Planificateur de projets Microsoft
Développé pour Office 365, «Microsoft Project Planner» , également appelé «Office 365 Planner», est un outil Web ou une application logicielle pour la gestion de projet. Le planificateur permet à l'équipe de projet de développer, affecter et gérer des tâches, partager des fichiers, discuter du travail et recevoir des mises à jour sur l'avancement des travaux. Microsoft Planner est disponible pour les utilisateurs abonnés à Outlook 365 et Office 365 Business Essentials et Premium.
Quand utiliser un «planificateur»?
Bien qu'il ne soit pas idéal pour les projets complexes, il peut être utilisé comme un outil pratique dans les cas suivants:
- Gérer des projets à petite échelle.
- Approches de gestion de projet agile.
- S'il n'y a pas de complexité et de dépendances de tâche impliquées.
- S'il n'y a pas de ressources à gérer.
- Pour intégrer «Projet client en ligne».
Quels sont les éléments de «Microsoft Planner»?
Il y a 3 éléments principaux dans le planificateur qui sont utilisés pour organiser et gérer les tâches du projet:
- Tâches: dans Microsoft Planner, les tâches incluent les activités attribuées aux individus. Les tâches peuvent également être divisées en «sous-tâches» à l'aide d'une fonction de liste de contrôle. Les fichiers peuvent y être insérés ou liés depuis Share-point ou OneDrive. Les utilisateurs peuvent facilement suivre les enregistrements de chaque tâche en bas de l'écran. L'écran du planificateur comprend les dates de début et de fin du projet, les mises à jour d'avancement et de statut.
- Godets: L'ensemble des tâches est classé comme «Godets». Les utilisateurs peuvent étiqueter les compartiments et séparer les tâches en groupes logiques tels que le marketing, les ressources humaines, l'informatique, etc. selon l'applicabilité.
- Tableaux: Comme les tâches sont répertoriées et étiquetées dans différents compartiments, tout est regroupé, ce qui est appelé la «vue du tableau». Il s'agit d'une méthode pratique et conviviale pour surveiller les tâches en attente et qui doivent être terminées pour un projet particulier.
Caractéristiques clés de «Microsoft Planner»
- Cohésion et visibilité de l'équipe: l' un des principaux attributs du planificateur est qu'il aide à l'organisation visuelle du travail. Chaque plan a son propre tableau et au sein de chaque tableau, chaque tâche est indiquée par une «carte». La carte comprend des pièces jointes, des dates d'échéance, un chat de travail entre les membres de l'équipe et des catégorisations associées aux tâches du projet. Ces cartes obtiennent des aperçus d'image automatiques, ce qui facilite la compréhension de l'objet de la carte en un coup d'œil. De plus, les cartes peuvent être organisées sur le tableau en différents compartiments. Ces compartiments peuvent être hiérarchisés selon l'urgence de la tâche et étiquetés avec des étiquettes colorées.
- Intégration sur tous les appareils: avec Planner, tous les membres de l'équipe sont sur la même page. Il offre une prise en charge multi-appareils et fonctionne sur les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau et les mobiles. Il s'intègre avec Android et iOS.
- Alertes par e- mail : des alertes par e - mail sont reçues lorsqu'une nouvelle tâche est allouée ou si une est ajoutée à une conversation. La boîte de réception partagée permet la communication avec les membres de l'équipe de projet. Cette boîte de réception peut être configurée avec une adresse e-mail qui peut accepter des messages de personnes extérieures au groupe ou à l'organisation.
- Affichage graphique: cette fonction permet de rester vigilant sur la progression de la tâche. Un diagramme à secteurs indique toutes les tâches d'un plan, qui sont ensuite subdivisées en progression de tâche. Les tâches terminées apparaissent en «vert», les tâches en cours apparaissent en «bleu», les tâches incomplètes au-delà de la date d'échéance apparaissent en «rouge» et les tâches encore à démarrer apparaissent en «jaune». La vue graphique affiche également quelle tâche a été attribuée à quel membre de l'équipe.
- Vue de planification: cette fonction offre à l'utilisateur une vue semblable à un calendrier sur ce qui se passe à bord. Comme son nom l'indique, la vue est liée aux dates de début et d'échéance du projet. Il offre deux options de vue «mensuelle» et «hebdomadaire». La vue hebdomadaire est utile pour les réunions debout, tandis que la vue hebdomadaire donne un aperçu de ce qui arrive à bord. Ainsi, les utilisateurs peuvent garder un œil sur les délais, l'état du projet et replanifier les tâches par glisser-déposer.
- Vue Hub: Cette vue permet aux utilisateurs de suivre la progression globale des tâches du projet sur tous les plans.
- Bibliothèque de documents SharePoint: cette fonctionnalité est un espace central pour stocker et partager les fichiers pertinents entre les membres de l'équipe de projet.
- Planner OneNote: C'est l'une des fonctionnalités collaboratives qui propose de coupler entre OneNote et Planner. En cliquant simplement sur "bloc-notes" sur l'un des plans, OneNote crée un nouveau bloc-notes correspondant au plan. Les utilisateurs du plan peuvent écrire dans le cahier, en le mettant régulièrement à jour avec des informations. Cette fonctionnalité est idéale pour les utilisateurs qui ne sont pas actifs pendant un jour environ et ils peuvent suivre la progression via OneNote.
- Étiquetage: le planificateur permet à l'utilisateur d'étiqueter les tâches individuelles à l'aide du code couleur. Les utilisateurs peuvent définir les étiquettes et leur code couleur pour indiquer la priorité de la tâche. Par exemple, si une tâche particulière est hautement prioritaire, une étiquette «rouge» peut être attribuée, une tâche de priorité modérée obtient une étiquette «rose» et celles dont la priorité est faible une étiquette «verte». Ainsi, en nommant l'étiquette en attribuant un code couleur, le texte apparaît à côté de l'étiquette attachée.
Tarification de Microsoft Planner
Dans le plan Office 365 Business Essentials, le planificateur coûte 5 dollars par utilisateur et par mois avec un engagement annuel. Et, pour le plan Office 365 Business Premium, il est au prix de 12, 50 dollars par utilisateur et par mois avec un engagement annuel.
Conclusion
Compte tenu de ses nombreuses fonctionnalités, «Microsoft Planner» peut être un outil efficace et efficient pour la gestion de projet en fonction de la portée d'un projet. Il aide non seulement à gérer les tâches, mais donne également une visibilité sur les performances de l'équipe. L'intégration native offerte par le planificateur facilite le travail sur toutes les applications, gardant ainsi tout dans le même écosystème. Il s'agit d'un excellent outil de gestion de projet offert aux entreprises sans frais supplémentaires pour leur abonnement Office 365, réduisant également les coûts d'un outil tiers distinct.
Microsoft investit continuellement pour remodeler son produit en fonction des avis des utilisateurs et des commentaires, ce qui signifie certainement l'ajout de fonctionnalités intéressantes dans un avenir proche!
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