Fonctionnalités intranet pour la communication avec les employés
«Les intranets de l'entreprise doivent être construits par de solides programmes de communication interne. La réalisation d'un intranet est d'environ 60% de communication, 40% de technologie. "Bob Cohen,
Un intranet est comme un parapluie sous lequel on peut obtenir toutes les informations nécessaires concernant l'entreprise et le travail au quotidien. Il est connu comme la plateforme de communication où nous obtiendrons le tableau de bord montrant une vue à 360 degrés autour de l'activité de l'entreprise. Il s'agit précisément d'un réseau en ligne privé et sûr où les employés peuvent générer du contenu, participer à certains processus de communication, agir en équipe, accomplir des tâches et des événements et développer la culture de l'organisation.
Il est connu comme la plate-forme d'accueil de l'entreprise, où les équipes se rassemblent, construisent un répertoire essentiel, un dispositif de communication multi-efficace, etc. Comme un réseau de communication interne, un intranet est plus que la quantité de ses parties.
L'intranet est un guichet unique pour tout. La conception de l'intranet doit être proportionnelle aux besoins et à la participation des employés. Il s'agit d'une plate-forme commune qui facilite la communication (bidirectionnelle), le travail d'équipe, la gestion des connaissances, le développement et le partage de contenu, les réseaux sociaux, la participation des employés et la planification.
Chaque entreprise en développement peut bénéficier de l'intranet. Les dix questions ci-dessous serviraient en fait de points de contrôle qui corrigent tout problème et aident à la bonne mise en œuvre de l'intranet.
Fig 1: Points de contrôle de la conception de l'intranet
Nous devons approfondir les différentes fonctionnalités d'un intranet.
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L'intranet est au cœur de la communication
Trois façons dont il aide une organisation -
- Des communications descendantes qui ne sont rien d'autre que la communication du leadership aux employés
- Rétroaction des employés ou communication employé-direction
- Discussion d'équipe sous forme de communication d'employés à employés
Maintenant, un bref point fort à ce sujet clarifiera le tout.
- Intranet résout les problèmes de messagerie de base
Toutes sortes de problèmes de courrier électronique peuvent être facilement résolus par un intranet bien conçu lorsque vous oubliez de garder quelqu'un dans la boucle d'un courrier important ou lorsque vous avez négligé une mise à jour cruciale car le courrier électronique a été perdu dans une série de courriers électroniques, ou lorsque vous êtes coincé dans une liste de réponses. L'intranet assure la liaison avec les gens de différentes manières et rationalise la communication instantanée. Dans le même piédestal, on peut facilement faire de nombreuses choses: discuter avec des collègues, créer des communautés sur différents sujets, faire des annonces sur divers sujets liés à l'entreprise, écrire des blogs, télécharger des articles et constituer un tableau de bord des connaissances concernant les procédures de l'entreprise.
Certaines statistiques de communication interne sont données ci-dessous:
- Seuls 48% des e-mails relatifs à la communication interne envoyée sont ouverts
- Et environ 23% seulement de ces communications sont ouvertes
Il est donc clair qu’une partie importante des communications de l’entreprise n’est en fait pas ouverte. Pour que tous les destinataires ciblés ouvrent les communications, seul l'envoi d'e-mails n'est évidemment pas une bonne idée.
- L'intranet aide à recueillir les commentaires des employés
L'engagement des employés est évalué par la rétroaction appropriée des employés. Vous pouvez facilement quantifier la satisfaction des employés, suivre les écarts d'amélioration des employés et certains problèmes qui auraient un impact direct sur le roulement du personnel.
Les sondages de rétroaction sur l'engagement des employés sont excellents à réaliser s'ils ne sont pas cloisonnés dans différents services; dans la plupart des cas, les enquêtes sont réalisées par l'outil tiers. Au contraire, si ces enquêtes sont effectuées via un outil intégré hébergé sur l'intranet, on peut facilement récupérer les données correctes hébergées sur le serveur de l'entreprise et les partager entre les différents services et équipes pour l'amélioration de la productivité. De plus, les employés de partout seraient au courant de cet outil car ils interagissent avec lui au quotidien. Cela augmenterait finalement la communication sur le lieu de travail, et donc la satisfaction des employés.
Fig: 2. Pourcentage d'employés acceptant le processus de communication
Le pessimisme au travail découle de trois causes centrées sur la communication:
- La direction n'oriente pas correctement les employés vers un objectif commun de 38%
- Mauvaise communication globale de 14%
- Changements réguliers mal informés de 12%
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Intranet collabore
Pour une communication et une production adéquates des employés, il est impératif d'avoir une plate-forme commune où tous les employés peuvent se rassembler pour une cause commune. Plus souvent qu'autrement, le même message deviendrait différent lorsque tout le monde n'est pas correctement synchronisé. Ce serait précaire qu'il devrait y avoir un emplacement centralisé à partir duquel les gens devraient collecter du contenu et se connecter avec l'autre.
- Intranet crée une plate-forme où tout le monde peut communiquer ensemble et faire avancer les choses
Dans la plupart des cas, vous pouvez trouver qu'un intranet est équipé pour vous permettre de vous connecter avec vos collègues via une page d'équipe ou une page de projet. Les employés peuvent collaborer et partager le contenu de l'intérêt mutuel. Vous pouvez créer des pages pour une foule de sujets:
- Projets
- Équipes
- Portails externes sur les clients
- Banques de connaissances
- Pour l'initiation des employés
- Marketing de campagnes
- Présentation du service ou du produit
Ainsi, votre intranet façonnerait réellement vos communications, vos emplois et votre contenu de quelque manière que ce soit, selon ce que vous aspirez à améliorer les communications de l'entreprise.
- La gestion de projet et la gestion des tâches sont simplifiées par intranet
Un intranet permet de définir et de gérer des projets et des tâches dans le même socle. C'est la plate-forme pour s'occuper d'autres activités commerciales similaires. L'intranet aide l'équipe de projet à terminer le projet. En temps réel, on peut facilement vérifier la progression, résoudre n'importe quel problème sans affluer de courriels et suivre les discussions liées pour approfondir la compréhension des rencontres et des fournitures.
De plus, la gestion des tâches garde un œil sur la progression de votre travail, aide à répartir les tâches entre les autres et garantit la parfaite exécution des tâches liées au projet. On peut rapidement partager des fichiers et des données dans une seule pièce sans même les mettre dans la Dropbox ou dans d'autres réserves partagées.
- Intranet au service des parties prenantes internes
Grâce à un intranet, on peut combiner un processus normal et connecter des solutions entre différents services, y compris les ressources humaines, le marketing, l'informatique, etc. Le chat, les forums, les pistes de discussion ouvertes et les messages isolés sont des moyens par lesquels les pionniers aident les autres à résoudre n'importe quel problème. Voici quelques services pour commencer:
- Soumettre différents documents de politique des organisations
- Créer une banque de connaissances ou un wiki interne
- Annoncer diverses communications centrées sur l'entreprise ou par département
- Donner l'occasion de discuter instantanément pour résoudre rapidement les problèmes
- Diffuser une vidéo étape par étape
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L'intranet fait office d'outil de gestion des connaissances
Pensez simplement à une situation où vous recherchez un fichier important à plusieurs endroits que vous pensez avoir conservé: Dropbox, Google Drive, One Drive, le site Web de l'entreprise ou votre serveur interne. Et la recherche dans divers endroits vous fait simplement tourner la tête et vous n'avez pas enfin trouvé le fichier. Ainsi, dans une telle situation, l'intranet peut vous aider à stocker vos documents importants de manière ordonnée.
- Intranet permet toujours d'intégrer vos documents
La gestion de fichiers dans le cadre des services de gestion des connaissances est un moyen de télécharger votre fichier dans l'intranet à votre meilleur avantage. Dans les deux cas, lorsque nous téléchargeons directement un fichier ou mettons un lien qui porte le document réel téléchargé en lieu sûr, nous nous aidons ainsi que les autres à trouver le fichier à l'avenir sans avoir à perdre du temps à ce sujet. Vous pouvez consolider les documents comme vous le souhaitez. Lorsque, dans certains cas, vous ne savez pas où vous avez conservé les documents, effectuez une recherche vivante pour obtenir le fichier souhaité. Une pléthore de documents est enregistrée dans l'intranet:
- On peut créer un référentiel de connaissances dans lequel on peut mettre différents documents, par exemple, des documents d'intégration des RH, un fichier lié au projet, etc.
- Vous pouvez facilement envoyer des fichiers via intranet et via le chat; De plus, la conversation de discussion est automatiquement archivée pour nous aider à obtenir l'historique des dates
- Intranet augmente la productivité
Le succès et l'échec de tout projet dépendent davantage du stockage approprié des données et des fichiers. Cela permet non seulement de gagner du temps, et donc d'avoir un impact direct sur le retour sur investissement, mais aussi de réduire les tensions et les frustrations. Par exemple, lorsque vous donnez la touche finale à l'achèvement d'un projet, vous êtes assuré de choisir le bon document pour votre client. En cas de remise de fichiers d'intégration aux nouveaux adhérents, vous pouvez facilement envoyer le lien de la page RH qui abrite les documents pertinents qui leur sont destinés. Selon une étude du McKinsey Global Institute, vous pouvez réellement réduire le temps consacré à la recherche de n'importe quel document d'environ 35%, ce qui soulage ainsi 6% du temps à consacrer à d'autres tâches importantes.
- L'intranet crée toujours une base de connaissances en temps réel
Une bonne conception de l'intranet permet de créer une base de connaissances pour documenter les fichiers et documents positionnés de manière récurrente, par exemple:
- Politique et pratiques
- Matériaux de valeur
- Nouvelles et histoires de réussite
- FAQ importantes
- Albums des employés
- Matériel d'entraînement
- Manuel RH
- Bulletin
- Liens importants contenant des outils et des fichiers utiles
Et ce n'est pas tout. Il y a d'autres éléments qui sont téléchargés dans les systèmes - questions posées dans les forums, discussions d'équipe et tickets levés dans le helpdesk. Tous ces éléments peuvent être téléchargés sur l'intranet et ajoutés à la base de connaissances que vous pouvez utiliser à maintes reprises pour différents besoins. En outre, il pourrait y avoir un onglet par le nom des idées qui invitent les idées du public. Cet outil entraînerait en fait l'idéation à différents niveaux.
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Intranet offre une option de réseautage social
Un intranet donne toujours la possibilité de communiquer virtuellement avec les pairs de différents départements, réduisant ainsi les barrières et les silos; les employés peuvent facilement se connecter les uns aux autres et partager des commentaires sur les sujets d'intérêt mutuel et apprendre. Et cela améliore la communication et le partage des connaissances au niveau de l'entreprise, des différentes équipes et des départements. Les employés apprendront à connaître les gens à l'intérieur et à l'extérieur de leurs équipes. Les managers peuvent apprendre à connaître les subordonnés, ce qui finirait par briser les conventions et, ensemble, ils pourraient grandir, ce qui aurait un impact indirect sur la productivité.
- Intranet construit des canaux de communication internes
Sans même quitter le bureau, passer des appels ou envoyer des e-mails, les employés peuvent se connecter les uns aux autres sous la forme de commentaires dans les pistes de discussion sur n'importe quel sujet spécifique. Ainsi, la connexion avec des équipes géographiquement dispersées pourrait inspirer le travail d'équipe.
- L'intranet aide à trouver et à connaître vos employés
Tout simplement parce que l'équipe est géographiquement dispersée ou que quelqu'un travaille à domicile, il est impossible de trouver et de connaître vos employés tout le temps, même dans les cas où nous travaillons avec eux physiquement ou virtuellement. Dans de tels cas, le répertoire des employés dans l'intranet nous aide en fait à entrer en contact avec nos pairs prévus et la communauté peut être construite. Nous pouvons découvrir les compétences des membres de notre équipe, les antécédents professionnels et les réussites. Par conséquent, nous pouvons prendre leur aide pour résoudre tout problème ou conseiller à d'autres de les suivre sur ces besoins spécifiques. Vous pouvez motiver vos pairs en envoyant un badge de félicitations pour la réussite de tout projet ou en envoyant un badge de remerciement pour tout travail bien fait.
- Grâce à l'intranet, vous pouvez créer, partager et publier tout bon contenu au-delà des frontières et des départements
Grâce à l'intranet, les gens créent du contenu, partagent les publications publiques que les autres consomment et commentent. Les utilisateurs utilisent différents espaces où tout nouveau contenu est téléchargé une mise à jour automatique ira à tout le monde dans ces messages spécifiques. Ils commencent ensuite à utiliser ces contenus. Ainsi, l'intranet permet aux utilisateurs de générer du contenu qui pourrait être utilisé par d'autres. Le contenu suivant est généralement téléchargé sur un intranet:
- Blogs et nouvelles tendances de l'industrie
- De nouvelles compétences à suivre pour les autres
- Grande victoire d'équipe
- Nouveau lancement
- Nouvelle stratégie ou nouveau processus
- Photos et vidéos sympas
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Centre d'implication et de croissance des salariés: abolir la déception des salariés
À chaque mouvement organisationnel, l'engagement des employés est considéré comme le résultat net. Grâce à l'engagement des employés, la productivité est améliorée et les employés sont motivés. Cela a finalement un impact positif sur la satisfaction du client et le moral des employés.
Statistiques d'engagement des employés
- L'étude Del Carnegie Training montre que près de 71% des employés des grandes entreprises ne sont pas engagés
- Dans une autre étude de Gallup Research, le désengagement des employés est d'environ 18%, entravant ainsi la productivité globale
Les employés engagés défendent loyalement les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Ils mentionnent fièrement le produit ou le service de l'entreprise aux clients. Ils créent conjointement des connaissances au profit des autres et aident les autres à atteindre leurs objectifs. Alors que les employés désengagés sont le fardeau. Ils nuisent à la réputation de l'entreprise et créent entre autres du mécontentement et ont un impact viral sur la productivité. À ce stade, l'intranet aiderait réellement à élaborer des plans pour engager les employés en leur permettant d'utiliser les ressources et les outils et en les formant dans leurs domaines de prédilection pour développer leur carrière. Ils seraient plus habilités à décider de leur carrière.
- Intranet lie les employés avec la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise
Nous pensons souvent que si chaque employé est aligné sur la mission, la vision et la valeur de l'entreprise! Et sont-ils correctement alignés et liés émotionnellement à cela? Une étude réalisée sur 40000 employés par le sondage TINYpulse montre que seulement 40% en sont conscients. Le processus d'engagement des employés donne accès à tous les employés pour s'attacher émotionnellement à la mission, à la vision et aux valeurs de l'entreprise. L'intranet donne à chacun cet accès dans un emplacement central. Dans différents formats et segments, vous pouvez atteindre vos employés et les renforcer de multiples façons: via des blogs, des discussions, des articles, des vidéos et une page personnalisée pour promouvoir la marque.
- L'intranet crée des opportunités de développement pour les employés
Les employés seraient plus satisfaits s'ils ont amplement la possibilité de se développer. Une entreprise peut créer différents plans de croissance de carrière pour ses employés, réduisant ainsi l'attrition. Et juste en réduisant les écarts entre les ressources dont elles ont besoin pour leur croissance et leurs livrables, une entreprise peut rationaliser l'inadéquation. Intranet ici fait ce travail parfait en soutenant et en suivant les programmes de croissance des employés de la manière suivante:
- Consolider le matériel de formation et les meilleures pratiques
- Recueillir les commentaires des employés pour l'amélioration des programmes
- Relayer la culture d'entreprise à tous
- Suivre les progrès de chaque employé
- Permettre à l'un d'entre eux de suivre son évolution
- Intranet a des chances d'avoir une connexion virale avec tout sur les plans de développement et les idées uniques
En ce qui concerne les communications distribuées aux employés par e-mail, il est probable que ces e-mails soient perdus dans les boîtes de réception ou que les gens ne prennent pas d'initiatives pour ouvrir ces e-mails. C'est très courant partout. Un employé pourrait manquer l'importante communication qui lui est envoyée sur ses développements personnels. Et parfois, cela peut avoir tendance à les faire se sentir exclus ou insignifiants.
Un intranet permet toujours aux employés d'accéder à ce dont ils ont besoin: les mises à jour les plus importantes, chaque prospect et chaque changement de planification. Les informations peuvent être publiques ou spécifiquement adaptées aux bonnes personnes; dans le cadre d'une double communication, un e-mail peut leur être envoyé. En même temps, ils peuvent partager leurs idées uniques dans l'espace viral, et d'autres dans cet espace peuvent accéder à ces informations et publier des commentaires. Par conséquent, un bon fil de communication se développe menant à des développements réussis pour tout le monde. Les personnes qui peuvent ne pas participer à la discussion publique peuvent également s'engager dans de telles discussions en ligne.
L'intranet permet également aux employés d'utiliser leurs rôles et carrières:
- Projets propres et tâches importantes similaires
- Partagez des idées créatives
- Opportunités disponibles
- Surveiller le développement de leur objectif
- Conseiller le processus progresse
- Attention aux exercices et à l'éducation supplémentaires
- Surveillez ce que font les autres à l'intérieur et à l'extérieur des équipes
Steve Roesler, éminent stratège en communication, a posé dix questions importantes qui aideraient à engager les employés sur le lieu de travail. Ces listes de contrôle sont efficaces pour formuler des solutions faciles aux problèmes intranet:
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L'intranet agit comme un outil de planification
L'intranet facilite la planification et le suivi des réunions, des événements et des rendez-vous pour tous. Tous les employés bénéficieraient de cette facilité extraordinaire.
- Planification facile pour rencontrer une participation des employés inspirante
Les gens peuvent avoir plus d'un outil pour planifier leurs engagements, mais ceux-ci sont inefficaces car cela prendrait beaucoup de temps. Cette faisabilité garantit une bonne participation des employés. Vous pouvez envoyer des e-mails aux employés concernant les réunions ou événements, mais ce processus est lourd. Les e-mails peuvent être perdus dans la boîte de réception ou des personnes importantes peuvent être ignorées. Le moyen le plus simple et intelligent consiste à planifier un calendrier partagé dans l'intranet de votre entreprise et à obtenir un aperçu rapide de la commodité de chacun. Ainsi, on peut planifier un moment de rencontre.
- Créer des événements attractifs
Outre la définition de l'heure et des calendriers, il existe d'autres informations relatives aux événements qui les rendent intéressants et populaires.
- Informations complètes sur l'événement
- Photos et vidéos relatives à l'événement pour le rendre plus attrayant. Peu de temps après la fin de l'événement, il peut y avoir une mise à jour régulière avec des photos et des vidéos
- Feuille de route détaillée des événements
- Informations sur les restaurants, les magasins et tout autre endroit remarquable à visiter
Conclusion
Une bonne conception de l'intranet est toujours un tremplin pour une communication interne efficace. Cela donne toujours un avantage aux gens pour assurer la liaison avec les collègues sur n'importe quel sujet partagé et donne des utilitaires sans fin. Nous avons vu des gens accéder largement à la bonne utilisation de l'intranet pour augmenter l'efficacité de masse de la plate-forme. C'est la plate-forme où ils recherchent et recherchent n'importe quoi, créent, partagent, apprennent et motivent les autres qui, à leur tour, augmentent l'efficacité du travail, impactant directement le retour sur investissement. Ce n'est pas juste de dire quoi que ce soit de négatif, mais on peut toujours dire qu'une bonne conception de l'intranet représente toujours la moitié du travail effectué depuis que les bons canaux de communication bidirectionnels sont concernés.