Outils et techniques de gestion de projet pour une planification de projet efficace

Mémoire sur les outils et techniques de gestion de projet

Dans le scénario actuel, malgré une technologie de pointe et de nombreuses ressources, les projets n'ont pas été exécutés conformément aux attentes des parties prenantes (c'est-à-dire la livraison du projet dans un délai et un budget disponibles). Là où le besoin de gestion de projet se fait sentir, il s'agit d'une initiative stratégique qui oriente le projet vers les objectifs spécifiés en structurant l'ensemble du projet en initiant, planifiant, exécutant, contrôlant / surveillant et complétant le projet. Dans cette rubrique, nous allons découvrir les outils et techniques de gestion de projet.

Flux de gestion de projet

La gestion de projet se déroule en plusieurs phases:

1. Initiation
2. Planification
3. Exécution et surveillance
4. Phase d'achèvement / produit final

a) Phase d'initiation

Il s'agit de la phase principale de gestion de projet pour tout projet, dans cette phase, les exigences initiales sont identifiées et établies comme suit:

• En ce qui concerne les exigences du projet, l'équipe appropriée est identifiée et intégrée
• La portée et les objectifs du projet sont clairement définis et toutes les attentes des parties prenantes sont clairement discutées avec l'équipe.
• L'équipe est affectée à leurs rôles et responsabilités respectifs.
• Les procédures et formats de publication des informations sur le projet et des mises à jour aux parties prenantes sont fournis à l'équipe.
• Les protocoles de communication internes et croisés et la hiérarchie respective sont divulgués à toutes les parties prenantes.
• Les outils appropriés requis pour la gestion de projet sont identifiés et fournis à l'équipe.

b) Planification du projet

Après l'initiation, voici la phase majeure et cruciale du projet qui est une feuille de route pour la gestion de projet:

• Portée détaillée du projet, faisabilité définie.
• Toutes les activités du projet sont répertoriées et leur WBS (Structure de répartition des travaux) respective est préparée. L'OTP n'est rien d'autre que la décomposition de l'événement majeur en un ensemble d'activités (par exemple, événement : plantation d'un arbre Activité : obtention d'un arbre, 2. creusement d'une fosse, 3. plantation d'un arbre)
• Après la préparation de l'OTP, un exercice de budgétisation est effectué lorsque le quantum de toutes les activités est estimé et que des taux compétitifs sont dérivés et une estimation préliminaire du projet est préparée pour approbation ultérieure (lorsque les modifications nécessaires sont apportées en fonction de tout coût supplémentaire encouru pendant la projet)
• L'identification des risques se fait par auto-interprétation ou par comparaison du projet avec d'autres projets compétitifs et les plans d'atténuation nécessaires sont préparés pour prévenir les risques potentiels.
• En ce qui concerne l'exigence des parties prenantes, le schéma directeur est préparé en séquençant toutes les activités répertoriées afin de dériver la durée de référence (idéale / préliminaire) du projet. Il existe principalement 4 types de séquençage SS - Début à début, SF - Début à fin, FS - Fin à début, FF - Fin à fin.

c) Phase d'exécution et de suivi du projet

• Le chef de projet initie l'exécution du projet par rapport au plan de base préparé dans la phase de planification.
• Acquisition / déploiement des ressources requises et veiller à ce que le projet respecte le calendrier dans les normes de qualité prescrites.
• L'avancement du projet est suivi / surveillé par rapport au plan de référence à l'aide de différents outils (diagramme de Gantt, PERT, etc.)
• En raison de certaines circonstances inévitables, le projet peut avoir des dépassements de temps ou de coûts, où le calendrier de référence ou l'estimation doit être modifié en conséquence si nécessaire.
• Le statut du projet est conservé dans les formats prescrits fournis lors de la phase de lancement et les mêmes sont mis à jour et diffusés en temps opportun aux parties prenantes du projet.

d) Clôture / achèvement du projet

• Il s'agit de la dernière étape de la gestion de projet où l'objectif visé est atteint par une équipe de projet dans des délais valables, avec un budget et une qualité stipulés.
• Tous les enregistrements de fermeture et rapprochements nécessaires sont complétés et communiqués aux parties prenantes.
• Sur la base de l'expérience du projet, divers rapports tels que le rapport d'apprentissage du projet, le rapport de satisfaction client, etc. sont préparés comme référence pour les futurs projets.
• Enfin, le projet est remis au client en s'assurant qu'il n'y a pas de pierre non retournée en fermant tous les points de la liste de contrôle ou en assistant aux problèmes soulevés par le client.

Les techniques de gestion de projet discutées ci-dessus doivent structurer le projet et permettre à l'équipe du projet de garantir ce qui suit:

• Réalisation des objectifs spécifiés par rapport aux exigences des parties prenantes.
• Développer des calendriers de référence.
• Estimation et budgétisation des coûts du projet conformément au calendrier de référence.
• Répartition des événements en structure de répartition du travail.
• Évaluation et atténuation des risques.
• Contrôle / suivi du projet.

Outils de gestion de projet

La gestion de projet est une technique qui dispose d'une grande variété d'outils pour aider à l'accomplissement des tâches et à l'exécution des responsabilités. Il existe des outils manuels et automatisés dans la gestion de projet. Certaines des techniques les plus utilisées sont:

• PERT - Technique d'évaluation et d'examen des projets
• CPM - Méthode du chemin critique

a) PERT - Technique d'évaluation et d'examen des projets

PERT est un outil statistique utilisé dans la gestion de projet, qui a été conçu pour représenter et analyser les tâches impliquées dans la réalisation d'un projet. Il s'agit d'un modèle probabiliste qui est déterminé par le temps.

La planification du PERT comprend les étapes suivantes:

• Tous les événements / jalons sont ensuite classés en activités et le séquençage nécessaire est effectué.
• La préparation d'un diagramme de réseau basé sur la séquence d'activités où les événements / jalons sont représentés en cercles et le flux d'activités de l'un à l'autre est indiqué par des flèches.
• Une estimation supplémentaire du temps requis pour chaque activité est effectuée en termes d'heures, de jours, de semaines ou de mois conformément aux exigences du projet.
• Une caractéristique différentielle du PERT concerne l'incertitude des délais d'achèvement. Le modèle PERT comprend généralement trois types d'estimation de temps:
• Temps optimiste - Meilleur moment possible pour terminer l'activité.
• Temps le plus probable - Temps probabiliste le plus élevé pour terminer l'activité.
• Temps pessimiste - Temps le plus long pour terminer l'activité.

Enfin, la moyenne pondérée est calculée par la formule suivante:

Temps prévu = (optimiste + 4 x plus probable + pessimiste) / 6

b) CPM (méthode du chemin critique)

• La durée la plus longue pour l'achèvement du projet est le chemin critique du projet. Le chemin critique détermine la durée totale requise pour l'achèvement du projet, où la quantité de temps que l'activité peut être retardée sans retarder le projet est appelée comme temps libre et l'activité est appelée comme activité non critique. Le CPM est un modèle déterministe qui dépend à la fois du temps et des coûts.

Le chemin critique du projet détermine les quatre paramètres suivants pour chaque activité, qui sont calculés en utilisant le temps prévu pour les activités pertinentes:

ES - Premier départ, EF - Premier arrivée, LS - Dernier départ & LF - Dernière arrivée

• Avec le travail en amont du réseau, l'heure de début et de fin la plus précoce de chaque activité est déterminée en référence aux activités précédentes du réseau.
• En travaillant dans une approche rétrograde à travers le réseau, nous pouvons déterminer le dernier début et la dernière heure de fin, ce qui signifie l'heure à laquelle une activité peut commencer et se terminer sans aucun retard dans le projet.

Slack = Dernier départ - Premier départ (ou) Dernier arrivée - Première arrivée

Remarque: les activités du chemin critique ne contiennent aucun jeu

Exemple:

Schéma de réseau pour PERT et CPM

PERT & CPM aidera à arriver à la voie simplifiée de l'achèvement du projet en:

• Identification des activités critiques.
• Besoin en ressources et déploiement dans le projet.
• Établir les délais d'achèvement du projet.
• Définir les activités à temps libre (c'est-à-dire les activités non critiques).
• Dériver les interdépendances et les limites de ressources.

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Il s'agit d'un guide des outils et techniques de gestion de projet. Nous discutons ici du flux de gestion de projet et des outils de gestion de projet pour aider à l'accomplissement des tâches. Vous pouvez également consulter nos autres articles suggérés pour en savoir plus -

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