable de l'établissement des normes, du maintien de la discipline, de la mise en place d'un organe de gouvernance et de l'application du bon ensemble de responsabilités envers la gestion et le pilotage des projets de manière claire, manière concise et cohérente.
La normalisation et la discipline sont des caractéristiques clés importantes qui sont nécessaires au sein d'une organisation, qui vise à exécuter plusieurs projets. Ces projets sont entrepris par l'organisation en vue de changer ou d'améliorer les systèmes ou les processus. Avec un PMO, vous pouvez vous appuyer sur un organisme organisateur qui vous aide à tirer avantage de
g les normes organisationnelles de tous les projets et du programme entrepris. Cela comprendrait une formation cohérente dispensée aux équipes de projet et à de nombreux chefs de projet gérant le projet conformément aux normes de gestion de projet que vous proposez.
Avec un nombre croissant de projets, un PMO est utile car il met en œuvre une approche cohérente de gestion de projet. Cet ensemble centralisé de normes et de procédures est responsable des différents aspects impliqués dans la gestion de projet et des méthodologies utilisées. Ils sont responsables de chaque projet en maintenant un certain niveau d'adhésion en matière de qualité, de service client et de quantité.
Un PMO peut être composé d'un groupe de personnes dévouées pour diriger et fixer les normes ou même une seule personne, selon le programme et l'ampleur des projets. Au fil du temps, au fur et à mesure que les entreprises grandissaient en taille et en capacités, les organisations constatent la nécessité d'avoir cet effort dédié et concentré pour garantir que leurs systèmes et processus puissent résister et contenir les demandes et l'expansion croissantes.
Le bureau de gestion de projet peut être de différents types et doit répondre aux besoins déclarés par l'organisation, dans son effort pour faire adhérer les projets aux normes et standards. Si un PMO est fixé avec un objectif clair en tête, avec une base solide et le soutien des sponsors, et avec une approche parfaite du modèle d'entreprise, il peut être un moteur de création de valeur et d'excellence de projet pour l'entreprise.
Mettre la gestion de projet au premier plan est une excellente idée. Vous pouvez avoir la normalisation et vous pouvez même surveiller par rapport à un ensemble de normes pour votre équipe de projet et d'autres membres associés au projet. Alors, pourquoi un PMO? Passons en revue les principaux avantages définis lorsque nous utilisons un PMO:
- La livraison d'un projet ne pourrait jamais être plus facile ; avec une cohérence et une efficacité prévisibles, vous pouvez garantir le succès
- Établir une base pour les initiatives de votre entreprise et gérer simultanément un portefeuille organisationnel
- Encourager la transparence et une information financière efficace en vue d'encourager le leadership
- Aligner la stratégie commerciale avec les investissements afin de mesurer le niveau de réussite
- Améliorer la satisfaction client et la productivité des employés pour booster les performances de l'entreprise
- Mise en place de pratiques standards, en accord avec les meilleures pratiques suivies dans le monde
- Assurer des économies à long terme et un retour sur investissement ( ROI ) pour toute la formation et le mentorat
Qu'est-ce qui compose un PMO?
Un PMO est essentiellement composé de 3 composantes ou facettes différentes et variées qui contribuent à son efficacité au sein des organisations. Ces facettes sont fortement interdépendantes et le succès du PMO repose vraiment sur ces 3 piliers. Ces facettes sont les suivantes:
- Fonctionnel
- De construction
- Disciplinaire
Chaque composant est très différent les uns des autres et se complète de manière à faire ressortir l'objectif du PMO juste devant l'entreprise et la direction. Dans cette section, nous allons examiner chacun des composants et les comprendre. Une fois que nous le faisons, nous sommes prêts et prêts à démarrer et à démarrer avec notre propre PMO.
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Fonctionnel
L'établissement de l'aspect fonctionnel du PMO est une initiation importante qui peut stimuler la façon dont votre PMO se révèle être. Le rôle ou la portée du PMO doit être mesuré et défini au sein de l'organisation pour démarrer le processus. L'ordre est maintenu pour l'ensemble fonctionnel du PMO et il doit respecter les niveaux fonctionnels maintenus. L'image suivante vous donnera un aperçu de ce que sont exactement les niveaux fonctionnels d'un PMO et comment l'ordre est maintenu et nécessaire pour l'aspect fonctionnel.
Par définition, un PMO est une entité de normalisation, qui est un organe de gouvernance afin de maintenir l'unité de gestion de la livraison, ainsi que d'être le système de soutien stratégique à la direction et aux membres de l'équipe de projet au sein de l'organisation.
Il y a un ordre progressif qui est maintenu par le PMO. Chaque niveau dépend du niveau en dehors de celui-ci. Tout cela sous le microscope de la stratégie déployée par l'organisation.
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De construction
Cela constitue le fondement qualitatif du PMO et comment il affecte les éléments d'un projet ou d'une organisation - les gens, les processus et les systèmes / outils.
- Personnes - Les personnes au sein d'un système PMO sont son unité de direction et son personnel travaillant à la mise en place d'un bon projet afin d'atteindre l'objectif commercial de l'entreprise.
- Processus - Le processus correspond aux modes opératoires normalisés basés sur les disciplines gérées par le CPM. Les processus doivent être pratiques et liés au flux de travail de l'organisation complète. L'adaptabilité et l'évolutivité et l'adhésion des personnes au sein de l'organisation sont également les aspects qui doivent être respectés lors de la mise en place de cet aspect du bureau.
- Système / outils - Les outils doivent être conçus sur mesure en fonction de la disponibilité des ressources et de l'ensemble de connaissances de ses utilisateurs. Les systèmes devraient être conçus de manière à englober les éléments suivants:
- Toutes les informations requises dans des formats précis et en temps réel
- Les disciplines du PMO à mettre en place
- Devrait avoir des mécanismes de rapport pour assurer une prise de décision efficace en tout temps
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Disciplinaire
Le bureau de gestion de projet devrait être mis en place pour traiter les quadrants suivants de la gestion d'entreprise, lorsqu'il s'agit de gérer des projets ou des programmes au sein de l'organisation:
- Gestion de la communication - communication 360 ° pour tous les partenaires
- Gestion des parties prenantes
- Rapports et mesures
- Gestion des ressources - Important pour l'exécution du projet
- Gestion du personnel
- Gestion des fournisseurs
- Acquisition et gestion des actifs
- Gestion du changement - s'attaquer aux problèmes et résoudre les scénarios de risques avec le changement
- Gestion de la portée
- Gestion des risques et des problèmes
- Gestion de la formation et du développement
- Gestion de l'exécution - Le temps et les coûts sont des aspects critiques pour toute entreprise
- Gestion du chemin critique
- Direction financière
Configuration et exécution d'un PMO
La mise en place d'un PMO ne consiste pas seulement à finaliser un ensemble de critères et à démarrer le travail de mise en œuvre. Tout comme la mise en œuvre d'un projet, un PMO a besoin du même niveau d'évaluation, d'analyse, de documentation et de planification pour démarrer. J'ai noté les 6 meilleures étapes dont vous aurez besoin pour mettre en place et exécuter un PMO qui répondra à tous vos besoins dans une scène de gestion de projet, avec votre organisation et vos projets. Commençons!
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Étape 1 - Prendre note d'une évaluation
Comprendre l'intérieur et l'extérieur de vos besoins et votre objectif de mise en place d'un PMO est essentiel dans la configuration et éventuellement l'exécution d'un PMO. L'évaluation est la nécessité lors de la mise en place d'un PMO. Vous devrez parcourir et mesurer l'état actuel de l'organisation du bureau de gestion de projet et vérifier le scénario cible souhaité dans lequel la société souhaite être.
Pour effectuer cette évaluation, je vous suggère d'utiliser l'évaluation OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) du bureau de gestion de projet qui vous aidera à évaluer le niveau de l'organisation par rapport à l'état actuel du PMO qui y réside.
Cette étape examinera les domaines fonctionnels qui seraient régis et réglementés par le PMO et les écarts entre votre entreprise et les exigences du PMO. Consultez la section Disciplinaire de cet article pour connaître les différents quadrants du paradigme de la gestion d'entreprise. Grâce à un examen attentif de ces domaines, le PMO peut être placé dans le niveau de maturité approprié.
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Étape 2 - Liste des recommandations
Vous avez maintenant évalué où en est votre organisation de bureau de gestion de projet et où le PMO doit-il intervenir, votre prochaine étape consiste à lister soigneusement les recommandations sur la façon de combler les lacunes avec les processus, les personnes ou les systèmes et les combinaisons et permutations de ces . Ces recommandations pourraient inclure:
- Ayez des revues de porte pour une meilleure prise de décision
- Suivre l'avancement de vos projets et faire connaître les risques à ces chefs de projets
- Avoir des assurances de qualité accordées aux projets pour vérifier le respect des méthodologies de gestion de projet qui ont été mises en place
- Former, encadrer et coacher les nouveaux chefs de projet dans les différents processus et systèmes de gestion de projet mis en place pour les standardisations
- Collaborez et assurez-vous que toutes les étapes et méthodes nécessaires sont bien documentées pour être réutilisées
Restez en contact permanent avec les employés travaillant au sein de l'organisation et demandez-leur des retours fréquents, et vous pourrez découvrir les faiblesses ainsi que les points forts des processus et systèmes mis en place lors de l'exécution de chaque projet.
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Étape 3 - Élaboration d'un plan d'exécution
Vous avez les domaines qui ont besoin de remplisseurs permanents, vous avez la recommandation et le niveau auquel ils se trouvent. Vient maintenant la partie où vous intervenez et concevez un plan de mise en œuvre pour démarrer. Vous avez des recommandations de nature tactique, tandis que certaines nécessitent une organisation plus approfondie; ce sont des recommandations stratégiques. Commencez avec les tactiques et tout comme les projets, maintenez les exigences de temps, de coût et de ressources afin d'élaborer un plan de mise en œuvre.
Obtenez l'adhésion de votre équipe de direction lorsque vous proposez le plan d'exécution que vous vous êtes fixé pour atteindre, en tenant compte de tout ce qui doit être priorisé. Gardez également à l'esprit la vision stratégique de l'entreprise et son positionnement. La haute direction aime voir un gestionnaire dévoué et influent prêt à parcourir le mile.
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Étape 4 - Mise en œuvre du plan d'exécution
Moteurs sur… pied sur l'accélération… carte en main… il ne reste plus qu'à relâcher l'embrayage! Zoomez devant un grand PMO devant vous! Bien que cela ressemble à un gâteau lorsque vous mettez une référence aux voitures de course, mais l'exécution d'un PMO nécessite de la diligence et un travail acharné, avec une teinte d'une perspective unique à atteindre. Dirigez-vous vers les plans tactiques présentés et rassemblez ces «victoires» sous vos ailes. Avec ce boost, vous êtes prêt à conquérir le mile suivant.
Montrez la valeur que le PMO a détenue pour vous à chaque victoire qui passe, et gardez toujours à l'esprit l'objectif à portée de main, tout en gardant un œil sévère pour ne pas dévier du tout du plan. Le PMO doit aider les gens dans leurs projets de manière à se conformer aux normes de l'entreprise. Avec ces victoires courtes, vous pouvez établir la confiance des nombreuses choses qu'un PMO peut devenir.
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Étape 5 - Communiquer la mise à jour par intervalles fréquents
La communication est un facteur extraordinaire dans nos vies qui rend les transferts de connaissances et d'informations très pratiques, s'ils sont utilisés efficacement. Dans le cas de la mise en place et de la validation des mouvements d'un PMO, la communication est un élément crucial de son succès et de sa mise en œuvre significative. Pour qu'un PMO dure, le cadre de communication doit être solide et doit s'adresser à toutes les parties concernées.
Au fur et à mesure que nous nous dirigeons vers les plans tactiques et leur achèvement jusqu'aux changements stratégiques, nous devons être en mesure de communiquer complètement chaque mise à jour de manière systématique. Cela assurera et stimulera la communication tout au long et mettra à jour les parties prenantes nécessaires des progrès du PMO et de la pertinence de la mise en œuvre du PMO pour l'organisation.
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Étape 6 - Arrêtez. Regarder. Réparer. Répéter
L'amélioration continue est le meilleur moyen pour un projet ou toute entreprise de croître et de mûrir dans les systèmes et processus que nous aimerions qu'ils soient. Votre PMO aurait des recommandations à court et à long terme. Ceux-ci devraient être revus fréquemment, la plupart du temps sur une base annuelle, pour faire des plans et en tirer parti. À chaque examen, plan et mise en œuvre, votre PMO grandit, tout comme l'organisation du bureau de projet dans la mise en œuvre de ses projets et programmes.
Votre PMO n'est pas une entité stagnante. Il évolue et la façon dont il évolue est un processus itératif. Examinez chaque opportunité ou risque rencontré et examinez la façon dont le processus génère de la valeur. Une fois que vous avez fait cela, vous pourrez trouver des lacunes qui doivent être remplies, jusqu'à ce que vous atteigniez la perfection.