Comment avoir des réunions efficaces? Les réunions font partie intégrante de la vie quotidienne dans une entreprise et le nombre d'heures que vous passez en réunions ne cesse d'augmenter à mesure que vous vous élevez plus haut dans une organisation. À l'exception de quelques rôles de nature « contributeur individuel » où la participation aux réunions est relativement moindre, dans tous les autres rôles, une partie substantielle de la journée de travail d'une personne sera consacrée aux réunions.
Alors qu'au niveau d'entrée, le pourcentage de temps consacré aux réunions peut être aussi faible que 5 à 10% du temps total, aux niveaux supérieurs, ce temps peut représenter jusqu'à 90 à 95% du temps de travail. Pas étonnant que les personnes de niveau supérieur doivent être des bourreaux de travail car elles doivent trouver du temps en plus de leurs heures de travail consacrées aux réunions pour faire leur travail.
Depuis, une grande partie du temps d'une organisation est consacrée aux réunions, il est important de comprendre pourquoi avons-nous des réunions? Étant donné que, dans une grande organisation, toutes les tâches sont accomplies par des équipes de personnes travaillant ensemble, la plupart des réunions dans une organisation sont des réunions internes pour accomplir l'un des objectifs spécifiques.
Vous apprendrez que la réunion de travail efficace spécifique interne
1. Pourquoi avons-nous des réunions?
2. Coût des réunions (COM)
3. Conseils pour organiser des réunions efficaces
# 1: Conseils avant le travail
# 2: Conseils lors de la réunion
# 3: Après le travail (après la réunion)
I) Pourquoi avons-nous des réunions?
- Réunions de partage d'informations: - Ces réunions sont organisées pour partager des informations et des mises à jour de temps en temps, par exemple - des formations de réunion efficaces, de nouvelles politiques, etc.
- Réunions de mise à jour du statut: - Ces réunions sont utilisées lorsqu'un ensemble de personnes ou un ensemble d'équipes travaillent ensemble sur différentes parties d'un projet et doivent partager des mises à jour sur l'état du travail qu'ils effectuent. Ces réunions sont généralement de nature répétitive et sont répétées après un intervalle de temps fixe comme quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.
- Réunions de prise de décision: - Ces réunions se déroulent généralement lorsqu'une décision doit être prise et que le décideur souhaite obtenir les contributions de différentes parties prenantes avant de prendre la décision.
- Réunions de résolution de problèmes: - Parfois, un groupe de personnes se réunit pour réfléchir et discuter et décider de la meilleure façon de résoudre un problème d'organisation.
- Divers types de réunions: - Il peut y avoir d'autres réunions comme des réunions sur l'innovation, des réunions de renforcement d'équipe efficaces, des réunions d'examen des performances, des réunions d'examen des audits, des réunions efficaces du conseil d'administration, etc.
Outre les réunions internes, il peut y avoir des réunions avec des parties prenantes externes auxquelles une personne peut avoir besoin d'assister. Aux fins de cet article, nous limiterons notre discussion aux réunions internes auxquelles une personne de niveau de gestion d'entrée et de réunion de niveau moyen doit assister.
II) Coût des réunions (COM):
Y a-t-il quelque chose comme le coût des réunions (COM)? La réponse est un oui définitif, et c'est la somme de tous les coûts des personnes qui assistent aux réunions, plus le coût des infrastructures pour la tenue de cette réunion. Pour notre discussion, nous pouvons supposer que le coût de la réunion est le coût que l'entreprise engage en termes de temps consacré à cette réunion par les participants.
Permettez-moi de clarifier cela davantage en vous donnant un exemple. Dans la plupart des entreprises, le chef de diverses réunions de service efficaces se réunit généralement une fois par semaine ou tous les quinze jours pendant une ou deux heures pour discuter des problèmes opérationnels.
Disons que dans une organisation XYZ, dix des hauts dirigeants se réunissent une fois par semaine pendant deux heures. Supposons également que
- Le CTC moyen de ces hauts dirigeants est de Rs 36 Lakhs.
- Salaire moyen par mois = 36, 00 000/12 = 300 000
- Salaire moyen par jour = 3 000 000/30 = 10 000
- En supposant 10 heures de travail par jour - Av. Coût par heure = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
- Temps pour 10 dirigeants réunis pendant 2 heures = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Par conséquent, le coût de cette réunion est de 20 000 / - Rs. Cependant, nous avons utilisé un modèle très simplifié dans ce qui précède, si nous ajoutons plus de complexité en considérant les avantages de réunions efficaces et le fait que les employés ne travaillent que 22 jours par mois, etc. le coût réel de la réunion sera facilement le double de celui-ci. montant.
Maintenant que vous avez compris que les réunions ont un coût. Il n'est pas évident de comprendre pourquoi la tenue de réunions efficaces est très importante pour toute organisation, car une part importante du temps de ses employés est consacrée aux réunions.
Alors, voyons comment éviter d'avoir des réunions ennuyeuses, improductives, désorganisées et trop longues? Sur la base de mon expérience de plus de 20 ans dans l'entreprise et de la participation à plus de 3 réunions en moyenne tous les jours, voici quelques conseils pour rendre les réunions plus efficaces.
Tout d'abord avec une planification et une préparation appropriées, toute réunion peut être efficace et agréable. Si le facilitateur planifie correctement, s'exécute parfaitement et a un suivi approprié, la réunion sera efficace.
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III) Conseils pour organiser des réunions efficaces
Les conseils de réunions efficaces peuvent être divisés en trois parties
- Pré-travail (avant la réunion)
- Pendant la réunion
- Après le travail (après la réunion)
# 1: Conseils avant le travail
- Agenda :
- La personne qui va diriger la réunion doit décider quel est le but de la réunion.
- Quels sont les résultats attendus?
- Sur cette base, un ordre du jour de la réunion doit être élaboré.
L'ordre du jour de la réunion doit être très clair sur les résultats attendus. Si l'ordre du jour de la réunion n'est pas clair, le résultat souhaité ne sera pas atteint. Permettez-moi de vous donner un exemple pour clarifier cela - Disons que vous êtes invité à organiser une réunion pour examiner le numéro de vente. du dernier trimestre et décider des mesures à prendre pour le prochain trimestre. Dans ce cas, vous pouvez envoyer l'ordre du jour de la réunion de l'une des manières suivantes:
- Réunion pour examiner les ventes.
- Revoir le chiffre d'affaires du T2
- Discussion sur les ventes.
Dans chacun des cas ci-dessus, l'ordre du jour n'est pas très clair et les chances sont que la réunion se déroule partout et que les participants ne soient pas préparés pour la réunion, ce qui réduit considérablement l'efficacité de la réunion.
Voyons donc à quoi ressemblerait un bon programme pour cette réunion:
Titre: Réunion d'examen des ventes Durée : 2 heures
| Sr Non | Matière | Présentateur | Durée |
| 1 | Introduction et contexte | Jacob | 10 minutes |
| 2 | Présentation sur la région du Nord et de l'Ouest (résultats du dernier trimestre, ce qui s'est bien passé, ce qui a mal tourné) | Sheena | 30 min |
| 3 | Présentation sur la région du Sud et de l'Est (résultats du dernier trimestre, ce qui s'est bien passé, ce qui a mal tourné) | Edie | 30 min |
| 4 | Discussion ouverte sur la performance, les domaines à améliorer et l'élaboration de la stratégie pour le prochain trimestre | Mat | 40 minutes |
| 5 | Bilan des actions de la réunion | Rachel | 10 minutes |
Comme vous pouvez le voir sur l'ordre du jour efficace des réunions, il devient très clair que la structure de la réunion est clairement définie. Les participants qui sont censés présenter savent ce qu'ils doivent présenter et la durée dans laquelle ils doivent terminer la présentation efficace des réunions.
Un tel ordre du jour détaillé contribuera donc à faire en sorte que les réunions deviennent plus efficaces.
- Liste des participants : La plupart du temps, les organisateurs ne réfléchissent pas aux participants qui doivent être invités. Il est très important que, sur la base des résultats attendus de la réunion, l'ensemble correct de participants soit invité.
Dans le cas, si certains des participants requis sont manqués, la décision ne peut pas être prise. Alternativement, si nous finissons par inviter des participants qui ne sont pas nécessaires à la réunion, ils perdront leur temps, se sentiront ennuyés pendant la réunion et peuvent créer des perturbations affectant les discussions.
- Autres divers choses : l’organisateur doit garder à l’esprit d’autres choses :
- La taille correcte de la salle de réunion est réservée.
- Les participants confirment à l'avance leur participation à la réunion.
- Si les participants sont censés passer par des données / du matériel de lecture / du matériel préparatoire, ils doivent être envoyés bien à l'avance.
- Parfois, tous les participants sont censés présenter leur matériel de manière standard dans un tel cas, les modèles doivent être distribués à l'avance.
# 2: Conseils lors de la réunion:
- Commencez la réunion et terminez la réunion à temps. Si la réunion a des plages horaires pour différents points de l'ordre du jour, suivez le temps et essayez de vous assurer que ces délais sont strictement respectés.
- Si possible, servez des rafraîchissements légers ou du thé / café car ils sont de bons brise-glaces et maintenez les membres éveillés et engagés.
- Saluez les membres au début de la réunion, donnez le contexte et parcourez rapidement l'ordre du jour de la réunion et les résultats attendus de la réunion au début pour vous assurer que tous les participants sont sur la même page.
- Encouragez les discussions pour obtenir tous les points de vue et idées de réunions efficaces. Dans le cas, si certains membres ne parlent pas, posez-leur des questions spécifiques pour obtenir également leur avis.
- Gardez toujours la conversation concentrée sur le sujet. Assurez-vous que la discussion est constructive et évitez les commentaires répétitifs. Vous pouvez mettre fin aux discussions avec tact lorsqu'elles ne mènent à rien ou deviennent destructrices ou improductives.
- À la fin de la réunion, résumez la discussion de la réunion, les accords conclus, les actions qui doivent être prises et décidez de l'heure de la prochaine réunion (si nécessaire)
# 3: Après le travail (après la réunion):
Vous avez donc eu une bonne discussion productive lors de la réunion, où les gens se sont mis d'accord sur les mesures à prendre. Alors, est-ce OK pour vous de vous détendre?
La réponse est un grand «NON» et la raison en est que le plus grand défi dans toute organisation est que les personnes après avoir assisté à la réunion ne font pas le suivi des actions qui leur sont assignées et en conséquence les actions ne sont jamais terminées et la les résultats attendus ne se réalisent pas.
Pour vous assurer d'atteindre les résultats escomptés, vous devez immédiatement (dans un délai maximum de 2 à 3 jours ouvrables) envoyer à tous les participants le procès-verbal de la réunion «MOM» ainsi que les actions qui sont sorties de la réunion.
Vos éléments MOM et Action en général doivent contenir les éléments suivants
- Résumé de la discussion qui a eu lieu
- Accords conclus
- Domaines où il y a eu des désaccords et où des réunions / discussions de suivi sont nécessaires.
- Éléments d'action
En ce qui concerne maintenant les éléments MOM et Action, d'après mon expérience, j'ai vu que la plupart des participants ne saisissent pas clairement les actions et, par conséquent, elles ne sont pas mises en œuvre. Permettez-moi d'expliquer cela avec un exemple.
Lors de la réunion dont nous avons discuté ci-dessus, la plupart du temps, les actions seront envoyées comme ceci.
Éléments d'action
- Pour créer une stratégie de vente pour les clients «C»
- Vérifier la faisabilité de vendre le produit x
- Améliorez les ventes à Kanpur de 10%
- Avoir une réunion de suivi pour discuter de la nouvelle réalisation dans le sud.
Les actions ci-dessus ne sont pas très efficaces car elles ne présentent pas les caractéristiques suivantes:
- Nom de la personne responsable de l'action
- Délai dans lequel l'action doit être achevée.
Ainsi, une meilleure façon de présenter les points d'action sera
| Sr Non | Élément d'action | Responsabilité | Date d'échéance | commentaires | |
| Primaire | Soutien | ||||
| 1 | Créer une stratégie de vente efficace pour les clients «C», qui n'achètent pas nos produits et qui devraient être amenés pour discussion lors de la prochaine réunion d'examen | Martin | Jinal | 10 octobre | |
| 2 | Créer un plan marketing de test pour le «produit X» sur le marché de Manhattan sur la base duquel tout le déploiement au niveau de l'Inde peut être planifié | Meule | Jared | 15 oct. | Devrait également inclure le coût détaillé de la publicité prévue. |
| 3 | L'équipe des ventes de l'Ohio sera poussée à augmenter ses ventes de 10% en novembre | Hobert | Petricia | 30 novembre | |
| 4 | Organisez une réunion de suivi d'ici la mi-novembre pour discuter des actions de la réunion d'aujourd'hui et passer en revue la stratégie marketing de nos concurrents pour la région sud | Eric | 10 nov. | ||
Comme vous pouvez le voir sur les actions ci-dessus, ces actions sont beaucoup plus susceptibles d'être terminées car il n'y a aucune ambiguïté sur qui va terminer l'action et le délai dans lequel la réunion doit être terminée.
Pour résumer beaucoup de temps organisationnel, des efforts et de l'argent sont dépensés dans les réunions et il est donc impératif pour chaque employé de s'assurer que les réunions sont efficaces.
En suivant certaines des étapes simples mentionnées ci-dessus, vous pourrez améliorer considérablement la qualité de vos réunions. De plus, faites un examen critique de toutes les réunions auxquelles vous assistez pour vérifier ce qui s'est bien passé et ce qui ne s'est pas passé lors de la réunion et cela contribuera grandement à vous assurer que vous devenez un maître pour avoir des réunions efficaces.
J'espère que nous avons justifié la réponse à la question, Comment avoir des réunions efficaces?
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