Introduction aux rencontres individuelles avec les employés

Les réunions individuelles avec les employés peuvent vraiment être un moment important pour vous d'en savoir plus sur les membres de votre équipe et de comprendre leurs styles de travail ainsi que la façon dont ils gèrent leurs problèmes de travail quotidiens. En tant que chefs de projet, nous nous efforçons toujours de maintenir efficaces ces rencontres individuelles avec les employés et de leur faire produire les résultats que nous envisageons pour les membres de notre équipe et pour nos équipes, tels que le développement de carrière et les plans d'action pour les domaines de développement. Mais, quelque part en aval, nous atterrissons toujours, soit manquant à ces réunions, soit pire, nous ne les conduisons pas de la manière dont elles sont censées se dérouler.

Que vous soyez un chef de projet expérimenté ou un nouveau chef de projet promu, ces rencontres individuelles avec les employés ne vous font actuellement aucun bien et vous sentez qu'elles ne sont qu'une perte de temps pour vous et les membres de votre équipe. Vous pensez que l'heure pourrait être mieux utilisée que de la passer à écouter ou à conseiller les membres de votre équipe.

Pour clarifier l'air autour de cet outil efficace, qui est des rencontres individuelles avec les employés, j'ai trouvé cet article qui vous expliquera l'importance que ces rencontres individuelles ont avec eux et comment vous pouvez les rendre efficaces pour produire des avantages en abondance.

Importance des rencontres individuelles avec les employés

Au cours de mon mandat en tant que chef de projet, j'ai rencontré de nombreux collègues avec des divergences d'opinion radicales sur l'importance et la facilité d'utilisation des réunions individuelles. Certains n'étaient tout simplement pas enthousiastes à l'idée de rencontrer régulièrement les membres de leur équipe afin de discuter des performances et de leurs problèmes éventuels. Ils pensaient que ces réunions au travail étaient complètement inutiles et prenaient beaucoup de temps. Alors que les autres voulaient toujours en savoir plus sur l'étendue des réunions individuelles et étaient convaincus qu'ils devaient savoir comment rendre efficace ce type d'arrangement de réunion, car cela les aidait à faire face aux membres de leur équipe et connaître régulièrement leurs performances.

À mon avis, je considère les réunions individuelles comme une plate-forme pour un grand échange d'informations et d'idées innovantes. C'est le genre de réunion qui aide deux personnes distinctes à se comprendre et à en apprendre davantage l'une sur l'autre, ce qu'elles perçoivent l'organisation et comment elles percevraient les problèmes graves ou parfois leurs propres frustrations sur leur lieu de travail. Je ne mandaterais pas des réunions individuelles uniquement dans le but de la performance des membres de l'équipe, mais aussi pour grandir et en apprendre davantage sur l'entreprise, les membres de l'équipe et comment les deux peuvent fusionner en une grande contribution.

Les réunions individuelles sont uniquement destinées aux membres de l'équipe pour exprimer leur esprit et leur cœur, et c'est une excellente occasion pour les chefs de projet d'engager une grande conversation pour aider les membres de leur équipe à devenir des étoiles montantes dans les projets qu'ils entreprennent.

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Avantages des rencontres individuelles avec les employés

Dans cette section, je vais énumérer les avantages que je constate personnellement à la suite de rencontres individuelles avec des employés. Il peut y avoir beaucoup plus d'avantages et d'effets secondaires contrastés à ces réunions. Ces effets secondaires ne sont généralement pas dus à la façon dont les réunions sont conçues, mais dépendent plutôt de votre façon de les mener. Avant de découvrir ces 10 façons incroyables de mener des réunions individuelles, nous allons examiner la liste des avantages que j'ai compilés pour vous.

  • Vérification des performances - Ce sera un moment idéal pour vous d'évaluer et de demander aux membres de votre équipe ce qu'ils pensent de leurs propres performances et où cela va-t-il.
  • Auto-évaluation des employés - Au fur et à mesure que les conversations s'intensifieront, vous pourrez les aider à s'introspectionner dans leurs propres styles de travail et les aider à gérer leur travail quotidien selon leur convenance.
  • Faire ressortir les problèmes et les problèmes - Vous pourrez leur donner la possibilité, dans l'enceinte d'une salle de réunion, de parler des problèmes et problèmes auxquels ils sont confrontés et de ceux auxquels l'équipe est confrontée. Soyez un confident pour eux.
  • Suivi du niveau de motivation - Avec l'élan en cours, votre membre de l'équipe va sûrement vous faire part de ses sentiments sur ce rôle. Vous pouvez alors vérifier leur niveau de motivation lorsqu'ils vous parlent du travail qu'ils font.
  • Engagement envers le suivi de l'emploi - Ces réunions avec les employés sont une excellente occasion de demander leurs aspirations futures, que ce soit pour rester et grandir au sein de l'organisation ou pour passer au prochain emploi qu'ils trouvent. Avec cela, vous pouvez évaluer leur niveau d'engagement et avoir des plans d'effectifs prévus sur cette base.
  • Plateforme d'appréciation - S'ils ont fait quelque chose qui mérite d'être mentionné au cours de la semaine dernière ou depuis que vous les avez rencontrés pour la dernière fois en tête-à-tête, assurez-vous de les féliciter et de les encourager à continuer de hausser la barre.
  • Planification de leurs zones de développement - Chacun de nous a des zones de développement sur lesquelles il faut travailler pour se rapprocher d'une qualité de travail optimale. Élaborez des plans SMART avec le membre de votre équipe et convenez de ces mécanismes.
  • Plan d'action - Sur la base de vos plans de développement, assurez-vous de leur demander de noter le procès-verbal de la réunion, le tout avec des points d'action à vérifier et à évaluer lors de la prochaine réunion.
  • Nouvelles idées et innovations - Ces réunions avec les employés peuvent être le meilleur endroit pour rassembler de nouvelles idées et des idées innovantes qui traversent l'esprit des membres de votre équipe. La plupart du temps, c'est grâce à ces membres de l'équipe que nous recevons des solutions époustouflantes et créatives à nos problèmes et problèmes ultimes.
  • Connexion avec eux - Cette heure peut être le meilleur moment pour créer des liens personnels avec les membres de votre équipe. Vous pouvez même prévoir du temps pour parler de goûts et d'aversions aléatoires pour établir le rapport et trouver une connexion quand il s'agit de travailler ensemble.
  • Retour sur votre management - Ces rencontres avec les employés sont de bonnes opportunités pour demander aux membres de votre équipe de vous faire part de vos retours. Tout le monde doit améliorer de nombreux aspects de son travail et les connaître grâce à vos rapports peut être une bonne chose. Demandez-leur d'être aussi ouverts et transparents qu'ils aimeraient que vous soyez avec eux.

Conseils pour une grande réunion en tête-à-tête

Maintenant que nous avons résumé les nombreux avantages qui découlent de la tenue de réunions en tête-à-tête avec les employés, notre prochaine étape consiste à comprendre comment nous pouvons mener efficacement un, puis deux et bien d'autres encore. Vous trouverez ci-dessous 10 super conseils pour organiser une excellente réunion en tête-à-tête avec les membres de votre équipe.

  1. Programme! Programme!

L'erreur la plus courante que les managers font est de maintenir un calendrier avec les membres de leur équipe et de ne pas s'y conformer. La planification est en effet un aspect très important dans le monde des rencontres individuelles avec les employés. Les gestionnaires et les membres de leur équipe devraient tous deux collaborer et faire en sorte que la réunion soit couronnée de succès en respectant les délais et en respectant ces horaires.

Les réunions individuelles au travail peuvent être planifiées à différentes fréquences: hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles. Bien que trimestriel soit le moins préférable et puisse coïncider avec la conception par l'organisation de réunions trimestrielles d'examen au travail pour la communication, les stands hebdomadaires sont le moment le plus prometteur et le plus préférable pour ces réunions individuelles au travail.

  1. Ordre du jour clair et précis

L'élaboration d'un ordre du jour pour la réunion en tête-à-tête dans les premières minutes de la réunion est essentielle. Il est important que l'ordre du jour soit clair, précis et, de préférence, celui créé par l'employé lui-même. Cela leur permettra d'avoir le contrôle sur ce qu'ils ont à dire, résultant ainsi en une grande conversation et une bonne utilisation du temps. Une fois que l'ordre du jour est préparé par l'employé, vous devrez vous y mettre et les deux parties doivent en convenir complètement avant de poursuivre. Cela vous permet de guider la réunion encore plus efficacement.

Souvent, les gestionnaires créent des modèles fixes que les membres de leur équipe doivent suivre tout en préparant un agenda. Ce modèle contiendrait une large catégorisation du temps et chaque section peut avoir les pensées et les idées du membre de l'équipe.

  1. Choisissez un réglage neutre

La plupart des organisations ont de nos jours une disposition des sièges très ouverte, où elles évitent les cabines et les cabines parmi leurs employés pour promouvoir les valeurs d'ouverture et de transparence. Cela permet un grand échange d'informations entre les membres de l'équipe. Appliquez cette ouverture et cette transparence même lors des réunions individuelles au travail et choisissez le bureau de votre employé pour la réunion ou une salle de conférence / réunion commune pour la discussion.

Évitez de vous réunir dans votre cabine, si vous n'avez pas le système ouvert dans votre bureau, tout en conservant la hiérarchie et le décorum au sein de l'organisation.

  1. Appliquer la règle 60-40

Selon moi, j'ai nommé cette règle 60-40 pour indiquer qui peut parler combien lorsque la réunion est en cours. Ici, à titre indicatif, 60% du temps donné devrait être utilisé par le membre de l'équipe lors d'une réunion en tête-à-tête. Cela leur donnera suffisamment de contrôle sur ce qu'ils ont à dire et ils peuvent le faire librement sans la hâte qui se déroule à l'extérieur de la salle de réunion.

Vous pouvez les conseiller dans les 40% de temps restants et les aider à expliquer les problèmes auxquels ils sont confrontés ou à formuler des recommandations sur les idées qu'ils partagent. Avec un tel équilibre qui se déroule au sein de réunions individuelles au travail, il peut permettre l'autonomisation des employés au sein de votre équipe et vous serez sûrement salué comme un excellent gestionnaire.

  1. Gardez les chiffres prêts

Les fiches de performance et les chiffres hebdomadaires ou mensuels doivent être tenus prêts et doivent être étudiés en profondeur avant de se précipiter à la réunion en tête-à-tête avec le membre de votre équipe. De cette façon, vous aurez une base solide pour ce dont vous avez à parler et à quoi votre membre de l'équipe doit répondre. Ne compliquez pas les choses avec des graphiques ou des tableaux, mais autorisez-vous avec des chiffres de base sur les différents facteurs sur lesquels la performance du membre de l'équipe est basée.

Assurez-vous d'avoir un modèle ou de partager le rapport avec les membres de votre équipe avant leurs réunions individuelles au travail et demandez-leur de les parcourir également. Assurez-vous qu'ils comprennent leurs propres performances et laissez-les vous demander si quelque chose n'est pas clair ou erroné.

  1. Diviser pour régner

Divisez votre réunion en sections et gardez du temps pour chacune de ces sections. Assurez-vous d'informer les membres de votre équipe de ces sections et de leur demander de respecter leurs horaires dans le cadre des réunions individuelles. Les réunions individuelles idéales ont les sections suivantes:

  • 15 minutes - Chalk out et convenir d'un ordre du jour
  • 15 minutes - Permettez à votre membre de l'équipe de parler de ses performances, de ses problèmes et de ses préoccupations, et de ce qui concerne son travail immédiat
  • 15 minutes - Permettez-vous de conseiller et d'élaborer sur les performances et les problèmes liés aux membres de l'équipe et de les aider avec des conseils et du soutien à l'aide de plans de développement SMART et de plans d'action
  • 10 minutes - Permettez à votre membre de l'équipe de parler des idées et des innovations et de tout commentaire qu'ils auraient pour vous

  1. Modèle de réunion

Gardez un modèle de réunion fixe et laissez-y un espace pour les questions et réponses ad hoc ou les préoccupations en dehors des tâches habituelles effectuées par le membre de l'équipe. Permettez à votre modèle de réunion individuelle d'être suffisamment flexible pour répondre aux besoins des nombreux membres de votre équipe. Ce sont tous des individus différents et ne doivent pas être confinés à un modèle rigide.

  1. Appuyez sur Responsabilités

À la fin de la réunion en tête-à-tête, il est crucial que vous épingliez les responsabilités sur la table avec le plan de développement. Avec les responsabilités, vous devrez fournir quelque chose de concret à la réunion. Selon les commentaires et l'échelle de réussite qui ont été discutés ou les idées et les innovations qui ont été mises au point, assurez-vous que les membres de votre équipe agissent en conséquence et transforment ces discussions et idées en actions bénéfiques.

Faites cette partie du procès-verbal de la réunion et permettez au membre de votre équipe d'envoyer un e-mail officiel indiquant le procès-verbal de la réunion ainsi que les responsabilités convenues.

  1. Ce qui se passe dans la salle de réunion, reste dans la salle de réunion

Assurez-vous de ne pas rendre publiques les discussions qui ont lieu entre vous et le membre de votre équipe. S'il s'agit de points et d'idées exploitables, permettez à votre membre de l'équipe de fournir une action suffisante à leur sujet et ne comptez pas sur le fait de passer le mot vous-même, sauf si cela est pertinent et nécessaire.

Toutes les discussions personnelles, les objectifs et les domaines de développement doivent être strictement entre vous et le membre de votre équipe et ne doivent être utilisés que si vous le jugez approprié. Évitez d'utiliser les informations que vous recevez lors des réunions individuelles au travail sur un forum public et pour votre propre bénéfice. Le membre de votre équipe s'est confié à vous; respectez cela.

  1. Plan d'action pour vous-même

Il est nécessaire non seulement que le membre de votre équipe présente un plan d'action, mais comme vous êtes le leader entre les deux, il y a quelques étapes que vous devrez même avancer pour vous assurer que le développement prévaut au sein de votre équipe.

Notez un plan d'action sur lequel vous agirez au profit du membre de votre équipe et de l'entreprise, qui reviendra comme un avantage pour vous. Restez concentré sur l'aide aux membres de votre équipe pour réussir. Ce sera aussi votre succès.

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Cela a été un guide pour les réunions individuelles avec les employés. Cela peut vraiment être un moment important pour vous d'en apprendre davantage sur les membres de votre équipe et de comprendre leurs styles de travail. Il s'agit du lien externe suivant relatif aux réunions avec les employés.

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Développement de l'entrepreneuriat