Aperçu de l'exemple de dépenses d'exploitation
Les dépenses engagées dans le cours normal des activités d'une entreprise sont appelées dépenses d'exploitation. L'exemple de définition des dépenses d'exploitation est vague. Certaines personnes considèrent uniquement les frais de vente, généraux et administratifs (frais de vente, dépenses administratives et autres frais généraux) comme des frais d'exploitation. Ainsi, ils n'incluent pas le coût des marchandises vendues (COGS) comme dépenses d'exploitation. Cependant, certaines personnes considèrent également le COGS comme des dépenses d'exploitation.
Exemples de frais d'exploitation
Voici des exemples de dépenses de fonctionnement:
# 1 - Frais de voyage
Chaque fois que les employés d'une entreprise se rendent en visite officielle, ils encourent des frais de déplacement. Dans de nombreux cas, les frais de déplacement sont supportés par les employés et sont ensuite remboursés par l'entreprise. Différents modes de transport tels que bus, voiture, train, etc. peuvent être utilisés. Les employés peuvent engager des frais de déplacement pour rencontrer leurs clients ou pour rencontrer des clients potentiels afin de présenter leurs produits et services. Ils peuvent également engager ces dépenses tout en s'approvisionnant en matières premières et en fournitures. D'autres tâches officielles comme la rencontre avec des parties extérieures comme des banquiers, des fonctionnaires, des agences de régulation, etc. nécessitent également des déplacements. Des frais de voyage sont également engagés pour assister aux réunions, à la formation et aux conférences.
Une politique de voyage appropriée doit être mise en place dans l'organisation. Généralement, les frais de voyage dans une entreprise nécessitent l'approbation du coordinateur des voyages du département, du superviseur direct, du département des finances ou du fonctionnaire approbateur. Le rôle de ces fonctionnaires est de s'assurer que les remboursements de voyage sont conformes à la politique de voyage de l'organisation. Pour garantir la tenue de registres appropriés, il convient de veiller à ce que les remboursements soient soumis en temps opportun. C'est une bonne pratique d'avoir un système électronique pour le remboursement des frais de voyage. Cela augmente l'efficacité de l'approbation des remboursements de voyage.
# 2 - Frais juridiques
L'entreprise utilise de nombreux services juridiques dans le cadre des opérations d'une entreprise. À cet égard, il doit payer des honoraires d'avocat et des honoraires de consultant. Les autres frais juridiques liés aux services juridiques sont les frais de port et de messagerie, les frais de photocopie, les frais de dossier, les frais de téléphone, etc. De même, les frais de voyage encourus par l'avocat et récupérés auprès de la société. Les frais juridiques à payer à l'avocat varient selon le type de cas, le type d'avocat et la région. Cependant, les frais juridiques personnels des employés et des propriétaires d'entreprises ne sont pas imputés au compte de profits et pertes. Seuls les frais juridiques encourus dans le cadre des affaires sont enregistrés dans le compte de profits et pertes de la société.
Plusieurs fois, il y a un décalage dans la facturation des frais juridiques. Par exemple, de nombreux frais juridiques peuvent être encourus au cours de l'exercice 2018-2019. Cependant, ils peuvent être facturés en 2019-2020. Dans un tel scénario, ils sont enregistrés au cours de l'exercice 2018-19 dans le compte de profits et pertes. De plus, ils sont inscrits au passif du bilan à la fin de l'exercice 2018-19. De même, dans certains cas, les frais de justice sont payés d'avance. Dans un tel cas, ils sont enregistrés comme actif courant dans le bilan jusqu'au moment où les services juridiques sont rendus.
# 3 - Frais de téléphone et Internet
Ce sont les coûts encourus pour Internet, y compris la connexion Wi-Fi / haut débit. De plus, ils incluent les coûts encourus pour les téléphones fixes et mobiles. Dans de nombreux cas, les frais de téléphone engagés par les salariés sont remboursés par l'entreprise. En règle générale, des frais mensuels doivent être payés pour le téléphone et Internet. Il y a des fournisseurs de services téléphoniques à qui la facture doit être payée. Il s'agit notamment de sociétés comme Verizon Communications, AT&T, CenturyLink, Vodafone, etc. Il existe une variété de plans disponibles avec ces fournisseurs de services. Il s'agit notamment des appels et des données illimités pour les gros utilisateurs. Dans de nombreux cas, la location mensuelle comprend un certain nombre d'appels et de données gratuits. Un montant supplémentaire doit être payé si les appels gratuits et les données fournies dépassent la limite.
Dans certains cas, les dépenses sont prépayées via un forfait de téléphonie mobile prépayé. Dans certains cas, il existe un plan post-payé où les dépenses sont payées le mois suivant. Dans ces deux cas, les dépenses doivent être ajustées pour la période en cours en tenant compte du système de comptabilité d'exercice. Par exemple, s'il existe un plan prépayé et que 100 $ sont payés en décembre 2018 pour le mois de janvier 2019, les dépenses doivent être imputées au compte de profits et pertes pour le mois de janvier 2019. De même, si les dépenses se rapportent à décembre 2018 et sont payés en janvier 2019 via un plan postpayé, les dépenses devraient être imputées à P&L en décembre même.
# 4 - Fournitures de bureau
Les dépenses engagées pour l'achat de fournitures de bureau sont des dépenses de fonctionnement. Les fournitures de bureau comprennent le papier, les cartouches d'impression, les tampons encreurs, les stylos, les crayons, l'agrafeuse, les épingles, les enveloppes, etc. Il s'agit des dépenses administratives engagées par l'organisation. Une méthode de comptabilité consiste à traiter toutes les fournitures de bureau comme des dépenses. Une autre méthode consiste à enregistrer les fournitures inutilisées dans un compte d'actif et, au fur et à mesure de leur utilisation, à les imputer sur un compte de dépenses. Généralement, lorsque le montant des fournitures de bureau utilisées est faible, le montant est débité en charges sans le traiter comme un actif. Les fournitures de bureau devraient également être ajustées pour les dépenses payées d'avance.
Conclusion
Les frais d'exploitation sont débités du compte de profits et pertes. Mais il faut veiller à ce que ces dépenses soient ajustées pour les dépenses payées d'avance et les dépenses en suspens. Il est important que les dépenses d'exploitation soient correctement calculées pour garantir la fiabilité du chiffre d'affaires résultant. Généralement, un budget est prévu pour les charges d'exploitation au début d'une période et il est comparé aux charges d'exploitation réelles.
Il est important qu'un système de contrôle soit mis en place pour les dépenses de fonctionnement afin de s'assurer qu'il n'y a pas de gaspillage. L'adéquation de ces systèmes de contrôle est vérifiée lors d'un audit interne. Par conséquent, un audit interne doit être régulièrement effectué par l'entreprise. Lors de l'audit des charges d'exploitation, il convient de veiller au maintien de factures correctes. Il devrait y avoir un processus d'approbation approprié pour les dépenses. Il est recommandé de procéder de temps à autre à des audits surprises des charges d'exploitation. Il faut veiller à ce que les dépenses ne soient pas payées à des vendeurs fictifs.
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