Rapports de gestion de projet

La communication joue un rôle vital dans l'évolution de tout ce que nous, les humains, faisons tourner nos mains. Que ce soit dans le monde des affaires à travers un certain support, nous finissons toujours par transmettre notre message ou nos opinions afin que les autres soient réceptifs et consomment les pensées dans notre esprit. Dans la mise en place d'un reporting de gestion de projet, nous avons cette communication efficace qui nous est apportée sous forme de rapports. Dans les rapports de gestion de projet, il existe de nombreux rapports différents qui sont soigneusement construits et envoyés à des individus ou des groupes de personnes sélectionnés afin que notre communication sur les procédures du projet soit claire, précise et efficace.

Dans cet article, nous examinerons le monde du reporting de gestion de projet et tout ce qu'il englobe.

Pourquoi avons-nous besoin d'un rapport de gestion de projet?

L'introduction indique clairement la nécessité d'une communication efficace au sein des membres de l'organisation et de l'extérieur de l'organisation, et à cet effet, nous avons mis en place des rapports de gestion de projet. Alors que dans la plupart des cas, nous avons souvent différents médias qui communiquent avec un large public cible et la communication rendue peut être totalement inutile pour certains qui la reçoivent, c'est ici que nous devons rechercher une communication efficace, dans laquelle la communication est claire et précise et à peu près ce qui est nécessaire. Nous n'aurions jamais à nous soucier de mettre à jour les différentes parties prenantes sur la liste des projets si nous avons un système efficace de reporting de gestion de projet en place pour le faire.

Avec un système de rapports de gestion de projet en place, vous disposez d'un processus régulier et formel de distribution de rapports qui informera les principales parties prenantes des aspects du projet qu'elles doivent connaître. De cette façon, vous pouvez protéger les membres de votre équipe de projet et les parties prenantes du projet contre toute surprise inattendue et tout ce qui est extrêmement critique à connaître. C'est à travers des rapports que nous comprenons l'avancement du projet et le rythme auquel il se déroule dans le plan de projet. Nous comprendrons même ce qui empêche le projet d'avancer plus rapidement et aurons la chance d'analyser les différents aspects du projet par rapport au plan de gestion de projet, qui a été mis en place efficacement auparavant.

En plus d'être l'un des aspects centraux de la communication, les rapports de gestion de projet peuvent être efficacement utilisés par la direction pour maintenir un historique documenté du projet et de ses procédures. Avec cette histoire en place, une analyse peut être menée sur eux pour tirer des leçons, évaluer les processus et connaître les forces et les faiblesses de la progression du projet. Ces leçons peuvent être incorporées dans l'apprentissage général du bureau de gestion de projet dans l'organisation et se répercuter sur tous les différents projets au sein de l'organisation.

Pour résumer, le rapport de gestion de projet espère être:

  • Le lien de communication efficace entre toutes les différentes parties prenantes du projet et l'organisation
  • Le coup de main dans la collecte de données et d'informations importantes afin de garder une trace et des enregistrements des procédures du projet
  • Le système qui assure la réception des informations au personnel nécessaire en cas de besoin
  • Le point des annonces lorsque le projet franchit une étape
  • L'épine dorsale de la compréhension de l'organisation du projet, de sa gestion, de son plan et de son objectif

5 principaux types d'outils de reporting de gestion de projet

Dans cette section, nous examinerons 5 différents types d'outils de reporting de gestion de projet qui existent lorsqu'il s'agit de reporting de projet dans la gestion de projet et son système. Chacun de ces types joue un rôle central dans le développement du projet et la transition en douceur du projet de ses étapes naissantes à l'étape réussie.

Rapport de feuille de temps n ° 1

Avec tous les aspects du projet sous votre commandement, en tant que chef de projet, l'un des rapports de gestion de projet les plus importants pouvant figurer dans votre liste de rapports doit être le rapport de feuille de temps. Dans ce rapport, vous trouverez tous les détails concernant le temps que vos ressources consacrent au travail sur le projet.

Un rapport de feuille de temps peut être très intéressant et utile pour l'outil de reporting de gestion de projet, car il peut vérifier les détails suivants pour vous:

  • Temps investi par chaque employé
  • Travail terminé un jour, une semaine ou un mois particulier
  • Responsabilité de chaque membre de l'équipe par rapport à la tâche qui leur est attribuée
  • Surcharge ou sous-utilisation des ressources sur les projets
  • Gestion des personnes à rendre à une ressource particulière

Ce rapport doit être distribué par les chefs de projet aux membres de leur équipe. Un chef de projet peut recourir à l'utilisation de l'outil de reporting de gestion de projet pour suivre le temps. Ces outils de reporting de gestion de projet peuvent être utilisés par les membres de leur équipe pour leur permettre de suivre avec précision leur temps. De cette façon, un chef de projet a une idée complète du temps et des efforts consacrés à l'achèvement d'une tâche particulière ou de l'ensemble du projet.

Rapport de dépenses n ° 2

Imaginez une situation où vous suivez le projet et, à votre avis, il se déroule sans heurts, comme prévu. Les membres de votre équipe ont l'air super et les tâches se déroulent comme prévu, dans les délais. À la fin de l'exécution du projet, vous et les membres de votre équipe réunissez leurs dépenses totales pour le projet et vous calculez le budget consommé par les ressources et chaque matériau utilisé. À votre grande surprise, vos calculs vous font sursauter car le coût engagé dépasse de loin le budget alloué au projet et ce que vous pensiez être un projet réussi est, en fait, un projet noyé dans les pertes. Cela ne s'est pas passé comme prévu, peut-être, si vous aviez un rapport de dépenses faisant les rondes hebdomadaires, vous auriez pu le prévoir et prendre des mesures correctives pour empêcher le projet d'aller au-delà de son budget.

Un rapport de dépenses détaillerait toutes les dépenses engagées et vous pourrez également conserver ces feuilles devant le budget prévu. Ce rapport peut être consulté par le chef de projet et les parties prenantes, qui approuvent les budgets sur une base hebdomadaire, mais l'enregistrement des dépenses, grandes ou petites, doit être effectué en temps réel.

# 3 Rapport d'avancement du projet

L'un des rapports de gestion de projet les plus importants est le rapport sur l'état d'avancement du projet. Le fait que cela en fasse le rapport global est ce qui en fait un rapport important. Le statut de l'ensemble du projet doit être reflété dans ce rapport unique. Vous pouvez l'avoir sous forme de graphique et de graphiques ou vous pouvez mettre les données et informations devant vous sous forme de feuilles de calcul.

Le rapport d'avancement du projet maître indiquera les statuts suivants relatifs au projet:

  • Travaux achevés
  • Délai retardé
  • Écart dans le calendrier (prévu et réel)
  • Écart de coût (prévu et réel)
  • Suivi des problèmes
  • Suivi des risques
  • Tâches en attente

En dehors de ceux-ci, vous pouvez ajouter ou soustraire ce que vous devez savoir sur ce projet et son statut. Pour plus d'informations sur les rapports d'état du projet, vous pouvez visiter le billet de blog que j'ai récemment lu, ici. Bonne gestion de projet qui vous rapporte!

# 4 Rapport sur la charge de travail des ressources

Semblable au rapport de feuille de temps, le rapport de charge de travail des ressources suivra la quantité de travail attribuée à chaque membre de l'équipe de projet. Ce rapport de gestion de projet est très bénéfique pour le chef de projet dans les affectations ou la répartition du travail. Chaque membre de l'équipe est également mis à jour avec ce rapport afin qu'ils puissent vérifier leurs affectations pour la semaine et s'il y a une pénurie de travail, ils peuvent approcher leur chef de projet et commencer le travail qu'ils peuvent faire.

Le rapport de charge de travail de ressource peut également être utilisé pour prévoir la charge de travail du projet à un jour particulier, afin que le chef de projet puisse être en avance sur son jeu et déplacer en conséquence le plan de projet au fur et à mesure que la charge de travail continue. Ils peuvent même élaborer un plan approprié et jongler avec les travaux en attente ou en cours.

Rapport de portefeuille n ° 5

Il s'agit d'un rapport de gestion de projet, en particulier pour les chefs de projet qui gèrent plusieurs projets à la fois. Ce rapport présente leur portefeuille au travail pour les nombreux projets qu'ils ont sous eux. Comme on l'a vu, ce rapport de portefeuille présentera le nombre de projets que le chef de projet gère et s'assurera que les dates importantes coïncident avec les mentions du projet. Ces dates incluront toutes les dates d'étape, la date d'achèvement du projet et indiqueront également l'état actuel du projet au fur et à mesure qu'il progresse d'une étape du projet à l'autre.

Il s'agit d'un rapport plutôt petit et peut être facultatif pour beaucoup. J'ai trouvé que c'était très essentiel pour moi et cela m'a aidé à garder une trace de tous mes projets et de ce qui nécessitait mon attention plus que l'autre à ce moment particulier.

Meilleur rapport de projet dans les pratiques de gestion de projet

L'élaboration d'un rapport de projet dans un rapport de gestion de projet peut vous aider à traverser des nuits blanches et des matins tôt à réfléchir à ce qui va suivre, à quoi suis-je en train de construire mon projet et à quoi mes rapports veulent-ils ressembler. Dans cette section, nous examinerons les éléments suivants:

1) Dos de création d'un rapport de projet simple dans les gestionnaires de projet

2) Façons de donner un sens au reporting de projet dans la gestion de projet

# 1 Le Dos de la création d'un rapport de projet simple dans la gestion de projet

Maintenant, nous allons examiner les différentes façons et moyens de rendre compte du projet dans la gestion de projet que vous pouvez inculquer dans votre rapport de gestion de projet pour gagner en efficacité.

  • Réutilisez les rapports existants - l'utilisation de modèles de projet peut vous aider à ne rien manquer du tout et peut vous diriger exactement vers ce dont vous avez besoin pendant la collecte des exigences du projet et la collecte de données et d'informations.
  • Utilisez les données actualisées - ne tournez pas autour du pot et venez au point avec les bonnes données et, plus important encore, les données précises pour vos rapports.
  • Gardez les étiquettes simples - lorsque vous étiquetez vos graphiques et graphiques ou vos lignes et colonnes de données, assurez-vous qu'ils sont courts et précis.
  • Les données doivent être exploitables - quoi que vous représentiez dans votre rapport, elles ne doivent pas être des données statiques, mais des informations sur lesquelles il est possible d'agir ou de montrer un certain mouvement dans le projet.
  • Fournissez un espace pour que les gens répondent au rapport - allouez des jours après la publication de votre rapport pour demander aux gens leur avis sur les choses présentées dans le rapport.
  • Vérifiez auprès des gens leur compréhension du rapport - asseyez-vous avec des gens de votre équipe, d'autres équipes, des seniors et des cadres supérieurs et demandez-leur quelle impression votre rapport leur donne lorsque vous les publiez.
  • Délégué Rapports de gestion de projet - avoir une personne dédiée pour préparer les rapports pour vous et ne continuez pas à les faire vous-même; vous perdrez du temps.
  • Les graphiques fonctionnent mieux - recourez toujours à des graphiques et à des représentations graphiques plutôt qu'à des feuilles de calcul, car ils vous raconteront mieux l'histoire du projet.

# 2 façons de rendre le reporting de projet dans la gestion de projet significatif

Afin de rendre votre rapport de gestion de projet plus significatif, il est essentiel que vous ne transmettiez que suffisamment d'informations selon les besoins. Lors de la transmission de ces informations prévues et dalles, il est essentiel que vous respectiez toujours une certaine directive; sinon, il y a de fortes chances que vous jouiez avec des données et des informations partout dans le lieu. Pour que vous puissiez consacrer moins de temps à la compilation d'un rapport et le rendre convaincant pour le lecteur, vous devez vous en tenir aux lignes que vous tracez et répondre aux remarques suivantes:

  • Travaux achevés

Indiquez dans votre rapport ce qui s'est passé au cours de la semaine ou définissez une fenêtre de temps requise par votre rapport, disons une quinzaine ou un mois. Faites un récapitulatif de tout ce qui a été dit et fait dans le monde de votre projet, dans votre rapport. Vous pourrez ensuite mesurer votre progression et avoir en conséquence un aperçu de ce qui se passera ensuite.

  • Et après

Concentrez-vous sur la prochaine étape de votre projet et assurez-vous d'avoir un rapport de gestion de projet indiquant le plan d'action qui a lieu après avoir élaboré sur les gains et les pertes de la période comptable précédente. Gardez la lumière signalée et ne concentrez pas ou n'agrandissez pas une certaine zone de votre rapport. Alors que vous devez vous plonger dans les détails par vous-même en tant que chef de projet, les rapports qui sont envoyés à d'autres personnes dans le projet peuvent ne pas avoir besoin de ce niveau d'informations détaillées. Connaissez votre public et rédigez des rapports en conséquence.

  • Obstructions

Anticipez les problèmes que vous prévoyez et notez-les dans vos rapports. Certains rapports peuvent ne pas avoir le concept de problèmes répertoriés, mais dans la mesure du possible, assurez-vous que vos parties prenantes savent que vous avez pris en considération les problèmes ou les obstacles auxquels vous pouvez faire face lorsque vous effectuez une étape particulière de votre projet. Signalez-les avec des plans d'action qui peuvent être déployés une fois ces obstacles rencontrés.

  • Dessinez une tendance

Gardez un tableau de progression toujours à portée de main et assurez-vous d'avoir une ligne de tendance pour chaque effort que vous avez entrepris. Continuez ainsi et vous aurez un élan à entretenir. Demandez aux indicateurs de performance clés de vous montrer comment votre projet est géré et cela vous aidera énormément avec les rapports de gestion de projet.

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Ceci a un guide pour le rapport de gestion de projet. Ici, nous avons également discuté des 5 principaux types d'outils de reporting de gestion de projet. Vous pouvez également consulter les articles suivants.

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Développement de l'entrepreneuriat