Nous ne vous montrerons pas seulement le processus étape par étape pour élaborer un plan de stratégie de communication clair, spécifique et écrit pour votre organisation, nous vous aiderons également à trier nos raisons pour lesquelles vous devriez faire de même.
Le professeur spirituel Osho a fait une remarque quand on lui a demandé pourquoi il était très prolifique tout en parlant de ses propres talents et capacités. Il a dit
- Si je ne crie pas sur mes propres talents, qui d'autre le fera? Si je ne le fais pas, comment les gens apprendraient-ils que je peux les aider avec mes ressources et mes capacités?
Si vous vous demandez pourquoi vous avez besoin d'un plan de stratégie de communication, c'est à cause de cela - personne ne vous connaîtra tant que vous ne le lui aurez pas dit d'une manière compréhensible. Être désinvolte dans votre communication avec les parties prenantes internes et externes est facile. Mais cela ne maximise pas la valeur de votre entreprise.
Si vous pensez toujours à la raison pour laquelle vous construisez un plan de stratégie de communication efficace pour communiquer vos valeurs, services, produits, mission, vision les plus profonds à vos employés et à vos clients, examinez les raisons ci-dessous. Vous pourriez savoir pourquoi c'est tout à fait important.
Raisons de construire un plan de stratégie de communication
- Ordre du jour: Un plan de stratégie de communication aide à établir un ordre du jour pour une organisation - pourquoi il existe, qui il sert, comment servir, sa mission et sa vision et comment il prévoit de se développer. C'est un programme parce qu'il montre aux gens de l'organisation comment ils doivent exécuter les plans et où ils doivent atteindre. Les clients auront également une vision claire de ce qu'ils peuvent attendre de l'organisation dans un proche avenir.
- Stratégie: La stratégie est l'art de décider de passer de A à B là où il existe des risques importants. Ainsi, la planification à l'avance du plan de stratégie de communication est toujours prudente pour une organisation qui souhaite se développer. Sans une planification et un plan de stratégie de communication appropriés, l'organisation ne peut pas aller loin en canalisant les informations qu'elle souhaite transporter.
- Rappel simultané: l' élaboration d'un plan de stratégie de communication facilite l'attribut important de rappeler aux parties prenantes internes et externes ce qu'elles sont sur le point de faire ou font actuellement. Ses programmes et reprogramment l'esprit des individus impliqués dans le processus et les unissent dans un but commun.
- Divulgation: Aucune entreprise ne peut rester dans le vide. Ils sont responsables de leurs actions et comme tout affecte tout, chacun de leurs mouvements affecte la société directement ou indirectement. Ainsi, le but de construire une excellente stratégie de communication pour les employés est de donner une divulgation complète sur ce que fait l'entreprise et comment l'entreprise prévoit de développer la communauté et de s'abstenir de pratiques contraires à l'éthique.
Ce sont les quatre principales raisons pour lesquelles vous devez élaborer une stratégie de communication efficace avec les employés. Vous pouvez également inclure des choses comme atteindre un public plus large, essayer de trouver de meilleurs marchés pour vos produits et élargir votre horizon commercial, mais ce sont des raisons secondaires (ces raisons peuvent ne pas être secondaires pour vous).
Quelle que soit la raison que vous ayez ou même si vous n'avez aucune raison de construire une stratégie de communication efficace avec les employés, nous vous invitons à faire attention au reste de l'article. S'il est correctement exécuté, cet article peut modifier toute la structure de communication de votre organisation.
Commençons.
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Articuler la situation actuelle
Sans savoir où vous vous situez, comment vous vous attendriez à aller de l'avant et à atteindre une certaine situation où les choses s'aligneraient sur votre vision. Ce ne sera pas tant que vous ne saurez pas où vous êtes.
La meilleure façon de le savoir est de faire une analyse SWOT. C'est très simple. Prenez un papier et divisez-le en quatre parties, puis sur la première partie, écrivez Forces; sous Forces, écrivez Faiblesse. En haut à droite, écrivez Opportunités et sous Opportunités, écrivez Menaces.
Prenez le temps d'entrer les entrées. Si vous avez besoin de l'aide de vos pairs ou des commentaires des clients, faites de même. Plus vous effectuez cette analyse avec précision, plus votre plan de stratégie de communication serait bénéfique. Sachez que vous ne pouvez communiquer avec clarté que lorsque vous disposez d'informations concrètes et solides. Ne sautez pas cette étape. C'est l'une des choses les plus importantes, pour commencer.
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Organisez une rencontre avec les principaux intervenants
Une fois votre analyse SWOT terminée, il est temps de faire quelques corrections de cap. Vous connaissez vos forces, vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces. Maintenant, impliquez toutes les parties prenantes pour discuter des conclusions auxquelles vous êtes parvenu qui sont absolument correctes ou elles aimeraient ajouter des contributions. S'ils ajoutent des entrées, écoutez et notez.
Présentez ensuite les conclusions finales après le brainstorming. Si tous les intervenants clés conviennent de la même chose, prévoyez de vous asseoir à nouveau pour élaborer une vision stratégique. La rencontre est importante car un membre ne peut pas constituer une organisation.
Nous avons besoin que tout le monde reste aligné sur le développement et l'expansion de l'organisation. Et si vous êtes dans une organisation, que vous travaillez, vous savez qu'il y a un terme appelé Johari Window qui dit qu'il y a un côté sombre de nous qui peut être mieux décrit par d'autres personnes.
Donc, en utilisant le même principe, dans l'organisation, il est obligatoire de ne pas se fier uniquement à vos propres pensées et opinions et de demander aux autres personnes clés de partager également les leurs.
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Tracez un avenir idéal pour l'organisation
Une fois que les personnes clés ont donné leur avis et leurs contributions, il est temps de tracer un avenir idéal pour l'organisation. Pour commencer le processus, notez tout ce que vous voulez que l'organisation représente. Imaginez que vous disposez de toutes les ressources, personnes, argent et talents pour créer un avenir sans tache. Ensuite, écrivez l'avenir comme vous le voyez.
Ne pensez pas à l'impossibilité pour l'instant. C'est une étape où vous devez penser au-delà de votre scénario actuel si vous souhaitez développer votre entreprise et faire votre marque. Ne laissez pas la vision idéale vagabonder dans votre esprit. Donnez-lui forme et structure. Écrivez-le de la même manière que vous le voyez. Le philosophe des affaires Jim Rohn a demandé -
«Est-il possible de voir l'avenir avant qu'il n'existe?», Se répondit-il - «Il est possible de voir l'avenir avant qu'il n'existe. Parce que vous pouvez le voir dans votre esprit avant qu'il n'existe.
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Gravure de la vision par priorité
À ce stade, il est temps de lui donner forme. Vous devez être réaliste maintenant. Vous devez sortir et faire la diligence raisonnable. Si vous êtes dans une industrie manufacturière et que vous souhaitez faire une intégration en amont, pensez aux ressources, à l'argent et aux personnes nécessaires pour faire le travail.
Demandez-vous - Est-ce nécessaire? Quelle valeur peut-elle devenir à long terme? Asseyez-vous avec votre SWOT. Votre SWOT montre-t-il que vous avez les atouts pour passer à cette étape? Si oui, allez-y et si non, arrêtez.
La façon la plus idéale de hiérarchiser la vision est de la diviser en quatre parties - critique, non critique, décisionnelle, suppression. Mettez toute votre vision dans ces quatre parties. Réfléchissez bien et longtemps.
Regardez les commentaires des clients, l'analyse du marché, jugez les tendances du marché, puis prenez l'avis des principales parties prenantes, puis décidez quelles choses entreraient nécessairement dans la phase critique, qui devrait passer en décisionnel et non critique et que vous pouvez réellement supprimer de la vision.
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Transformez la vision en objectifs
Il est temps de s'asseoir avec les personnes clés de votre organisation. Dans cette rencontre, vous présenteriez la division que vous avez faite de votre vision. Prenez leurs commentaires et voyez si ce que vous pensez est à l'unisson.
Sinon, pourquoi? Découvrez ce qu'ils pensent. Ajoutez certaines choses si elles ont du mérite et jetez certaines choses si vous pensez qu'elles peuvent être évitées complètement. Une fois que vous êtes convaincu de votre vision et de la priorité de cette vision, il est temps de fixer les objectifs.
Fixer des objectifs signifie que vous devez graver votre grande vision en morceaux qui peuvent être atteints en 3 à 5 ans ou moins. Il est important de se réduire. Si vous ne coupez pas, l'exécution ne se fera pas et vous ne pourrez pas transformer votre vision en réalité dans un avenir proche.
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Notez les étapes d'action nécessaires pour atteindre B à partir de A
Une fois que vous êtes fixé avec les objectifs, il est temps de faire un travail de terrain. Nous savons tous que l'imagination sans exécution est une illusion. Il est donc important de prendre chaque objectif et de décider du point A et du point B. A est le point où nous en sommes en ce moment. Et B est où nous voulons atteindre. Nous ne pouvons pas atteindre B tant que nous n'avons pas pris certaines mesures.
Il est temps d'écrire chaque étape de l'action en détail afin que nous puissions comprendre où faire quoi et comment aborder le tout de manière simple. Maintenez une séquence et une structure. Sortez une page pour chaque objectif.
En haut, si c'est le cas, notez l'objectif, puis écrivez les étapes une par une, puis séquencez-les par ordre d'importance. Cette structure simple aiderait à passer à l'action et rendrait l'exécution sans faille.
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Trouver des failles
Si vous avez lu le travail d'Edward de Bono "Les Six Chapeaux", il est temps de porter le chapeau noir. L'écriture des étapes des actions est super facile. Mais nous devons avoir des plans d'urgence pour gérer le tout avec prudence.
Pourquoi la contingence? Parce qu'à tout moment les choses peuvent mal tourner. Vous pouvez faire face à de nombreux obstacles en cours de route qui rendront votre vie misérable. Et si vous n'avez pas de plan à l'avance, la seule chose que vous pourrez faire est de rester coincé et de rester inactif.
Ainsi, prévoyez des crises. Planifiez des situations où les choses peuvent mal tourner. Plan pour les urgences. Prévoyez les obstacles. Et puis passez à l'étape suivante.
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Fixer des délais
Une fois que vous voyez clairement les points noirs pour transformer votre vision en réalité, il est temps de lui donner plus de sens. L'organisation ne peut pas se développer sans délais. Quelqu'un l'a dit si joliment - Il n'y a pas d'objectifs irréalistes, plutôt des délais irréalistes.
Il est donc temps de fixer des délais pour chaque étape d'action que vous avez préalablement gravée. Soyez précis, réaliste et ajoutez un tampon à chaque échéance (au moins 20% du temps initial, vous pensiez que la tâche serait terminée).
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Attribuer des ressources et des responsabilités et partager
Vous avez maintenant toute une liste de choses en main. Vous avez déjà défini les objectifs, les découpez en étapes d'action spécifiques, trouvé les obstacles auxquels vous pouvez faire face et fixé des délais pour chaque tâche.
Il est maintenant temps d'attribuer les ressources et de trouver des personnes capables de faire la tâche. Il s'agit de la partie la plus critique de l'élaboration d'une stratégie de communication efficace avec les employés. La façon dont vous partagez les responsabilités en dira beaucoup sur la façon dont vous souhaitez que les plans soient mis en œuvre.
La plupart des gens pensent que les stratégies de communication sont une chose distincte, mais elles sont profondément alignées sur la mission, la vision, les objectifs, les buts et la mise en œuvre d'une organisation. À chaque étape, vous devez savoir comment communiquer avec vos subordonnés. Donc, tout en attribuant les responsabilités, assurez-vous qu'elles ont toutes les ressources disponibles pour leur mise en œuvre.
Une fois que tout est fait, demandez à votre personnel de se mettre au travail selon la date limite. Créez de petites boucles de rétroaction qui vous aident à obtenir la rétroaction pour chaque tâche et comment elle est mise en œuvre.
Si la stratégie de communication avec les employés est difficile à mettre en œuvre, découvrez pourquoi. Est-ce un problème en termes de ressources / capacités / clarté / communication? Et puis prenez les mesures nécessaires pour le changer. La mise en œuvre est très importante car sans cela, tout le plan de communication serait vain.
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Astuce bonus - Prenez des mesures correctives
Cette étape consiste davantage à recevoir des commentaires et à créer une politique de porte ouverte où les gens peuvent venir rencontrer leurs superviseurs à tout moment et discuter de leurs problèmes pendant la mise en œuvre. Si les employés ne sont pas motivés et ne connaissent pas le but principal d'une petite tâche, c'est la responsabilité du superviseur d'enseigner aux employés et de les motiver à agir.
Ces superviseurs doivent également faire rapport à leurs gestionnaires, puis les gestionnaires relèveraient des cadres supérieurs, etc., etc. Cela créera un système de rétroaction efficace qui est très important pour prendre des mesures correctives au fur et à mesure que les employés mettent en œuvre la tâche qui leur est assignée.
Le plan de stratégie de communication n'est pas une chose distincte. Le but des communications stratégiques est inhérent à l'essence de fixer les objectifs de l'organisation et de les atteindre avec un maximum de succès.
Ainsi, si une organisation peut mettre en œuvre ce qui précède, il ne serait pas difficile de construire une stratégie de communication efficace pour les employés dans toute l'organisation et la même transparence infecterait également les parties prenantes externes.
Première source d'image: pixabay.com
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