Différentes méthodes de communication efficaces (utiles)

Les différentes méthodes de communication couramment utilisées sur le lieu de travail sont -

Communication verbale

La communication verbale implique l'utilisation de mots pendant la livraison du message souhaité. Il peut être individuel, par téléphone ou en groupe, etc. c'est une méthode de communication efficace qui est personnelle et doit être utilisée plus que les appels téléphoniques et les e-mails autant que possible. Le support du message en cas de communication verbale est oral. Parler simplement est une communication verbale. Voir la personne avec laquelle la communication en face à face a lieu aide à évaluer la réponse de cette personne en comprenant son langage corporel et aide également à une participation active au dialogue. Ainsi, la communication écrite et orale sont les deux principaux types de communication verbale.

1. Raconter une histoire

La narration est une forme de communication verbale efficace. Une fonction organisationnelle vitale est remplie par elle car elle aide à la construction de significations communes pour les individus dans l'organisation. Les histoires aident à clarifier les valeurs clés et aident également à démontrer la façon dont les choses sont faites dans une organisation. Le ton, la force et la fréquence de l'histoire ont une relation avec un engagement organisationnel plus élevé. La qualité des histoires racontées par les entrepreneurs est liée à la capacité de sécuriser le capital de leurs organisations. Les histoires peuvent aider à renforcer et à perpétuer la culture d'une organisation.

2. Conversations cruciales

Même si le processus est similaire, plus de compétences, de réflexion et de planification sont nécessaires pour les communications à enjeux élevés par rapport aux interactions quotidiennes au travail. Des exemples de communication impliquant des enjeux élevés consistent à présenter au capital-risqueur un plan d'affaires et à demander une augmentation. En dehors de cela, à plusieurs reprises dans notre vie professionnelle, nous avons des conversations qui sont cruciales - des discussions dans lesquelles les enjeux sont élevés, les émotions sont fortes et les opinions peuvent différer.

Communication écrite

La communication écrite ne peut être évitée sur le lieu de travail. Il est présent partout et se compose de documents et de lettres traditionnels sur papier et à stylo, de conversations textuelles, de courriels, de documents électroniques dactylographiés, de rapports, de SMS et de tout ce qui pourrait être véhiculé par l'utilisation de symboles écrits comme le langage qui comprend tous les documents qui font partie de la vie professionnelle quotidienne. De telles méthodes de communication sont indispensables pour toute communication commerciale formelle ainsi que pour la délivrance d'instructions légales.

Les méthodes de communication qui utilisent principalement la communication écrite consistent en des propositions commerciales formelles, des communiqués de presse, des notes de service, des contrats, des brochures, des manuels et similaires. L'efficacité de la communication écrite dépendra du style d'écriture, du vocabulaire, de la grammaire et de la clarté. La communication écrite est la plus appropriée dans les cas qui nécessitent des instructions détaillées, lorsque quelque chose doit être documenté ou dans des situations où la personne est trop éloignée pour parler en personne ou par téléphone. Certaines des méthodes écrites de communication comprennent -

Des médias sociaux

Les outils des médias sociaux tels que Facebook peuvent être utilisés de manière efficace dans les organisations dans le but de communiquer entre les sites, les divisions, les départements et les employés. Certains outils tels que Yammer sont spécifiquement conçus pour créer des réseaux de médias sociaux dans les limites d'un domaine particulier de l'entreprise.

Email

La communication par e-mail dans les organisations est devenue très courante et est un outil très essentiel pour le partage d'informations avec un, des centaines et des milliers d'employés. Il s'agit généralement d'un élément important du plan de communication et même s'il ne remplace pas les méthodes de communication en face à face ou autres, il est facilement accessible et peu coûteux.

Communication orale

L'autre type de communication verbale comprend la parole, que ce soit par téléphone ou en face à face, par vidéoconférence, chat vocal ou tout autre moyen. Différents types de communications informelles comme le moulin à rumeurs informel ou la vigne et les communications formelles telles que les conférences et les conférences sont les formes d'une communication orale efficace. L'utilisation des communications orales se fait dans les discussions ainsi que dans les conversations informelles et causales. L'efficacité de la communication orale dépendra de la vitesse, du volume, de la hauteur, de la modulation de la voix, de la clarté de la parole et également des communications non verbales comme les signaux visuels et le langage corporel.

Certaines des méthodes de communication orale importantes comprennent -

Communication face à face

Il s'agit généralement de méthodes de communication préférées, bien qu'elles ne soient pas toujours réalistes, en particulier dans les organisations basées à plusieurs endroits dans le monde. Cependant, des outils comme la vidéoconférence permettent une communication en face à face approximative et aident même les grandes organisations à créer des liens personnels entre la direction et le personnel.

Réunions

Les réunions sont courantes dans presque tous les milieux d'affaires et il est désormais possible de les augmenter via l'utilisation des outils technologiques qui permettent aux participants des sites distants de participer aux discussions, bien qu'ils ne soient pas physiquement présents sur le site de la réunion.

Tout en utilisant la communication verbale, la personne doit être consciente de son ton de voix, de son flexion ainsi que de sa vitesse. Le sarcasme et les tonalités de colère doivent être évités, sinon la personne avec qui vous communiquez passera sur la défensive. Lorsque vous parlez à votre équipe ou à un groupe de personnes, vous devez vous assurer que vous parlez fort et clairement afin que tout le monde puisse comprendre ce que vous dites. L'utilisation du microphone doit être faite si un groupe est adressé dans une grande salle. La communication verbale est mieux utilisée lorsque quelque chose doit être discuté en détail ou lorsque quelqu'un doit être félicité ou réprimandé. La communication verbale accélère et facilite la transmission des pensées et constitue la méthode de communication la plus efficace. Cependant, il ne représente que 7% de toute la communication humaine.

Méthodes de communication non verbales

"La chose la plus importante dans la communication est d'entendre ce qui n'est pas dit"

Peter Drucker

La communication en envoyant et en recevant des messages sans mots fait partie de la communication non verbale. Ces messages sont une partie vitale de toute communication et renforcent généralement la communication verbale. Cependant, ils peuvent également transmettre leurs propres sentiments et pensées.

Communication physique non verbale

La communication non verbale joue un rôle majeur dans la façon dont vous communiquez avec les autres. Il ne peut être invoqué comme seul moyen de communication que dans les cas où la personne utilise la langue des signes. La communication physique non verbale ou le langage corporel comprend la posture corporelle, les expressions faciales, le contact visuel, les gestes comme un doigt pointé, les vagues et autres, le toucher, le ton de la voix, les mouvements globaux du corps et d'autres.

Vous devez être conscient de la communication non verbale. Vos mouvements, votre contact visuel et vos gestes, votre façon de vous asseoir et de vous tenir debout contribuent à transmettre un message à la personne avec laquelle vous communiquez. Les gestes doivent être utilisés de manière appropriée ou les mains doivent être laissées à vos côtés. Vous devez éviter de bouger car cela distrait et les bras ne doivent pas être croisés car cela envoie un signal de fermeture ou de colère. Vous devez toujours regarder dans les yeux de la personne à qui vous parlez et ne jamais regarder ou rouler les yeux quand elle parle.

Les expressions faciales sont les plus courantes parmi toutes les communications non verbales. Par exemple, un froncement de sourcils ou un sourire transmet des émotions distinctes et difficiles à exprimer par la communication verbale. La recherche a montré que les signaux non verbaux ou le langage corporel ainsi que les expressions faciales, le ton de la voix et la position du corps représentent près de 55% de toutes les communications qui ont lieu. Selon la recherche, seulement 7% de la compréhension du message par le destinataire est basée sur les mots réels de l'expéditeur, 38% sur la base de la langue para (le volume, le ton et le rythme de la parole) tandis que 55% est sur la base de signaux non verbaux (langage corporel).

La recherche a également révélé que les indices non verbaux peuvent également avoir un effet sur la réussite de votre offre d'emploi. Les juges qui ont examiné les bandes vidéo des requérants ont pu évaluer leurs compétences sociales même lorsque le son était coupé. Ils ont examiné le taux de gestes, le temps passé à parler et la formalité vestimentaire pour déterminer les candidats qui réussiraient le mieux socialement. Ainsi, il est essentiel de considérer la façon dont on apparaît dans l'entreprise et aussi ce que l'on dit. Nos émotions sont véhiculées par nos muscles faciaux. Un message silencieux peut être envoyé sans prononcer un mot. Un changement dans notre état émotionnel est visible dans le changement de notre expression faciale.

Par exemple, si nous nous concentrons sur la confiance avant un entretien, la confiance sera transmise à l'intervieweur par notre visage. Mettre un sourire même lorsque vous vous sentez stressé peut réduire le niveau de stress du corps.

Paralangage

Un élément important de la communication non verbale est la façon dont quelque chose est dit, au lieu de ce qui est réellement dit. Cela comprend le style de parole, le ton, l'émotion, le stress, la hauteur, l'intonation et la qualité de la voix. Il aide à la communication d'intérêt, à l'approbation ou à son absence. Selon les recherches, 38% de toutes les communications sont représentées par le ton de la voix.

Les autres formes de communication non verbale communiquent généralement la personnalité d'une personne. Il s'agit de -

• Communication esthétique ou expressions créatives comme la peinture, la danse, etc.
• L'apparence ou le style de toilettage et d'habillage qui communique la personnalité d'une personne.
• Le langage spatial comme les paysages et les peintures communiquent le goût ainsi que le statut social.
• Des symboles comme la construction de l'ego, le statut et les symboles religieux.

Pour être des communicateurs efficaces, il est important d'aligner notre ton, notre apparence et notre langage corporel avec le mot que nous véhiculons. La recherche a indiqué que lorsque les individus mentent, ils clignotent plus souvent, haussent les épaules et déplacent leur poids. Le ton est un autre élément de communication non verbal. Un ton différent peut modifier la signification perçue du message. L'accent mis sur un mot particulier illustre la façon dont un ton peut transmettre beaucoup d'informations.

Communication visuelle

La communication visuelle est la troisième méthode de communication qui a lieu à l'aide d'aides visuelles comme la couleur, l'illustration, la conception graphique, le dessin, la typographie, les signes et autres ressources électroniques.

La communication visuelle comprenant des tableaux et des graphiques renforce généralement les méthodes de communication écrites et, dans la plupart des situations, remplace complètement la communication écrite. «Une image vaut mille mots» est un adage qui montre que la communication verbale peut à plusieurs reprises être plus puissante que la communication verbale et non verbale. Les développements technologiques ont rendu l'expression de la communication visuelle plus facile qu'elle ne l'était auparavant.

Il n'y a pas une seule façon correcte de communiquer, mais vous devez être conscient de ce qui est approprié et dans quelle situation. Les méthodes de communication choisies dépendent de la situation. Mettez-vous à la place des employés. S'il est nécessaire de vous communiquer un certain message, vous devez d'abord penser à la façon dont vous allez le recevoir. En utilisant votre bon jugement concernant la situation et en étant attentif à vos employés, vous serez un communicateur efficace. Une meilleure compréhension des différentes méthodes de communication ainsi que des différents styles de communication aidera à mieux connaître et à traiter avec les gens, à éliminer les idées fausses ou les malentendus qui peuvent exister et contribuer ainsi au succès de l'organisation.

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