Plan de documentation du projet - Composantes du plan de documentation du projet

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Anonim

Introduction au plan de documentation du projet

Le plan de documentation du projet est l'un des éléments clés que l'on devrait avoir avant de passer à un projet. C'est l'un des aspects techniques clés d'un projet.

Si vous travaillez en tant que pigiste ou pour une grande entreprise, commencez toujours un projet avec un plan de documentation, car cela évitera les complications inutiles auxquelles vous serez confronté en cours de route. Le plan de documentation du projet ne vous fournit pas seulement une carte de travail du projet, il vous donne également une idée du type de difficultés que vous allez rencontrer sur ce chemin. Avec un détail post-facto sur ce qui se passera si vous n'êtes pas en mesure de terminer le processus à temps, cela ne fera que faciliter le travail de l'employé.

Et juste pour inclure le fait qu'il devrait être dynamique dans le sens où il devrait être flexible pour s'adapter à autant de changements que le temps le suggère.

Si vous n'êtes pas prêt pour un bon plan de documentation, cela peut entraîner un retard coûteux dans le projet ou une documentation de mauvaise qualité qui ne fera qu'augmenter la charge de travail et l'estimation du projet dans tous les aspects.

Par exemple, lorsque vous achetez un produit sur le marché, vous obtenez un manuel du produit et à l'aide de ce manuel, vous utilisez le produit en conséquence, il vous donne donc une idée approximative de la configuration, de l'installation, de l'utilisation de ce produit et de ce qui va arriver si vous ne l'avez pas utilisé comme il est indiqué sur le manuel.

Composants d'un plan de documentation idéal

Maintenant que nous avons une idée claire que le plan de documentation est très nécessaire pour établir une planification claire de son projet, il faut faire un bon plan de projet. Et pour en faire un, il y a quelques points à garder à l'esprit. Nous en discuterons dans ces sections. Nous pouvons essentiellement diviser les composants en deux parties:

Présentation de First Documentation
(il faut savoir faire un documentaire sur le document) -

  • Page de Couverture-

la page de couverture est le résumé de l'ensemble du projet, tout projet doit inclure une déclaration de droit d'auteur, le nom des propriétaires et un résumé de la figure importante (peut ou non nécessaire).

  • Histoire-

Un plan de documentation de projet doit inclure l'historique par lequel il est passé, comme les dates de mise à jour, le titre et les noms de la personne qui a effectué la mise à jour sur ce projet. Fondamentalement, cela est fait pour que vous puissiez garder une trace de toute mise à jour qui se produit de votre côté ou si un autre employé s'en occupe.

  • Informations de contact-

L'onglet des informations de contact doit contenir la liste des contacts de l'intégralité de la personne responsable liée à ce projet (personne spécifique du niveau de la direction, ou autorités supérieures ou qui ont ainsi un mot à dire dans le projet).

  • Contenu -

Il devrait toujours y avoir une association de contenu appropriée d'un plan de documentation, car cela n'aidera qu'à naviguer dans le plan.

Deuxième orientation du contenu
(nous devons savoir comment mettre très important et où)

  • Sommaire-

C'est le cœur et l'âme d'un plan de documentation dont le résumé est l'initiateur du plan de documentation du projet. Il devrait se concentrer principalement sur les projecteurs du projet, comme les mises à jour majeures sur les principaux aspects. En parcourant le résumé, on devrait avoir l'idée de ce que seront les délais ou les délais de leurs mini-projets respectifs. Un résumé doit être subdivisé entre un autre mini-projet car il y aura toujours un mini-projet à l'intérieur d'un grand.

  • Public-

L'aspect majeur de tout plan de documentation est le public pour lequel vous le faites. Assurez-vous donc que vous incluez le bon aspect du projet selon le public respectif. (Attention, soyez très prudent lorsque vous utilisez les termes techniques, car votre public ne l'est peut-être pas pour les termes techniques).

  • Spécifications de la documentation-

Il faut toujours faire une attention particulière en ce qui concerne les polices, le logo, l'orientation des couleurs, les images, le contenu multimédia, etc. Que ce soit un document en ligne ou un document imprimé ou les deux, sera-t-il à source unique ou quelle est la dimension de la page.

  • Calendrier -

Il est nécessaire d'avoir un calendrier si c'est la vraie vie de la planification de projet car la routine nous gardera toujours sur nos gardes. Dans le cadre de la planification et de la documentation du projet, il est très nécessaire d'avoir un calendrier afin que nous puissions toujours vérifier les questions respectives.

Le point de repère important qui doit être gardé sous contrôle est-
Quels sont les jalons de l'élaboration du projet?
Quel chapitre doit être complété quand?
Quelle est la période du cycle d'examen?
Quels sont les KPI que nous devons contrôler régulièrement?
Combien de types et de séries d'examens devraient être autorisés?
Quel est le calendrier sont la date limite du projet?

  • Facteur de risque-

tout le monde a entendu la déclaration «plus le risque est grand plus la récompense». Donc, à chaque travail, il y a toujours un facteur de risque associé. Comme-

Quels sont les goulots d'étranglement de ce projet?
Quels facteurs vont perturber la stabilité du projet (ou l'arrêter)?
Existe-t-il un plan de sauvegarde pour une telle éventualité ou quelles sont les mesures de connexion?
Quelles sont les mesures correctives à prendre pour le faire fonctionner?

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, sans plan de documentation, on ne peut pas projeter une projection sincère de son projet.

Nous pouvons donc dire qu'un plan de documentation est un plan d'ensemble de l'ensemble des projets, avec tous les if et mais inclus. C'est l'épine dorsale de tout le système. Bien que nous ne puissions pas dire à quel point il faut en montrer la dépendance, car parfois le jugement humain en temps réel est bien meilleur que les règles écrites, mais pour les profanes de commencer à travailler sur un projet, la ligne directrice du démarreur qui est nécessaire peut être fournie en initiant d'abord le plan de documentation. Et il est également très important d'analyser l'ensemble de notre travail afin de recueillir autant d'idées et d'inspiration que possible avant que le projet ne se concrétise, car plus nous transpirons sur le terrain, moins nous saignons au sol.

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Ceci a été un guide pour le plan de documentation du projet. Ici, nous avons discuté des composants d'un plan de documentation idéal. Vous pouvez également consulter l'article suivant pour en savoir plus -

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  3. Phases de gestion de projet
  4. 6 étapes pour élaborer un plan de gestion des risques du projet