Liste déroulante Excel (Table des matières)
- Liste déroulante dans Excel
- Comment créer une liste déroulante dans Excel?
Liste déroulante dans Excel
Dans Excel, la liste déroulante est une fonctionnalité utile qui nous permet de choisir la valeur dans la zone de liste. La liste déroulante dans Excel est principalement utilisée dans une organisation comme la saisie de données et la transcription médicale et les tableaux de bord de données pour choisir et mettre à jour les données de validation plus facilement à partir de la liste déroulante. Par conséquent, la liste déroulante Excel économise le temps où nous pouvons éviter les erreurs dans la partie validation.
Nous pouvons facilement créer une liste déroulante dans Excel en choisissant l'onglet de données où nous pouvons trouver l'option de validation des données.
Comment créer une liste déroulante dans Excel?
Cliquez sur le menu des données et choisissez le menu de validation des données comme indiqué ci-dessous.
Cliquez sur l'onglet de validation des données pour obtenir une boîte de dialogue qui s'affiche comme suit.
Maintenant, nous pouvons voir la partie Critères de validation où il doit autoriser l'option, cliquez sur la liste déroulante où il répertoriera les différentes parties de validation comme le nombre entier, décimal, etc.
À partir des critères de validation, choisissez l'option Liste pour créer une liste déroulante Excel qui créera et demandera la sélection d'une cellule pour afficher la liste déroulante dans Excel.
Nous pouvons facilement créer un modèle professionnel en utilisant la liste déroulante dans Excel où il est principalement utilisé pour la partie validation des données.
Tout d'abord, créez un ensemble de bases de données à afficher dans la liste déroulante.Cette base de données doit être conservée dans une seule feuille dont la date provient de cette base de données principale.C'est donc une tâche importante pour la base de données principale qui doit être mise à jour et entretenue correctement.
Voyons maintenant comment créer cela à l'aide de quelques exemples.
Liste déroulante Excel - Exemple # 1
Voyons un exemple où nous allons créer un ensemble de base de données d'étudiants avec le nom, le numéro de rôle et la note. Pour qu'il soit utile de choisir le nom, le numéro de rôle et la note pour les étudiants spécifiques dans une liste déroulante Excel de la manière la plus simple.
Vous pouvez télécharger ce modèle Excel de liste déroulante ici - Modèle Excel de liste déroulante
Dans le tableau ci-dessus, nous pouvons voir la base de données qui a le nom de l'élève, Roll No & Grade. Pour créer une liste déroulante dans Excel, suivez les étapes ci-dessous, comme indiqué ci-dessous:
- Cliquez sur l'onglet Données. Choisissez la validation des données.
- La boîte de dialogue de validation des données apparaît comme suit.
- Dans Validation, les critères choisissent l'option Liste.
- Sélectionnez l'onglet source où Excel demandera que la cellule de la base de données apparaisse dans la liste déroulante.
- Une fois que vous avez cliqué sur l'onglet source, nous obtenons la boîte de sélection de validation des données comme suit.
- Sélectionnez la colonne dans laquelle la liste déroulante doit être affichée et sélectionnez les colonnes A2: A8 pour la liste déroulante du nom de l'élève, puis cliquez sur ok.
- Une fois que nous avons donné la colonne de sélection, nous obtiendrons une liste déroulante comme indiqué ci-dessous.
Maintenant, nous pouvons voir dans la capture d'écran ci-dessus une liste déroulante Excel a été créée pour le nom de l'élève qui affiche la liste des noms de l'élève. La fonctionnalité de liste déroulante nous permet de sélectionner les noms des étudiants dans la liste de la base de données afin que nous puissions éviter les erreurs et également éviter la duplication dans la feuille Excel.
Voyons maintenant comment obtenir le Roll No dans la liste déroulante comme suit:
- Accédez à l'onglet données.
- Sélectionnez l'option de validation des données.
- Vous obtiendrez la boîte de dialogue qui affichera les critères de validation.
- Choisissez l'option Liste dans la liste déroulante.
- Placez la cellule dans la colonne F comme indiqué ci-dessous dans la capture d'écran pour obtenir le menu de la liste déroulante.
- Sélectionnez la colonne de base de données de B2: B8.
- Cliquez sur OK.
Le résultat serait donc:
Voyons maintenant comment obtenir la note dans la liste déroulante comme suit:
- Accédez à l'onglet données.
- Sélectionnez l'option de validation des données.
- Vous obtiendrez la boîte de dialogue qui affichera les critères de validation.
- Choisissez l'option Liste dans la liste déroulante.
- Placez la cellule dans la colonne G comme indiqué ci-dessous dans la capture d'écran pour obtenir le menu de la liste déroulante.
- Sélectionnez la colonne de base de données dans C2: C8.
- Cliquez sur OK.
Le résultat sera:
Par conséquent, nous avons créé une liste déroulante pour tous les noms d'étudiants, Roll No, Grade. Nous pouvons maintenant créer la liste déroulante pour choisir le nom des étudiants et leur numéro de rouleau et note correspondants, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Maintenant, nous pouvons voir que la liste déroulante a été créée pour une seule colonne à appliquer à toutes les colonnes partout où nous en avons besoin, nous devons copier et coller la liste déroulante dans la cellule spécifique.
Maintenant, dans la capture d'écran ci-dessus, nous pouvons voir que la liste déroulante a été appliquée à toutes les colonnes où elle affiche le nom complet des étudiants de la base de données ainsi que le numéro de rouleau et la note.
Liste déroulante dans Excel - Exemple # 2
Dans cet exemple, nous verrons comment ajouter une liste déroulante «OUI» ou «NON» avec un exemple clair.
Ici, dans le statut, nous allons maintenant ajouter la liste déroulante «OUI» ou «NON» pour connaître le statut actuel des étudiants.
- Accédez à l'onglet données.
- Sélectionnez l'option de validation des données.
- Vous obtiendrez la boîte de dialogue qui affichera les critères de validation.
- Choisissez l'option Liste dans la liste déroulante.
- Placez la cellule dans la colonne F comme indiqué ci-dessous dans la capture d'écran pour obtenir le menu de la liste déroulante.
- Sélectionnez la colonne de base de données de B2: B3.
- Cliquez sur OK.
Nous pouvons maintenant voir la liste déroulante ci-dessus OUI ou NON pour vérifier le statut actuel de l'élève.
Liste déroulante dans Excel - Exemple # 3
Message d'erreur
Voici ce qui se passe si nous saisissons des données invalides, c'est-à-dire une liste de noms inconnus dans la base de données. La fonctionnalité de liste déroulante vérifie d'abord dans la liste de la base de données, si le nom correspond à Excel, aucune boîte de dialogue d'erreur ne s'affichera.
Supposons que nous ayons tapé des données invalides dans la liste des noms d'élèves comme «geethas» où nous pouvons voir que ce nom d'élève n'est pas tout dans la liste de la base de données. La fonctionnalité de liste déroulante vérifie dans la base de données si les noms correspondent ou non, sinon elle affichera une boîte de dialogue d'erreur comme suit.
Nous pouvons modifier ce message d'erreur afin que l'utilisateur final puisse comprendre les données dont il a besoin pour les saisir.
Dans la validation des données, nous pouvons voir qu'il y a trois onglets comme Paramètres, Message d'entrée et Alerte d'erreur.
Ici, nous allons modifier le message d'erreur selon notre base de données d'étudiants et suivre la procédure ci-dessous.
- Accédez à l'onglet de validation des données.
- Sélectionnez l'onglet Alerte d'erreur.
- Nous obtiendrons la boîte de dialogue ci-dessus avec le titre et le message d'erreur.
- Donnez le nom du titre et le message d'erreur à afficher pour la cellule.
Par conséquent, nous avons mis à jour le nom du titre et le message d'erreur à afficher maintenant, voyons comment l'erreur va apparaître dans la boîte de dialogue.
Supposons que nous avons tapé un nom inconnu dans la colonne du nom de l'élève et que la fonctionnalité de liste déroulante générera l'erreur suivante avec un titre et un message d'erreur personnalisés comme suit.
Nous pouvons voir que nous avons tapé un nom inconnu comme "Samantha" qui n'est pas là dans la base de données et l'excel affiché comme message d'erreur où nous avons donné manuellement dans la boîte de dialogue de message d'erreur comme souligné ci-dessus.
Choses dont il faut se rappeler
- Gérez une base de données distincte pour créer une liste déroulante dans Excel.
- Utilisez un message d'erreur approprié partout où nous en avons besoin.
- Appliquer la validation des données à la cellule spécifique.
Conclusion
La liste déroulante Excel est principalement utilisée pour créer des modèles professionnels et un formulaire de saisie de données pour faciliter les travaux.
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