Que vous soyez d'accord ou non, si vous êtes une de ces personnes qui se laisse facilement distraire, le courrier électronique est l'une des principales raisons. Vous avez fait des ajustements et utilisé de nombreuses astuces, mais votre boîte de réception ne semble pas fonctionner comme vous le souhaitez aussi. Dans cet article, vous apprendrez à être un ninja de la messagerie électronique qui gérera de manière magistrale tous les problèmes de messagerie. Tout ce que vous devez faire est de choisir l'une des méthodes suivantes et vous aurez terminé.
Mais les méthodes articulées ne vous aideront pas à gérer une distraction aussi écrasante. Vous avez d'abord besoin de raison. Alors, apportons un peu de raison à vos problèmes de messagerie, puis nous parlerons de 5 choses simples que vous pouvez utiliser pour mettre fin à tous vos problèmes de compte de messagerie.
Apporter de la raison
Combien de fois avez-vous vérifié vos e-mails par jour? Si vous êtes un professionnel qui travaille ou quelqu'un qui a besoin de lire beaucoup de courriels, les chiffres seraient de 100, 200, voire 500. Mais combien de personnes connaissez-vous qui vérifient leur boîte de réception (plusieurs) 500 fois par jour et se sentent sensées ? Tu as raison. Il ne peut y avoir personne sur terre qui aimerait vérifier ses e-mails 500 fois par jour. Mais ils ne semblent pas arrêter leur dépendance.
Mais au milieu de cette dépendance, pouvez-vous voir qu'en raison de cette dépendance à la boîte de réception, vous manquez régulièrement vos précieuses heures, jour après jour? Et votre meilleur travail n'est toujours pas terminé, votre projet de rêve doit encore être accompli et votre vie est toujours en suspens.
Alors, voici ce que vous devez faire si vous voulez apporter clarté et raison à vos jours.
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Coupez votre connexion Internet
Internet est une aubaine, nous sommes tous d'accord. Mais trop de quoi que ce soit agit contre les avantages. L'utilisation excessive du courrier électronique est l'une de ces choses. Les gens ne s'en rendent pas compte jusqu'à ce qu'ils soient habitués à leur boîte de réception. Alors, quelle peut être la mesure possible pour guérir la dépendance? La solution est aussi fondamentale que possible. Lâchez simplement la source. Si vous êtes accro au courrier électronique, coupez votre connexion Internet à certains moments où vous voulez faire votre travail. Ne dites pas que cela ne peut pas être fait. Tout ce que vous devez faire est d'avoir une certaine clarté dans votre journée. Planifiez votre journée à l'avance et éteignez consciemment Internet chaque fois que vous voulez travailler (vérifier les e-mails n'est pas quelque chose que nous pouvons appeler `` travail ''; pour certains, c'est possible, mais alors vous ne vous plaindrez pas d'utiliser excessivement les e-mails).
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Définir une heure d'utilisation de la messagerie
Si vous êtes très accro à votre boîte de réception, il serait difficile de laisser tomber la dépendance. La meilleure façon de réduire votre dépendance est de définir un moment approprié pour vérifier les problèmes de votre compte de messagerie. Peut-être deux fois par jour. Pour certains, il ne suffit pas de vérifier les e-mails deux fois par jour. Dans ce cas, réglez votre heure, puis vérifiez pendant ces blocs de temps. Mais n'y allez pas plus de cinq fois par jour.
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Débarrassez-vous de l'appareil
À l'ère de la technologie moderne, tout le monde a un smartphone et ainsi vérifier et répondre aux e-mails est devenu beaucoup plus facile et en même temps, tout le temps nous sommes informés du nombre d'e-mails que nous recevons. Mais on a peur à l'idée de se débarrasser du smartphone. Mais si nous pouvons le faire, nous serons en mesure d'apporter tellement de raison à nos vies que nous ne pouvons pas comprendre maintenant. Vous pouvez dire que c'est contraire à la réalité. Oui peut-être. La vérité est que vous n'êtes pas payé pour vérifier les e-mails. Vous êtes plutôt payé pour faire un travail significatif et contribuer à votre client d'une manière qui le rend heureux. Donc, même si vous ne pouvez pas vous débarrasser du téléphone; mettez-le en mode avion ou éteignez Internet lorsque vous travaillez. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et en plus cela vous aidera à devenir plus sain.
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A la recherche d'une vie tranquille
Chaque notification sur un e-mail que nous recevons nous fait sentir important. Cela nous fait sentir inconscient que nous faisons un travail important et que les gens le reconnaissent en envoyant des e-mails. Mais que faire si ce flux constant d'e-mails devient inutile. Et si vous voulez une vie qui ne nécessite aucune reconnaissance de l'extérieur de vous! Et si vous vous sentez bien juste en faisant du bon travail et sans vous soucier des e-mails et des notifications constantes dans votre boîte de réception! Cela n'apporterait-il pas plus de calme et de santé mentale dans votre vie (professionnelle et personnelle)?
5 astuces simples pour résoudre à jamais vos problèmes de messagerie
Ce sont les 5 choses que vous pouvez faire pour résoudre à jamais tous vos problèmes de messagerie. Non, ils ne sont pas techniques. Oui, ils peuvent être effectués par n'importe qui, quelle que soit sa carrière ou sa vie professionnelle.
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Utilisez le principe 80-20 dans votre messagerie et votre boîte de réception
Vous conviendrez que la plupart de vos e-mails n'ajoutent pas de valeur à votre vie. Ils ne le font tout simplement pas. Bien sûr, peu le font et traitons uniquement ceux qui ajoutent de la valeur à votre vie. Ce que nous vous suggérons est le suivant -
- Identifiez les expéditeurs d'e-mails dont vous obtenez la valeur maximale. Ajoutez-le à votre carnet d'adresses afin de ne manquer aucun e-mail de leur part.
- Désabonnez-vous de tous les autres expéditeurs d'e-mails.
- Comment feriez-vous? Vous devez utiliser une mesure pour limiter votre abonnement par e-mail. Suivez le nombre d'e-mails que vous recevez par jour. Disons que vous recevez 100 e-mails par jour. Maintenant, suivre 100 e-mails est difficile. Mais vous n'avez pas besoin de traiter 100. Voyez simplement combien vous voulez dans votre boîte de réception (supposons 18-20) et lâchez le reste. Il vous suffit de vous abonner et de signaler le spam s'il semble charger votre boîte de réception même après la désinscription (beaucoup le font).
- Selon le principe de Pareto, nous savons que seulement 20% des choses font 80% de la différence. Cela signifie que vous pouvez utiliser le même principe pour filtrer ceux qui créent un impact maximal et vous pouvez laisser tomber le reste.
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Avez-vous entendu le mot «supprimer»
Oui, c'est l'un des moyens les plus simples de résoudre vos problèmes de messagerie. Nous avons vu de nombreuses boîtes de réception pleines d'e-mails, 100, 500, voire 1000 qui n'ont pas été lus ou qui n'ont aucune importance, mais ils sont toujours allongés dans la boîte de réception, levant la tête pour attirer l'attention. Mais est-ce nécessaire? Si vous avez déjà rencontré un tel problème, la seule solution est de tout sélectionner et d'appuyer sur «supprimer». Si vous n'êtes pas en mesure de le faire, certaines choses vous guideront dans la création d'une boîte de réception vide -
- Une boîte de réception pleine d'e-mails crée une ambiguïté visuelle et progressivement mentale. Cela vous rappelle chaque jour combien vous n'en avez pas besoin, mais vous ne pouvez pas trouver le courage de les supprimer immédiatement.
- La raison pour laquelle vous ne pouvez pas les supprimer immédiatement est que vous, comme n'importe lequel d'entre nous, souffrez du syndrome «au cas où». Nous conservons des choses ou des e-mails ou des messages, au cas où nous en aurions besoin à l'avenir. Mais si vous ne les avez pas ouverts au cours des 3 à 6 derniers mois, sachez que vous n'en aurez plus besoin, oui même pas dans un avenir proche. Vous pouvez toujours vérifier et supprimer les e-mails que vous souhaitez supprimer, mais c'est un long processus.
- Vous pouvez également utiliser la méthode de suppression étape par étape. Décidez simplement de supprimer 10 e-mails chaque jour après vérification. Et ne laissez aucun nouvel e-mail dans votre boîte de réception. S'ils ne sont pas nécessaires pour les supprimer. Pour les anciens e-mails, lisez-les et supprimez 10 e-mails par jour. Cela vous facilitera les choses.
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Écrire et répondre aux problèmes de messagerie
Dans les sections précédentes, nous avons indiqué comment vous pourriez résoudre les problèmes de compte de messagerie et vider votre boîte de réception. Dans cette section, parlons de la façon d'écrire ou de répondre aux e-mails. Si vous êtes un professionnel et devez traiter avec de nombreux clients, utilisez la méthode suivante pour maîtriser la rédaction des e-mails -
- Cela peut être qualifié de propagande minimaliste, mais cette méthode présente de nombreux avantages. Si vous l'utilisez, cela vous fera gagner du temps, des efforts et vous aidera à réduire votre temps de courrier électronique.
- Chaque fois que vous écrivez ou répondez à un problème d'e-mail, assurez-vous que votre e-mail ne doit pas dépasser 5 phrases. Oui, il peut y avoir des e-mails dont vous avez besoin pour écrire tout l'ordre du jour de la réunion ou la transcription d'un rapport entier. Mais dans ce cas, assurez-vous que vous utilisez une pièce jointe (.doc ou .pdf ou .xls). N'utilisez pas votre espace de messagerie pour écrire le tout. Parce que le rapport ou l'agenda peut être établi à différents moments avec ou sans la nécessité de traiter les e-mails.
- Les avantages d'écrire seulement 5 phrases dans un e-mail sont de gagner du temps de votre part et en même temps, cela fera gagner du temps aux personnes qui lisent vos e-mails. Alors, écrivez seulement 5 phrases par e-mail et pas plus.
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Créer des étiquettes
Si vous utilisez Gmail, vous pouvez accéder aux paramètres et créer des libellés. La création d'étiquettes résoudra la plupart de vos problèmes de gestion de votre boîte de réception. Utilisez les étapes suivantes pour gérer efficacement votre boîte de réception -
- Tout d'abord, créez trois étiquettes à traiter. La première étiquette serait «immédiate», la seconde serait «importante» et la troisième serait «éliminer».
- Au fur et à mesure que vous planifiez votre horaire pour vérifier vos e-mails, placez-les dans les étiquettes que vous avez créées.
- Avec les e-mails stockés dans l'étiquette «immédiat», traitez-les immédiatement. Et si le travail est fait, traitez-le jusqu'à la troisième étiquette «éliminer».
- L'étiquette «important» a plus d'importance que toutes les étiquettes de votre boîte de réception. Accordez donc plus d'importance à cela. Dans l'étiquette «important», vous aurez des courriels qui sont des projets à long terme ou quelque chose qui nécessite plus d'attention que quelques secondes ou minutes. Comme vous en aurez fini avec eux, traitez-les pour «éliminer» l'étiquette.
- Enfin, tout ce que vous obtiendrez dans l'étiquette «éliminer», les voir un par un et les supprimer de votre boîte de réception.
- Vous ne pouvez pas utiliser cette méthode. Structurez votre propre méthode. Le plus important est d'avoir une méthode pour votre boîte de réception. N'importe quelle méthode ferait l'affaire si elle vous aide à créer une boîte de réception saine d'esprit.
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Soyez attentif lors du traitement de vos e-mails
En cette ère de productivité folle, les professionnels ont oublié la valeur de la pleine conscience. Et la maîtrise de la boîte de réception n'est pas un problème. Même lorsque vous pensez aux e-mails ou à la boîte de réception, vous ne pensez qu'à augmenter votre productivité. Mais la vérité est que la présence est plus importante que la productivité. Si vous êtes présent, vous n'avez pas à vous soucier de trouver l'heure. Vous avez le temps. Et avec la présence, maintenant vous avez aussi la raison. Utilisez les étapes suivantes pour être attentif lors du traitement de votre boîte de réception -
- Chaque fois que vous planifiez de traiter votre boîte de réception, ralentissez. Ne te presse pas. Faites-le comme si vous étiez en méditation pendant 15 à 20 minutes. Soyez attentif à chacun de vos mouvements.
- N'allez à aucun autre problème de compte de messagerie avant d'en avoir fini avec un. Traitez les problèmes de courrier électronique dans votre boîte de réception, un jour à la fois et vous verrez que le processus deviendra plus fluide et plus facile.
- Chaque fois que vous répondez ou répondez à quelqu'un, tapez les phrases comme si vous saviez parfaitement comment vous tapez, comment vous traitez les informations dans votre esprit et comment vous vous adressez.
- Donnez plus de préférence à la présence qu'à la productivité, oui même lors du traitement de votre boîte de réception.
Les conseils ci-dessus peuvent ne pas être trouvés dans un livre d'auto-assistance ou un article traitant de la maîtrise de la boîte de réception. La maîtrise de la boîte de réception ne concerne pas la façon dont vous pouvez classer ou traiter vos e-mails (bien que nous l'ayons également mentionné); c'est plus sur la façon de ne pas perdre sa raison. Si vous suivez ces conseils, vous verrez que les e-mails et les boîtes de réception ne se présentent pas devant vous et que vous pourrez ainsi faire votre meilleur travail.
Choisissez l'une des options ci-dessus et essayez de la mettre en œuvre. Voyez par vous-même comment vous pouvez vous aider à gérer efficacement le tas de problèmes de courrier électronique dans votre boîte de réception.
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Cela a été un guide pour résoudre à jamais tous vos problèmes de messagerie. Non, ils ne sont pas techniques mais peuvent être mis en œuvre par n'importe qui. Il s'agit du lien externe suivant lié aux problèmes de messagerie.
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