Comment imprimer des étiquettes à partir d'Excel (Table des matières)

  • Introduction aux étiquettes d'impression à partir d'Excel
  • Étapes pour imprimer des étiquettes à partir d'Excel

Introduction aux étiquettes d'impression à partir d'Excel

Microsoft Excel est un outil plus pratique que nous ne le pensons et le savons. Il peut faire beaucoup de choses en un tournemain et sans tracas. Dans la vraie vie, il est difficile d'essayer d'imprimer des étiquettes sur le papier au-delà de la documentation standard. Croyez-moi, beaucoup de gens dans le monde sont aux prises avec ce problème. Cependant, un bon guide étape par étape ainsi qu'une certaine pratique feront la tâche pour vous les gars. Excel peut être beaucoup trop pratique à cet égard en raison de son format de feuille de calcul qui est idéal pour stocker les informations de contact et d'adresse de l'utilisateur.

Excel facilite la vie en collaboration avec Microsoft Word pour l'impression des étiquettes de publipostage. Il fournit des fonctionnalités qui peuvent vous permettre de créer des étiquettes et de les prévisualiser avant d'imprimer. En utilisant la fonction de fusion et publipostage avec Microsoft Word, vous pouvez effectuer cette tâche proprement et imprimer facilement les étiquettes de publipostage directement à partir d'Excel.

Comment imprimer des étiquettes à partir d'Excel?

Voyons comment imprimer les étiquettes de publipostage à partir d'Excel avec quelques exemples.

Vous pouvez télécharger ce Comment imprimer des étiquettes à partir d'un modèle Excel ici - Comment imprimer des étiquettes à partir d'un modèle Excel

Étape # 1 - Ajouter des données dans Excel

  • Créez un nouveau fichier Excel avec le nom «Imprimer des étiquettes depuis Excel» et ouvrez-le.
  • Ajoutez les détails dans cette feuille. Comme nous voulons créer des étiquettes de publipostage, assurez-vous que chaque colonne est dédiée à chaque étiquette. Ex. Salutation, prénom, nom, adresse, ville, état, code postal, ce doivent être les colonnes et les informations respectives doivent être remplies dans ces colonnes. Voir la capture d'écran ci-dessous:

  • Comme le montre la capture d'écran, vos informations doivent correspondre à une entrée par colonne. Il permet de gérer et d'imprimer correctement les étiquettes.
  • Enregistrez le fichier une fois que vous avez terminé d'entrer les données et fermez-les.

Étape # 2 - Confirmer le format de fichier dans Microsoft Word

Comme je l'ai mentionné précédemment, nous allons utiliser un fichier Excel dans Word. Il est obligatoire de définir certains paramètres de format de fichier sous Microsoft Word afin que vous puissiez y utiliser le fichier Excel. Fondamentalement, cette étape permet d'avoir une conversion en douceur entre Word et Excel.

  • Ouvrez un fichier Word. Cliquez sur> Fichier. Sélectionnez> Options (placé en bas du volet gauche).
  • Un nouveau volet d'options apparaîtra. Cliquez sur> Avancé. Sous Paramètres avancés, faites défiler jusqu'à la section Paramètres généraux.
  • Assurez-vous que Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture est coché, puis cliquez sur OK. Veuillez voir la capture d'écran ci-dessous.

Étape # 3 - Configurer des étiquettes dans un document Word vierge

  • Dans un document Word vierge, accédez à> Mailings, sélectionnez> Start Mail Merge, sélectionnez> Labels.

  • Un nouveau volet appelé Options d'étiquette s'ouvrira. Sous cela, sélectionnez les fournisseurs d'étiquettes comme lettre Avery US, le numéro de produit comme étiquettes d'adresse 5160. Cliquez ensuite sur OK. Voir la capture d'écran ci-dessous.

Jetez également un œil au bouton Nouvelle étiquette … en l' utilisant, vous pouvez créer vos propres étiquettes avec des dimensions personnalisées.

Étape # 4 - Connectez la feuille de calcul aux étiquettes

Maintenant, connectons la feuille de calcul qui contient réellement les données d'étiquettes à ces étiquettes, puis imprimons-la.

  • Accédez à l'onglet Mailing> Sélectionner les destinataires (apparaît sous Démarrer le groupe Fusion et publipostage)> Utiliser une liste existante. Une nouvelle fenêtre Sélectionner une source de données apparaîtra.

  • Accédez au dossier dans lequel le fichier Excel est stocké dans la fenêtre contextuelle Sélectionner la source de données. Sélectionnez le fichier dans lequel les étiquettes sont stockées et cliquez sur Ouvrir.

  • Une nouvelle fenêtre contextuelle nommée Confirmer la source de données apparaît. Cliquez sur OK pour indiquer au système que vous souhaitez utiliser la source de données.

  • Une fenêtre contextuelle nommée Select Table apparaîtra à nouveau. Cliquez sur OK pour sélectionner le tableau de votre feuille Excel pour les étiquettes.

Étape # 5 - Ajouter des champs de fusion et publipostage

C'est l'étape où vos en-têtes de colonne bien formatés auront un sens. Si vous pensez que certaines étiquettes ne sont pas affectées à des colonnes appropriées, vous pouvez les changer. C'est si facile.

  • Sélectionnez le premier enregistrement du document et cliquez sur Bloc d'adresse (il apparaît dans les champs Écrire et insérer sous Envois).

  • Sélectionnez le format approprié dans lequel vous souhaitez que le nom du destinataire apparaisse. Cela permettra au prénom de notre liste ainsi qu'aux détails de l'adresse d'être attribués à ce premier enregistrement.

  • Sélectionnez Faire correspondre les champs dans Écrire et insérer un champ.

  • Sélectionnez les en-têtes de colonnes appropriés pour les champs obligatoires. Cliquez sur OK une fois que vous avez terminé.

  • Cliquez sur Mettre à jour les étiquettes qui apparaissent dans le volet Écriture et insertion.
  • Une fois que vous avez cliqué sur les étiquettes de mise à jour, tous les noms ainsi que les détails de l'adresse prendront la position de chaque enregistrement dans le document un par un et, éventuellement, chaque enregistrement sera mis à jour.

Étape # 6 - Fusionner la feuille de travail et le fichier Word

Nous avons presque terminé et nous sommes à l'étape finale de l'impression des étiquettes nommées pour notre liste de diffusion. Après cette étape, vous pourrez voir les étiquettes de publipostage sur une nouvelle feuille de mots et pourrez les imprimer.

  • Sur le côté le plus à droite du volet Mailings, vous pouvez voir une liste déroulante appelée Terminer et fusionner. Cliquez dessus pour voir les différentes options disponibles.

  • Dans la liste déroulante, cliquez sur et sélectionnez Modifier les documents individuels.

  • Maintenant, un nouveau volet apparaît nommé Fusionner avec un nouveau document. Sélectionnez Tout dans la sélection des enregistrements de fusion et cliquez sur OK pour fusionner toutes les informations de la feuille Excel aux étiquettes de publipostage Word.

  • Un nouveau document d'étiquette s'ouvrira avec toutes les étiquettes de publipostage insérées une par une au format souhaité. Voir la capture d'écran ci-dessous.

Vous pouvez donner l'impression de ces étiquettes et les utiliser dans votre envoi. Cela rend votre tâche assez facile, non?

Choses dont il faut se rappeler

  • Assurez-vous d'utiliser une colonne à la fois pour chaque étiquette dans Excel, cela fonctionnera alors et seulement ensuite.
  • Lors de la connexion du mot et du fichier Excel, assurez-vous que le nom de colonne approprié est sélectionné en tant que champ afin que l'étiquette résultante soit formatée en conséquence et qu'aucune différence ne soit trouvée.

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Ceci est un guide pour imprimer des étiquettes à partir d'Excel. Ici, nous discutons des étapes pour imprimer des étiquettes à partir d'Excel ainsi que des exemples et un modèle Excel téléchargeable. Vous pouvez également consulter les articles suivants pour en savoir plus -

  1. Formule INDIRECTE dans Excel
  2. Tutoriels sur la zone d'impression Excel
  3. CHOISIR la formule dans Excel
  4. Formule COLONNES dans Excel

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Conseils Excel